3.3. Phân tắch thực trạng kiểm soát chithƣờng xuyên Ngân sáchnhà nƣớc qua
3.3.3. Kiểm soát tắnh hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ chi ngân sáchnhà
nhà nƣớc
Tại KBNN Tứ Kỳ, cán bộ làm công tác kiểm soát chi NSNN kiểm tra tắnh hợp pháp tức là kiểm tra xem hóa đơn, chứng từ, biên lai, lệ phắẦ có đúng theo quy định tại văn bản của pháp luật hay không. Kiểm tra tắnh hợp lệ đƣợc hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên
hóa đơn, chứng từ đảm bảo đầy đủ con dấu và chữ kýẦ Công tác này đƣợc cụ thể hóa thành những công việc sau:
3.3.3.1. Hoạt động kiểm soát mẫu dấu của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
Qua thực tế hoạt động kiểm soát mẫu dấu của đơn vị sử dụng NSNN, một số lỗi mắc phải của các đơn vị nhƣ sau:
- Lỗi thiếu dấu.
- Dấu trên hồ sơ, chứng từ của đơn vị sử dụng NSNN khác với mẫu dấu đã đăng ký tại cơ quan KBNN.
- Lỗi dấu bị tẩy xóa, bị nhòe.
- Lỗi thuộc về cán bộ kiểm soát chi NSNN qua KBNN: Lỗi bỏ sót, không phát hiện ra những hồ sơ, chứng từ thiếu dấu của đơn vị.
Tình hình kiểm soát mẫu dấu của đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN nhƣ sau:
Bảng 3.5. Thống kê lỗi kiểm soát mẫu dấu giai đoạn 2012-2014
STT Tên lỗi Số lƣợng lỗi Nguyên nhân xảy ra lỗi
2012 2013 2014
Lỗi thuộc về đơn vị sử dụng NSNN
1 Lỗi thiếu dấu 22 28 19
Nhân viên đơn vị sử dụng NSNN không nắm rõ quy định của cơ quan Kho bạc
2
Dấu trên hồ sơ, chứng từ khác với mẫu dấu đã đăng ký tại cơ quan KBNN
15 13 14
Đơn vị đã làm thủ tục thay đổi mẫu dấu mới với cơ quan chức năng nhƣng kế toán đơn vị chƣa đăng ký làm thủ tục thay đổi mẫu dấu mới với cơ quan Kho bạc
3 Lỗi dấu bị tẩy
xóa, bị nhòe 11 17 12
Kế toán đơn vị khi đóng dấu đã đổ nhiều mực con dấu, làm dấu bị ƣớt quá nhiều nên khi đóng lên chứng từ bị nhòe
Lỗi thuộc về cán bộ kiểm soát chi
1
Lỗi bỏ sót, không phát hiện
ra những hồ sơ, 10 9 12
Cán bộ kiểm soát chi bất cẩn trong rà soát các liên giấy tờ
dấu của đơn vị
Tổng cộng 58 67 57
Nguồn: Kho bạc Nhà nước Tứ Kỳ
Theo dõi thống kê số lỗi phát sinh qua kiểm soát chi NSNN qua KBNN Tứ Kỳ, ta thấy đƣợc hoạt động kiểm soát chi đã phát huy đƣợc tác dụng trong việc kiểm soát lỗi phát sinh trong các hồ sơ, chứng từ của các đơn vị sử dụng NSNN và cả lỗi chủ quan thuộc về các cán bộ thực hiện kiểm soát chi NSNN. Tuy nhiên qua đó cũng cho thấy:
- Các đơn vị sử dụng NSNN chƣa thật sự sát sao trong việc kiểm tra hồ sơ trƣớc khi gửi lên KBNN Tứ Kỳ mặc dù đã có những hƣớng dẫn rất chi tiết từ KBNN. Điều này thể hiện ở số lỗi phát sinh hằng năm tuy có xu hƣớng giảm nhƣng vẫn còn rất lớn, tỷ lệ giảm thấp và không ổn định.
- Một số cán bộ kiểm soát chi NSNN tại KBNN Tứ Kỳ còn chủ quan trong khi thực hiện nhiệm vụ, dẫn đến việc bỏ sót, không phát hiện ra những hồ sơ, chứng từ thiếu dấu của các đơn vị sử dụng NSNN.
3.3.3.2. Hoạt động kiểm soát chữ ký của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
Chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trƣởng đơn vị sử dụng NSNN là một trong những điều kiện bắt buộc phải đăng ký với cơ quan KBNN nơi giao dịch. Khi thực hiện thanh toán hồ sơ, chứng từ, chữ ký trên hồ sơ thanh toán phải là chữ ký tƣơi, không phải là chữ ký photocopy, chữ ký không đƣợc tẩy xóa, mờ, nhòe, mẫu chữ ký thống nhất trên mọi chứng từ và đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký tại cơ quan KBNN nơi giao dịch. Trƣờng hợp đặc biệt đối với các đơn vị chƣa có chức danh Kế toán trƣởng thì phải cử ngƣời Phụ trách kế toán giao dịch với KBNN, chữ ký Kế toán trƣởng đƣợc thay bằng chữ kỹ của ngƣời Phụ trách kế toán của đơn vị đó. Ngƣời phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn quy định cho Kế toán trƣởng. Chữ ký của Kế toán trƣởng các đơn vị thuộc lực lƣợng vũ trang thực hiện theo quy định riêng.
