3.2.3 .Kiểm tra, giám sát quản lýnhân lực
4.2Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lýNhân lực tại Ngân hành
hành TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam - Chi nhánh Ba Đình
Căn cứ các định hướng nêu trên và kinh nghiệm rút ra đã nêu tại chương 1 cũng như một số nguyên nhân hạn chế đã được phân tích tại Chương 3, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý như sau:
4.2.1 Bổ sung chức năng nhiệm vụ cho việc quản lý nhân lực nh m nâng cao chất lượng quản lý nhân lực.
Quản lý nhân lực nên cần phải bổ sung thêm các chức năng như sau:
- Trong công tác lập kế hoạch: Được tham gia và có ý kiến ngay từ lúc lập kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh, nhằm có những ý kiến đề xuất trong vấn đề quản lý nhân lực tốt nhất tư vấn lại cho Ban Giám đốc.
- Trong công tác tuyển dụng: Được chủ động hoàn toàn, độc lập nhằm tìm ra được nhân sự đảm bảo tốt nhất và khách quan nhất trong quá trình tuyển dụng.
- Trong công tác đào tạo: Sau khi tuyển dụng được nhân sự mới, việc đào tạo ngoài các mảng đào tạo hội nhập cơ bản của Ngân hàng thì việc đào tạo của các đơn vị phòng ban hết sức quan trọng, cũng là một trong những lý do chính mà nhân viên mới ở lại tiếp tục cống hiến hay ra đi. Do vậy việc theo dõi đánh giá việc hướng dẫn và đào tạo của các Phòng ban có nhân viên mới cần được bổ sung vào chức năng nhiệm vụ của quản lý nhân lực.
- Trong công tác tiền lương: Được đề xuất các mức lương vượt khung s n sàng chi trả cho các nhân sự chất lượng cao nhằm thu hút nhân tài cho chi nhánh, cũng như đảm bảo quyền lợi của những cán bộ có thành tích cao trong chi nhánh.
- Trong việc đánh giá kết quả công việc: Được tham gia vào việc đánh giá kết quả làm việc của các cán bộ trong ngân hàng dựa trên chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và kế hoạch cam kết đầu năm, nhằm đưa ra các đánh giá được công bằng và khánh quan.
- Công tác bảo mật thông tin: Được bảo mật hoàn toàn thông tin nhân sự trong chi nhánh, có quy chế rõ ràng trong công tác này, tránh trường hợp các thông tin nhân sự sai lệch nhằm hạ thấp uy tín cán bộ hoặc gây mâu thuẫn nội bộ, hoặc đố k nhau trong công tác lương thưởng.
- Khen thưởng kỷ luật: Thực sự phải có vai trò chính để có nhưng đánh giá khách quan nhất, không bị cứng nhắc theo các quy định quy chế cổ điển, chỉ có tính chất hình thức mà không hiệu qua cao để động viên đánh giá cán bộ kịp thời trong quá trình hoạt động kinh doanh. Có thể nói sức mạnh của tổ chức chính là tính kỷ luật.
4.2.2 Hoàn thiện bản mô tả vị trí việc làm cho từng bộ phận
Hiện nay tại Chi nhánh Ba Đình chưa có bảng mô tả vị trí việc làm chi tiết, mà chỉ có bảng mô tả chức năng nhiệm vụ của từng Phòng.
Để đổi mới Chi nhánh Ba Đình cần có hẳn một đề án xây dựng vị trí việc làm của chi nhánh, đề án này được mô tả chi tiết đến từng công việc hàng ngày cập được nhật liên tục đảm báo kịp thời để đánh giá được chức năng của từng vị trí nhân viên, làm những việc gì, số lần thực hiện, thời gian hoàn thành, tương tác với bộ phận nào, kết quả đạt được ra sao, và đây cũng là tiêu chí để đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân vị trí đó nói riêng và của cả bộ phận nói chung.
Ngoài việc mô tả vị trí việc làm thì việc mô tả các yêu cầu bằng cấp và kỹ năng để thực hiện những công việc đó dựa trên mô tả đó quản lý nhân lực có thể bố trí được nhân lực cho phù hợp nhằm đem lại kết quả công việc cao nhất.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc
- Để mọi người biết họ cần phải làm gì.
- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó. - Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.
- Tránh được các tình huống va chạm. - Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.
hững thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:
Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau:
- Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc.
- Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.
- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc .
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này.
ội dung của bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn.
Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn bịtốt dẫn tới kết quảtốt. Giai đoạn chuẩn
bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá? -Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)
-Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm) -Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)
Bước 2. Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầyđủ để
đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.
Bước 3. Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những
thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.
Bước 4. Ph chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc. Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.
ội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc:
Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú.
Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là:
- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.
- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết.
- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
- Tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình,năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt. - Hoàn cảnh gia đình, tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân. - Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc