Mua sắm nguyên vật liệu là đầu vào của quá trình logistics. Mặc dù hoạt động này không ảnh hưởng trực tiếp tới khách hàng nhưng mua sắm nguyên vật liệu có vai trò quan trọng đối với toàn bộ hoạt động logistics. Bởi không có nguyên liệu tốt không thể cho ra sản phẩm tốt.
Các hoạt động của khâu mua sắm nguyên vật liệu bao gồm: tìm nguồn cung cấp, tiến hành mua sắm thu mua vật tư, tổ chức vận chuyển, nhập kho, lưu kho, bảo quản và cung cấp cho người sử dụng, quản lý hệ thông thông tin có liên quan, lập kế
hoạch và kiểm soát hàng tồn kho, tận dụng phế liệu, phế phẩm.
2.Dịch vụ khách hàng
Trong điều kiện toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới, thị trường được mở
rộng, khi cần mua một loại hàng hóa nào đó khách hàng có rất nhiều khả năng lựa chọn, nếu nhiều tổ chức cùng đưa ra thị trường những sản phẩm có đặc điểm giống nhau, chất lượng, giá cả gần tương đương như nhau thì sự khác biệt về dịch vụ khách hàng có vai trò đặc biệt quan trọng, nếu được thực hiện tốt chúng không chỉ
giúp tổ chức giữ chân khách hàng cũ mà còn có thểlôi kéo, thu hút thêm được các khách hàng mới. Đây chính là điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp đứng vững trên
thương trường thành công.
Dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của doanh nghiệp nhằm giải quyết các đơn đặt hàng của khách hàng. Mục đích của hoạt động dịch vụ khách hàng là tạo cho quá trình mua bán, trao đổi được thông suốt và kết quả của quá
trình này làm tăng giá trị sản phẩm trao đổi. Các công việc liên quan đến dịch vụ
khách hàng là: tìm hiểu thị trường, xác định nhu cầu thị trường, xây dựng mục tiêu và kế hoạch dịch vụ khách hàng; giới thiệu và cung cấp dịch vụ khách hàng; xử lý tình huống, duy trì uy tín với khách hàng; lắp đặt bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ
Nếu như khâu mua sắm nguyên vật liệu là đầu vào của hoạt động logistics thì dịch vụ khách hàng là đầu ra của hoạt động này. Dịch vụ khách hàng chính là các biện pháp trong hệ thống logistics nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho hàng hóa ở mức
độ cao nhất với tổng chi phí thấp nhất. Giá trị gia tăng ở đây chính là sự hài lòng của khách hàng, nó là hiệu số giữa giá trị đầu ra với giá trị đầu vào, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế có quan hệ và tác động qua lại với nhau. Dịch vụ khách hàng có ảnh hưởng lớn đến thị phần, đến tổng chi phí bỏ ra và cuối cùng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Trong chuỗi hoạt động logistics thì dịch vụ khách hàng chình là đầu ra, là
thước đo chất lượng của toàn bộ hệ thống. Do đó, muốn phát triển logistics phải có sự quan tâm thích đáng đến dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp phải có những
phương pháp nghiên cứu, xác định nhu cầu thực của khách hàng, trên cơ sở đó xây
dựng mục tiêu và cung cấp các dịch vụ có mức độ phù hợp.
Chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: trước, trong và sau khi giao dịch với khách hàng. Muốn có các dịch vụ khách hàng tốt cần nghiên cứu kỹ các yếu tốảnh hưởng.
Tóm lại, dịch vụ khách hàng là đầu ra của quá trình hoạt động logistics. Hơn
nữa dịch vụ khách hàng là công cụ cạnh tranh hữu hiệu và là yếu tố mang tính quyết
định trước tiên đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Hoạt động logistics tích hợp có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố dịch vụ khách hàng.
3. Quản lý hoạt động dự trữ
Quản lý kho hàng (quản lý dự trữ hàng) là một bộ phận của hoạt động logistics nhằm quản lý việc dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm và hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.
Mục đích của hoạt động quản lý vật tư, nguyên vật liệu là đảm bảo cho sản xuất lưu thông được diễn ra liên tục và hiệu quả, cân đối cung cầu và đề phòng rủi ro, bất trắc. Các công việc liên quan đến quản lý kho hàng trong hoạt động logistics bao gồm: Thiết lập mạng lưới kho và chọn vị trí kho hàng (sốlượng, quy mô); thiết kế và lắp đặt các thiết bị kho hàng; tổ chức việc xuất nhập, lưu kho, bảo quản hàng
hóa; thực hiện các công việc sổ sách, thống kê liên quan đến nghiệp vụ kho hàng... Nhờ có dự trữ mà chuỗi logistics mới có thể hoạt động liên tục nhịp nhàng và có hiệu quảđược.
