B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
1.4. Kế toánthanh toán với nhà cung cấp
1.4.1. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán
Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thƣờng xảy ra trong quan hệ mua bán vật tƣ, hang hóa, dịch vụ… giữa doanh nghiệp với ngƣời bán.
b, Nhiệm vụ của kế toán phải trả nhà cung cấp
Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng khoản phải trả,từng đơn mua hàng và từng lần thanh toán.
Mọi khoản nợ phải trả của đơn vị đều phải đƣợc kế toán ghi chi tiết theo từng đối tƣợng, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên tài khoản chi tiết của các chủ nợ.
Thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây ra tình trạng dây dƣa kéo dài thời hạn trả nợ.
1.4.2. Chứng từ sử dụng
- Các chứng từ về mua hang: hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng ( hoặc hóa đơn GTGT) do ngƣời bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hang hóa, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ…
- Chứng từ ứng trƣớc tiền : phiếu thu do ngƣời bán lập
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: phiếu chi, giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi, séc.
Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lƣợng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trƣờng hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì cần có văn bản cho phép của Nhà nƣớc.
1.4.3. Tài khoản sử dụng
* Trƣờng hợp doanh nghiệp mua hàng thanh toán ngay cho ngƣời bán, kế toán không hạch toán thông qua tài khoản 331 - Phải trả ngƣời bán mà hạch toán trực tiếp vào tài khoản 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc tài khoản 112 nếu thanh toán bằng TGNH, đồng thời ghi tăng các tài khoản liên quan nhƣ: TK 152, TK 153, TK 1331, …
* Trƣờng hợp doanh nghiệp trả trƣớc hoặc trả sau kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả ngƣời bán.
Tài khoản 331 - Phải trả ngƣời bán
(Theo TT 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài Chính)
Bên Nợ Bên Có
- Số tiền đã trả cho ngƣời bán.
- Số nợ đƣợc giảm do ngƣời bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu.
- Số nợ đƣợc giảm do hàng mua trả lại ngƣời bán.
- Số tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán để mua hàng.
- Xử lý nợ không có chủ
- Số tiền phải trả cho ngƣời bán
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho ngƣời bán bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số dƣ bên Nợ (nếu có): Số tiền đã ứng
trƣớc cho ngƣời bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho ngƣời bán
Số dƣ bên Có : Số tiền còn phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu.
-Tài khoản này đƣợc mở chi tiết cho từng ngƣời bán
-Khi kế toán lập bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối
tƣợng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “tài sản” và bên “nguồn vốn”.
-Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải
trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, ngƣời cung cấp theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng đƣợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngƣời nhận thầu xây lắp chính, phụ. Tài khoản đƣợc theo dõi cho từng đối tƣợng phải trả.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác liên quan nhƣ: TK 111, TK 112, TK 152, TK 153, TK 211…
1.4.4. Phương pháp hạch toán
Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp đƣợc trình bày ở sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp (Sơ đồ 1.2)
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phương pháp kế toán phải trả cho người bán
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ [3]