- Rủi ro trong hoạt động tớn dụng
1.1.2.2 Hệ thống kiểm soỏt nội bộ của cỏc ngõn hàngthƣơng mại đối với việc phũng ngừa rủi ro tớn dụng
đối với việc phũng ngừa rủi ro tớn dụng
a)Hệ thống kiểm soỏt nội bộ của cỏc ngõn hàng thương mại
Việc thiết lập hệ thống kiểm soỏt nội bộ là bắt buộc đối với cỏc ngõn hàng thương mại. Một số trường hợp xảy ra trờn thực tế đó chỉ ra rằng một hệ thống kiểm soỏt nội bộ khụng đầy đủ sẽ gõy tổn thất to lớn cho ngõn hàng. Hiện nay, ngõn hàng Nhà nước Việt Nam đó ban hành cỏc quy định
về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của cỏc ngõn hàng thương mại chủ yếu dựa vào một trong những thụng lệ quốc tế tốt nhất mà cỏc ngõn hàng thương mại cỏc nước thường tuõn thủ về hệ thống kiểm soỏt nội bộ là cỏc quy định được ban hành trong “Khuụn khổ hệ thống kiểm soỏt nội bộ hiệu quả trong
cỏc ngõn hàng” của Uỷ ban Basel về kiểm soỏt ngõn hàng. Nhỡn chung, hệ
thống kiểm soỏt nội bộ của ngõn hàngthương mại phải tuõn thủ theo yờu cầu và mụ hỡnh của hệ thống kiểm soỏt nội bộ chung. Theo điều 2, phần giải thớch từ ngữ tại quy chế kiểm tra, kiểm soỏt nội bộ của tổ chức tớn dụng ban hành kốm theo quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01/8/2006 đó định nghĩa hệ thống kiểm tra, kiểm soỏt nội bộ như sau “Hệ
thống kiểm tra, kiểm soỏt nội bộ là tập hợp cỏc cơ chế, chớnh sỏch, quy trỡnh, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tớn dụng được thiết lập trờn cơ sở phự hợp với quy định của phỏp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phũng ngừa, phỏt hiện, xử lý kịp thời cỏc rủi ro và đạt được cỏc mục tiờu và tổ chức tớn dụng đó đề ra”. Cũng theo quy chế
này, tại điều 3 quy định mục tiờu của hệ thống kiểm tra, kiểm soỏt nội bộ đó xỏc định cỏc mục tiờu cụ thể, chủ yếu của hệ thống kiểm tra, kiểm soat của tổ chức tớn dụng như sau:
1. Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và cỏc nguồn lực kinh tế, an toàn, cú hiệu quả (mục tiờu hoạt
động)
2. Bảo đảm hệ thống thụng tin tài chớnh và thụng tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời ( Mục tiờu thụng tin)
3. Bảo đảm tuõn thủ phỏp luật và và cỏc quy chế, quy trỡnh, quy định nội bộ ( Mục tiờu tuõn thủ)
Mục tiờu hoạt động của hệ thống kiểm soỏt nội bộ là ngõn hàngphải đạt được hiệu quả trong việc sử dụng cỏc tài sản, cỏc nguồn lực và phũng
chống được rủi ro. Quỏ trỡnh kiểm soỏt nội bộ phải tỡm kiếm một sự đảm bảo rằng toàn bộ nhõn viờn trong ngõn hàng đều làm việc để thực hiện mục tiờu của nú một cỏch hiệu quả và trung thực, khụng phải chịu những chi phớ đột xuất hoặc vượt chi phớ dự tớnh ban đầu hay đặt lợi ớch của cỏ nhõn lờn trờn lợi ớch của ngõn hàng.
Mục tiờu thụng tin: hệ thống kiểm soỏt nội bộ đảm bảo rằng ngõn hàng phải cú được những bỏo cỏo kịp thời và đỏng tin cậy cung cấp cho Hội đồng quản trị, Ban điều hành cũng như cổ đụng ( hoặc cơ quan chủ quản) để họ cú thể dựa vào những thụng tin này để ra quyết định. Những bỏo cỏo tài chớnh đỏng tin cậy là những bỏo cỏo tài chớnh minh bạch, được xõy dựng trờn những chuẩn mực kế toỏn một cỏch rừ rằng và đầy đủ.
