Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI TRUNG TÂM CHỨNG
3.3.2. Thực trạng quản lý nguồn chi tài chính tại Trung tâm Chứng nhận
Trung tâm Chứng nhận Phù hợp là đơn vị sự nghiệp tự trang trải 100%. Ngay từ những ngày đầu thành lập vào năm 1999, QUACERT đã là đơn vị tự chủ về tài chính hoạt động theo cơ chế của Nghị định 10 của Chính phủ. Sau khi được phê duyệt đề án chuyển đổi theo cơ chế của Nghị định 115/2005/NĐ-CP vào năm 2005, QUACERT tiếp tục phát huy khả năng tự chủ về tài chính trong các hoạt động mà đơn vị thực hiện. Toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên của QUACERT được lấy từ nguồn thu hoạt động sự nghiệp của đơn vị. Các khoản chi phí này được áp dụng theo quy định của Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm.Trung tâm đã xây dựng cho mình một Quy chế chi tiêu nội bộ theo hướng dẫn của Thông tư số 50/2003/TT - BTC ngày 22/5/2003 có sự thống nhất ý kiến của ban lãnh đạo, công đoàn, chi uỷ và đoàn thanh niên. Ngoài ra, Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị phải được thông qua Hội nghị cán bộ, công nhân viên chức của đơn vị bằng phương pháp bỏ phiếu kiến với ít nhất 2/3 số đại biểu chính thức tán thành.
Trung tâm đặc biệt quan tâm đến khâu dự toán và chi tiêu theo dự toán được đề ra theo quy định của Nhà nước và luật Ngân sách, cụ thể như sau:
Khoảng tháng 7, theo yêu cầu của đơn vị chủ quản là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Trung tâm căn cứ vào định hướng phát triển công việc trong năm tới và khả năng của mình để xây dựng kế hoạch cho năm tiếp theo với nguồn kinh phí NSNN cấp. Tiếp đó, căn cứ vào thu chi của năm đang thực hiện, các phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch của từng phòng và trình Lãnh đạo. Sau đó, phòng Kế toán sẽ tập hợp lại và xây dựng kế hoạch toàn Trung tâm gửi đơn vị chủ quan phê duyệt.
Từ khoảng năm 2010 đến năm 2014, Trung tâm luôn có ý thức chấp hành tốt việc lập và chấp hành kế hoạch dự toán NSNN. Thể hiện trong các cuộc kiểm tra tài chính hàng năm của Bộ Khoa học và Công nghệ và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đối với Trung tâm về mặt tài chính luôn đạt yêu cầu, không xảy ra hiện tượng sai các chế độ tài chính kế toán. Ngoài ra, các khoản chi phí của Trung tâm đều phải tuân thủ chặt chẽ theo Quy chế chi tiêu nội bộ. Mọi kế hoạch thu - chi, mua sắm tài sản của Trung tâm đáp ứng công việc kịp thời, đúng thủ tục không có hiện tượng phải chờ đợi thủ tục tài chính. Cụ thể các khoản chi của Trung tâm gồm:
Nhóm 1: Chi cho người lao động:
Bảng 3.8. Chi cho người lao động tại Trung tâm Chứng nhận Phù hợp
giai đoạn 2010-2014
Đơn vị tính: triệu đồng
Năm 2010 2011 2012 2013 2014
Số tiền lương 9.594 12.612 13.745 15.315 17.601
Số cán bộ CNV/người 90 97 103 110 117
Tiền lương TB/người/1 năm 106, 6 130 133 139 150
Nguồn: Báo cáo quyết toán Trung tâm Chứng nhận Phù hợp giai đoạn 2010-1014
Theo bảng trên, mức lương của cán bộ tăng dần theo các năm, đến năm 2014 mức thu nhập bình quân 1 cán bộ/1 tháng là: 12, 5 triệu động. So với mức lương năm 2013 mức thu nhập trung bình 1 cán bộ/ 1tháng: 11, 5 triệu, năm 2014 tăng 8% so với năm 2013.
Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công và các phụ cấp khác theo quy định của Nhà nước.
Nhằm khuyến khích cán bộ lao động và với tinh thần trả lương theo tính hiệu quả của công việc, Trung tâm Chứng nhận Phù hợp xây dựng phương án chi trả lương bằng 2, 5 lần quỹ lương cơ bản của Nhà nước.
Cụ thể: Lương cơ bản: Mức lương cơ bản và tăng lương theo hệ số cơ bản của Nhà nước được thực hiện theo các quy định của Nhà Nước.
