Trách nhiệm Nội dung
Bƣớc 1 UBND tỉnh Bƣớc 2
Sở Giao thông vận Tải Bƣớc 3 - Ban QLDA - Phòng KHTH Bƣớc 4 - Phòng KHTH - Phòng TCKT Bƣớc 5
Tổ chuyên gia đấu thầu Bƣớc 6
Tổ chuyên gia đấu thầu
Bƣớc 7
UBND tỉnh, Sở GTVT Bƣớc 8
Ban QLDA
Bƣớc 1: Căn cứ Dự án hoặc Báo cáo KTKT đã đƣợc UBND tỉnh phê duyệt. Phòng KHTH lập kế hoạch đấu thầu trình Lãnh đạo Ban soát xét và trình lãnh đạo Sở GTVT ký Tờ trình gửi Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thẩm định, trình UBND tỉnh Nghệ An phê duyệt.
Phê duyệt kế hoạch đầu thầu
Phê duyệt Hồ sơ mời thầu
Thông báo mời thầu
Bán HSMT, cung cấp hồsơ đềxuất
Mở thầu
Chấm thầu Trình, Thẩm định, Phê duyệt kết quả đầu thầu,
chỉ định thầu
Bƣớc 2: Căn cứ Kế hoạch đấu thầu đƣợc phê duyệt:
- Trình Sở GTVT duyệt quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu . - Lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đối với từng gói thầu cụ thể trình Sở GTVT thẩm định, trình UBND tỉnh Nghệ An phê duyệt (Trình duyệt theo thẩm quyền và quy mô của gói thầu).
Bƣớc 3: Căn cứ Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đã đƣợc phê duyệt:
Thông báo mời thầu gửi Báo Thông tin đấu thầu - Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ để thông báo mời thầu, Kế hoạch đấu thầu.
Bƣớc 4: Căn cứ nội dung mời thầu đã thông báo trên Báo Thông tin đấu thầu. Phòng KHTH chủ trì phối hợp với phòng TCKT để bán hoặc cung cấp hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu cho các Nhà thầu.
Bƣớc 5: Căn cứ thời gian mở thầu đã thông báo trên Báo Thông tin đấu thầu, tổ chức mở thầu.
Bƣớc 6: Căn cứ vào số hồ sơ dự thầu đã đƣợc mở; hồ sơ đề xuất đƣợc tiếp nhận:
- Tổ trƣởng Tổ chuyên gia đấu thầu phân công các thành viên chấm hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và lập báo cáo quá trình đánh giá lựa chọn Nhà thầu.
- Đối với gói thầu lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu: Tổ chuyên gia đấu thầu lập báo cáo và dự thảo quyết định chỉ định thầu trình Lãnh đạo Sở xem xét ký quyết định chỉ định thầu.
- Đối với gói thầu lựa chọn nhà thầu theo hình thức đấu thầu: Tổ chuyên gia đấu thầu dự thảo Báo cáo, Tờ trình để Lãnh đạo Sở GTVT xem xét ký gửi Sở KH&ĐT thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt kết quả đấu thầu.
Bƣớc 7: - Đối với gói thầu lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu: Trên cơ sở báo cáo quá trình đánh giá hồ sơ đề xuất của Tổ chuyên gia đấu thầu, Sở GTVT xem xét ký quyết định chỉ định thầu.
- Đối với gói thầu lựa chọn nhà thầu theo hình thức đấu thầu: Trên cơ sở Tờ trình của Sở GTVT và Báo cáo thẩm định của Sở KH&ĐT, UBND tỉnh xem xét ký quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.
Bƣớc 8: Căn cứ các nội dung trong quyết định chỉ định thầu, đấu thầu đã đƣợc phê duyệt:
- Phòng KHTH thông báo kết quả chỉ định thầu, đấu thầu đến các Nhà thầu tham dự.
- Phòng KHTH dự thảo thƣơng thảo và hợp đồng để Lãnh đạo Ban tiến hành thƣơng thảo và ký hợp đồng với Nhà thầu.
Để minh hoạ cụ thể công tác quản lý đầu thầu tại Ban Quản lý dự án công trình giao thông Nghệ An tác giả xin lấy ví dụ về công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu thực hiện công trình xây dựng đƣờng giao thông ven Sông Lam. Đây là công trình phục vụ năm du lịch Nghệ An 2005, nhằm thuận tiện trong công tác điều hành và thi công dự án, dự án đã đƣợc phân làm 23 gói thầu xây dựng cầu và đƣờng. UBND Tỉnh Nghệ An đã phê duyệt kế hoạch đấu thầu cho từng gói thầu. Các gói thầu đƣợc thực hiện đấu thầu theo hình thức đấu thầu rộng rãi, tuy nhiên số lƣợng nhà thầu đến mua hồ sơ đấu thầu là không nhiều (chỉ từ 5-9 nhà thầu). Các thông tin gói thầu đã đƣợc đăng trên Báo Thông tin đấu thầu - Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ để thông báo mời thầu .
