lý
Thực tế cho thấy sai lầm trong quyết định tuyển dụng là hệ quả tất yếu của sự thiếu đầu tƣ cho công tác tuyển dụng mà trong đó kỹ năng phỏng vấn vốn là yếu tố đƣợc coi là khá quan trọng cũng gần nhƣ bị bỏ quên. Nhƣ vậy, để có thể nâng cao hiệu quả tuyển dụng tại công ty nhất định phỏng vấn viên phải đƣợc đào tạo bài bản về kỹ năng quan trọng này. Phỏng vấn viên ở đây bao gồm cả đội ngũ làm công tác tuyển dụng tham gia vào quá trình phỏng vấn và các cấp quản lý trực tiếp ứng viên sau này, và cả ban giám đốc vì không ít các trƣờng hợp sai lầm trong các quyết định tuyển dụng không bắt nguồn từ bộ phận tuyển dụng. Để hạn chế những sai lầm này, các phỏng vấn viên nên lƣu ý những điểm sau:
- Về vấn đề quyết định chiến thuật phỏng vấn:
+ Một quyết định quan trọng nhất phải thực hiện trƣớc khi tiến hành phỏng vấn là lựa chọn hình thức phỏng vấn nào cho phù hợp.Chúng ta muốn
cuộc phỏng vấn diễn ra một cách tự nhiên hay muốn đặt ứng viên dƣới một áp lực nào đó tuỳ thuộc vào vị trí mà chúng ta sẽ phỏng vấn.
+ Phải luôn luôn ghi nhớ những tiêu chuẩn công việc trong đầu mình, trả lời câu hỏi chúng ta muốn đạt đƣợc điều gì trong cuộc phỏng vấn này để từ đó lựa chọn chiến lƣợc phù hợp cho cuộc phỏng vấn để hỗ trợ cho việc đạt đƣợc mục tiêu đề ra của mình.
Ví dụ nếu mục đích chính của chúng ta là muốn thu thập những thông tin có tính chất sự kiện mà tính cách của ứng cử viên không quan trọng lắm thì phỏng vấn viên nên lựa chọn hình thức phỏng vấn thu thập dữ kiện bằng những câu hỏi tổng quát và cụ thể đƣợc thiết kế trƣớc nhằm đem lại câu trả lời mà họ muốn biết.
Còn nếu mục đích chính của cuộc phỏng vấn là xem xét xem ứng viên có thể đảm nhiệm đƣợc các phần chủ yếu của công việc hay không thì lúc này nên lựa chọn hình thức phỏng vấn tình huống.
- Về vấn đề đặt câu hỏi
+ Cơ hội lớn nhất mà chúng ta có thể tìm kiếm thông tin về các ứng viên là việc đặt ra những câu hỏi cho đúng ngƣời và đúng cách. Cần đặt câu hỏi một cách cẩn trọng để có thể có đƣợc những thông tin mà chúng ta muốn biết. Nên nhớ rằng không phải ai cũng cởi mở và dễ dàng bộc bạch bản thân. Chúng ta phải có biết cách đặt câu hỏi phù hợp, đó là một nghệ thuật. Ta phải gợi chuyện để các ứng viên có thể hoà nhập với cuộc phỏng vấn. Chúng ta có thể khai thác câu trả lời của ứng viên bằng việc đặt ra những câu hỏi mở theo những cách khác nhau. Điều đó rất hiệu quả bởi nó khuyến khích ứng viên cảm thấy cởi mở để cùng phát biểu ý kiến của mình. Điều này cho phép phỏng vấn viên quan sát kỹ khả năng giao tiếp của ứng viên và lọc ra những thông tin cần thiết
+ Hãy liệt kê sẵn danh mục các mục cần kiểm tra và chuẩn bị sẵn hệ thống các câu hỏi cho cuộc phỏng vấn. Tuy nhiên cũng đừng lệ thuộc bám chặt vào trình tự các câu hỏi quá nó có thể thay đổi tuỳ theo diễn biến của cuộc phỏng vấn để chúng không trở nên quá cứng nhắc. Cuộc phỏng vấn luôn là một đối thoại hai chiều. Danh mục câu hỏi để nhằm mục đích không để sót một khía cạnh nào và đó có thể là nguồn tham khảo khi cần thiết trong cuộc phỏng vấn.