Các loại dự trữ chủ yếu phân theo vị trí trong hệ thống logistics: - Dự trữ nguyên vật liệu
- Dự trữ bán thành phẩm
- Dự trữ sản phẩm trong khâu sản xuất - Dự trữ sản phẩm trong lưu thông
Dự trữ là tất yếu khách quan, nó là kết quả của quá trình tái sản xuất xã hội. Nhờ có dự trữ mà cuộc sống nói chung, hoạt động logistics nói riêng, mới có thể
diễn ra liên tục, nhịp nhàng. Tuy nhiên phải biết lên kế hoạch dự trữ thế nào cho vừa, phù hợp với từng thời điểm nhằm tránh tình trạng tồn đọng vốn. Quản trị dự
trữtrong logistics đòi hỏi phải có kiến thức sâu rộng về chi phí dự trữ logistics, nhất là kiến thức về tổng chi phí logistics để có thể đưa ra những quyết định về thiết kế
hệ thống logistics, các dịch vụ khách hàng, sốlượng và dịch vụ các kênh phân phối, mức dự trữ, hình thức dự trữ, cách thức vận tải...
Tóm lại, hoạt động dự trữcó tác động trực tiếp tới nhiều hoạt động của chuỗi logistics. Nếu cần có sựcân đối chi phí dự trữ và các khoản chi phí logistics khác. Hoạt động dự trữ là khâu quan trọng trong toàn bộ hệ thống logistics. Cần sử dụng tốt và phối hợp chặt chẽ các kỹ thuật: phân tích dự báo, mô hình dự trữ, hệ thống giải quyết đơn hàng.
4.Dịch vụ vận tải
Quản lý vận tải và phân phối hàng là khâu trọng yếu nhất của hoạt động logistics, bởi vì kết quả của quá trình vận chuyển và phân phối hàng hóa ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quản lý vận tải và phân phối hàng hóa nhằm quản lý công tác vận chuyển và phân phối hàng hóa đúng thời hạn, an toàn đảm bảo
đủ khối lượng và chất lượng.
Các công việc liên quan đến quản lý vận tải trong hoạt động kinh doanh logistics: Chọn người vận chuyển (tự vận chuyển hay thuê); chọn tuyến đường,
phương thức vận tải, phương tiện vận tải; kiểm soát quá trình vận chuyển; công việc giao nhận và bốc xếp; xửlý trường hợp hư hỏng mất mát hàng.
Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics thường là người kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa không có tàu (Non-Vessel-Owning Common Carriers - NVOCC), hoặc người kinh doanh vận tải đa phương thức. Họ tiến hành các hoạt
động vận chuyển nguyên vật liệu từnơi cung ứng cho tới nơi sản xuất, vận chuyển từnơi sản xuất cho tới nơi tiêu dùng có thể bằng phương tiện của chính mình hay do họ thuê mướn, hay trên cơ sở một hợp đồng phụ (sub-contract) mà họ thay mặt cho chủ hàng ký kết với người vận chuyển. Khi thực hiện công việc vận chuyển,
người kinh doanh dịch vụlogistics đóng vai trò là người được ủy thác của chủ hàng,
điều này có nghĩa là người kinh doanh dịch vụ logistics sẽ thay mặt khách hàng
đứng ra ký các hợp đồng về vận chuyển hàng hóa trên danh nghĩa của chính mìnhvà chịu trách nhiệm toàn bộ trước khách hàng về mọi vấn đề phát sinh trong quá trình chuyên chở hàng hóa. Dù có là người vận chuyển trực tiếp (tự mình tổ chức vận chuyển bằng chính phương tiện của mình hoặc phương tiện do mình thuê mướn)
hay là người vận chuyển gián tiếp (thực hiện nghĩa vụ vận chuyển đã cam kết với khách hàng bằng cách ký hợp đồng phụ với người kinh doanh dịch vụ vận tải khác)
thì người kinh doanh dịch vụ logistics vẫn phải chịu trách nhiệm trước khách hàng
đối với toàn bộ mất mát, hư hỏng xảy ra đối với hàng hóa, xảy ra trong toàn bộ quá trình vận chuyển.
