Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI TRUNG TÂM CHỨNG
3.3.1. Thực trạng quản lý nguồn thu tài chính tại Trung tâm Chứng nhận
khoản kinh phí được cấp phát từ Tổng cục về đến Trung tâm đều qua kho bạc Nhà nước (chủ yếu là nhiệm vụ và đề tài, dự án tăng cường trang thiết bị).
Đối với nguồn thu hoạt động dịch vụ: Các phòng Tổng hợp, Văn phòng Đại diện phía nam được giao nhiệm vụ chủ động tìm kiếm khách hàng qua các đơn vị tư vấn và các đơn vị đã chứng nhận có nhu cầu xin chứng nhận mở rộng, chứng nhận lại. Khách hàng sẽ gửi đơn xin chứng nhận đến Trung tâm, hai bên tiến hành ký hợp đồng đánh giá chứng nhận và tiến hành các thủ tục đánh giá. Sau khi có Quyết định cấp giấy chứng nhận, phòng Kế toán tiến hành viết hóa đơn tài chính gửi cho khách hàng thanh toán. Mọi khoản thu đều lập phiếu thu vào cơ quan do đó không có hiện tượng để ngoài sổ sách các khoản thu.
Hàng tuần hoặc hàng tháng, phòng Tổng hợp và phòng Kỹ thuật đều gửi danh sách các khách hàng được cấp giấy chứng nhận đến phòng Kế toán để có căn cứ viết hóa đơn cho khách hàng. Ngoài ra, Trung tâm đã và đang áp dụng phần mềm quản lý công việc Q.O.C liên kết các phòng ban trong Trung tâm, từ khâu ban đầu khách hàng gửi giấy chứng nhận đến khâu đầu ra cuối cùng là giấy chứng nhận. Mỗi mảng công việc do các phòng đảm nhận riêng biệt: Phòng Tổng hợp: phụ trách cập nhật đơn xin chứng nhận của khách hàng, quy trình xin chứng nhận và sắp xếp lịch đi đánh giá.
Phòng Kỹ thuật cập nhật hồ sơ kỹ thuật như thẩm xét hồ sơ, các điểm yếu chưa hoàn thành yêu cầu khách hàng khắc phục và quyết định cuối cùng là cấp giấy chứng nhận.
Phòng Kế toán là khâu cuối cùng trong quy trình, xuất hóa đơn và theo dõi đòi tiền khách hàng, để khâu cuối cùng này được tốt, cần sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng có liên quan.
Ngay từ những ngày đầu thành lập vào năm 1999, QUACERT đã là đơn vị tự chủ về tài chính, hoạt động theo cơ chế của Nghị định 10 của Chính phủ. Sau khi được phê duyệt đề án chuyển đổi theo cơ chế của Nghị định 115/2005/NĐ-CP vào năm 2005, QUACERT tiếp tục phát huy khả năng tự chủ về tài chính trong các hoạt động mà đơn vị thực hiện.
Nguồn thu của Trung tâm gồm:
- Thu từ NSNN cấp:Chủ yếu là các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà
nước và Bộ được đơn vị cấp trên giao dựa trên nhiệm vụ của đơn vị, các dự án đầu tư trang thiết bị và nguồn viện trợ khác. Nguồn thu từ NSNN đến Trung tâm được thực hiện cấp phát qua Bộ Khoa học và công nghệ và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Bảng 3.4. Nguồn thu từ NSNN tại Trung tâm Chứng nhận Phù hợp giai đoạn 2010-2014 Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Kinh phí NSNN cấp
-Đề tài nghiên cứu cấp Bộ và Nhà nước 50 362 7.702 7.350
- Các dự án tăng cường trang thiết bị 1.844 3.653 5.420 8.380 9.250
- Viện trợ 6.038
Nguồn: Báo cáo quyết toán Trung tâm Chứng nhận Phù hợp - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng giai đoan 2010-2014
Theo bảng trên, kinh phí NSNN cấp cho đơn vị chủ yếu là thực hiện các hoạt động mang tính chất nghiên cứu khoa học. Năm 2010, đơn vị được viện trợ từ dự án
GLOBAL GAP của Đan Mạnh với nội dung công việc là giới thiệu, xây dựng và áp dụng chương trình GLOBAL GAP vào các doanh nghiệp sản xuất Nông nghiệp và bà con nông dân tại Việt nam. Dự án này đã thành công tốt đẹp, hiện nay Trung tâm vẫn đang tiếp tục chứng nhận Việt Gap và là đơn vị chứng nhận Nhà nước đầu tiên tại Việt nam được công nhận GLOBAL GAP.