Mục tiờu tuõn thủ: hệ thống kiểm soỏt nội bộ đảm bảo rằng ngõn hàng đó tuõn thủ cỏc quy định đang cú hiệu lực của phỏp luật, cỏc quy định của cỏc cơ quan quản lý, cỏc chớnh sỏch và quy trỡnh nội bộ của chớnh ngõn hàng.
Một hệ thống kiểm soỏt nội bộ tốt cú khả năng đỏnh giỏ được khả năng đạt được mục tiờu đồng thời vẫn đảm bảo khả năng vững mạnh về tài chớnh của ngõn hàng.
Quỏ trỡnh kiểm soỏt nội bộ tại cỏc ngõn hàng thương mại gồm cỏc yếu tố cú sự tỏc động qua lại:
1. Sự giỏm sỏt của điều hành và văn hoỏ kiểm soỏt 2. Nhận định và đỏnh giỏ rủi ro
3. Hoạt động kiểm soỏt và phõn định trỏch nhiệm 4. Thụng tin và giao tiếp
5. Giỏm sỏt cỏc hoạt động và khắc phục cỏc khiếm khuyết
Sự giỏm sỏt của điều hành và văn hoỏ kiểm soỏt: Hội đồng quản trị chịu trỏch nhiệm phờ duyệt và đỏnh giỏ chiến lược kinh doanh tổng thể và những chớnh sỏch lớn của ngõn hàng cũng như cơ cấu tổ chức của nú. Hội đồng quản trị phải cú trỏch nhiệm cao nhất trong việc xõy dựng và duy trỡ một hệ thống kiểm soỏt đầy đủ và hiệu quả. Tại một số quốc gia, Hội đồng quản trị gồm một số thành viờn độc lập với cỏc hoạt động điều hành hàng ngày của ngõn hàng. Hội đồng quản trị thường kỳ bàn bạc với ban điều hành về hiệu quả của hệ thống kiểm soỏt nội bộ, xem xột kịp thời những đỏnh giỏ của ban điều hành, kiểm toỏn viờn nội bộ, kiểm toỏn viờn độc lập, định kỳ giỏm sỏt việc thực hiện cỏc đề xuất của kiểm toỏn viờn và cỏc cơ quan giỏm sỏt ngõn hàng để khắc phục cỏc yếu kộm trong khõu kiểm soỏt và phải thường kỳ xem xột tớnh hợp lý của cỏc chiến lược kinh doanh và cỏc giới hạn rủi ro ngõn hàng.
Ban điều hành ( Ban tổng giỏm đốc) chịu trỏch nhiệm thực hiện chỉ đạo của Hội đồng quản trị, bao gồm cả triển khai cỏc chiến lược, chớnh sỏch và xõy dựng một hệ thống kiểm soỏt nội bộ hiệu quả. Cỏc thành viờn ban điều hành thường chịu trỏch nhiệm thiết lập chớnh sỏch cụ thể hơn đồng thời triển khai cỏc chớnh sỏch này tới cỏc bộ phận kinh doanh chuyờn biệt. Thực hiện uỷ quyền là một trỏch nhiệm quan trọng của ban điều hành, ban điều hành phải giỏm sỏt việc uỷ quyền của mỗi giỏm đốc đối với cỏc nhõn viờn để thực hiện việc phỏt triển và tăng cường tớnh hợp lý của chớnh sỏch, quy trỡnh. Ban điều hành phải đề ra cỏc biện phỏp nhằm đảm bảo cỏc nghiệp vụ của ngõn hàng sẽ được thực thi bởi cỏc nhõn viờn cú năng lực, kinh nghiệm và cỏc kỹ năng cần thiết. Cỏc nhõn viờn thực thi nhiệm vụ kiểm soỏt phải được trả thự lao đớch đỏng, kỹ năng và kiến thức của họ phải được cập nhật kịp thời.