Nếu chúng ta muốn đánh giá kỹ năng tổ chức của ứng viên, xem ứng viên có bộc lộ tính cách làm việc chặc chẽ và có phƣơng pháp hay không thì ta nên dùng các câu hỏi mở liên quan đến tính ngăn nắp hay bố trí sắp xếp công việc nhƣ thế nào nếu họ đƣợc lựa chọn.
Nếu muốn đánh giá kỹ năng phân tích của từng ứng viên xem họ phân tích công việc nhƣ thế nào và phải mất bao lâu thì họ có thể đƣa ra giải pháp cho một vấn đề thì hãy yêu cầu họ đƣa ra các ví dụ về khả năng giải quyết vấn đề trong các tình huống, hãy mô tả một vài tình huống khó khăn nào đó rồi bảo họ tìm hƣớng giải quyết hay nhận ra những điểm mấu chốt để có thể đƣa ra tình huống khả thi.
Để đánh giá đƣợc kỹ năng ra quyết định của ứng viên hãy hỏi họ xem họ đã có kinh nghiệm gì về việc này trong quá khứ chƣa? đã bao giờ họ phải đƣa ra những quyết định khó khăn trong quá khứ chƣa? dựa vào đâu để họ đi đến quyết định đấy? Kết quả của quyết định đấy nhƣ thế nào? Có để lại hậu quả gì không và nếu có thì hƣớng giải quyết của họ là nhƣ thế nào? Nếu họ chƣa từng có những quyết định trọng đại thì hãy đƣa ra một vấn đề đang gặp rắc rối và xem quyết định họ đƣa ra trong tình huống đó là nhƣ thế nào?
Thái độ của các ứng viên về nơi làm việc, về đồng nghiệp sẽ bộc lộ nhân cách của họ và nó sẽ quyết định bầu không khí làm việc trong Công ty. Đây cũng là một điểm yếu tại Công ty 618 bởi khi tuyển dụng họ quá chú trọng đến khả năng làm việc của ứng viên nên đã bỏ quên yếu tố thẩm định nhân cách khi lựa chọn nhân viên. Một nhân viên dù giỏi nhƣng nếu có một lỗ hổng về nhân cách thì sớm muộn sẽ ảnh hƣởng đến công việc tại Công ty bởi văn hoá công ty và bầu không khi làm việc cũng rất quan trọng trong việc quyết định sự thành công của Công ty. Do đó hãy thẩm định nhân cách để xem nhân viên đó có thích hợp với bầu không khí làm việc của công ty hay không và tìm hiểu văn hoá làm việc tại những nơi mà ứng viên đã từng gắn bó trƣớc đó. Chẳng hạn nhƣ một phong thái làm việc nhiệt tình, khích lệ tinh thần đồng đội sẽ đến từ những nơi mà ngƣời ta đề cao sự sáng tạo, sự cạnh tranh làm việc giữa các nhân viên.
- Về vấn đề kiểm soát được lưu lượng thông tin
Nhà phỏng vấn giỏi phải luôn làm chủ và điều khiển đƣợc cuộc phỏng vấn. Hoạch định trƣớc và đầy đủ về một cuộc phỏng vấn sẽ giúp họ lấy đƣợc đầy đủ thông tin của ứng viên trong thời gian phân bố. Tránh trƣờng hợp bị ứng viên lôi kéo vào những câu truyện ngoài lề vừa mất thời gian vừa không có đƣợc thông tin cần thiết. Trong trƣờng hợp đó cần tệ nhị chuyển đổi đề tài kéo ứng viên trở lại với những vấn đề mà họ cần khai thác.
- Về ứng sử với các ứng viên
Cần phải biết rằng các ứng viên dù trình độ và khả năng làm việc nhƣ nhau nhƣng không thể giống nhau về tính cách. Có ngƣời mạnh mẽ, cởi mở nhƣng cũng có ngƣời nhút nhát, rụt rè. Chính vì vậy hãy cố gắng hiểu đƣợc một phần nào đó tính cách của họ để có thể có cách ứng sử và phƣơng pháp phỏng vấn phù hợp.Hãy đặt câu hỏi để thăm dò các ứng viên khả năng đối phó của họ trong các tình huống nếu ứng viên nào quá bối rối với câu hỏi hay
với tình huống đó thì hãy nhẹ nhàng động viên họ và chuyển sang hình thức đặt câu hỏi gián tiếp.
