4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tuyển dụng tại Công ty
4.2.5.Nhóm giải pháp đối với các hoạt động quản trị nhân lực khác
Nhân lực là yếu tố then chốt đối với sự phát triển của mỗi Công ty. Vì vậy, doanh nghiệp không tiếc công sức đầu tư cho hoạt động tuyển dụng với mong muốn xây dựng được đội ngũ nhân lực trình độ cao. Tuy nhiên, để có thể hoạt động tuyển dụng có thể đạt được hiệu quả như mong muốn thì các chính sách, hoạt động nhân lực khác cũng phải được quan tâm, chú trọng đến đúng mức.
Hoàn thiện hoạt động phân tích công việc
Kết quả của hoạt động phân tích công việc là ba bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản mô tả công việc (là một văn bản giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể), và bản yêu cầu của công việc với người thực hiện (bản liệt kê những đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện cả về kiến thức và kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục đào tạo cần thiết, các đặc trưng về thể lực và trí lực cần thiết và các yêu cầu cụ thể khác), 2 bản này là công cụ rất quan trọng được sử dụng trong tuyển mộ.
Tuy nhiên, bản mô tả công việc và yêu cầu của công việc với người thực hiện công việc của Công ty còn chưa rõ ràng, khoa học, người lao động không hiểu được những gì cần phải làm. Một số bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có tính định
lượng thấp, không phù hợp nên người lao động sẽ không nắm được những gì cần làm… nên người lao động có nhu cầu tuyển việc không nắm rõ được những công việc, nhiệm vụ phải làm do đó không hiểu rõ những yêu cầu, phẩm chất cần có của công việc dẫn đến tình trạng chọn việc sai, không phù hợp với yêu cầu của công việc. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn của doanh nghiệp. Do vậy Công ty nên xem xét, xây dựng lại các bản này cho hoàn chỉnh.
Khi bản mô tả công việc dùng trong hoạt động tuyển dụng được chi tiết, rõ ràng, khoa học hơn thì doanh nghiệp có thể hoàn thiện nội dung thông báo tuyển dụng, để người tham gia ứng tuyển có thể hiểu được nội dụng, yêu cầu, các nhiệm vụ cần làm của vị trí mà mình ứng tuyển. Tránh trường hợp người lao động được tuyển vào doanh nghiệp rồi nhưng lại bỏ việc vì lí do lúc đầu không biết rõ thông tin về vị trí công việc mình sẽ làm.
Cụ thể là Công ty cần phải xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc đối với người thực hiện một cách tỷ mỉ và khoa học. Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban chức năng tổ chức phân tích công việc, xây dựng lên danh mục công việc cho Công ty. Danh mục công việc sẽ là cơ sở cho việc ra các quyết định nhân lực đúng đắn và cũng là cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng. khi xây dựng bản mô tả công việc cần chú ý các yêu cầu cơ bản sau:
+Viết cụ thể và chi tiết: Cần mô tả rõ ràng và cụ thể những kỹ năng cần thiết và nhiệm vụ chính mà ứng viên được tuyển sẽ đảm trách. Hạn chế tối đa việc dùng các thuật ngữ chuyên ngành. Hậu quả của việc viết bảng mô tả công việc chung chung là ứng viên sẽ không hiểu rõ được công việc và bạn phải mất thời gian giải thích lại trong buổi phỏng vấn. Một bản mô tả công việc chung chung sẽ khiến cho ứng viên hiểu lầm và ứng tuyển vào vị trí không hề phù hợp với họ. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu ứng viên “có tay nghề kỹ thuật để phát triển các dòng sản phẩm”, ứng viên có thể hiểu rằng bạn đang cần một kỹ sư hay một chuyên gia phần mềm. Bạn cũng
nên nhấn mạnh các kỹ năng cần thiết để ứng viên tự đánh giá năng lực bản thân trước khi nộp đơn ứng tuyển.
+Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển: Mô tả rõ vai trò của vị trí ứng tuyển trong bộ máy vận hành của Công ty. Ứng viên rất muốn biết họ sẽ đóng vai trò nào trong Công ty. Đây là cơ sở để ứng viên xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai, và liệu những kỹ năng và kinh nghiệm của họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Bạn cũng nên cho ứng viên biết họ sẽ báo cáo trực tiếp cho ai trong vị trí mới. Ngoài ra, nên nêu hướng phát triển của ứng viên trong tương lai. Có thể vị trí Công ty muốn tìm chỉ ở tầm trung nhưng trong vòng 1 hay 2 năm tới, ứng viên sẽ có cơ hội được đề bạt lên vị trí cao hơn. Hãy thu hút ứng viên bằng những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
+Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí đăng tuyển: Ngoài sự hấp dẫn của mức lương cạnh tranh, bạn nên mô tả sự tốt đẹp của môi trường làm việc và văn hóa Công ty. Có thể nôm na so sánh viết bảng mô tả công việc như chuẩn bị một món ăn. Bạn cần biết cách trình bày cho món ăn thật đẹp thật hấp dẫn để “chiêu dụ” được người tài. Vì vậy, ngoài khoản lương bổng hấp dẫn, Công ty nên dành vài dòng mô tả về văn hóa Công ty. Đây là yếu tố rất quan trọng, vì không ai muốn làm việc ở một nơi mà đồng nghiệp sẵn sàng “đâm sau lưng chiến sỹ”. Có thể nêu thông tin sơ lược về văn hóa Công ty, nhấn mạnh những ưu điểm nổi bật của văn hóa đó như sự cạnh tranh lành mạnh, nhiều cơ hội thăng tiến cho những ai có năng lực. Đặc biệt, đừng bỏ lỡ cơ hội “tiếp thị” những thế mạnh của Công ty.
Một bảng mô tả công việc đầy đủ thường gồm những nội dung chính sau đây:
+ Tên và địa chỉ Công ty
+ Chức danh
+ Các trách nhiệm chính của ứng viên. Cần nêu rõ những trách nhiệm và vai trò chính của vị trí cần tuyển, bắt đầu từ những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nên nói rõ ứng viên sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho cấp bậc nào.
+ Chế độ tiền lương, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ khác.
+ Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết.
Hoàn thiện quy chế tuyển dụng lao động
Công ty cần hoàn thiện quy chế tuyển dụng lao động (tham khảo phụ lục 5). Bởi vì dựa vào quy chế này, hoạt động tuyển dụng có hiệu quả cao hơn nhằm đáp ứng nhu cầu về lao động, bảo đảm hoạt động quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt kết quả cao. Những yêu cầu cần có trong quy chế tuyển dụng lao động:
- Nguyên tắc tuyển dụng
- Tiêu chuẩn xét tuyển dụng bao gồm: Mục đích, yêu cầu; Tiêu chuẩn lao động làm việc tại văn phòng Công ty, phân xưởng; Đối tượng, tiêu chuẩn cụ thể của laođộng.
- Kế hoạch và tổ chức tuyển dụng.
Công ty cần phải tổ chức, quản lý thực hiện nghiêm quy trình tuyển dụng cùng các yêu cầu đối với nhân viên phỏng vấn
Đây là vấn đề quan trọng hàng đầu mà Công ty cần phải chấn chỉnh ngay vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nguồn nhân lực của Công ty. Đồng thời làm phát sinh nhiều chi phí liên quan như đào tạo, tuyển lại…Và ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả thực hiện công việc, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Để giải quyết được vấn đề này thì ban lãnh đạo Công ty cần phải thấy rõ được vai trò trọng tâm của hoạt động tuyển dụng và quán triệt vấn đề này đến tất cả những người có trách nhiệm. Việc tuyển dụng sẽ được thực hiện nghiêm theo quy trình và phải căn cứ vào các tiêu chuẩn tuyển dụng để lựa chọn không thiên vị và ưu đãi cho bất cứ ai. Mặt khác Công ty phải có đội ngũ tuyển dụng có kinh nghiệm trong hoạt động tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng phải được đào tạo bài bản tránh tình trạng lựa chọn sai nhân viên. Phỏng vấn viên phải là những người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu công việc chuyên môn và có đủ các kiến thức kỹ năng về lĩnh vực xã hội, tâm lý…Và đặc biệt là phải am hiểu kỹ thuật phỏng vấn. Khi chọn nhân viên phỏng vấn nên chọn những người trong độ tuổi từ 27 – 50 tuổi vì chỉ ở trong độ tuổi này mới có đủ các tố chất về nghề nghiệp và kinh nghiệm.