1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nhân lực trong tổ chức khoa học và công
1.2.3. Nội dung quản lý nhân lực trong tổ chức khoa học và công nghệ
công lập
Quản lý nhân lực trong tổ chức khoa học và công nghệ công lập bao gồm các nội dung cơ bản sau:
1.2.3.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc đƣợc hiểu là một quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm,
quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Kết quả của phân tích công việc thể hiện trong bản mô tả công việc (Job Description) bao gồm phần việc, nhiệm vụ và trách nhiệm; bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Job Specification) bao gồm các kiến thức và khả năng của nhân viên.
Bản mô tả công việc (Job Description): Đó là kết quả căn bản của quá trình phân tích công việc, nó mô tả một cách tóm tắt công việc. Bản mô tả công việc liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt đƣợc khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu đƣợc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu đƣợc quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Job Specification): Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu đƣợc doanh nghiệp cần loại nhân viên nhƣ thế nào để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
1.2.3.2. Hoạch định nguồn nhân lực
Trƣớc hết hoạch định đƣợc hiểu là sự tiên liệu, dự đoán những thay đổi, biến thiên, phòng ngừa các rủi ro trong tƣơng lai. Hoạch định là một quá trình mang tính khoa học đồng thời mang tính nghệ thuật cao.
Để tồn tại và phát triển một tổ chức phải giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến bốn lĩnh vực cơ bản đó là: tài chính, quản lý sản xuất, marketing và QLNL. Việc giải quyết không chỉ tập trung vào những vấn đề đã và đang phát sinh đòi hỏi sự giải quyết mà phải hƣớng tới tƣơng lai nhằm
dự đoán và đối phó với những vấn đề sẽ xảy ra trong tƣơng lai. Do vậy, công tác hoạch định nguồn nhân lực là cần thiết mang lại tính chủ động, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả của hoạt động của một tổ chức.
Tuy nhiên, hoạch định nguồn nhân lực không chỉ đơn thuần chú ý đến việc dự báo và tuyển đủ số lƣợng nhân viên cần thiết cho một tổ chức. Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu, đƣa ra các chính sách và thực hiện các chƣơng trình, hoạt động bảo đảm cho tổ chức có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lƣợng và hiệu quả cao.
1.2.3.3. Tuyển dụng
Tuyển dụng nhân lực là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thoả mãn nhu cầu sử dụng của một tổ chức và bổ sung lực lƣợng lao động cần thiết nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Tuyển dụng nhân lực có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, tác động trực tiếp đến tổ chức, đến ngƣời lao động và xa hơn còn tác động đến sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc: (i) Việc tuyển dụng có hiệu quả sẽ cung cấp cho tổ chức một đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động của tổ chức. (ii)Tuyển dụng tốt giúp tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ chính trị đƣợc giao, bởi vì tuyển dụng tốt tức là tìm ra ngƣời thực hiện công việc có năng lực, phẩm chất để hoàn thành công việc đƣợc giao. (iii) Chất lƣợng của đội ngũ nhân lực tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững cho tổ chức, tuyển dụng nhân lực tốt góp phần quan trọng vào việc tạo ra “đầu vào” của nguồn nhân lực, nó quyết định đến chất lƣợng, năng lực, trình độ cán bộ nhân viên, đáp ứng đòi hỏi nhân lực của tổ chức. (iv) Tuyển dụng nhân lực tốt giúp tổ chức giảm gánh nặng chi phí thƣờng xuyên và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của tổ chức.
là quá trình “đãi cát tìm vàng”, nếu một tổ chức tuyển dụng nhân viên không đủ năng lực cần thiết, những sản phẩm cá nhân không theo đúng yêu cầu công việc thì chắc chắn sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Từ đó dẫn đến tình trạng không ổn định về mặt tổ chức, thậm chí còn là nguồn gốc gây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ, gây xáo trộn trong tổ chức, lãng phí chi phí thƣờng xuyên.
Tuyển dụng nhân lực cần phải tuân theo các nguyên tắc chính sau: (i) Bảo đảm công khai, minh bạch, khách quan và đúng pháp luật; các thông tin về tuyển dụng cần rõ ràng, dễ hiểu và đƣợc công bố rộng rãi trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng để tạo điều kiện cho mọi đối tƣợng đủ điều kiện có cơ hội tham gia thi tuyển. (ii) Bảo đảm tính cạnh tranh: Quy trình tuyển dụng tuân thủ đúng các quy định của Nhà nƣớc đảm bảo sự công bằng giữa các thí sinh, giúp các thí sinh thể hiện đƣợc năng lực thực sự của mình, từ đó lựa chọn đƣợc những ngƣời có trình độ chuyên môn vững vàng. (iii) Tuyển dụng đúng ngƣời đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và vị trí việc làm, thực sự có năng lực, trình độ đạo đức để bổ sung nhân lực vào các vị trí việc làm còn thiếu.