Người kinh doanh dịch vụ logistics phải giải quyết các vấn đề này bằng những
phương pháp và kinh nghiệm cần thiết. Khi lựa chọn phương thức vận tải thường sử
dụng kết hợp một số tiêu chí quan trọng: -Chi phí vận tải
-Tốc độ vận chuyển -Tính linh hoạt
-Khối lượng/trọng lượng giới hạn -Khảnăng tiếp cận
Tất cả dịch vụ logistics đều nhằm mục đích thỏa mãn cao nhất cho nhu cầu của khách hàng (người sản xuất và người tiêu dùng). Trong dây chuyền cung ứng
gồm nhiều khâu, mắt xích của các khâu có các dịch vụ: giao nhận, xếp dỡ, kho bãi...Nếu để hàng hóa phải tồn kho nhiếu hoặc lưu kho quá lâu sẽ gây thiệt hại cho hãng sản xuất, do đó cần phải giải quyết khâu này bằng những biện pháp khác nhau:
- Xác lập kênh phân phối, chọn thịtrường tiêu thụ
- Chọn vị trí kho hàng
- Thiết lập các trung tâm phân phối, trung tâm logistics -Quản lý quá trình vận chuyển...
Có một số hãng đã đạt được quy trình sản xuất "không lưu kho" đối với một số mặt hàng nhất định, và có được lợi nhuận cao.
Cùng với những hoạt động logistics khác, vận tải cũng đóng góp một phần giá trị gia tăng cho sản phẩm và dịch vụ. Trước hết giải quyết được vấn đề là đưa sản phẩm tới đúng nơi người tiêu dùng yêu cầu tức là giá trị hàng hóa đã được tăng
thêm. Kế nữa đáp ứng yêu cầu về mặt thời gian. Việc chọn đúng phương tiện và phối hợp các hình thức vận tải khác nhau chỉ với mục đích cuối cùng sao cho vận chuyển càng nhanh hàng hóa tới tay người tiêu dùng càng tốt. Như vậy giá trị gia
tăng trong khâu vận tải chính là việc khách hàng được hưởng dịch vụ hoặc sản phẩm đúng nơi, đúng lúc.
Để chuyên chở hàng hóa, người cung cấp dịch vụ logistics có thể chọn một hoặc nhiều phương thức vận tải sau: đường biển, đường sông, đường bộ, đường sắt,
đường hàng không.
5.Hoạt động kho bãi
Hoạt động kho bãi là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ
nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho tới điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho.
Hoạt động logistics này là một hoạt động chiến lược, nó ảnh hưởng tới quá trình vận chuyển, chất lượng dịch vụ khách hàng, tốc độ lưu chuyển hàng hóa và tất nhiên ảnh hưởng tới toàn bộ dây chuyền cung ứng. Cho nên trong hoạt động này cần phải xác định tốt vị trí kho hàng. Vị trí kho hàng được quyết định dựa trên các
làm đơn giản (đặc biệt là thủ tục thông quan nếu là logistics toàn cầu), có đội ngũ
nhân viên chuyên nghiệp và nhất là có tình hình xã hội ổn định. Đây chính là
nguyên nhân lý giải 60% các trung tâm phân phối lớn, các kho hàng lớn của Châu
Âu đều tập trung ở Hà Lan.
Người kinh doanh dịch vụ logistics không nhất thiết là người phải có kho bãi. Họ có thể tư vấn cho khách hàng những địa điểm lưu kho thuận lợi cho quá trình giao nhận, chuyên chở, phân phối và thậm chí thay mặt cả khách hàng để ký hợp
đồng lưu kho hàng hóa. Bên cạnh việc thực hiện các công tác lưu kho, lưu bãi, người kinh doanh dịch vụ còn cung cấp cho khách hàng các hoạt động về quản lý kho, quản trị dự trữvà đây là một bước tiến cao hơn so với công tác lưu kho, lưu bãi đơn thuần trong hoạt động giao nhận truyến thống trước đây.
Người kinh doanh dịch vụ logistics phải chịu trách nhiệm đối với hàng hóa trong thời gian hàng hóa được lưu kho nằm trong sự quản lý của mình theo các quy
định của pháp luật.
Các hoạt động làm tăng giá trị của hàng hóa là các hoạt động về dán mác, dán nhãn, kẻ ký mã hiệu, tái đóng gói, kiểm soát chất lượng, quản lý đơn đặt hàng, thực hiện việc quản lý trả lại hàng cho nhà phân phối,...
Hoạt động lưu kho có quan hệ mật thiết với hoạt động vận tải trong chuỗi hệ
thống logistics. Cả hai cùng đóng góp giá trị gia tăng về thời gian và địa điểm của sản phẩm. Thiết kế hệ thống cơ sở sản xuất và kho hàng khoa học, hợp lý cho phép tiết kiệm được chi phí vận tải ở cảđầu vào lẫn đầu ra của hệ thống logistics.
Một công việc có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kho hàng là quản lý hệ thống thông tin. Phải thường xuyên cập nhật thông tin về mức độ dự
trữ, lượng hàng nhập kho, xuất kho, thực có trong kho, vị trí, tình trạng hàng hóa, các yêu cầu của khách hàng.... Thông tin ở đây cần phải kịp thời và chính xác. Muốn làm được như vậy thì phải biết ứng dụng hệ thống chia sẻ và trao đổi
thông tin điện tử (Electronic Data Interchange -EDI), hệ thống mã vạch và vi tính hóa mọi hoạt động.
CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI NHẬT BẢN
I. KHÁI NIỆM VÀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH NGÀNH LOGISTICS NHẬT BẢN
1.Khái niệm logistics Nhật Bản
Theo Viện Hệ thống logistics Nhật Bản (Japan Institute of Logistics Systems- JILS)(2006): Logistics là việc quản lý đồng bộ các hoạt động như mua sắm, sản xuất, kinh doanh và phân phối theo nhu cầu nhằm tăng cường khảnăng cạnh tranh, nâng cao giá trị của doanh nghiệp bằng cách làm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng thông qua việc cắt giảm lượng hàng tồn kho, giảm tối đa sự vận chuyển để giảm chi phí cung ứng.
Như vậy, khái niệm logistics của Nhật Bản thuộc nhóm định nghĩa thứ hai (theo cách phân chia về cách hiểu dịch vụlogistics như ởchương 1), dịch vụ
logistics có phạm vi rộng, có tác động từgiai đoạn tiền sản xuất cho tới khi hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng.
2.Quá trình phát triển của ngành logistics Nhật Bản
Theo Hikaru Kajita (2000) quá trình phát triển của logistics Nhật Bản trải qua
các giai đoạn: phân phối vật chất, hệ thống Logistics, chuỗi cung ứng.
Cách phân chia này trùng cách phân chia của Ủy ban Kinh tế và xã hội Châu Á - Thái Bình Dương (Economic and Social Commission for Asia and Pacific) của Liên Hiệp quốc (chương 1).
2.1.Phân phối vật chất: Giai đoạn này kéo dài khoảng 30 năm sau chiến tranh thế giới thứ II. Hoạt động logistics lúc này bao gồm các hoạt động riêng lẻ như: phân phối hàng hóa từ dây chuyền sản xuất tới khách hàng, cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất, vận chuyển hàng hóa, lưu kho, đóng gói bao
bì, kiểm kê hàng tồn kho, lựa chọn kho hàng, dự đoán thị trường, dịch vụ khách hàng.
Trong giai đoạn này, tại Nhật đã bắt đầu hình thành những nền tảng khoa học cho ngành logistics.
Năm 1960: Hiệp hội quản lý Nhật Bản thành lập Nhóm công nghệ phân phối
Năm 1965: Bộ Thương mại quốc tế và Công nghiệp, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Kế hoạch kinh tếđã ban hành "Kế hoạch phân phối vật chất mới".
2.2.Hệ thống logistics
Thập niên 70: Mở rộng thịtrường logistics
Thập niên 80: Một sốcông ty hàng đầu Nhật Bản đã đáp ứng được sựthay đổi của thị trường
Năm 1992: Từ phân phối vật chất chuyển sang logistics
2.3.Chuỗi cung ứng
Năm 1985: Bắt đầu bãi bỏ thông tin liên lạc bằng sóng vô tuyến, cáp, sử dụng công nghệ thông tin vào quá trình sản xuất
Tháng 12/1989: Bãi bỏ phiếu vận tải một phần
Đầu 1990: Phản ứng nhanh trong ngành công nghiệp may mặc
Năm 1992: Ứng dụng chuỗi cung ứng trong công nghiệp thực phẩm chế biến
3.Đặc điểm thịtrƣờng logistics Nhật Bản
- Chếđộ làm việc trong các công ty Nhật
Chế độ làm việc trong các công ty Nhật được coi là một trong những nguyên
nhân cơ bản đểnước Nhật có thể trở thành thần kỳ kinh tế trong những thập niên 50