Năm 2013, kinh phí NSNN tại Trung tâm tăng đột biến do Nhà nước và Bộ Khoa học Công nghệ áp dụng Chương trình Năng suất Chất lượng theo Quyết định 712 của Thủ tướng Chính phủ. Trung tâm dược giao 06 nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng và hướng dẫn các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng các loại hình chứng nhận tiên tiến để đẩy mạnh chất lượng sản phẩm của mình đưa ra thị trường Quốc tế.
Trong mấy năm trở lại đây, các dự án tăng cường trang thiết bị của Trung tâm Chứng nhận Phù hợp được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quan tâm triển khai và giao NSNN đầu tư để phục vụ các hoạt động thử nghiệm, cụ thể:
Kể từ năm 2010, Trung tâm đã được phê duyệt một số dự án đầu tư tăng cường trang thiết bị phục vụ công tác chứng nhận nhằm đáp ứng các yêu cầu về quản lý nhà nước đối với một số nhóm sản phẩm phải chịu sự quản lý chặt chẽ của nhà nước.
Năm 2010: Dự án Tăng cường trang thiết bị thử nghiệm cơ lý sản phẩm xi
măng, bê tông phục vụ công tác chứng nhận sản phẩm: 1.844.000.000 VND.
Năm 2011: Dự án Tăng cường trang thiết bị thử nghiệm sản phẩm gạch, kính
xây dựng phục vụ công tác chứng nhận sản phẩm, kinh phí: 3.653.000.000 VND.
Năm 2012: Dự án Tăng cường trang thiết bị thử nghiệm phục vụ công tác kiểm tra
và chứng nhận hợp quy sản phẩm thức ăn chăn nuôi, kinh phí: 5.420.000.000 VND.
Năm 2013: Dự án Tăng cường bổ sung trang thiết bị Phòng thử nghiệm phục
vụ công tác kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy sản phẩm thức ăn chăn nuôi, kinh phí: 8.380.000.000VND.
Năm 2014: Dự án Tăng cường bổ sung trang thiết bị Phòng thử nghiệm cơ
lý, kinh phí: 9.250.000.000 VND.
Các dự án thực hiện trong giai đoạn 2010-2014 đã được đầu tư đúng định hướng, phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý nhà nước về tiêu chuẩn, đo lường,
chất lượng. Các thiết bị đều được đầu tư mới, hiện đại, đáp ứng các yêu cầu trong nước cũng như quốc tế.Việc triển khai các dự án này giúp Trung tâm QUACERT hoàn thiện năng lực chứng nhận hợp quy đối với các nhóm sản phẩm theo các yêu cầu của tiêu chuẩn/quy chuẩn, quy định quản lý nhà nước và các Bộ, ngành đầu mối. Bên cạnh đó, khách hàng sẽ thuận lợi hơn khi đăng ký cả dịch vụ thử nghiệm và chứng nhận tại QUACERT do các dịch vụ được thực hiện tại một đầu mối, không mất chi phí cũng như thời gian đi lại, thời gian thực hiện nhanh hơn...
Thông qua các dự án đầu tư trong giai đoạn này, Trung tâm có thêm cơ hội duy trì công ăn việc làm cho các cán bộ, tiếp đà tăng trưởng của đơn vị trong những năm vừa qua.
- Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ khoa học công nghệ
Theo cơ chế quản lư tự chủ theo Nghị định số 10/2002, Trung tâm Chứng nhận Phù hợp được phép cung cấp các hoạt động dịch vụ KHCN trong khả năng, tiềm lực của Trung tâm cho các khách hàng là đơn vị, cá nhân có nhu cầu.
+Định mức thu: Trung tâm tự quyết định mức thu với sự chấp thuận của khách hàng. Trung tâm chịu trách nhiệm trên cơ sở là nguồn thu đó phải bù đắp đủ các chi phí, thực hiện nghĩa vụ đối với NSNN và đảm bảo có lãi.
+ Tổng doanh thu bán hàng của Trung tâm bao gồm 3 chỉ tiêu phụ:
Doanh thu từ hoạt động chứng nhận: Bao gồm các dịch vụ chứng nhận của
Trung tâm: ISO 9000, ISO 14000, HACCP, Chứng nhận hệ thống quản lý môi trường, GMP, ISO 27001, ISO 50001, chứng nhận sản phẩm hợp chuẩn, chứng nhận sản phẩm hợp quy, lĩnh vực thử nghiệm cơ lý: như gạch, ngói, sắt, thép, xi măng, lĩnh vực thử nghiệm hóa sinh: thức ăn chăn nuôi, thực phẩm... Doanh thu từ các loại hình dịch vụ chứng nhận của Trung tâm luôn chiếm tỷ lệ lớn hơn các loại hình khác, do đây là nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị.
