B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.2. Thực trạng kế toánthanh toán tại côngty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đà
2.2.3.1. Quy trình mua hàng:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình mua hàng
Thủ tục thi tiền mặt tại công ty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.7. Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt tại công ty Cổ phần Dinh dưỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ
Bƣớc 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, vật tƣ, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,… Ngƣời có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận đƣợc giấy đề nghị tạm ứng sẽ tiến hành lập phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 3: Sau khi nhận đƣợc phiếu chi, kế toán trƣởng ký duyệt chi.
+ Trƣờng hợp 1: Nếu kế toán trƣởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ đƣợc chuyển cho giám đốc và chuyển sang Bƣớc 4.
+ Trƣờng hơp 2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý duyệt chi thì quay về Bƣớc 2.
Bƣớc 4: Sau khi nhận đƣợc phiếu chi từ kế toán trƣởng, Giám đốc sẽ ký phiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ.
Bƣớc 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi.
Bƣớc 7: Thủ quỹ xuất tiền sau đó chuyển cho ngƣời đề nghị chi.
Bƣớc 8: Ngƣời đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển phiếu lại cho thủ quỹ.
Bƣớc 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi lại cho kế toán thanh toán,
Bƣớc 10: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi 01 liên và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt.
* Thu tục chi tiền gửi ngân hàng tại công ty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đài Loan chi nhánh Phú Thọ đƣợc mô hình hóa qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.8: Mô hình hóa hoạt động giảm tiền gửi ngân hàng
Bƣớc 1: Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng, TSCĐ…thông qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành lập séc rút tiền mặt sau đó gửi cho kế toán trƣởng.
Bƣớc 2: Kế toán trƣởng sau khi nhận đƣợc chứng từ sẽ tiến hành ký và duyệt chi, sau đó chuyển chứng từ cho giám đốc.
+ Trƣờng hợp 1: Nếu kế toán trƣởng đồng ý chi => chuyển sang Bƣớc 3 + Trƣờng hợp 2: Nếu kế toán trƣởng không đồng ý chi => quay về Bƣớc 1 Bƣớc 3: Giám đốc sau khi nhận đƣợc chứng từ sẽ ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán mang ra ngân hàng.
Bƣớc 4: Ngân hàng nhận séc rút tiền mặt.
Bƣớc 5: Ngân hàng thực hiện lệnh chi theo séc rút tiền mặt.
Bƣớc 6: Ngân hàng lập xác nhận vào séc tiến hành chi tiền và chuyển lại séc cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp.
Bƣớc 7: Kế toán ngân hàng nhận đƣợc séc đã đƣợc xác nhận của ngân hàng.
Bƣớc 8: Kế toán ngân hàng tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
2.2.3.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ để sử dụng thanh toán với nhà cung cấp gồm: + Hợp đồng mua bán
+ Phiếu nhập kho + Hóa đơn GTGT + Phiếu chi
+ Giấy báo nợ của ngân hàng, Ủy nhiệm chi + Giấy đề nghị thanh toán
+ Các chứng từ liên quan khác
2.2.3.3. Tài khoản sử dụng
Trƣờng hợp trả ngay cho nhà cung cấp công ty hạch toán vào TK 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt và TK 112 nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Trƣờng hợp trả trƣớc và trả sau kế toán sử dụng TK 331: Phải trả cho ngƣời bán
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đối với tài khoản này kế toán thanh toán của công ty mở chi tiết cho từng đối tƣợng nhà cung cấp. Cả các nhà cung cấp thƣờng cuyên hay không thƣờng xuyên có quan hệ thanh toán với công ty.
2.2.3.4. Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ cái TK 331 - Sổ chi tiết TK 331 - Sổ nhật ký chung
2.2.3.5. Phương pháp hạch toán
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ để ghi sổ, kế toán tiến hành ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản 331 và sổ cái các tài khoản có liên
quan lập Bảng cân đối số phát sinh ( sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết 331) sau đó đƣợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Nghiệp vụ 5: Ngày 12/12/2020, Công ty Cổ phần Dinh dƣỡng Quốc tế Đài Loan
chi nhánh Phú Thọ mua xăng của Công ty xăng dầu Phú Thọ theo HĐ số 0101919, đã thanh toán bằng tiền mặt với số tiền là 2.509.949 đồng.