Ban Quản lý dự án công trình giao thông Nghệ An đã tiến hành đấu thầu theo phƣơng thức đấu thầu : 01 túi hồ sơ; Hình thức hợp đồng: Hợp đồng theo đơn giá; Thời gian thực hiện hợp đồng: Theo đúng tiến độ trong hồ sơ mời thầu quy định (thông thƣờng các gói thầu đƣờng ven sông lam có thời gian thi công là từ 18 đến 24 tháng)
Công tác đấu thầu đƣợc triển khai tuần tự từng bƣớc từ trình duyệt kế hoạch đấu thầu, lập và trình duyệt hồ sơ mời thầu, phát hành hồ sơ, mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu và trình duyệt kết quả đấu thầu theo đúng quy định
luật đấu thầu và Quy chế đấu thầu quy định tại các nghị định kèm theo: Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ hƣớng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng; nay là Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy đinh chi tiết thi hành một số điều của luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ mời thầu do đơn vị tƣ vấn lập, Ban QLDA CTGT Nghệ An kiểm tra, tham mƣu Sở GTVT trình UBND Tỉnh Nghệ An (Sở KH&ĐT thẩm định) và đƣợc UBND Tỉnh Nghệ An phê duyệt trƣớc khi phát hành hồ sơ. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu do tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu thực hiện một cách nghiêm túc theo đúng quy định hiện hành của quy chế đấu thầu, Bảng khung điểm và phƣơng pháp đánh giá đã đƣợc phê duyệt. Kết quả đã lựa chọn đƣợc những nhà thầu đảm bảo các tiêu chuẩn theo quy định để thi công tác gói thầu. Tuy nhiên việc thông báo mời thầu rộng rãi trên báo đấu thầu, nhƣng các gói thầu tối đa chỉ có 9 nhà thầu tham gia đấu thầu và một nhà thầu tham gia mua hồ sơ thầu nhiều gói thầu. Việc một nhà thầu tham gia đấu thầu nhiều gói thầu và một gói thầu có ít nhà thầu tham gia đấu thầu, điều này làm cho Ban không thể đánh giá đƣợc liệu có tình trạng thông thầu hay không, khả năng Ban chọn đƣợc nhà thầu có tiêu chuẩn tốt bị thu hẹp.
3.2.4. Quản lý chi phí
Quản lý chi phí là công việc đảm bảo hiệu quả của dự án về mặt tài chính và tiết kiệm vốn cho chủ đầu tƣ. Công tác quản lý chi phí tại Ban QLDA Nghệ An thực hiện theo nghị định, thông tƣ hƣớng dẫn lập và quản lý chi phí dự án đầu tƣ xây dựng công trình là Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005, thông tƣ số 04/2005/TT-BXD ngày 01/04/2005 ; Nghị định số 99/2007/NĐ-CP, thông tƣ 05/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007, nay áp dụng Nghị định 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009 của Chính phủ và Thông tƣ số
04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010 về Hƣớng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tƣ xây dựng công trình.
Ban QLDA CTGT Nghệ An thực hiện quản lý chi phí thông qua việc quản lý lập tổng mức đầu tƣ, lập dự toán, đấu thầu lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yếu tố về chất lƣơng, tiến độ. .. còn phải quan tâm đến yếu tố chi phí và quản lý việc thực hiện gói thầu đảm bảo tập hợp đúng chi phí vào giá thành công trình, tránh lãng phí thất thoát.
3.2.4.1 Quản lý chi phí trong quá trình lập tổng mức đầu tƣ
Hình 3.8 Sơ đồ thực hiện công tác lập DAĐT
Ngoài việc lựa chọn đơn vị tƣ vấn tốt nhất, Ban thực hiện quản lý tổng mức theo đúng quy định (hiện áp dụng tính theo phƣơng pháp xác định theo thiết kế cơ sở của dự án).
TMĐT = chi phí xây dựng + chi thiết bị + QLDA + Tƣ vấn + GPMB + Khác + Dự phòng .
Trong đó :
Chi phí xây dựng = Khối lƣợng x đơn giá
Bộ GTVT, UBND Tỉnh Nghệ An - Ra chủ trƣơng đầu tƣ - Ra quyết định đầu tƣ Ban QLDA CTGT Nghệ An - Trình chấp thuận đơn vị TVTK lập dự án - Trình duyệt dự án đầu tƣ P.kếhoạch h Tƣ vấn P.Dự án
Chi phí QLDA = Hệ số các quyết định của Bộ XD ban hành ( nay theo QĐ 957/QĐ-BXD ngày 29/9/2009 ) x CPXD ( chƣa thuế )
Chi phí tƣ vấn : bao gồm :
- KSTK bƣớc lập dự án ( theo dự toán chi tiết ) - KSTK bƣớc TKKT ( theo dự toán chi tiết ) - KSTK bƣớc BVTC ( theo dự toán chi tiết )
Các khoản theo tỷ lệ nhƣ Chi phí thẩm định TK BVTC, Chi phí thẩm định dự toán, Chi phí lập và đánh giá HS thầu, Chi phí giám sát... theo các quyết định của Bộ xây dựng ban hành (hiện nay là quyết định số 957/QĐ- BXD ngày 29/9/2009); chi phí rà phá bom mìn, vật nổ có bảng tính chi tiết theo đơn giá của Bộ Quốc phòng ban hành, chi phí bảo hiểm công trình đƣợc xác định theo tỷ lệ quy định tại Quyết định số 33/2004/QĐ-BTC ngày 12/4/2004 của Bộ Tài chính); Chi phí GPMB theo thực tế phƣơng án GPMB đƣợc duyệt và bảng giá đền bù, hỗ trợ của UBND tỉnh ban hành; Chi phí dự phòng (dự phòng do phát sinh và trƣợt giá).
3.2.4.2 Quản lý chi phí trong quá trình lập dự toán và thực hiện gói thầu
Hình 3.9 Sơ đồ thực hiện bƣớc lập TKKT và dự toán
Bộ GTVT, hoặc UBND Tỉnh ( nay uỷ quyền cho Sở GTVT Nghệ An)
- Chọn đơn vị thầu TVTK
- Ra quyết định phê duyệt TKKT (TK BV thi công) và Tổng dự toán
Ban QLDA CTGT Nghệ An
- Đề nghị Sở GTVT ra quyết định lựa chọn TVTK - Trình phê duyệt TKKT (TK BV thi công) và Tổng dự toán
+ Quản lý chi phí qua quá trình lập dự toán: Dự toán công trình đƣợc tính toán và xác định theo công trình xây dựng cụ thể, trên cơ sở khối lƣợng các công việc, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình, hạng mục công trình và hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng công trình.
+ Quản lý chi phí qua quá trình thực hiện gói thầu: Việc quản lý chi phí khi thực hiện các gói thầu đƣợc triển khai từ bƣớc lựa chọn nhà thầu để ký hợp đồng thực hiện các hạng mục công việc. Trong quá trình lựa chọn nhà thầu thực hiện các hạng mục công việc, ngoài việc lựa chọn yếu tố chất lƣợng, tiến độ, khả năng tài chính …. Ban còn đƣa yếu tố giá cả của hạng mục công trình và tiêu chuẩn lựa chọn nhà thầu .
Trong quá trình thi công, khi nghiệm thu công việc hoàn thành ngoài việc kiểm tra chặt chẽ thực tế (gồm các hồ sơ thí nghiệm vật liệu, hồ sơ ẩn dấu các hạng mục, nhật ký thi công …) các hạng mục công việc đã thực hiện, Ban còn thực hiện kiểm tra các đơn giá của các hạng mục đó. Công tác này đƣợc thực hiện bởi phòng Dự án, phòng Kế hoạch của Ban.
3.2.4.3 Quản lý chi phí trong quá trình thanh toán, quyết toán
Hình 3.10 Sơ đồ nghiệm thu khối lƣợng thi công
Tƣ vấn giám sát và nhà thầu tiến hành nghiệm thu sản phẩm hoàn thành Gửi thƣ báo với
Ban QLDA
Ban QLDA, Tƣ vấn giám sát, nhà thầu tiến hành nghiệm thu sản phẩm hoàn thành Nhà thầu tổ chức
nghiệm thu nội bộ
Nhà thầu gửi thƣ báo đăng ký với tƣ vấn GS để tiến hành nghiệm thu
* Sau khi có khối lƣợng nghiệm thu căn cứ vào giá trúng thầu nhà thầu trình giá trị khối lƣợng nghiệm thu cho Ban QLDA tiến hành thanh toán cho nhà thầu theo KH vốn và Ban đƣợc giữ lại phần bảo hành công trình (theo quy định).
Hình 3.11 Sơ đồ thực hiện kiểm tra hồ sơ và thanh toán cho nhà thầu
Đối với hạng mục công trình thi công việc quản lý chi phí đƣợc thực hiện thông qua phòng dự án, công tác giám sát, giá trị khối lƣợng thực hiện đƣợc tính toán trên cơ sở khối lƣợng thực tế thi công, áp đơn giá thực hiện không vƣợt khung dự toán, và đƣợc quản lý thông qua việc yêu cầu nhà thầu xuất trình các chứng chỉ ẩn dấu, các chứng từ hoá đơn kèm theo... Sau khi kiểm tra hồ sơ hoàn công, đơn giá, khối lƣợng thực tế phòng dự án lập hồ sơ thanh toán chuyển phòng TCKT giải ngân thanh toán trên cơ sở trừ tỷ lệ % bảo hành công trình và trong khuôn khổ kế hoạch nguồn vốn của dự án .
Nhà thầu trình giá trị khối lƣợng đƣợc nghiệm thu P.Dự án P.TCKT Lãnh đạo Ban P.kế hoạch Soát xét Trình kết quả
Khi dự án đƣợc hoàn thành bàn giao đƣa vào sử dụng, Ban thuê đơn vị kiểm toán (đối với dự án nhóm B trở lên ) thực hiện công tác kiểm toán các dự án hoàn thành, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán.
Hình 3.12 Sơ đồ thực hiện công tác quyết toán công trình
Để minh hoạ về công tác quản lý chi phí tại Ban Quản lý dự án công trình giao thông Nghệ An, tác giả xin lấy ví dụ về công tác quản lý chi phí đối với dự án “Quốc lộ 46 đoạn từ đƣờng Hồ Chí Minh lên cửa khẩu Thanh Thủy”. Giá trị Tổng mức đầu tƣ cho dự án “Quốc lộ 46 đoạn từ đƣờng Hồ Chí Minh lên cửa khẩu Thanh Thủy ” đƣợc tính toán trên cơ sở:
*Chi phí vật liệu: Mặt bằng giá vật liệu quý IV/2006 của Liên Sở Tài chính vật giá - Sở xây dựng các tỉnh, thành phố dự án đi qua. Một số loại vật liệu đặc chủng không có trong thông báo, tham khảo giá mặt bằng các khi vực và các dự án đã và đang triển khai trong nƣớc và thực hiện xây dựng đơn giá bổ sung .
*Chi phí nhân công: tính theo bảng lƣơng A6 kèm theo nghị định 05/CP ngày 26/1/1994 của Chính phủ và thông tƣ 03/2001/TT-BXD hƣớng dẫn điều chỉnh Tổng mức đầu tƣ công trình XDCB. Các khoản phụ cấp theo thông tƣ 01/1999/TT-BXD ngày 16/1/1999 hƣớng dẫn lập Tổng mức đầu tƣ XDCB.
*Chi phí máy thi công: theo quyết định số 1260/1998/QĐ-BXD ngày 28/11/1998 ban hành bảng dự toán chi phí ca máy và thiết bị xây dựng.
Ban
Kiểm toán công trình (Đối vói DA nhóm A và B) Quyết toán cho các nhà thầu
Quyết toán công trình
Hội đồng phê duyệt quyết toán
* Khi có khối lƣợng phát sinh Ban Quản lý dự án công trình giao thông Nghệ An tổ chức đoàn cán bộ kiểm tra hiện trƣờng tình hình thực tế đo đạc, kiểm tra biện pháp thi công, nhật ký thi công, hoá đơn chức từ thực tế hoạch toán vào công trình, đối chiếu chế độ cho phép để lập hồ sơ trình duyệt chi phí phát sinh. Đoàn gồm : Đại diện Ban QLDA, Tƣ vấn giám sát, chủ đầu tƣ (Sở GTVT Nghệ An), Ban Quản lý chất lƣợng, nhà thầu .
TMĐT dự án đƣợc duyệt điều chỉnh tại quyết định 605/2006/QĐ-BGTVT
ngày 12/3/2006 , Với TMĐT : 152.700.334.000 đồng
Xây lắp : 128.124.516.000
Chi khác : 7.793.424.000
GPMB : 2.000.000.000
Phƣơng tiện QLDA : 500.000.000
Rà bom mìn : 500.000.000
Dự phòng : 13.836.394.000
Tổng dự toán đƣợc duyệt tại quyết định 3453/QĐ-BGTVT ngày 12/11/2006, TDT: 138.186.429.100 đồng và đƣợc điều chỉnh bổ sung nhiều lần, đặc biệt là các gói thầu xây lắp. Kết quả TDT đƣợc điều chỉnh là : 142.580.352.847 đồng, trong đó dự toán các gói thầu xây lắp cụ thể :