Trong suốt quá trình thành lập và hoạt động đến nay công tác kế hoạch nhân lực được lập như sau:
Giai đoạn thành lập và mới đi vào hoạt động : Công tác lập kế hoạch nhân lực được Phòng Tổ chức Nhân sự của Hội sở chính dựa trên cơ cấu định biên tiêu chuẩn của Ngân hàng nhà nước quy định và của Hội sở chính Ngân hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam quy định cũng như theo kế hoạch kinh doanh trong đề án thành lập Chi nhánh để lập nên, sau đó trình Tổng Giám đốc / Hội đồng quản trị phê duyệt.
Giai đoạn phát triển thêm các hòng Giao dịch: Công tác lập kế hoạch nhân lực được Phòng Hành chính tổng hợp lập từ đầu năm theo kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh được của Hội sở chính giao, cũng như kế hoạch phát triển mạng lưới của chi nhánh, dựa trên các căn cứ trên Phòng Hành chính Tổng hợp kết hợp với các phòng Ban nội bộ lập tờ trình của Chi nhánh do Giám đốc Chi nhánh ký trình Tổng Giám đốc ký phê duyệt.
Giai đoạn phát triển thêm các hoạt động kinh doanh phục vụ cho các sản phẩm mới của Hệ thống: Công tác lập kế hoạch được Phòng Hành chính tổng hợp kết hợp với Phòng Tổ chức Nhân sự của Hội sở chính lập lên dựa vào kế hoạch cũng như phân vùng kinh doanh của các Ngân hàng chuyên doanh (Ngân hàng cá nhân, ngân hàng doanh nghiệp, hoặc các bộ phận nghiệp vụ khối hỗ trợ) của Hội sở chính để tổng hợp trình Tổng giám đốc ký, giai đoạn này giám đốc Chi nhánh không quản
lý trực tiếp phòng Hành chính tổng hợp về mảng này mà chỉ tập trung kinh doanh theo mảng mà mình được giao và phân quyền, tuy nhiên Giám đốc có thể có ý kiến với các ngân hàng chuyên doanh theo ngành dọc của mình ở Hội sở chính.
3.2.2 ổ chức thực thi quản lý nhân lực
Công tác tuyển dụng các năm đầu từ 2016 đến 2018 đều do Chi nhánh thực hiện có giám sát của Hội sở chính thông qua các quy trình tuyển dụng nội bộ của Hội sở chính Quy đinh và kiểm tra trực tiếp, sau đó trình lên Hội sở chính phê duyệt kế quả, tuy nhiên trong những năm 2016 đến 2018 Hội sở chính áp dụng công tác tuyển dụng tập trung nên phần mảng tuyển dụng ở Chi nhánh chỉ là phối hợp thực hiện theo chỉ đạo chung của Hội sở.
3.2.2.1. Công tác tuyển dụng
a) Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng về cơ bản trải qua các công đoạn sau:
+ Điều kiện người được tuyển dụng.
Điều kiện người được tuyển dụng phải đáp ứng theo quy định sau: - Là công dân Việt Nam, có địa chỉ thường trú tại Việt Nam
- Tuổi đời từ 18 trở lên, trường hợp đặc biệt khác do Tổng Giám đốc quyết định - Có đơn xin tuyển dụng hợp lệ theo quy định của Ngân hàng. Lý lịch rõ ràng được chính quyền địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đang công tác xác nhận, có đủ các văn bằng, chứng chỉ đào tạo theo yêu cầu trình độ của vị trí công việc dự kiến tuyển dụng
- Có đủ sức khoẻ để đảm nhiệm công tác.
- Không có tiền án, tiền sự; không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án phạt tù, cải tạo không giam giữ, quản chế, đang bị biện pháp giáo dục tại xã, phường, thị trấn hoặc đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục; bị sa thải theo đúng luật từ các tổ chức, đơn vị khác; đang trong thời gian thi hành kỷ luật ở đơn vị cũ.
+ Hồ sơ xin tuyển dụng.
- Đơn xin tuyển dụng (do người dự tuyển trực tiếp viết theo mẫu. - Sơ yếu lý lịch được cơ quan có thẩm quyền xác nhận
- Giấy khai sinh (bản sao)
- Giấy khám sức khoẻ do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp - Các văn bằng chứng chỉ có liên quan (bản sao có công chứng) - Bảng điểm học tập các năm (đối với sinh viên mới tốt nghiệp) - 02 ảnh 4x6
- Ngoài các giấy tờ trên, tuỳ theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng, đơn vị có thể yêu cầu ứng viên tham gia dự tuyển khai theo mẫu Thông tin ứng viên đính kèm để làm cơ sở cho việc sơ loại hồ sơ (nếu cần thiết). Sau khi trúng tuyển, cán bộ được tuyển dụng phải có trách nhiệm bổ sung hồ sơ theo đúng yêu cầu của đơn vị tuyển dụng.