Một trong những yếu tố cần thiết để cú được một hệ thống kiểm soỏt nội bộ cú hiệu quả là một văn hoỏ kiểm soỏt lành mạnh. Trỏch nhiệm của Hội đồng quản trị và ban điều hành là phải nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soỏt nội bộ qua lời núi và hành động của họ. Lời núi, thỏi độ cũng như hành động của Hội đồng quản trị và Ban điều hành đều ảnh hưởng đến tớnh trung thực, đạo đức và cỏc khớa cạnh khỏc của văn hoỏ kiểm soỏt của ngõn hàng.
Nhận định và đỏnh giỏ rủi ro: kinh doanh ngõn hànglà ngành kinh doanh chấp nhận rủi ro. Do vậy, như là một phần trong hệ thống kiểm soỏt nội bộ, việc phỏt hiện và đỏnh giỏ cỏc rủi ro này là một việc làm rất cấp bỏch. Trờn bỡnh diện của kiểm soỏt nội bộ, đỏnh giỏ rủi ro phải nhận định và đỏnh giỏ được những yếu tố bờn trong và bờn ngoài cú ảnh hưởng tiờu cực đến kết quả hoạt động cũng như cỏc mục tiờu thụng tin và tớnh tuõn thủ của ngõn hàng. Hoạt động này phải bao quỏt hết tất cả cỏc rủi ro tại mọi cấp quản lý của ngõn hàng
Hoạt động kiểm soỏt và phõn định trỏch nhiệm: cỏc hoạt động kiểm soỏt được thiết kế và bổ sung nhằm theo dừi những rủi ro mà ngõn hàngphỏt hiện được thụng qua quỏ trỡnh đỏnh giỏ rủi ro. Cỏc hoạt động kiểm soỏt thường bao gồm 2 bước: (1) thiết lập cỏc chớnh sỏch và quy trỡnh kiểm soỏt; và (2) kiểm tra xem cỏc chớnh sỏch và quy trỡnh này cú được tuõn thủ hay khụng. Nhõn viờn ở mọi cấp khỏc nhau đều tham gia vào những hoạt động kiểm soỏt này, từ ban điều hành tới nhõn viờn giao dịch.
Khi xem xột cỏc tổn thất của ngõn hàngmà chủ yếu là do yếu kộm của hệ thống kiểm soỏt nội bộ nờn việc khụng phõn định trỏch nhiệm và nghĩa vụ một cỏch hợp lý. Sự phõn cụng trỏch nhiệm chồng chộo đối với mỗi nhõn viờn cho phộp những nhõn viờn đú truy cập được tới thụng tin về cỏc giao dịch và cú khả năng sửa đổi thụng tin tài chớnh để mang lại lợi ớch cỏ
nhõn hay che đậy cỏc tổn thất. Do vậy, cỏc nghĩa vụ phải được phõn định rừ ràng giữa cỏc thành viờn với cỏc mục tiờu giảm thiểu cỏc rủi ro do sửa đổi hay làm mất chớnh xỏc cỏc thụng tin tài chớnh hay cỏc tài sản.
