5. Bố cục đề tài
2.3 Thực trạng quy trình đăng ký khách sạn tại bộ phận tiền sảnh Hội An Ancient House
2.3.3 Xác định công việc đặt phòng
Sau khi chào đón khách, nhân viên Lễ tân phải xác định xem khách có đặt phòng trước hay không?
-Khách có đặt phòng trước:
+ Hỏi tên khách và tìm hồ sơ đăng ký khách đã chuẩn bị trước. + Xác định lại các thông tin và loại phòng của khách.
+ Hỏi xem khách có muốn thay đổi gì không + Tiến hành làm thủ tục đăng ký khách.
-Khách không đặt phòng trước (khách vãng lai) + Nhận yêu cầu của khách
+ Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn + Thoả thuận và thuyết phục khách
Nhận xét: khi làm thủ tục đăng kí phòng cho khách nhân viên lễ tân có thể giới thiệu một số phòng tại resort có view đẹp hơn hay thoáng mát yên tĩnh hơn, tuy nhiên giá phòng sẽ cao hơn, em đã có dẫn khách tham quan các phòng đẹp hơn mà khách chưa thấy ở ngoài, và khi khách thấy thì có một số khách đã thay đổi phòng mặc dù giá cao hơn nhưng họ vẫn hài lòng vì vẻ đẹp thiên nhiên tại đây.
2.3.4 Làm thủ tục đăng ký khách
Đối với khách Việt lễ tân sẽ mượn chứng minh nhân dân còn đối với khách nước ngoài thì nhân viên sẽ mượn hộ chiếu của khách và sau đó gửi lại khách giấy tờ tùy thân
• Xác nhận thông tin cơ bản về việc đặt phòng: - Ngày giờ đến của khách và thời gian lưu trú - Số lượng phòng và loại phòng
- Giờ bay và mã số chuyến bay để hỗ trợ xe cho khách ra sân bay
- Giới thiệu chuyến xe đi các địa điểm vui chơi của resort hỗ trợ cho khách - Hỏi khách có muốn đặt cọc hay không đặt cọc khi sử dụng các dịch vụ tại resort - Giá phòng và hình thức thanh toán
- Lấy chữ ký của khách vào trong mẫu đăng ký và sau đó gửi lại khách giấy tờ tùy thân