2.2.1 .Phân công lao động và hiệp tác lao động
3.2. Một số biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức lao động
3.2.2. Cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc
Cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc là một phƣơng hƣớng của tổ chức lao động khoa học. Muốn khai thác hết đƣợc tiềm năng làm việc của ngƣời lao động thì trƣớc hết phải đảm bảo cho ngƣời lao động một sức khoẻ dồi dào, tạo cho ngƣời lao động tâm lý thoải mái và hƣng phấn trong công việc và thêm vào đó là ngƣời lao động đƣợc trang bị một cách đầy đủ các thiết bị máy móc, các phƣơng tiện làm việc tối ƣu thì mới có thể đạt đƣợc kết quả tốt nhất trong công việc. Qua thực tế cho thấy hiện nay công việc này tại đơn vị đã đạt đƣợc một số thành tựu đáng kể nhƣng vẫn còn nhiều chỗ chƣa hợp lý, chƣa hoàn thiện, vì thế Bƣu điện huyện Yên Lập trong thời gian tới cần phải hoàn thiện nốt theo các hƣớng sau:
Thứ nhất, khi thiết kế nơi làm việc phải chọn các thiết bị, các dụng cụ, các
trang bị tổ chức phù hợp. Chọn phƣơng án bối trí nơi làm việc tối ƣu cho từng nơi làm việc cụ thể. Thiết kế các phƣơng pháp và thao tác lao động hợp lý để tạo ra các tƣ thế lao động thuận lợi, trên cơ sở đó tính độ dài của quá trình lao động đồng thời xác định luôn cả mức thời gian cho bƣớc công việc. Tính các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của nơi làm việc nhƣ: số lƣợng ngƣời lao động tại nơi làm việc, lƣợng sản phẩm đƣợc sản xuất ra trong một đơn vị thời gian tại nơi làm việc, dự kiến đƣợc các yếu tố của điều kiện lao động tại nơi làm việc. Bên cạnh đó khi thiết kế nơi làm việc cần phải căn cứ vào các tài liệu về máy móc thiết bị, quy tŕnh công ngh ệ, tiêu chuẩn về vệ sinh pḥng bệnh, tiêu chuẩn về kỹ thuật an toàn và bảo hộ lao động, các tiêu chuẩn về định mức lao động, các thiết kế mẫu về nơi làm việc. Ví dụ khi thiết
kế nơi giao dịch cần phải quan tâm đến độ chiếu sáng tự nhiên và ánh sáng đèn để đảm bảo cƣờng độ ánh sáng làm việc. Thiết kế bàn giao dịch phù hợp thoả mãn đẹp, khoa học và thuận tiện cho nhân viên giao dịch với khách hàng, tạo cảm giac gần gũi của khách hàng. Các trang bị khác nhƣ máy móc thiết bị, buồng đàm thoại, …..sao cho khách hàng dễ sử dụng và nhân viên dễ quản lý.
Thứ hai, Bƣu điện huyện Yên Lập cần phải đầu tƣ nâng cấp các phòng làm
việc, lắp cửa kính chống bụi, trang bị thêm bàn viết cho khách hàng, trang bị thêm đèn chiếu sáng, quạt mát nơi giao dịch để đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên, trang bị thêm tủ đựng bƣu phẩm bƣu kiện, nâng cấp quầy giao dịch, mở rộng diện tích mặt bằng. Ngoài ra, nên có biểu mẫu hýớng dẫn khách hàng sử dụng từng loại ấn phẩm nghiệp vụ, quảng cáo dịch vụ mới... Cũng cần có bảng thông báo thời gian toàn trình, chấp nhận, trả, các dịch vụ cộng thêm của các dịch vụ bƣu chính nhƣ: Bƣu phẩm bƣu kiện, EMS,... để khách hàng có nhu cầu lựa chọn dịch vụ tuỳ ý (có các phiếu viết mẫu để khách hàng tham khảo sử dụng đƣợc thuận tiện).
Thứ ba, tiến hành bố trí nơi làm việc cần xác định đúng diện tích sản xuất và
tạo ra chu kỳ sản xuất ngắn nhất. Diện tích nơi làm việc đƣợc xác định phải thoả măn phân bố các trang thiết bị theo yęu cầu của sản xuất ngoŕi ra cần có diện tích dự phòng khi mở rộng sản xuất hoặc thay đổi nhiệm vụ lao động. Bố trí nơi sản xuất phải phù hợp với thị lực của ngƣời lao động, điều này có nghĩa là khi bố trí các đối tƣợng lao động các công cụ lao động phải lƣu ý đến vùng nhìn thấy của mắt, các nguồn sáng đƣợc bố trí sao cho không tạo thành bóng đen tại vùng làm việc, không đƣợc chói loá trong phạm vi thƣờng nhìn của tầm mắt.
Thứ tư, ngoài việc trang bị đầy đủ và bố trí hợp lý nơi làm việc, muốn ngƣời
lao động làm việc đƣợc liên tục, tăng thời gian lao động và có năng suất lao động cao còn phải phục vụ nơi làm việc cho tốt. Phục vụ nơi làm việc tốt giúp ngƣời lao động không mất thời gian chờ đợi nguyên liệu dụng cụ, năng lƣợng máy móc thiết bị không phải ngừng lại vì sự cố…Vì vậy trƣớc mỗi lần thay ca, ngƣời thay cần phải đến sớm hơn thời gian thay ca từ 15 đến 20 phút để chuẩn bị các tài liệu các
công cụ dụng cụ cần thiết nhƣ: sổ nghiệp vụ, biên lai, giấy chấp nhận đàm thoại, bút, ghim, dây buộc bƣu phẩm…..và nhận nhiệm vụ của ca mình.
Thứ năm, tổ chức thi đua thực hiện ngăn nắp, gọn gàng chỗ làm việc bởi lẽ tự
nhiên là khi cho giao dịch trực tiếp với khách hàng mà lộn xộn, bừa bãi và bận thỉu thì dễ gây mất thiện cảm với khàch hàng ngay từ phút đầu tiên. Hơn nữa, nó còn gây ra tâm lý ỷ nại của ngƣời trực ca sau, dễ dẫn đến cẩu thả hơn trong công tác và nó là nguyên nhân của vi phạm kỷ luật lao động dẫn đến tai nạn lao động gây thiệt hại về ngƣời và của cho đơn vị. Do đó, nề nếp ngăn nắp trật tự nơi làm việc tạo nên những điều kiện thuận lợi để phát triển các kỹ năng lao động, nâng cao năng lực làm việc của ngƣời lao động.