II- Các bớc thiết kế:
tà i: Tin học văn phòng Chọn kiểu trình diễn cho các dòng chữ
Chọn kiểu trình diễn cho các dòng chữ
Để các dòng chữ hiển thị một cách sinh động, không tẻ nhạt hoặc đơn điệu, PowerPoint cung cấp cho bạn 12 kiểu khác nhau
Để có hộp thoại này, bạn chọn lệnh Slide Show\Preset Adimation.
Bớc 4:
Định trình tự trình diễn: Bạn hãy chọn trình tự trình diễn cho Tiêu đề (Title) và nội dung phần dới của Slide (Text, đến Textn) bằng lệnh nh hớng dẫn ở bớc 6.
Cuối cùng, bạn kích hoạt nút (Slide Show) để PowerPoint trình diễn toàn bộ tài liệu của bạn.
iv. IN ấN CáC SLIDE
Ngoài việc cho trình diễn trên máy, bạn cũng có thể in ấn toàn bộ hoặc một phần nội dung các màn hình trình diễn đã thiết lập- và dĩ nhiên, tài liệu in ấn này chỉ có tác động “tĩnh”
Gọi lệnh Print… từ Menu File…, bạn có hộp thoại Print…
Printer: là các thông số về máy in đang dùng (bạn không cần quan tâm đến các thông số này, vì chỉ cần đặt một lần khi cài đặt cho máy tính).
Print range: có: All- Curent slide- Slides: bạn hãy đánh ố thứ tự slide vào ô, theo cú pháp: 1;3; (nghĩa là in slide 1 rồi slide 3) hoặc là 5-12 (nghĩa là in các slide từ số 5 đến số 12).
Print what: Slides (without animation: nghĩa là ta chọn in hay không in phần hoạt hình.
Copies: Bạn hãy đánh số bản muốn in vào ô Number of copies, và chọn Collate để máy in theo thứ tự thông thờng 1,2,3
Vì máy in của ta đa phần là Laser đen trắng, nên bạn chọn Black & white ở phía dới.
C. CHUYểN MộT TàI LIệU ở WORD SANG KIểU TRìNH DIễN POWERPOINT. POWERPOINT.
Khi một tài liệu đang ở Word, muốn chuyển sang dạng trình diễn bằng PowerPoint, bạn hãy chọn file đó, rồi chọn lệnh File\Send To hộp thoại hiển thị, trong đó có nhiều lựa chọn, bạn hãy chọn Microsoft PowerPoint, lúc này toàn bộ tài liệu đó sẽ đợc máy tự động chuyển sang dạng file trình diễn PowerPoint.
Bạn cần chú ý
a. Trớc khi sử dụng lệnh trên, thì bạn phải sử dụng menu View\Document Map, để chuyển dàn bài của tài liệu về các dạng Style khác nhau, theo thứ tự từ Heading 1 đến Heading n. Có nh thế, toàn bộ tài liệu đó mới đợc PowerPoint trình diễn đầy đủ.
b. Sau khi đã chọn PowerPoint, thì toàn bộ tài liệu đó đã hoàn toàn đợc chuyển sang dạng trình diễn của PowerPoint, đợc sắp xếp ở các Slide liên tiếp theo các Heading mà bạn đã định dạng.
c. Nếu nội dung từng đoạn vợt quá một slide,bạn hãy dùng lệnh insert\dup licate slide để mở thêm slide (A1,A2 ,A3 vv…),để có thêm một slide bổ sung, đủ chỗ chứa nội dung quá dài đó mà Slide Akhông đủ thời gian. Để tránh sự trùng lặp khi cho trình diễn đoạn này, bạn hãy thực hiện thao tác xoá phần đầu, phần cuối đã có ở các Slide A, A1,A2…( bạn có rất nhiều cách để loại bỏ những đoạn trùng lặp ở các Slide vừa tạo lập, tuỳ theo cách lựa chọn của bạn), nhằm đạt mục đích cuối cùng là nội dung của đoạn sẽ đợc trình diễn đầy đủ và liên tục từ A đến A1, A2, A3 … Bạn nên chú ý đánh dấu các Slide để không bị nhầm lẫn. Bạn cũng làm nh vậy đối với các đoạn văn bản khác, cho toàn bộ tài liệu.
d. Việc xoá bỏ những đoạn trùng lặp vừa giới thiệu là cần thiết, vì nếu không, máy vẫn trình diễn những đoạn trùng lặp đó- mà lúc này chúng đã đợc “ẩn” đi- cho đến khi kết thúc, nên chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian chờ đợi vô ích.
e. Bạn có thể dùng lệnh Page Setup để chuyển hớng trang: Portrait (chiều dọc A4) hoặc Landscape(chiều ngang A4) ở File\Page Setup…\Portrait hoặc Landscape, sau đó bạn điều chỉnh kích cỡ trang cho phù hợp. f. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh tạo liên kết (Links), để việc trình
diễn thêm linh hoạt và tài liệu của ta không bị “quá dài”. Bạn nhớ đa cách trình diễn trở về kiểu kích hoạt bằng tay.