3.2. Phân tích và đánh giá công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần tƣ vấn đầu
3.2.3 Đánh giá về công tác tuyển dụng của Công ty thông qua quy trình tuyển
tuyển dụng nhân sự
Để có nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu, đòi hỏi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt đƣợc những mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh thì điều đó trƣớc tiên phụ thuộc vào công tác tuyển dụng. Cũng nhƣ nhiều công ty khác, Công ty 618 đặc biệt chú trọng đến công tác này. Nhƣ vậy nếu các hoạt động của tuyển dụng không đƣợc thực hiện tốt thì doanh nghiệp không có đủ ứng cử viên đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng để tuyển chọn. Để đảm bảo cho việc tuyển dụng có cơ sở khoa học và thực tiễn
qua đó lựa chọn đƣợc những ngƣời có đủ năng lực và đảm bảo đƣợc yêu cầu công việc của Công ty.
3.2.3.1 Định danh Công việc có nhu cầu cần tuyển dụng
Hàng năm sau khi ban giám đốc đƣa ra quyết định về chiến lƣợc kinh doanh của những năm tới công ty sẽ tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần tuyển dụng. Vào đầu năm các phòng ban sẽ nhận đƣợc công văn đề nghị đánh giá nhu cầu nhân lực. Trƣởng phòng ban sẽ xem xét và đánh giá nhu cầu nhân sự ở đơn vị mình. Trong quá trình đó phụ trách đơn vị phải xem xét khả năng của các nhân viên trong đơn vị mình để đánh giá xem có cần thêm ngƣời không? cần bao nhiêu và cần cho vị trí nào? Yêu cầu về kỹ năng, trình độ...Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực trƣởng các bộ phận đƣa ra các yêu cầu tuyển dụng và trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt. Sau khi phê duyệt giám đốc sẽ giao cho phòng hành chính nhân sự để các cán bộ chuẩn bị và lập kế hoạch tuyển dụng lao động.
Từ việc phân tích công việc và theo đề xuất của trƣởng các bộ phận, phòng hành chính nhân sự xem xét để đƣa ra các tiêu chuẩn cụ thể về trình độ, năng lực làm việc, kinh nghiệm...,chuẩn bị các nội dung thông báo tuyển dụng. Tuỳ từng yêu cầu của công việc, sự cấp bách và vị trí của công việc mà bộ phận tổ chức cán bộ tiến hành lựa chọn. Với từng đối tƣợng lao động khác nhau có sự đòi hỏi về trình độ, tay nghề hoàn toàn khác nhau. Do đó với một công việc cụ thể việc tuyển dụng lao động từ nguồn nào là một vấn đề luôn đƣợc công ty chú ý tới nhằm chọn lựa những lao động thật sự phù hợp với công việc và làm sao cho chi phí tuyển dụng là thấp nhất.
Đối với bản kế hoạch tuyển dụng: Yêu cầu của công việc là ổn định cần phải xây dựng bản yêu cầu về nhân viên, năng lực, trình độ...Với những yêu cầu công việc khác nhau công ty sẽ có cách giải quyết khác nhau.
3.2.3.2 Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã đƣợc thông qua giám đốc công ty duyệt, phòng hành chính nhân sự ra thông báo tuyển dụng. Nội dung chính của thông báo phải đảm bảo 2 nội dung: Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng. Công ty thƣờng sử dụng các loại thông báo chủ yếu là thông báo trên bảng tin tại doanh nghiệp và thông báo ra bên ngoài, thƣờng là thông báo đƣợc gửi đến văn phòng giới thiệu việc làm của các báo, trung tâm xúc tiến việc làm. Nội dung một thông báo thƣờng bao gồm các nội dung: Tên công ty, vị trí của công việc cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, kinh nghiệm, ngoại ngữ, các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồ sơ, địa chỉ liên hệ
3.2.3.3 Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trƣởng phòng hành chính nhân sự trực tiếp làm nhiệm vụ này, tiến hành và xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chƣa đủ thì sẽ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ. Theo quy định của công ty thì hồ sơ xin việc gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe. Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn các ứng viên thông qua hồ sơ. Sau đó phòng hành chính nhân sự lên kế hoạch cụ thể về thời gian và địa điểm phỏng vấn hay thi tuyển đối với các ứng viên.