+ Hình thức tuyển dụng
Căn cứ vào số lượng vị trí tuyển dụng; số lượng chỉ tiêu biên chế được giao; số lượng và chất lượng hồ sơ đăng ký dự tuyển, Chi nhánh sẽ lựa chọn phương án tuyển dụng cán bộ cho phù hợp, cụ thể:
- Tuyển dụng qua thi tuyển
- Tuyển dụng không qua thi tuyển (tuyển thẳng) - Tiếp nhận cán bộ
+ uyển dụng qua thi tuyển
Tuyển dụng qua thi tuyển áp dụng trong trường hợp vị trí tuyển dụng yêu cầu chuyên sâu về trình độ chuyên môn đào tạo (từ cao đẳng, đại học trở lên) đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định về đối tượng được tuyển dụng. Trình tự tiến hành tuyển dụng qua thi tuyển được thực hiện như sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và thông báo thi tuyển
Phòng Hành chính tổng hợp xây dựng kế hoạch tuyển dụng (số lượng vị trí công việc cần tuyển dụng, yêu cầu ứng viên với từng vị trí, kế hoạch triển khai công việc, dự toán kinh phí triển khai….) trình Giám đốc Chi nhánh duyệt kế hoạch. Trên cơ sở kế hoạch được duyệt, Cán bộ quản lý nhân sự phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị tổ chức thi tuyển.
Trước 30 ngày tổ chức thi tuyển, đơn vị tuyển dụng phải thông báo công khai về điều kiện, tiêu chuẩn, số lượng, chức danh cần tuyển, hồ sơ dự tuyển trên các
phương tiện thông tin đại chúng để mọi người biết và đăng ký dự thi theo quy định. Bước 2: Nhận hồ sơ dự tuyển và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Cán bộ Quản lý nhân sự Chi nhánh nhận hồ sơ dự tuyển và kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của hồ sơ: Lý lịch; văn bằng, chứng chỉ và các văn bằng khác theo yêu cầu từng lần tuyển dụng.
Bước 3: Duyệt danh sách và thành lập Hội đồng thi tuyển
Cán bộ Quản lý nhân sự lập danh sách ứng viên đủ tiêu chuẩn trình Thủ trưởng đơn vị duyệt danh sách (các trường hợp bị loại phải ghi rõ lý do bị loại). Trường hợp tuyển dụng mà số người đăng ký tuyển dụng cao hơn nhiều so với số lượng cần tuyển thì Chi nhánh có thể tổ chức sơ tuyển trước khi tổ chức thi tuyển chính thức. Việc sơ tuyển hồ sơ phải có biên bản, xây dựng tiêu thức rõ ràng, hợp lý và tránh cảm tính.
- Giám đốc Chi nhánh ra quyết định thành lập Hội đồng thi tuyển theo đề nghị của Phòng Hành chính Tổng hợp.
Bước 4: Phổ biến quy chế thi và thông báo lịch thi: Hội đồng thi tuyển triệu tập thí sinh để phổ biến quy chế thi và lịch thi. Nếu có môn thi quy định sử dụng tài liệu thì cung cấp tài liệu hoặc danh mục tài liệu để thí sinh tham khảo.
Bước 5: Tổ chức thi tuyển
- Chuẩn bị thi tuyển: Hội đồng thi tuyển thực hiện công tác chuẩn bị thi tuyển bao gồm xây dựng đề thi, đáp án, nội quy, quy chế thi và phối hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ công tác thi tuyển. Tuỳ vào nội dung thi tuyển (thi chuyên môn nghiệp vụ hoặc kiểm tra tay nghề), Hội đồng thi tuyển có thể ra quyết định thành lập Ban coi thi, Ban chấm thi để giúp việc cho Hội đồng.
- Tổ chức thi tuyển: Hội đồng thi tuyển có nhiệm vụ tổ chức kỳ thi tuyển theo đúng kế hoạch và nội dung được duyệt, đảm bảo việc thi tuyển diễn ra theo đúng nội quy và quy chế thi. Bài thi phải được thư ký Hội đồng thi đánh số và rọc phách ngay tại phòng thi và niêm phong với sự chứng kiến của Ban coi thi trước khi bàn giao cho Ban chấm thi thực hiện chấm bài thi.