Chi trả lương: Mọi cán bộ đều được đảm bảo chi trả lương tối thiểu bằng lương cơ bản của Nhà nước. Hệ số tăng thêm được đánh giá và chi trả theo nguyên tắc sau đây:
Theo định kỳ hàng năm, Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tổ chức công tác đánh giá cán bộ. Dựa trên kết quả đánh giá cán bộ, kiến nghị của Tổ chức cán bộ và Công đoàn, Giám đốc Trung tâm sẽ trả lương cho cán bộ theo nguyên tắc:Người nào có hiệu suất công tác cao, đóng góp nhiều cho Trung tâm được hưởng nhiều hơn. Kết quả hệ số lương tăng thêm được thông báo công khai toàn Trung tâm.
Công thức tính lương: A = B+C
B =Hệ số lương và phụ cấp x lương tối thiểu
C = (Hệ số đánh giá cán bộ x 1.150.000) - (Hệ số lương và phụ cấp x lương tối thiểu)
Nhóm 2: Chi quản lý hành chính và nhiệm vụ chuyên môn
Bao gồm các khoản chi: tiền điện, tiền nước, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, tuyên truyền, hội nghị, công tác phí, cước phí điện thoại, Fax, thuê xe đi lại, vé máy bay, công tác phí, thuê mướn chuyên gia... Trước đây nhóm chi này thường bị khống chế bởi quy định của Nhà nước với định mức chi nhìn chung rất hạn hẹp và bất hợp lý. Tuy nhiên, trong cơ chế mới Trung tâm đã chủ động xây dựng tiêu chuẩn, định mức và chế độ chi tiêu nội bộ căn cứ trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật và chế độ chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước.
Lãnh đạo Trung tâm: 1.500.000 đ/ 1 tháng;
Trưởng phòng + Chuyên gia đánh giá trưởng: 500.000 đ/1tháng; Các cán bộ còn lại: 300.000 đ/tháng.
Trung tâm Chứng nhận Phù hợp là đơn vị hạch toán độc lập, hoàn toàn tự trang trải lấy thu bù chi. Do đặc thù công việc của Trung tâm là phải đi công tác thường xuyên, di chuyển địa điểm làm việc. Vì vậy, trong quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm đã quy định: các cán bộ, công nhân viên đi công tác tại Hà nội: được phụ cấp tối đa: 150.000 đ/người/ngày;
Các cán bộ, công nhân viên đi công tác không quá 200km: được phụ cấp tối đa: 200.000đ/người/ngày;
Cán bộ, công nhân viên đi công tác quá 200km: được phụ cấp tối đa: 250.000 đ/người/ngày.
Dựa vào nguồn thu của mình, nói chung các khoản chi đều được khoán ở mức cao hơn hoặc bằng so với định mức quy định của nhà nước (Trừ chi phí đi công tác nước ngoài) để khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ khi thực hiện công việc của mình.
Do đặc thù công việc của Trung tâm phải đánh giá các công ty với nhiều lĩnh vực sản xuất/kinh doanh khác nhau. Trung tâm không thể đủ các cán bộ chuyên môn để đánh giá theo yêu cầu công việc. Do vậy, để tiết kiệm chi phí Trung tâm cần phải thuê các Chuyên gia Kỹ thuật, Chuyên gia pháp lý... để hỗ trợ, tư vấn các các thành viên trong đoàn đánh giá trong công việc chuyên môn.Do đó, Trung tâm xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ chi trả cho mức thuê khoán, cụ thể:
Với chuyên gia đánh giá: mức bồi dưỡng: từ 300.000 đ đến 1.000.000 đ/ngày/người.
Để giấy chứng nhận của Trung tâm được thừa nhận Quốc tế, với mục đích: “Một giấy chứng nhận, có giá trị ở mọi nơi”, Trung tâm hàng năm phải trả phí xin công nhận của tổ chức JAS-ANZ và FOOD-PLUS, GLOBAL GAP. Các chi phí này trả theo hợp đồng ký kết giữa hai bên.
Nhóm 3: Chi mua sắm, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định
Chi mua vật tư thiết bị: các phòng ban phải có kế hoạch đầu năm và dự toán mua sắm thiết bị được lãnh đạo Trung tâm phê duyệt, sau đó lập kế hoạch gửi đơn vị chủ quản là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ phải có đầy đủ hồ sơ sau:
- Dự toán mua sắm, sửa chữa được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Phê duyệt kết quả đấu thầu hoạch quyết định chỉ định thầu của cấp có thẩm quyền (đối với trường hợp mua sắm, xây dựng, sửa chữa phải thực hiện đấu thầu);
- Phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ; thông báo giá của cơ quan có thẩm quyền (đối với trường hợp mua sắm, xây dựng, sửa chữa không thực hiện đấu thầu); Việc đấu thầu phải thực hiện theo đúng thông tư 121 của Bộ Tài chính, nghị định 48 của Chính phủ.
- Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ.
Nhìn chung đây là nhóm được quy định rất chặt chẽ trong từng phần vụ: sửa chữa nhỏ, sửa chữa lớn, mua sắm trang thiết bị chuyên dùng hoặc phục hồi giá trị sử dụng cho những tài sản cố định đã xuống cấp... Vấn đề đặt ra là phải chi đúng mức, đầy đủ, có hiệu quả nguồn vốn bỏ ra.
Nhìn vào bảng số liệu 3.9 phía dưới ta thấy, trong cơ cấu các khoản chi thường xuyên của các đơn vị sự nghiệp có thu từ năm 2010 đến năm 2014, thì các khoản chi về về mua sắm tài sản có nhu cầu tăng cao, từ năm 2010 mua sắm tài sản hết: 450 triệu đồng đến năm 2013 tăng lên 2, 063 triệu đồng. Tình hình mua săm tài sản tăng cao nhất vào năm 2014: 4.836 triệu đồng, so với năm 2013 tăng 2.773 triệu đồng. Việc này cũng phù hợp với xu thế ngày càng mở rộng thị trường chứng nhận của Trung tâm, bên cạnh các hoạt động chứng nhận, Trung tâm đang xin chỉ định thử nghiệm các sản phẩm khác như thức ăn chăn nuôi, thực phẩm, thép, gạch ngói... nên việc đầu tư máy máy móc thiết bị thử nghiệm là điều cần thiết.
Bảng 3.9. Tổng hợp chi phí của Trung tâm Chứng nhận Phù hợp giai đoạn từ 2010-2014 Đơn vị tính: triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1 Tiền lương, các khoản đóng góp 9.594 12.612 13.745 15.315 17.601
3 Dịch vụ công cộng 1087 1287 2150 2870 2970
4 Vật tư văn phòng 750 1265 1650 1960 2154
5 Thông tin liên lạc 3012 3187 3250 3950 4015
6 Hội nghị 1560 1890 1560 1560 1560
7 Công tác phí 4105 4560 4650 4990 5390
8 Thuê mướn 8308 11984 12986 14143 15187
9 Chi khác 870 980 980 1070 2070
10 Chi phí hoa hồng môi giới 1980 2270 2794 3350 3655
12 Chi mua sắm tài sản 450 679 3.466 2.063 4836
Nguồn: Báo cáo quyết toán Trung tâm Chứng nhận Phù hợp giai đoạn 2010-1014
Ta cũng nhận thấy, hoạt động chứng nhận của Trung tâm chủ yếu là cần chất xám, vì vậy mức lương của đơn vị cũng tăng dần đều theo doanh thu. Thu nhập bình quân của cán bộ từ 10 triệu đến 12 triệu/ 1 người /1 tháng. Tổng quỹ lương của Trung tâm từ năm 2010 đến năm 2011 tăng lên khoảng 24% do số lượng cán bộ tăng lên và doanh thu tăng tương ứng.
Tổng quỹ lương của Trung tâm cao nhất vào năm 2014 với số tiền: 17.601 triệu đồng, tăng so với năm 2013 là 13%. Nguyên nhân của việc tăng này là trong năm 2014 có thay đổi mức lương tối thiếu theo quy định của Nhà nước và Trung tâm tuyển thêm cán bộ mới phục vụ công tác thử nghiệm.
Trong các khoản chi, mức tổng chi về hội nghị có giảm sút do Trung tâm áp dụng triệt để tinh thần tiết kiệm chống lãnh phí, giảm thiếu các hội nghị hội thảo, công tác nước ngoài. Vì vậy, mức chi này từ năm 2011 đến năm 2014 giảm xuống khoảng 19%. Tuy các khoản chi khác có giảm nhưng riêng khoản chi về thuê mướn,
công tác phí, hoa hồng môi giới lại tăng mạnh. Nguyên nhân là do các khoản chi này chủ yếu thanh toán chi phí đi lại, thuê mướn chuyên gia kỹ thuật, chuyên gia nước ngoài và công tác phí nên khi khối lượng nghiệp vụ chuyên môn tăng doanh thu tăng thì kéo theo chí phí nghiệp vụ chuyên môn cũng tăng theo. Đề đáp ứng nhu cầu hội nhập Quốc tế, Trung tâm xin công nhận của Tổ chức JAS - ANZ cho các loại hình chứng nhận của đơn vị, nên khoản thuê mướn này cũng tăng thêm do nhu cầu của đơn vị.