3.2.3.4 Phỏng vấn
Phòng hành chính nhân sự kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Thông thƣờng trong trƣờng hợp công ty cần tuyển dụng lao động thời vụ hay công nhân trực tiếp nếu cần áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phƣơng pháp phỏng vấn sơ bộ và đƣợc thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn chỉ do trƣởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành. Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, sau khi phỏng vấn sơ
bộ còn phải phỏng vấn sâu, bởi tính chất của các công việc này không những đòi hỏi ngƣời lao động có những yêu cầu khác nhƣ tƣ cách cá nhân, khả năng giao tiếp… Thành phần phỏng vấn của công ty bao gồm:
+ Trƣởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng. + Chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan. + Ban giám đốc công ty (nếu cần).
+ Trƣởng phòng hành chính nhân sự cán bộ (nếu cần).
Hội đồng phỏng vấn do giám đốc công ty quyết định thành lập. Để thuận lợi cho phỏng vấn công ty sử dụng những mẫu phỏng vấn đƣợc soạn sẵn trong từng trƣờng hợp cụ thể. Cán bộ phỏng vấn cũng có thể linh hoạt sử dụng các câu hỏi phù hợp với từng ứng viên cụ thể nhằm kiểm tra kỹ hơn các ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn của công ty luôn chú ý sao cho các ứng viên cảm thấy tự tin và đƣợc coi trọng, và chú ý điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hƣớng. Công ty cũng tạo điệu kiện để các ứng viên có cơ hội đặt câu hỏi cho hội đồng phỏng vấn. Thông qua quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá đƣợc tổng quát về ứng viên nhƣ: tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục đích khi hợp tác với công ty. Những ngƣời phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin trong cuộc họp, và đƣa ra ý kiến đánh giá thống nhất. Kết thúc quá trình này cán bộ phòng hành chính nhân sự sẽ trình kết quả lên ban Giám đốc.
3.2.3.5 Quyết định thử việc và ra quyết định tuyển dụng
Dựa vào kết quả đánh giá ứng viên mà phòng tổ chức lao động đã trình lên, giám đốc sẽ ra quyết định nhận hay không nhận ứng cả viên vào làm việc tại công ty. Cuối cùng phòng hành chính có trách nhiệm thông báo cho các ứng viên đã trúng tuyển và không trúng tuyển đƣợc biết. Tuy nhiên đây cũng chƣa phải là quyết định tuyển dụng cuối cùng của giám đôc. Ứng viên đƣợc thông báo trúng tuyển nhƣng chƣa thực sự đƣợc tuyển bởi họ còn phải qua
giai đoạn thử thách công việc mới gọi là thử việc. Phòng hành chính soạn thảo và trình giám đốc công ty kí quyết định thử việc cho ngƣời lao động mới trúng tuyển. Nguyên tắc ký hợp đồng thử việc sẽ nhƣ sau :
- Ngƣời lao động trúng tuyển vào làm việc tại các đơn vị trong công ty phải qua thời gian thử việc. Hết thời gian thử việc nếu đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc sẽ đƣợc tiếp nhận và ký hợp đồng chính thức, ký hợp đồng lao động từ 12 đến 36 tháng hoặc là vô thời hạn.
- Thời gian thử việc đối với các đối tƣợng do giám đốc công ty điều động vào các cức doanh lãnh đạo quản lý của công ty và nhân viên đƣợc điều động nội bộ.
- Quy định về hợp đồng thử việc của công ty:
+ Thời gian thử việc 30 đến 60 ngày tùy vào sự phân công công việc +Tiền công là 70% lƣơng tháng sẽ nhận đƣợc
Đối với những lao động thời vụ dƣới 1 năm thì thời gian thử việc sẽ là 7 ngày và mức lƣơng sẽ là 60% lƣơng khoán gọn đang trả cho công việc đó.