Chứng từ liên quan: - Hóa đơn GTGT (Phụ lục 6 ) - Phiếu chi (Phụ lục 7) Bút toán định khoản: Nợ TK 6422: 2.281.772 Nợ TK 1331: 228.177 Có TK 1111: 2.509.949
Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán nhƣ sau: Trình tự hạch toán vào máy nhƣ sau:
Bƣớc 1: Mở phần mềm kế toán MISA
Bƣớc 2: Vào nghiệp vụ “ bán hàng” -> “ chứng từ mua hàng” Bƣớc 3: Kế toán vào thêm mới rồi nhập những thông tin cần thiết + Chọn thanh toán ngay: Tiền mặt
+ Ngày tháng: 12/12/2020
+ Mã khách hàng: CTY_XDPT - CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ thông tin về nhà cung cấp sẽ tự cập nhật theo thông tin đã khai báo trƣớc
+ Chọn mã hàng hóa thông tin về sản phẩm sẽ tự cập nhập - X.RON95-II (Xăng RON95-II)
Số lƣợng và đơn giá sẽ đƣợc nhập theo hóa đơn.
Hình 2.12: Giao diện phiếu chi số PC0100
+ Phần thuế sẽ đƣợc phần mềm tự cập nhập theo thông tin mã hàng đã khai báo từ
trƣớc
Hình 2.13: Giao diện phiếu chi số PC0100 phần thuế GTGT
Sau khi nhập xong ở phiếu chi, ta chuyển sang phần Hóa đơn + Các thông tin về nhà cung cấp sẽ tự cập nhập
+ Ký hiệu hóa đơn: PT/20E + Số hóa đơn: 0101919
+ Ngày hóa đơn tự cập nhập theo số đã điền ở phiếu chi. Bƣớc 4: cất dữ liệu
Hình 2.14: Giao diện nhập HĐ số 0101919
Nghiệp vụ 6: Ngày 30/10/2020 Công ty mua hàng của công ty TNHH Thƣơng
mại và Đầu tƣ Phú Minh theo hóa đơn GTGT số 0000086 với số tiền là 42.600.000 đồng. Công ty chƣa thanh toán.
Bộ chứng từ nghiệp vụ gồm: - Hóa đơn GTGT (Phụ lục 8) - Phiếu kế toán ( Phụ lục 9) - Hợp đồng kinh tế ( Phụ lục 10) Bút toán định khoản: Nợ TK 156: 42.600.000 Có TK 331: 42.600.000
Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán nhƣ sau: Bƣớc 1: Đăng nhập phần mềm Misa
Bƣớc 2: Chọn phân hệ mua hàng chọn chứng từ mua hàng
+ Ngày hạch toán: 30/10/2020 + Ngày chứng từ: 30/10/2020 + Số phiếu nhập: NK00087
+ Nhà cung cấp: Công ty TNHH Thƣơng mại và Đầu tƣ Phú Minh
+ Diễn giải: Mua hàng của CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƢ PHÚ MINH theo hóa đơn 0000086
+Nhập thông tin về sản phẩm, số lƣợng và đơn giá BH.A1 (Bột hƣơng cá )
SN.1 (Siêu ngọt tố)
Số lƣợng và đơn giá sẽ đƣợc nhập theo hóa đơn.
Hình 2.15: Giao diện phiếu nhập kho của chứng từ mua hàng theo HĐ 0000086
Sau khi nhập xong ở phiếu nhập kho, ta chuyển sang phần Hóa đơn + Các thông tin về nhà cung cấp sẽ tự cập nhập
+ Mẫu số hóa đơn: 01GTKT0/001 + Ký hiệu hóa đơn: PM/20E
+ Số hóa đơn: 0000086
Hình 2.16: Giao diện nhập HĐ 0000086
Bƣớc 4: Cất chứng từ để ghi sổ và in ra.
Chứng từ kế toán sau khi đƣợc in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đƣợc luân chuyển theo quy định. Sau đó, chứng từ kế toán đƣợc kế toán thanh toánlƣu trữ tại phòng kế toán.
* Để xem sổ chi tiết TK 331: kế toán chọn Báo cáo -> danh sách báo cáo chọn sổ chi tiết các tài khoản -> chọn kỳ báo cáo 01/01/2020 đến 31/12/2020 chọn
TK131 -> nhấn đồng ý.