Hiểu ngôn ngữ cơ thể có nghĩa là chúng ta đang vận dụng những kiến thức cơ bản của tâm lý học trong công tác tuyển dụng. Ngôn ngữ cơ thể có thể diễn đạt hiệu quả không kém gì ngôn ngữ bằng lời vì thế nó rất hữu dụng với ngƣời phỏng vấn. Các ứng viên rất khó lảng tránh hay tỏ ra không trung thực bởi biểu lộ bằng cơ thể chỉ mang tính chất bản năng.
Hãy quan sát ngôn ngữ cơ thể của một ứng viên xem liệu những điều họ đang nói có ăn khớp với những gì cơ thể họ đang diễn đạt không? Một ngƣời cƣời rạng rỡ luôn tạo dấu hiệu tích cực trong khi đó một ngƣời luôn nhìn chăm chăm xuống đất lại tạo dấu hiệu tiêu cực. Tuy nhiên không phải lúc nào cũng có thể nhận ra dấu hiệu tích cực từ các ứng viên.
Có những dấu hiệu tinh tế giúp ta nhận ra trạng thái ứng viên nhƣ giọng nói, anh mắt, cử chỉ vì điều này ảnh hƣởng đến cách mà ngƣời đối diện cảm nhận về họ. Những ứng viên có cử chỉ nhƣ vặn tay, mân mê cây bút hay xé vụn mẩu giấy là dấu hiệu thƣờng thấy của sự căng thẳng. Khi ứng viên mỉn cƣời quá nhiều cũng cho thấy họ mong muốn mãnh liệt có đƣợc sự ủng hộ từ ngƣời khác.
Ngôn ngữ cơ thể cũng giúp chúng ta nhận biết đƣợc tính cao ngạo từ ngƣời đối diện. Trong khi phần đông ứng viên trong buổi phòng vấn tỏ ra căng thẳng hay cố gắng để thƣ giãn thì những ngƣời này lại tỏ ra quá tự tin đến mức trở nên cao ngạo. Họ thích nói hơn nghe và luôn có gắng thể hiện mình trong suốt cuộc phỏng vấn nhằm tạo đƣợc ấn tƣợng đối với nhà tuyển dụng.
- Về vấn đề cung cấp thông tin cho ứng viên
Trên 40% các ứng viên cho rằng thông tin họ nhận đƣợc trong buổi phỏng vấn là không đầy đủ và thiếu chính xác. Đây chính là lý do tại sao có
tình trạng bỏ việc sau khi đƣợc nhận một thời gian tại Công ty 618. Vì vậy phỏng vấn viên phải cung cấp đầy đủ thông tin cho các ứng viên về chức vụ cũng nhƣ công việc họ phải đảm nhận trong tƣơng lại. Hãy cho ứng viên biết thực tại ở Công ty, những khó khăn mà ứng viên sẽ gặp phải trong khi đảm nhận công việc để ứng viên có thể lựa chọn cũng nhƣ chuẩn bị tinh thần khi thật sự làm việc sau này. Điều này sẽ góp phần hạn chế tình trạng bỏ việc của ứng viên trong giai đoạn thử việc. Không nên vì nóng lòng muốn tuyển mộ cũng nhƣ thu hút nhân viên mà vẽ ra viễn cảnh làm việc tại công ty làm cho ứng viên kỳ vọng quá nhiều vào môi trƣờng làm việc cũng nhƣ quyền lợi của họ trong tƣơng lai và rồi sau đó lại thất vọng vì thực tế không nhƣ họ mong muốn.
- Một số điều cần tránh để tăng thêm hiệu quả khi phỏng vấn. + Phỏng vấn thiếu mục tiêu
+ Phán đoán quá sớm chỉ dựa vào ấn tƣợng ban đầu. Không thể phủ nhận vấn đề hiện nay là nhiều công ty đã tuyển nhầm ngƣời do bị chi phối quá nhiều ở cái nhìn đầu tiên.
+ Đừng để những định kiến của chúng ta ảnh hƣởng quá nhiều đến các ứng viên nhƣ tôn giáo, giới tính hay giai cấp.
+ Cần tránh thái độ ban ơn của một ông chủ mà phải nhìn nhận dƣới quan niệm bình đẳng nó thể hiện ở nhu cầu thực tế của cả hai bên. Ngƣời lao động có nhu cầu tìm việc còn Công ty có nhu cầu tìm nhân viên cho vị trí mà mình đang cần.
+ Không nên ngắt lời ứng viên trong khi phỏng vấn mà phải rèn luyện cho mình thói quen lắng nghe. Việc ngắt lời ứng viên khi đang nói để phê phán hay nhận định là một điều không nên trong cuộc phỏng vấn.