3.2.3.6 Hội nhập nhân viên vào môi trường làm việc
Công tác hội nhập nhân viên mới vào môi trƣờng làm việc luôn đƣợc công ty coi trọng. Đây là bƣớc khởi đầu để nhân viên mới tạo đà phát triển trong tƣơng lai.. Trong quá trình thử việc nhân viên mới sẽ đƣợc công ty trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty nhƣ: kết quả hoạt động kinh doanh, lịch sẻ hình thành, cơ cấu tổ chƣc, các vấn đề khó khăn, lƣơng thƣởng, phúc lợi, cơ sở vật chất. Sau giai đoạn giới thiệu tổng quát về công ty, nhân viên mới sẽ đƣợc hội nhập về chƣơng trình chuyên môn. Để nhân viên mới có thể làm quen với công việc thực tế, công ty sẽ cử nhân viên làm việc theo nhóm với những nhân viên cũ có kinh nghiệm lâu năm và sẽ hƣớng dẫn nhân viên mới dần thích ứng với công việc trong thực tế. Thông qua sự chỉ bảo của những
ngƣời có kinh nghiệm lâu năm nhƣ vậy nhân viên mới có thể làm quen với công việc một cách nhanh nhất, rút ngắn đƣợc thời gian thử việc
3.2.4 Đánh giá những tồn tại trong công tác tuyển dụng tại Công ty 618
Để có một cái nhìn khách quan về công tác tuyển dụng tại Công ty 618 trong suốt thời gian qua, phòng nhân sự Công ty đã tiến hành thăm dò ý kiến của các nhân viên trong công ty về vấn đề này. Dƣới đây là những vấn đề chính đã đƣợc phòng nhân sự đúc kết và tổng hợp từ những ý kiến đƣợc thăm dò của các nhân viên trong Công ty.
3.2.4.1 Công tác tuyển dụng tại Công ty 618 chưa được đầu tư đúng mức
Nếu nhƣ lấy chỉ tiêu về số lƣợng nhân viên đƣợc tuyển dụng năm sau so với các năm trƣớc để đánh giá về quy mô của Công ty đã đƣợc mở rộng thì đúng nhƣng nếu nhƣ lấy chỉ tiêu này để đánh giá chất lƣợng công tác tuyển dụng thì hoàn toàn sai lầm. Trong thời gian qua để mở rộng kinh doanh Công ty đã tuyển dụng nhiều lao động mới nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng của mình nhƣng vô hình chung Công ty đã chỉ chú ý đến việc đáp ứng nhu cầu đó mà bỏ qua giá trị bản chất của vấn đề và việc đó đã ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng tuyển dụng của Công ty. Đây chính là lúc phòng nhân sự phải thể hiện chức năng cố vấn của mình, họ phải cho ban giám đốc thấy đƣợc rằng nếu chỉ chạy theo số lƣợng mà bỏ qua chất lƣợng là một sai lầm, nó sẽ gây hậu quả không nhỏ đến chất lƣợng công việc và gây lãng phí cho công tác tuyển dụng. Vấn đề tuyển dụng cần đƣợc quan tâm và đầu tƣ đúng mức nếu không sẽ gây hậu quả không nhỏ cho Công ty. Ngƣợc lại, nếu vấn đề tuyển dụng đƣợc chú trọng thì một quyết định tuyển dụng đúng đắn sẽ là mầm mống cho sự phát triển lâu dài của Công ty trong tƣơng lai.
Để có thể đánh giá đƣợc hiệu quả của công tác tuyển dụng của Công ty 618 ta dựa vào khá nhiều yếu tố:
- Chi phí tuyển dụng còn rất hạn chế : Do nhu cầu mở rộng sản xuất của mình công ty cần tuyển dụng thêm nhiều nhân viên mới là điều đƣơng nhiên. Nhƣng việc tuyển dụng tại Công ty lại chƣa đƣợc đầu tƣ đúng mức. Có rất nhiều kênh tuyển dụng mà công ty có thể sử dụng nhƣng cùng với nó là chi phí đi kèm. Việc đầu tƣ đúng mức cho quy trình tuyển dụng sẽ đem lại hiệu quả trong việc tuyển dụng hơn là hạn chế đầu tƣ cho vấn đề tuyển dụng. Trên thực tế, Công ty chƣa có sự hỗ trợ cần thiết về mặt tài chính để cho bộ phận tuyển dụng hoạt động có hiệu quả, ngân sách cho tuyển dụng còn rất hạn chế. Nguyên nhân là do Công ty đầu tƣ phần lớn tài chính vào việc mua sắm thiết bị máy móc cho mở rộng kinh doanh nên không dành nhiều chi phí cho bộ phận tuyển dụng. Điều đó đã ảnh hƣởng đến chất lƣợng tuyển dụng của Công ty bởi khi tuyển dụng không đƣợc đầu tƣ đúng mức thì phòng tuyển dụng chỉ có thể tìm kiếm nhân viên qua những kênh tuyển dụng rẻ tiền. Nguyên nhân trên đã dẫn đến hệ quả tất yếu sau: Số lƣợng ứng cử viên nộp đơn xin việc không nhiều mà lý do là với mức đầu tƣ cho tuyển dụng nhƣ trên thì phòng tuyển dụng đã không thể có đủ chi phí để có thể đăng tìm ứng cử viên trên những kênh chất lƣợng, chính vì thế số lƣợng ngƣời biết Công ty có nhu cầu tuyển dụng là không nhiều. Hơn nữa những ứng viên chất lƣợng họ thƣờng không tìm việc qua kênh rẻ tiền bởi nhƣ vậy mức lƣơng mà họ đạt đƣợc thƣờng không cao, không tƣơng xứng với khả năng làm việc của họ.