Doanh thu từ hoạt động đào tạo: bao gồm các khóa đào tạo cho khách hàng
về các tiêu chuẩn kỹ thuật, các loại hình dịch vụ chứng nhận theo yêu cầu của khách hàng. Chỉ tiêu doanh thu này chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu của đơn vị, do loại hình dịch vụ đào tạo chủ yếu là hỗ trợ doanh nghiệp, marketing về kỹ thuật cho doanh nghiệp để tiến đến cấp giấy chứng nhận.
Doanh thu từ hoạt động khác: Doanh thu tài chính- lãi suất thu được từ tiền
gửi ngân hàng, khách hàng, từ thanh lý tài sản.
Bảng 3.5. Doanh thu của Trung tâm Chứng nhận Phù hợp giai đoạn 2010-2014
Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Tổng doanh thu bán hàng, 40.322 49.689 54.247 63.043 63.589
- Doanh thu hoạt động chứng nhận 37.292 45.785 50.931 59.816 61.243
- Doanh thu hoạt động đào tạo 1.172 958 842 1.398 978
- Doanh thu từ dịch vụ khác 1.858 2.946 2.474 1.829 1.368
Nguồn: Báo cáo quyết toán Trung tâm Chứng nhậnPhù hợp giai đoan 2010-2014
Qua số liệu bảng trên, ta thấy doanh thu của Trung tâm tăng đều từ năm 2010 đến năm 2014, tỷ lệ tăng từ 10 đến 15%. Hoạt động chính của Trung tâm đem lại doanh thu cao là hoạt động chứng nhận, đây cũng là dịch vụ chính của Trung tâm. Bên cạnh đó, hoạt động đào tạo mang tính chất hỗ trợ doanh nghiệp, markeiting kỹ thuật để hướng tới chứng nhận thì thay đổi theo các năm, tùy theo tình hình và nhu cầu của khách hàng.
Doanh thu từ hoạt động đào tạo cao nhất năm 2013 và giảm nhiều nhất năm 2012, nguyên nhân chủ yếu là do nhu cầu khách hàng. Nếu trong quá trình đánh giá chứng nhận hoặc chuẩn bị đánh giá, khách hàng còn chưa hiểu rõ tiêu chuẩn hoặc quy trình chứng nhận thì sẽ yêu cầu Trung tâm đến đào tạo.
Hoạt động chứng nhận của Trung tâm tăng cao nhất năm 2014, với doanh thu hơn 63 tỷ đồng, so với năm 2013 tăng 3%. Doanh thu từ hoạt động chứng nhận thấp nhất là năm 2010, so với doanh thu hoạt động chứng nhận năm 2014, tăng khoảng 40%. Do có sự tăng như vậy, năm 2014 Trung tâm đã triển khai thêm một số hoạt dộng chứng nhận mới, hoạt động thử nghiệm thép và hóa sinh.
Ngoài ra, doanh thu từ dịch vụ khác của Trung tâm (chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng) cũng tăng và giảm do ảnh hưởng của lãi suất ngân hàng qua các năm.
Kết quả hoạt động các loại dịch vụ theo bảng trên của Trung tâm Chứng nhận Phù hợp - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tương ứng tăng dần đều theo doanh thu từng loại hình dịch vụ chứng nhận. Theo bảng trên, ta có thể dễ dàng
nhận thấy hoạt động chứng nhận các loại hình dịch vụ tăng dần đều theo các năm theo doanh thu hàng năm.
Bảng 3.6. Kết quả hoạt động dịch vụ của Trung tâm Chứng nhận Phù hợp - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
TT Nội dung Đơn vị tính Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 1 Hoạt động chứng nhận, gồm các
loại hình sau Cuộc
- ISO 9000 Cuộc 774 1200 1421 1969 1996
- ISO 14000 39 45 55 60 64
-
Sản phẩm (bao gồm Chứng nhận hợp chuẩn và chứng nhận hợp quy theo phương thức 5)
382 900 950 1.540 1.543
- HACCP 40 45 55 58 59
- GMP 8 10 15 20 21
- GLOBAL GAP 5 6 10 12 13
2 Hoạt động đào tạo khóa 60 47 42 70 70
Nguồn: Báo cáo quyết toán Trung tâm Chứng nhận Phù hợp giai đoan 2010-2014 - Quản lý công nợ
Bên cạnh hoạt động dịch vụ đem lại nguồn thu cho Trung tâm, công tác công nợ cũng được quan tâm đúng mức. Hiện tại, lượng khách hàng của Trung tâm khá lớn, rải rác khắp các tỉnh thành trên cả nước, khách hàng chuyển tiền đánh giá chủ yếu qua tài khoản ngân hàng.