- Chấm thi: Để chấm bài thi, Hội đồng thi tuyển có thể bên ngoài độc lập chấm thi cùng với một cán bộ thuộc Ban chấm thi để chấm bài và mời một cán bộ thuộc, Phòng chuyên môn, nghiệp vụ có kinh nghiệm độc lập chấm thi cùng với một cán bộ trong Ban chấm thi. Mỗi bài thi phải đảm bảo được 2 cán bộ độc lập chấm thi. Trường hợp chênh lệch giữa hai cán bộ chấm thi từ 10 điểm trở lên (thang điểm 100) thì phải tiến hành chấm lại bài thi cho thí sinh đó.
Bước 6: Tổng hợp và lưu thông tin, kết quả thi tuyển
Sau khi hoàn thành công tác chấm thi, Ban chấm thi chuyển kết quả chấm thi cho thư ký Hội đồng thi ghép phách, tổng hợp kết quả điểm thi báo cáo Chủ tịch Hội đồng thi tuyển trình Giám đốc.
Bước 7: Duyệt danh sách tuyển dụng
Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ xem xét và duyệt danh sách thí sinh trúng tuyển.Thí sinh trúng tuyển trong kỳ thi tuyển phải là thí sinh tham dự đủ các môn thi (trừ trường hợp được miễn thi một số môn), có số điểm của mỗi phần thi đạt từ 50 điểm trở lên. Thí sinh trúng tuyển được xét từ người có tổng số điểm cao nhất cho đến hết chỉ tiêu được tuyển.
Trường hợp nhiều người thi có tổng số điểm bằng nhau ở chỉ tiêu cuối cùng được tuyển thì Hội đồng thi tuyển quyết định hình thức kiểm tra để chọn người trúng tuyển.
Bước 8: Thông báo trúng tuyển và ký hợp đồng làm việc lần đầu
Cán bộ quản lý nhân sự đơn vị thông báo kết quả thi tại Trụ sở Chi nhánh và gửi thông báo đến các đối tượng đã dự tuyển.
Người được tuyển dụng phải đến hoàn thiện hồ sơ cán bộ và nhận việc đúng thời gian quy định theo thông báo tuyển dụng. Nếu quá 30 ngày kể từ ngày thông báo tuyển dụng, người được tuyển dụng không đến nhận việc thì kết quả thi tuyển sẽ bị huỷ bỏ.
Chậm nhất 30 ngày sau khi công bố kết quả thi, đơn vị phải ký hợp đồng làm việc lần đầu, đồng thời xếp lương theo quy định đối với đối tượng trúng tuyển.
Bước 9: Phân công công việc và hướng dẫn công việc với cán bộ hợp đồng làm việc lần đầu
Cán bộ tuyển dụng được đơn vị ký hợp đồng làm việc lần đầu. Thời gian hợp đồng làm việc lần đầu là 12 tháng đối với các công việc yêu cầu trình độ đại học trở lên; 06 tháng đối với các công việc yêu cầu trình độ cao đẳng, trung cấp; 03 tháng đối với công việc yêu cầu trình độ sơ cấp.
Đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ hợp đồng làm việc lần đầu có trách nhiệm cử cán bộ có kinh nghiệm (ít nhất đã có thời gian công tác 03 năm) hướng dẫn thử việc cho cán bộ mới. Cán bộ, viên chức hướng dẫn thử việc được hưởng phụ cấp trách nhiệm mỗi tháng bằng 30% mức lương tối thiểu của Nhà nước. Kết quả công tác của cán bộ hướng dẫn thử việc được gắn với kết quả hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, viên chức thử việc.
-Cán bộ, viên chức đang trong thời gian thử việc sẽ bị chấm dứt hợp đồng làm việc trong các trường hợp sau:
+ Vi phạm có hệ thống kỷ luật hành chính; phẩm chất đạo đức, ý thức tổ chức kỷ luật cũng như tác phong, lề lối làm việc kém.
+ Nghỉ sinh con mà không có báo cáo trước Hội đồng thi tuyển ngay khi dự thi. +Phát hiện có sự gian dối, thiếu trung thực trong việc cung cấp hồ sơ cá nhân để được tuyển dụng
Bước 10: Tuyển dụng chính thức cán bộ
Hết thời gian hợp đồng làm việc lần đầu, cán bộ phải viết báo cáo, tự đánh giá về kết quả thử việc kèm ý kiến đánh giá, nhận xét của cán bộ hướng dẫn thử việc và Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý cán bộ gửi Phòng Hành chính Tổng hợp, báo cáo Giám đốc Chi nhánh xem xét, quyết định, nếu: Trường hợp không đạt yêu cầu thử việc thì ra quyết định chấm dứt hợp đồng làm việc với cán bộ đơ.