Tuyển dụng nhân lực đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau: (i) Thông báo tuyển dụng.
(ii) Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ. (ii) Tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển. (iv) Khám sức khoẻ.
(v) Quyết định tuyển dụng nhân viên.
1.2.3.4. Sử dụng nhân lực
a. Đối với viên chức: Sử dụng viên chức bao gồm các nội dung nhƣ: bổ nhiệm, thay đổi chức danh nghề nghiệp, thăng hạng chức danh nghề, nâng bậc lƣơng, thay đổi vị trí việc làm, biệt phái, bổ nhiệm, miễn nhiệm.
việc ở vị trí việc làm nào thì bổ nhiệm vào chức danh nghề nghiệp tƣơng ứng với vị trí việc làm đó trên cơ sở ngƣời đƣợc bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp đó thì phải có đủ tiêu chuẩn của chức danh nghề nghiệp đó.
Việc thay đổi chức danh nghề nghiệp đối với viên chức đƣợc thực hiện thông qua thi hoặc xét theo nguyên tắc bình đẳng, công khai, minh bạch, khách quan và đúng pháp luật.
Thăng hạng chức danh nghề là thăng hạng từ hạng thấp lên hạng cao hơn liền kề trong cùng ngành, lĩnh vực thông qua việc thi hoặc xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp.
Nâng bậc lƣơng: Là việc tăng lƣơng ngạch bậc cho viên chức đủ thâm niên giữ bậc, hoàn thành nhiệm vụ, không vi phạm kỷ luật theo quy định tại Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ và Thông tƣ số 08/2013/TT-BNV ngày 31/7/2013 của Bộ Nội vụ.
Thay đổi vị trí việc làm là: Việc ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập hoặc cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện chuyển viên chức sang vị trí việc làm mới nếu có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí việc làm đó khi đơn vị sự nghiệp công lập có nhu cầu.
Biệt phái viên chức là việc viên chức của đơn vị sự nghiệp công lập này đƣợc cử đi làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ trong một thời hạn nhất định. Ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập hoặc cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập quyết định việc biệt phái viên chức.
Bổ nhiệm viên chức quản lý viên: Căn cứ vào nhu cầu của đơn vị sự nghiệp công lập, ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập bổ nhiệm viên chức giữ chức vụ quản lý có thời hạn không quá 05 năm trên cơ sở tiêu chuẩn, điều kiện của chức vụ quản lý theo đúng trình tự thủ tục quy định của Nhà nƣớc. Trong thời gian giữ chức vụ quản lý, viên chức đƣợc hƣởng phụ cấp
chức vụ quản lý; đƣợc tham gia hoạt động nghề nghiệp theo chức danh nghề nghiệp đã đƣợc bổ nhiệm.
Xin thôi giữ chức vụ quản lý hoặc miễn nhiệm đối với viên chức quản lý: Viên chức quản lý có thể xin thôi giữ chức vụ quản lý hoặc đƣợc miễn nhiệm nếu thuộc một trong các trƣờng hợp sau:
- Không đủ sức khoẻ.
- Không đủ năng lực, uy tín. - Theo yêu cầu nhiệm vụ. - Vì lý do khác.
b. Đối với người lao động: Sử dụng ngƣời lao động bao gồm các nội dung nhƣ: bố trí, phân công công tác, chuyển ngạch, nâng ngạch, nâng bậc lƣơng, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Bố trí, phân công công tác cho ngƣời lao động phải dựa trên cơ sở giữa nhu cầu công tác và chuyên môn đồng thời khuyến khích ngƣời lao động tích cực học tập, tự đào tạo để hoàn thành tốt công tác đƣợc giao.
Chuyển ngạch ngƣời lao động đƣợc bố trí sang nhiệm vụ mới mà nhiệm vụ đó không phù hợp với ngạch đang đƣợc giữ thì phải chuyển sang ngạch tƣơng đƣơng phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ đƣợc giao theo quy định hiện hành.
Nâng ngạch: Nâng từ ngạch thấp lên ngạch cao hơn liền kề trong cùng ngành, lĩnh vực thông qua thi hoặc xét nâng ngạch.
Nâng bậc lƣơng: Là việc tăng lƣơng ngạch bậc cho viên chức đủ thâm niên giữ bậc, hoàn thành nhiệm vụ, không vi phạm kỷ luật theo quy định tại Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ và Thông tƣ số 08/2013/TT-BNV ngày 31/7/2013 của Bộ Nội vụ.
Thuyên chuyển công tác: Là việc chuyển ngƣời lao động từ công việc này sang công việc khác hoặc từ địa dƣ này sang địa dƣ khác nhƣng đảm bảo
thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển để cung cấp các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho ngƣời lao động.
Bổ nhiệm chức vụ quản lý: Căn cứ vào nhu cầu của đơn vị sự nghiệp công lập, ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập bổ nhiệm ngƣời lao động giữ chức vụ quản lý có thời hạn không quá 05 năm trên cơ sở tiêu chuẩn, điều kiện của chức vụ quản lý theo đúng trình tự thủ tục quy định của Nhà nƣớc.
Miễn nhiệm là việc ngƣời đứng đầu cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thôi giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý đối với ngƣời đang giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý khi chƣa hết thời hạn bổ nhiệm.
1.2.3.5. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo là các hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của ngƣời lao động để thực hiện có hiệu quả hơn chức năng và nhiệm vụ của mình.
Phát triển là các hoạt động học tập vƣợt ra khỏi phạm vi công việc trƣớc mắt của ngƣời lao động, nhằm mở cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hƣớng phát triển tƣơng lai của tổ chức.
Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho ngƣời lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, với thái độ tốt hơn, cũng nhƣ nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc tƣơng lai.
Có nhiều lý do để nói rằng công tác đào tạo và phát triển là quan trọng và cần đƣợc quan tâm đúng mức trong các tổ chức. Trong đó có ba lý do chủ yếu là: (i) Để đáp ứng yêu cầu công việc của tổ chức hay nói cách khác là để đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển tổ chức. (ii) Để đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của ngƣời lao động. (iii) Đào tạo và phát triển là những giải pháp có tính chiến lƣợc tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Các hình thức đào tạo:
- Đào tạo chính quy: Theo phƣơng thức đào tạo này ngƣời lao động sẽ đƣợc cử đi học tập trung tại các trƣờng đại học, các viện, học viện các trƣờng cán bộ viên do các bộ, ngành trung ƣơng ở trong nƣớc hoặc ở các trƣờng đại học nƣớc ngoài. Chƣơng trình học đƣợc thiết kế sẵn theo khung chƣơng trình với lƣợng thời gian tƣơng ứng, thời gian đào tạo dài, kinh phí đào tạo lớn.
- Đào tạo không chính quy: Phƣơng thức đào tạo này không đòi hỏi thời gian đào tạo dài, chi phí đào tạo thấp, ngƣời tham gia học tập vẫn có thể theo học và duy trì công việc bình thƣờng, có các hình thức đào tạo sau: (i) Đào tạo tại chỗ (cầm tay chỉ việc): Nhân viên mới học cách thực hiện công việc của ngƣời có kinh nghiệm đƣợc phân công hƣớng dẫn kèm cặp hoặc cấp dƣới thực hiện công việc theo hƣớng dẫn của cấp trên. Trong quá trình thực hiện công việc, nhân viên mới sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách ngƣời hƣớng dẫn đã chỉ dẫn. (ii) Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phƣơng pháp chuyển ngƣời nhân viên hoặc quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu đƣợc qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện đƣợc công việc cao trong tƣơng lai. (iii) Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo: Là cách tổ chức hoặc cử nhân viên tham gia các hội nghị hoặc hội thảo ở trong nƣớc hoặc nƣớc ngoài. Ngƣời học sẽ tham gia thảo luận và chia sẻ các kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết. Những kinh nghiệm và kiến thức thu đƣợc qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện đƣợc công việc cao trong tƣơng lai. (iv) Đào tạo theo kiểu chƣơng trình hóa, với sự trợ giúp của máy tính: Đây là phƣơng pháp đào tạo hiện đại đƣợc sử dụng rộng rãi trên thế giới. Theo phƣơng pháp này, chƣơng trình đào tạo đƣợc viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính. Phƣơng pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng
mà không cần có ngƣời dạy. (v) Các phƣơng pháp khác bao gồm mô hình hóa hành vi, trò chơi quản lý, thảo luận các bài tập tình huống, đóng vai và diễn kịch, đào tạo kỹ năng xử ký công văn, giấy tờ. Đào tạo từ xa là phƣơng thức đào tạo mà giữa ngƣời dạy và ngƣời học chỉ gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian rất ngắn để hƣớng dẫn cách học và cung cấp tài liệu nhƣ đĩa CD, DVD, giáo trình, internet…
1.2.3.6. Duy trì nguồn nhân lực
Đánh giá nhân lực là sự đánh giá có hệ thống và chính thức kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đánh giá năng lực chuyên môn nghiệp vụ, đánh giá tiềm năng và đánh giá động cơ làm việc của nhân viên, trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đƣợc xây dựng, hoặc so sánh với các mục tiêu đã đƣợc đặt ra, hoặc so sánh với các nhân viên khác cùng thực hiện công việc đó trong điều kiện tƣơng tự và có sự thảo luận với ngƣời lao động về kết quả đánh giá đó.
Đánh giá nhân lực trong một tổ chức là công việc rất cần thiết trong QLNL vì những lý do sau: (i) Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn, các nhân viên khác từ đó giúp nhân viên sửa chữa, điều chỉnh các sai lầm trong quá trình thực hiện công việc. (ii) Kích thích động viên nhân viên có những ý tƣởng sáng tạo, phát triển nhận thức về trách nhiệm, và thúc đẩy nỗ lực trong thực hiện