Đối với tiền gửi ngân hàng, Trung tâm hiện nay có quan hệ giao dịch với nhiều ngân hàng mở tài khoản thanh toán tại: Vietcombank, Techcombank, Viettinbank, Ngân hàng NN và PTNT Tây Đô.
Các khoản phải thu phát sinh hiện nay gồm chủ yếu phải thu khách hàng,
(người mua), Cụ thể, đặc thù công việc của Trung tâm là:
Hợp đồng chứng nhận kéo dài trong 3 năm, kể từ thời gian được cấp chứng chỉ lần đầu tiên, sáu tháng sau, chuyên gia đánh giá của Trung tâm sẽ đến Doanh nghiệp để giám sát lại tình hình duy trì hệ thống quản lý chất lượng. Vì vậy, hợp đồng chứng nhận sẽ chia giai đoạn thanh toán tiền thành 6 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Chứng nhận hệ thống
Giai đoạn 2: Giám sát hệ thống lần 1 (sau 6 tháng); Giai đoạn 2: Giám sát hệ thống lần 2 (sau 6 tháng); Giai đoạn 3: Giám sát hệ thống lần 3 (sau 6 tháng) Giai đoạn 4: Giám sát hệ thống lần 2 (sau 6 tháng); Giai đoạn 5: Giám sát hệ thống lần 3 (sau 6 tháng).
Sau lần giám sát 5 là đợt cuối, nếu khách hàng có nhu cầu xin tái chứng nhận lại thì quy trình lại lặp lại từ đầu. Vì vậy, công nợ của Trung tâm rất phức tạp trong việc phân loại mức độ nợ của khách hàng. Hiện tại, cán bộ công nợ và Lãnh đạo Trung tâm chưa chú ý đến mức độ phân loại này. Trung tâm cần theo dõi công nợ theo thời gian nợ của khách hàng và mức độ thân thiết của khách hàng.
Bảng 3.7.Chi tiết công nợ từng loại hình hoạt động phải thu của Trung tâm Chứng nhận Phù hợp giai đoạn 2010-1014 Đơn vị: Triệu đồng Phải thu khách hàng (dự nợ) từng hoạt động Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Hoạt động chứng nhận 1.867 3.493 2.248 2.227 3.715
Hoạt động đào tạo 153 183 154 151 184
Tổng cộng 2.020 3.676 2.402 2.378 3.899
Nguồn: Trung tâm Chứng nhận Phù hợp
Qua số liệu báo cáo tài chính ta thấy khoản công nợ khách hàng tương đối lớn; năm 2011 là 3.676 triệu đồng tăng 1.656 triệu đồng so với năm 2010.
Năm 2013, công nợ phải thu của khách hàng là 2.378 triệu đồng, so với năm 2014 công nợ tăng lên đến 60%. Hiện tại, phòng Kế toán của Trung tâm cũng đã cố gắng hết sức trong việc hoàn thành công nợ thu hồi từ khách hàng càng nhanh càng tốt. Tuy nhiên, theo quy trình đánh giá chứng nhận của Trung tâm, các Doanh nghiệp thanh toán tiền sau khi nhận được giấy chứng nhận. Vì vậy, phần thu hồi công nợ nhanh phụ thuộc phần lớn vào công tác chuyên môn. Ngoài ra, hợp đồng đánh giá chứng nhận thường được kéo dài trong 3 năm, sau phần chứng nhận đánh
giá ban đầu, 6 tháng sau sẽ đến chu kỳ kiểm tra giám sát, vì vậy công tác công tác công nợ của Trung tâm thường khá phức tạp và kéo dài.
Năm 2014 là năm công nợ phải thu khách hàng lớn nhất trong 5 năm phân tích, có thể nói rằng, công nợ của Trung tâm tương đối lớn nhưng đây cũng là những năm tài chính khó khăn chung cả thế giới nói chung và các doanh nghiệp Việt nam nói riêng.
Ta có thể thấy, số tiền thu về từ hoạt động dịch vụ của Trung tâm tăng trưởng mạnh mẽ qua các năm từ năm 2010 đến 2014. Sở dĩ có sự tăng trưởng mạnh mẽ trong nguồn thu như vậy là do công tác quản lý của Trung tâm đã được quán triệt từ khâu chăm sóc khách hàng, nâng cao chất lượng đánh giá, đem lại sự gia tăng cho khách hàng. Ngoài ra, một khâu vô cùng quan trọng là công tác công nợ. Do khách hàng của Trung tâm chiếm lĩnh đủ tất cả các tỉnh thành cả nước, do vậy khách hàng chủ yếu chuyển tiền chứng nhận, đào tạo qua ngân hàng.