Thụng tin và giao tiếp: Thụng tin đầy đủ và giao tiếp hiệu quả là rất cần thiết để một hệ thống kiểm soỏt nội bộ cú thể thực hiện được đỳng chức năng. Trờn bỡnh diện ngõn hàng, để thụng tin được sử dụng cú hiệu quả thỡ nú phải phự hợp, đỏng tin cậy, kịp thời, dễ truy cập và được cung cấp dưới những dạng thức phự hợp. Cỏc thụng tin này bao gồm cỏc dữ liệu nội bộ về tài chớnh, điều hành được sắp xếp phự hợp cũng như thụng tin của thị trường bờn ngoài về cỏc sự kiện và điều kiện liờn quan đến việc ra quyết định. Ngõn hàng phải thiết lập và duy trỡ một hệ thống thụng tin quản lý bao quỏt tất cả cỏc hoạt động của nú. Thụng tin này thường được cung cấp bằng cả phương tiện điện tử và phi điện tử. Đặc biệt ngõn hàng phải nhận thức được cỏc yờu cầu về cơ cấu tổ chức và kiểm soỏt nội bộ liờn quan đến việc xử lý thụng tin dưới dạng điện tử và cần thiết phải cú quy định kiểm soỏt đầy đủ và hữu hiệu. Sự kiểm soỏt qua hệ thống cụng nghệ thụng tin phải bao gồm cả sự kiểm soỏt chung và kiểm soỏt ứng dụng. Kiểm soỏt chung là kiểm soỏt hệ thống mỏy tớnh để đảm bảo rằng chỳng vẫn liờn tục hoạt động một cỏch chuẩn xỏc. Kiểm soỏt chung bao gồm cả thủ tục sao lưu tại chỗ và thủ tục phục hồi, cỏc chớnh sỏch phỏt triển phần mềm, cỏc thủ tục bảo trỡ, kiểm soỏt bảo mật đối với truy cập vật lý hay truy cập logic. Kiểm soỏt ứng dụng là cỏc bước được vi tớnh hoỏ trong cỏc ứng dụng phần mềm và cỏc thủ tục thủ cụng khỏc nhằm kiểm soỏt việc tiến hành cỏc giao dịch và cỏc hoạt động kinh doanh. Kiểm soỏt ứng dụng cú thể bao gồm cả việc kiểm tra sự sửa đổi và kiểm soỏt những truy cập logic đặc thự tới hệ thống kinh doanh. Nếu khụng cú sự kiểm soỏt hệ thống thụng tin và cụng nghệ đầy đủ, bao gồm cả hệ thống đang được
phỏt triển, ngõn hàng cú thể sẽ phải đương đầu với những mất mỏt dữ liệu và cỏc chương trỡnh do sự quản lý bảo mật điện tử và vật lý khụng đầy đủ.
Cơ cấu tổ chức của ngõn hàng phải hỗ trợ cho cỏc dũng thụng tin đa chiều trong ngõn hàng được thuận lợi. Cỏc quy định phải đảm bảo cho thụng tin đến với Hội đồng quản trị và ban điều hành một cỏch đầy đủ giỳp họ nắm được rủi ro kinh doanh và tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của ngõn hàng. Cỏc thụng tin theo chiều từ trờn xuống dưới đảm bảo rằng cỏc mục tiờu, chiến lượng, cỏc dự bỏo của ngõn hàng cũng như cỏc chớnh sỏch và quy trỡnh đó được xõy dựng và sẽ được truyền đạt tới cỏc cấp nhõn viờn và cỏc cấp quản lý thấp hơn. Sự giao tiếp này là rất cần thiết để cú được một nỗ lực thống nhất của tất cả cỏc nhõn viờn để thực hiện mục tiờu của ngõn hàng.
Giỏm sỏt cỏc hoạt động và khắc phục cỏc khiếm khuyết: Bởi vỡ hoạt động kinh doanh ngõn hàng là một ngành năng động và thay đổi nhanh chúng, cỏc ngõn hàng phải liờn tục giỏm sỏt và đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ của họ trong bối cảnh thay đổi cỏc điều kiện khỏch quan và chủ quan, đồng thời phải mở rộng những hệ thống này do nhu cầu cần thiết phải duy trỡ hiệu quả của chỳng. Trong điều kiện quy mụ và lĩnh vực hoạt động của cỏc ngõn hàng càng ngày càng được mở rộng và đa dạng thỡ ban điều hành phải bảo đảm rằng cỏc hoạt động giỏm sỏt được thiết lập và thiết kế phự hợp với với cấu trỳc của ngõn hàng.