- Thiếu nhân sự trong khâu tuyển dụng và chất lƣợng phòng nhân sự không cao.
3.2.4.2 Xác xuất sai lầm trong việc tuyển dụng cao
Khách quan mà nói với việc đầu tƣ không đúng mức cho công tác tuyển dụng tại Công ty 618 thì khó mà có thể có một kết quả tốt trong vấn đề tuyển dụng nhân sự tại Công ty. Những sai lầm trong công tác tuyển dụng trên là hệ quả tất yếu phải có. Sai lầm chủ yếu trong công tác tuyển dụng tại Công ty 618 thƣờng là:
- Loại bỏ những ứng cử viên giỏi do đánh giá khả năng của họ thấp hơn so với thực tế. Trong quá trình tuyển dụng, phỏng vấn có thể vì một biểu hiện sơ suất nào đó của ứng viên mà đã bỏ qua khả năng cũng nhƣ trình độ thực tế của họ. Bên cạnh đó, cái nhìn chủ quan lúc ban đầu của một vài phỏng vấn viên còn thiếu kinh nghiệm đã khiến những ứng viên bị loại bỏ một cách oan uổng.
- Thu nhận vào Công ty những ứng viên không phù hợp. Không phù hợp ở đây có thể đƣợc hiểu là ứng viên đƣợc đánh giá quá cao so với khả năng thực tế của họ.Sai lầm này có thể bắt nguồn từ nhận thức và đánh giá chủ quan của nhà tuyển dụng do bắt nguồn từ ấn tƣợng ban đầu nhƣ diện mạo, thái độ, tác phong mà vô hình chung đã bỏ qua phần nhận định về chuyên môn. Cũng có thể do các ứng viên đã quá khéo léo che đậy hạn chế về chuyên môn của mình mà một số phỏng vấn còn thiếu kinh nghiệm để có thể nhận ra sự che đậy này.
Số liệu trong bảng thống kê sau đây sẽ chứng minh mức độ sai lầm của Công ty trong 6 tháng cuối năm 2014:
Bảng 3.1: Bảng tổng hợp tình hình biến động nhân sự mới đƣợc tuyển dụng trong 6 tháng cuối năm 2014
Chỉ tiêu Số lƣợng Tỷ lệ %
1. Tổng nhân viên mới 35 100
2. Nhân viên mới tự thôi việc trong thời
gian thử việc 8 23%
3. Nhân viên mới bị buộc thôi việc trong
thời gian thử việc 10 29%
4. Nhân viên mới đƣợc ký HĐLĐ sau thời gian thử việc
17
48%
(nguồn: tác giả tổng hợp)
Chất lƣợng tuyển dụng tại Công ty 618 trong thời gian qua không cao một phần do chƣa có sự hợp tác chặt chẽ từ các bộ phận khác. Phòng nhân sự đã xây dựng quy trình tuyển dụng riêng nhƣng thực tế các phòng ban lại không tuân thủ chặc chẽ quy trình này.
Ví dụ nhƣ trong vấn đề tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban. Phòng nhân sự nhận nhiệm vụ phải tuyển dụng ứng viên đáp ứng nhu cầu cho các phòng ban trong vòng 2 tuần sau khi nhận đƣợc đề nghị tuyển dụng của các phòng ban kèm theo bản mô tả chi tiết công việc đang có nhu cầu cần ứng viên. Nhƣng trong thực tế, phòng nhân sự chỉ nhận đƣợc đề nghị tuyển dụng, số lƣợng nhân viên cần thiết chứ không có bản mô tả công việc chi tiết kèm theo ở một số phòng ban, lý do họ đƣa ra là họ không có thời gian và không