Bước 11: Phân công nhiệm vụ và lưu trữ hồ sơ
Sau khi ký hợp đồng xác định thời hạn, Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý cán bộ có trách nhiệm phân công, bố trí công việc hợp lý; đào tạo, bồi dưỡng và giúp đỡ cán bộ mới hoàn thành tốt, chức trách, nhiệm vụ được giao. Cán bộ quản lý nhân sự có trách nhiệm lập hồ sơ cán bộ và lưu giữ theo phân cấp quản lý cán bộ.
+ uyển dụng không qua thi tuyển
+ Sinh viên tốt nghiệp Đại học hệ chính quy, bằng tốt nghiệp loại giỏi, xuất sắc của các trường công lập với chuyên ngành phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.
+ Tốt nghiệp Đại học hệ chính quy, bằng tốt nghiệp loại khá của các trường công lập với chuyên ngành phù hợp và đã có học vị từ thạc sỹ trở lên.
+ Các đối tượng được tuyển vào làm công tác hành chính, văn thư, thủ quỹ, kiểm ngân, kỹ thuật như lái xe, kỹ thuật viên, bảo vệ trong biên chế... thực hiện xét tuyển qua việc kiểm tra hồ sơ, tay nghề, phỏng vấn trực tiếp để làm cơ sở lựa chọn trình Tổng Giám đốc, Giám đốc chi nhánh xem xét, ký hợp đồng làm việc.
- Trình tự tiến hành tuyển dụng không qua thi tuyển
Căn cứ chỉ tiêu biên chế được tuyển, yêu cầu nhiệm vụ, đơn vị có thể kết hợp tổ chức thi tuyển và tuyển dụng không qua thi tuyển, trình tự tiến hành như sau: Bước 1: Nhận hồ sơ dự tuyển và sơ tuyển
Cán bộ quản lý nhân sự tiếp nhận hồ sơ dự tuyển và lựa chọn những hồ sơ có đủ điều kiện được tuyển dụng không qua thi tuyển, báo cáo cấp có thẩm quyền cho phép tuyển dụng nếu thấy ứng viên có khả năng đáp ứng yêu cầu của vị trí công việc cần tuyển, có nguyện vọng được làm việc lâu dài.
Bước 2: Tổ chức gặp mặt ứng viên
Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp và Trưởng bộ phận chuyên môn nghiệp vụ có liên quan gặp mặt ứng viên, trao đổi để có đánh giá về khả năng làm việc, hiểu biết kiến thức kinh tế - xã hội chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời nắm bắt tâm tư, nguyện vọng, kỳ vọng của ứng viên đối với Ngân hàng.
Bước 3: Thông báo trúng tuyển và ký hợp đồng làm việc
Sau khi gặp mặt và trao đổi với các ứng viên, trên cơ sở tờ trình tuyển dụng của Phòng Hành chính Tổng hợp, Giám đốc chi nhánh quyết định việc tuyển dụng không qua thi tuyển.
Phòng Hành chính Tổng hợp thừa uỷ quyền của Giám đốc thông báo ý kiến đồng ý tuyển dụng đến các đối tượng đã dự tuyển.
Người được tuyển dụng phải đến hoàn thiện hồ sơ cán bộ và nhận việc đúng thời gian quy định trong thông báo tuyển dụng. Quá 30 ngày kể từ ngày thông báo tuyển dụng, người được tuyển dụng không đến nhận việc thì kết quả xét tuyển sẽ bị huỷ bỏ.
Cán bộ được tuyển dụng không qua thi tuyển cũng phải thực hiện ký hợp đồng làm việc lần đầu như các trường hợp tuyển dụng qua thi tuyển. Các bước tiếp theo cũng được tiến hành tương tự như tuyển dụng thông qua thi tuyển.
+ iếp nhận cán bộ
Điều kiện tiếp nhận cán bộ.
- Đối với tiếp nhận cán bộ đang làm việc tại các đơn vị ngoài hệ thống Ngân hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam chỉ áp dụng trong trường hợp do công việc thực sự đòi hỏi; người được tiếp nhận phải tốt nghiệp Đại học với chuyên ngành phù hợp, có kinh nghiệm trong vị trí công việc dự kiến bố trí, và độ tuổi không quá 40. Trường hợp đặc biệt khác do Tổng Giám đốc quyết định.
- Đối với cán bộ, viên chức có nguyện vọng thuyên chuyển công tác trong nội bộ hệ thống Ngân Hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam phải có đơn trình bày rõ lý do gửi cấp có thẩm quyền quản lý xem xét, quyết định và báo cáo tăng giảm biên chế về Hội sở chính Ngân Hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam.