Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.1. ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI TRUNG
CHỨNG NHẬN PHÙ HỢP ĐẾN NĂM 2020
- Tiếp tục tăng trưởng nguồn thu: mở rộng khách hàng trong các lĩnh vực chứng nhận truyền thống và thử nghiệm, cụ thể: Trung tâm phải tăng cường mở rộng việc tiếp thị khách hàng. Đồng thời, tiếp tục thực hiện chủ trương đa dạng hoá phong thức marketing, khuyến khích ưu tiên, bảo hành, chăm sóc khách hàng sau khâu chứng nhận.
Nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính, tiếp tục phát huy và hoàn thiện các giải pháp về quản lý doanh thu, chi phí, cân đối thu chi tài chính tăng cường và các biện pháp thu hồi công nợ. Đây là một trong những định hướng cần phải thực hiện tốt và triệt để tại đơn vị, vì lượng khách hàng ngày càng đông, để giữ uy tín với khách hàng cần phải có chế độ chăm sóc, đào tạo và tổ chức các cuộc hội thảo hoặc tọa đàm giới thiệu cho khách hàng các loại hình chứng nhận, thử nghiệm mới. Bên cạnh đó, khi tổ chức ISO của thế giới công bố có các tiêu chuẩn ISO mới, Trung tâm cần giới thiệu và đào tạo tới khách hàng để họ biết và đưa vào áp dụng tại đơn vị của mình cho theo kịp với xu thế của thế giới.
- Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Trung tâm đối với công tác quản lý tài chính:thể hiện ở việc quán triệt, triển khai, phổ biến, tuyên truyền các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước về tài chính trong các ĐVSN có thu đến các bộ phận, đơn vị trong Trung tâm. Thông qua đó, nâng cao nhận thức của các bộ phận, đơn vị, của cán bộ về sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý tài chính tại Trung tâm hiện nay nhằm nâng cao tính tự giác tuân thủ trong việc quản lý tài chính của Trung tâm.
gọn, phát huy hiệu quả, không để xẩy ra sự cố tài chính, cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, tăng thu nhập cho người lao động. 4.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÙ HỢP
4.2.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện quản lý nguồn thu tại Trung tâm Chứng nhận Phù hợp nhận Phù hợp
* Đa dạng hóa các loại hình chứng nhận, gia tăng chất lượng phục vụ khách hàng để tăng nguồn thu
Xây dựng nguồn thu ổn định và phát triển là một trong những điều kiện tiên quyết đầu tiên để thành công trong quản lý tài chính.
Tăng nguồn thu là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của các Trung tâm Chứng nhận Phù hợp. Do vậy, trong thời gian tới, Trung tâm cần phát huy thành công các loại hình chứng nhận mới và duy trì các loại hình chứng nhận truyền thống. Ngoài ra, cần tăng cường hợp tác quốc tế để có được thêm nguồn thu từ các dự án tài trợ, tham gia tích cực các dự án đề tài NSNN cấp Trung tâm, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng và Bộ Khoa học và Công nghệ. Bên cạnh đó, Trung tâm cần mở rộng và phát triển các dịch vụ thử nghiệm thép, thức ăn chăn nuôi, thực phẩm... đào tạo cho khách hàng các tiêu chuẩn kỹ thuật mới để mang lại nguồn thu cho đơn vị, từ đó góp phần cung cấp cho khách hàng các dịch vụ có giá trị, đem lại lợi ích cho khách hàng.
Ngoài ra, Trung tâm nên có chiến lược marketing lâu dài: Như việc tổ chức các cuộc hội thảo miễn phí mời khách hàng thân thiết đến để giải đáp các vấn đề chưa rõ trong quá trình sử dụng dịch vụ chứng nhận của Trung tâm. Sau khi chứng nhận, các cán bộ Marketing nên lấy các ý kiến phản hồi của khách hàng về dịch vụ chứng nhận của QUACERT từ khâu đánh giá, cấp chứng nhận đến các khâu hành chính khác. Qua các ý kiến phản hồi của khách hàng, Lãnh đạo Trung tâm cần phát huy các điểm mạnh, giảm thiếu các điểm yếu để đem lại sự hài lòng cho khách hàng, uy tín của Trung tâm tăng cao, từ đó nguồn thu của Trung tâm cũng tăng cao.
Để có nguồn thu ổn định và phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới, ngoài những mảng công việc mà hiện nay các phòng ban của Trung tâm đang thực hiện
thì Trung tâm cần có kế hoạch kiện toàn hệ thống phòng ban hiện có đáp ứng yêu
cầu của công việc hiện tại và mở rộng thêm hoạt động vào các mảng công việc mà hiện nay đang có nhiều nhu cầu, phù hợp với định hướng phát triển chung của
ngành và của nền kinh tế mà hiện tại.
- Trung tâm cần khai thác được hết tiềm năng của công tác đào tạo, hỗ trợ doanh nghiệp các nội dung về năng suất chất lượng và đánh giá sự phù hợp.
- Chương trình chứng nhận HTQLNL theo ISO 50001:Đây là hoạt động trọng điểm trong năm 2014 của Trung tâm nhằm đa dạng hóa sản phẩm chứng nhận, nâng cao uy tín và góp phần cải thiện hiệu quả sử dụng năng lượng cho các tổ chức, doanh nghiệp khách hàng tham gia hoạt động chứng nhận hệ thống quản lý năng lượng theo ISO 50001:2011.
- Đối với hoạt động thử nghiệm:
Trong thời gian tới, phòng thử nghiệm của Trung tâm cần có kế hoạch củng cố, nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật và trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác thử nghiệm. Việc các phòng thử nghiệm duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO/IEC 17025 trong các phòng thử nghiệm là rất cần thiết. Vì vậy, Ban Lãnh đạo Trung tâm cần tạo điều kiện để các phòng thử nghiệm được công nhận theo đúng tiêu chuẩn của Quốc tế, nhằm tăng năng lực để các phòng thử nghiệm mở rộng một số lĩnh vực thử nghiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý Nhà nước trong lĩnh vực chứng nhận sản phẩm và hàng hoá phù hợp tiêu chuẩn, thoả mãn các nhu cầu của thị trường về thử nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu, sản phẩm, hàng hoá của các tổ chức, cá nhân… cụ thể:
Tiếp tục đầu tư tăng cường năng lực Phòng thử nghiệm, mở rộng lĩnh vực thử nghiệm, mở rộng phạm vi công nhận Phòng thử nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025. Tăng cường thêm các dự án mua sắm tài sản phục vụ công tác thử nghiệm: Thép, thức ăn chăn nuôi, thực phẩm, gạch xây dựng, kính.... Các dự án này có số vốn đầu tư khá lớn. Vì vậy, cần xin dự án từ ngân sách Nhà nước cấp và cả
quỹ Phát triển của Trung tâm theo tinh thần Nhà nước và Nhân dân cùng làm.Việc triển khai các dự án này giúp Trung tâm hoàn thiện năng lực chứng nhận hợp quy đối với các nhóm sản phẩm theo các yêu cầu của tiêu chuẩn/quy chuẩn, quy định quản lý nhà nước và các Bộ, ngành đầu mối. Bên cạnh đó, khách hàng sẽ thuận lợi hơn khi đăng ký cả dịch vụ thử nghiệm và chứng nhận tại QUACERT do các dịch vụ được thực hiện tại một đầu mối, không mất chi phí cũng như thời gian đi lại, thời gian thực hiện nhanh hơn...
* Tăng cường thực hiện các nhiệm vụ hợp tác quốc tế để tăng nguồn thu
Để đảm bảo hỗ trợ cho các tổ chức, doanh nghiệp vượt qua các rào cản kỹ thuật khi tham gia thị trường trong nước và quốc tế, trong giai đoạn 5 năm tới, Trung tâm cần đảm bảo các dịch vụ chứng nhận được công nhận đạt chuẩn quốc tế và không ngừng mở rộng các lĩnh vực chứng nhận được công nhận. Trong thời gian tới, QUACERT cần tiếp tục hợp tác với JAS-ANZ nhằm không ngừng nâng cao năng lực đánh giá sự phù hợp, mở rộng sang các lĩnh vực khác như thẩm định và kiểm định khí nhà kính, thử nghiệm…đề đem lại giá trị gia tăng cho khách hàng. Các lĩnh vực thẩm định và kiểm định, thử nghiệm của Trung tâm trong thời gian tới nếu được công nhận, uy tín và thương hiệu của Trung tâm sẽ được nâng lên, khách hàng biết đến nhiều hơn và nguồn thu sẽ tăng cao.
Trong thời gian tới, Trung tâm Chứng nhận Phù hợp cần đẩy mạnh hợp tác với KTL (Tổ chức Thử nghiệm Hàn Quốc), nhằm không ngừng nâng cao năng lực thử nghiệm..
Ngoài ra, Với CQC (Tổ chức Chứng nhận Chất lượng Trung Quốc), trong thời gian tới QUACERT cần thiết lập một hệ thống thông tin liên lạc và hài hòa lẫn nhau để tăng cường việc thừa nhận các kết quả đánh giá sự phù hợp do từng bên thực hiện. Bên này sẽ ủy quyền cho Bên kia hoạt động với tư cách là một cơ quan đại diện của mình trong một số lĩnh vực chứng nhận cụ thể. Để tăng nguồn thu từ công tác chứng nhận với công ty mẹ ở Trung Quốc, QUACERT cần đẩy mạnh: Phát triển mối quan hệ hợp tác về đào tạo; xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức các hoạt động trao đổi kỹ thuật; Kịp thời trao đổi thông tin về các vấn đề có liên quan tới các tiêu chuẩn sản phẩm, quy trình, thủ tục thực hiện, luật và các qui định liên quan;
Thường xuyên tổ chức tuyên truyền và phổ biến rộng rãi về hoạt động chứng nhận của nhau; Thu xếp để có các thỏa thuận khác qui định các vấn đề liên quan đến chi phí, tổ chức, quyền sở hữu trí tuệ, trách nhiệm và các vấn đề pháp lý khác.
* Hoàn thiện quản lý doanh thu
Việc hạch toán doanh thu phải tôn trọng nguyên tắc đúng kỳ, đúng với số thực tế phát sinh đặc biệt là vào các ngày cuối tháng, quý, năm. Mặt khác cũng cần quan tâm đến thời điểm ghi nhận doanh thu. Các yếu tố này rất quan trọng, nó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trung tâm cần phải có quy định cụ thể về việc lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ, lập bảng kê bán hàng, chế độ báo cáo cũng như việc tổ chức đối chiếu công nợ để kịp thời cập nhật doanh thu phát sinh. Đảm bảo doanh thu phải được quản lý hàng ngày theo từng loại hàng hoá dịch vụ. Đặc biệt là vào các thời điểm cuối tháng, quý, năm phải tổ chức kiểm kê hàng hoá, công nợ, doanh thu phát sinh đúng quy định của Nhà nước. Tránh tình trạng các đơn vị bán hàng cho khách nợ chưa thu được tiền, không lập hoá đơn bán hàng hoặc không báo cáo doanh thu làm phải ánh sai lệch kết quả kinh doanh của Trung tâm. Việc này ngoài phần mềm Q.O.C của Trung tâm đang sử dụng, cần phải có các cán bộ trực tiếp làm công nợ, kế hoạch và cán bộ kỹ thuật đối chiếu thường xuyên theo hàng tuần các đơn vị đã được chứng nhận và tình hình thanh quyết toán đến đâu.
Ngoài ra, hàng quý Lãnh đạo Trung tâm nên xem xét doanh thu từng loại dịch vụ của đơn vị mình để phân tích, so sánh, đối chiếu giữa các kỳ xem tăng, hay giảm, tìm nguyên nhân giải quyết để tránh các tình trạng sai sót xảy ra.
Quản lý tốt công nợ cũng là vấn đề quan trọng của nguồn thu. Khách hàng của Trung tâm thường kéo dài chứng nhận trong vòng 3 năm, rất nhiều đơn vị lại tái chứng nhận xoay vòng. Vì vậy, công nợ khách hàng nên có sự phân cấp: khách hàng thân thiết, khách hàng có độ rủi ro cao để cán bộ công nợ cần có độ nhạy cảm khi xử lý công nợ khó đòi. Việc đối chiếu xác nhận công nợ phải đầy đủ và tiến hành hàng tháng.
và Kế toán cần kết hợp làm biên bản đối chiếu công nợ năm với từng mã khách hàng riêng biệt. Biên bản cần ký kết giữa cả Trung tâm và khách hàng, để xác định từng khoản doanh thu trong năm phát sinh nhưng khách hàng chưa thanh toán. Từ đó, cán bộ công nợ cần xác định rõ mức độ nợ của khách hàng để có hướng giải quyết cho kịp thời.
Các Công ty nợ xấu, nếu không xin tái chứng nhận tiếp, Lãnh đạo Trung tâm cần dứt điểm có quyết định cắt duy trì chứng nhận. Ngược lại, nếu Công ty hoàn cảnh khó khăn tạm thời, có công văn giải trình lý do thì có thể xem xét tạm thời không tạm ngừng chứng chỉ. Cụ thể, công nợ khách hàng khó đòi cần theo dõi theo bảng sau:
Bảng 4.1. Theo dõi công nợ khách hàng khó đòi
STT Tên đối tượng nợ Số tiền chứng nhận Dưới 1 năm Từ 1 năm- 3 năm Trên 3 năm Công ty có xin tái chứng nhận không? 1 Công ty A 2 Công ty B 3 Công ty C 4 Công ty D
Nguồn: Đề xuất của học viên
4.2.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện quản lý nguồn chi tại Trung tâm Chứng nhận Phù hợp nhận Phù hợp
Trung tâm cần rà soát để hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ, bổ sung, cập nhật những văn bản tài chính mới, sửa đổi những quy định chưa phù hợp, thay thế những văn bản đã bị bãi bỏ. Bổ sung, chỉnh sửa các văn bản quy định tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành và chất lượng công việc của cán bộ viên chức và người lao động. Hàng năm sau khi kiểm tra, xét duyệt quyết toán tài chính năm cho đơn vị cần phải ra thông báo kết quả kiểm tra, xét duyệt theo đúng tinh thần Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 của Bộ Tài chính.
Trung tâm cũng nên quy định các quan hệ mua bán hàng hoá, dịch vụ phải thông qua hợp đồng kinh tế, với giá trị hàng hóa mua bán từ 20 triệu đồng trở lên
phải giao dịch chuyển khoản qua ngân hàng để hạn chế các tiêu cực có thể xảy ra. Sử dụng chi phí tiết kiệm ở mức hợp lý cũng là điều kiện để quyết định thành công trong công tác quản lý tài chính. Để hoàn thành được mục tiêu này, trong quản lý chi phí của mình, Trung tâm cần:
Thứ nhất là:
Hiện nay, trong quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm đã quy định việc khoán về chi phí điện thoại cố định và di động cho các phòng ban và lãnh đạo Trung tâm. Tuy nhiên về chi phí điện, nước thì chưa được đề cập đến nên dẫn đến việc sử dụng điện, nước tràn lan, không có ý thức tiết kiệm. Vì vậy, trong thời gian tới Trung tâm nên có kế hoạch lắp công tơ điện, nước tại từng phòng và có quy định về định mức khoán sử dụng điện, nước giữa các phòng, đặc biệt là các phòng chuyên môn. Trong thời điểm hiện nay, việc này là rất cần thiết do số lượng cán bộ ngày càng đông, phòng thử nghiệm phát sinh nếu không có chính sách cụ thể và chặt chẽ, dễ gây lãnh phí.
Ngoài ra, sử dụng vật tư như: Văn phòng phẩm, phong bì bao thư, mực in.... cần được quản lý chặt chẽ hơn từ khâu mua vào đến nhập kho và đưa vào từng phòng sử dụng. Theo quy trình hiện này, ai có nhu cầu kiến nghị mua và sử dụng, chưa có cán bộ giám sát. Lãnh đạo Trung tâm cần có quy chế cụ thể như: Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tình trạng tồn kho, nên kế hoạch mua Văn phòng phẩm... theo nhu cầu các phòng. Các phòng ban chức năng khi có nhu cầu, cần yêu cầu cụ
thể và có trưởng phòng ký xác nhận.
Thứ hai là:
Trung tâm nên xây dựng quy định cụ thể về các trường hợp được khen
thưởng, tuyên dương đối với các cán bộ đưa vào áp dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí đi lại....hay ứng dụng tiến bộ khoa học để tiết kiệm chi phí cho công việc của mình như lập quy chế về khen thưởng, tăng lương trước thời hạn, vượt bậc lương đối với cán bộ có cống hiến xuất sắc trong công việc hoặc có các phát minh giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn…. Cụ thể: Hàng năm trong cuộc họp tổng kết,
Lãnh đạo Trung tâm nên có các phần thưởng khuyến khích các cán bộ có thành tích xuất sắc trong các lĩnh vực sau:
- Chuyên gia đánh giá trưởng có ngày công nhiều nhất trong năm; - Cán bộ marketing có số lượng hợp đồng nhiều nhất trong năm;