Giỏm sỏt hiệu lực của kiểm soỏt nội bộ được thực hiện bởi những nhõn viờn ở nhiều khối khỏc nhau, bao gồm chớnh bộ phận kinh doanh, kiểm soỏt tài chớnh và kiểm toỏn nội bộ. Do đú, việc ban điều hành làm rừ cỏc trỏch nhiệm giỏm sỏt của cỏc cỏ nhõn tham gia là rất quan trọng. Giỏm sỏt phải là một phần trong hoạt động hàng ngày của ngõn hàng và đồng thời phải bao gồm cả sự đỏnh giỏ tổng thể định kỳ về hoạt động kiểm soỏt nội
bộ. Tớnh thường xuyờn của việc giỏm sỏt cỏc hoạt động khỏc nhau của ngõn hàng được quyết định bởi tớnh chất và mức độ rủi ro cú liờn quan và tớnh thường xuyờn của biến động trong mụi trường điều hành. Cỏc hoạt động giỏm sỏt liờn tục sẽ tạo ra lợi thế do việc phỏt hiện sớm và khắc phục những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Những sự giỏm sỏt như vậy sẽ cú hiệu quả nhất khi hệ thống kiểm soỏt nội bộ hội nhập vào mụi trường điều hành và tạo ra những bỏo cỏo đỏnh giỏ thường kỳ. Ngược lại, sự đỏnh giỏ độc lập thường chỉ phỏt hiện được những vấn đề sau khi mọi chuyện đó xảy ra. Tuy nhiờn đỏnh giỏ độc lập lại cho phộp ngõn hàng cú được cỏi nhỡn trung thực và đầy đủ về hiệu lực của hệ thống kiểm soỏt nội bộ và đặc biệt là hiờu lực của hệ thống giỏm sỏt.
Chức năng kiểm toỏn nội bộ là một bộ phận quan trọng của sự giỏm sỏt liờn tục do bộ phận kiểm toỏn nội bộ và kiểm soỏt nội bộ tiến hành bởi vỡ nú cung cấp sự đỏnh giỏ độc lập về tớnh tuõn thủ và đầy đủ với cỏc chớnh sỏch và quy trỡnh đó được thiết lập. Kiểm toỏn nội bộ phải độc lập đối với cỏc nghiệp vụ hành ngày của ngõn hàng và nú được truy cập tới mọi hoạt động, bộ phận của ngõn hàng. Cỏc kiểm toỏn viờn nội bộ cung cấp cỏc thụng tin trung thực về cỏc hoạt động chyờn mụn của ngõn hàng bằng cỏch bỏo cỏo trực tiếp tới Hội đồng quản trị, Ban kiểm soỏt ( uỷ ban kiểm toỏn) hay tới ban điều hành. Chớnh bởi vai trũ quan trọng đú mà nhõn viờn kiểm toỏn nội bộ phải được đào tạo tốt, cú năng lực chuyờn mụn cao và cú chế độ đói ngộ thoả đỏng để họ nhận thức rừ rang về vai trũ và trỏch nhiệm của họ. Tớnh thường xuyờn và phạm vi xem xột của kiểm toỏn nội bộ cũng như việc giỏm sỏt hệ thống kiểm soỏt nội bộ của ngõn hàng phải phự hợp với độ phức tạp, tớnh đặc thự và rủi ro của hoạt động ngõn hàng.
Cỏc khiếm khuyết của hệ thống kiểm soỏt nội bộ, cỏc rủi ro khụng được kiểm soỏt hiệu quả phải được bỏo cỏo tới những cấp phự hợp ngay khi bị phỏt hiện. Ban điều hành phải tiến hành khắc phục ngay những thiếu
sút sau khi được bỏo cỏo. Kiểm toỏn viờn nội bộ tiếp tục xem xột và cú phương phỏp giỏm sỏt phự hợp nhằm phỏt hiện những khiếm khuyết chưa được khắc phục để bỏo cỏo đến Hội đồng quản trị hay ban điều hành. Để đảm bảo mọi khiếm khuyết sẽ được xem xột đỳng lỳc, ban điều hành phải chịu trỏch nhiệm thiết lập hệ thống theo dừi cỏc điểm yếu trong kiểm soỏt nội bộ và tiến hành khắc phục kịp thời.
b)Hệ thống kiểm soỏt nội bộ phũng ngừa rủi ro tớn dụng
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ để phũng ngừa và hạn chế rủi ro tớn dụng phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
1. Tạo dựng cỏc điều kiện khung ổn định đối với rủi ro tớn dụng 2. Thiết lập cơ chế ra quyết định trong hoạt động tớn dụng
3. Duy trỡ một quy trỡnh ổn định về quản lý tớn dụng, tớnh toỏn và giỏm sỏt rủi ro tớn dụng
4. Đảm bảo sự kiểm soỏt phự hợp đối với rủi ro tớn dụng