Qua thực tế hoạt động kiểm soát chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN, một số lỗi mắc phải của các đơn vị nhƣ sau:
chƣa đƣợc đăng ký tại KBNN.
- Lỗi chữ ký của Kế toán trƣởng trên chứng từ chƣa đƣợc đăng ký tại KBNN. - Lỗi về thủ tục đăng ký mẫu chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN.
- Lỗi thuộc về cán bộ kiểm soát chi NSNN qua KBNN: Lỗi kiểm soát sai sót về chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN.
Bảng 3.6. Thống kê lỗi kiểm soát chữ ký giai đoạn 2012-2014
STT Tên lỗi Số lƣợng lỗi Nguyên nhân xảy ra lỗi
2012 2013 2014
Lỗi thuộc về đơn vị sử dụng NSNN
1 Lỗi chữ ký của chủ tài khoản chƣa đƣợc đăng ký tại KBNN 33 30 22
Chức danh của ngƣời đƣợc ủy quyền không đƣợc đăng ký tại cơ quan KBNN, dẫn đến ngƣời đƣợc ủy quyền chƣa có tƣ cách pháp nhân, chữ ký của ngƣời này sẽ không có giá trị về mặt pháp lý 2 Lỗi chữ ký của Kế toán trƣởng trên chứng từ chƣa đƣợc đăng ký tại KBNN 18 21 16
Kế toán trƣởng của đơn vị chƣa đăng ký với cơ quan KBNN; Thiếu chữ ký của Kế toán trƣởng do kế toán viên của đơn vị không rà soát kỹ hồ sơ trƣớc khi đƣa lên KBNN
3 Lỗi về thủ tục đăng ký mẫu chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN 12 12 9
Kế toán của đơn vị nhầm lẫn do không xem kỹ các mẫu đăng ký, chủ quan trong thực thi công việc
Lỗi thuộc về cán bộ kiểm soát chi
1
Lỗi kiểm soát sai sót về chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN
9 6 4 Sự chủ quan của ngƣời làm kiểm soát chi
Tổng cộng 72 69 51
Nguồn: Kho bạc Nhà nước Tứ Kỳ
thiểu đáng kể các lỗi phát sinh về chữ ký trong hồ sơ, chứng từ của các đơn vị sử dụng NSNN khi trình hồ sơ, chứng từ lên KBNN Tứ Kỳ.
- Đối với lỗi thuộc về đơn vị sử dụng NSNN năm 2014 đã giảm khoảng 25% so với năm 2012, trong đó, lỗi về chữ ký của chủ tài khoản chƣa đƣợc đăng ký tại KBNN giảm lớn nhất với mức giảm 33%.
- Đối với lỗi thuộc về cán bộ kiểm soát chi NSNN của KBNN thì kiểm soát chữ ký của các đơn vị sử dụng NSNN đã thực hiện công việc khá tốt khi lỗi mắc phải thấp và có xu hƣớng giảm mạnh trong thời gian gần đây. Cụ thể, năm 2014 giảm 55,55% so với năm 2012. Có đƣợc thành công này là do trong thời gian qua, KBNN Trung ƣơng và KBNN Tứ Kỳ đã quan tâm tạo điều kiện cho các cán bộ làm công tác kiểm soát chi tham gia các lớp học tập, đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu để ngày càng nâng cao trình độ và kỹ năng thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi.
3.3.3.3. Hoạt động kiểm soát thủ tục hồ sơ, chứng từ của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
Cán bộ làm công tác kiểm soát chi NSNN tại KBNN Tứ Kỳ ngoài việc kiểm tra về mặt con dấu, chữ ký trên hồ sơ, chứng từ của đơn vị sử dụng NSNN còn phải thực hiện kiểm tra cả về mặt thủ tục hồ sơ, chứng từ nhƣ: mẫu biểu quy định, cách thức ghi chép, số lƣợng hồ sơ, chứng từ so với các văn bản quy phạm pháp luật. Thời gian qua, một số đơn vị sử dụng NSNN đã bị cơ quan KBNN Tứ Kỳ từ chối tạm thời một số khoản chi thanh toán do ghi thiếu thông tin, thông tin sai, sửa đổi thông tin trên chứng từ và nhiều nguyên nhân khácẦ
Qua thực tế hoạt động kiểm soát thủ tục hồ sơ, chứng từ của đơn vị sử dụng NSNN, một số lỗi mắc phải của các đơn vị nhƣ sau:
- Lỗi ghi thiếu thông tin, thông tin sai, thông tin bị sửa trên hồ sơ, chứng từ. - Lỗi hồ sơ thanh toán thiếu thủ tục (thiếu hợp đồng, thiếu hóa đơn,Ầ). - Lỗi phản ánh sai mã nội dung kinh tế của các khoản chi NSNN.
- Lỗi thuộc về cán bộ kiểm soát chi NSNN qua KBNN: Lỗi kiểm .soát sai sót về chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN.
- Lỗi định khoản các khoản chi.
Kết quả hoạt động kiểm soát thủ tục hồ sơ, chứng từ của đơn vị sử dụng NSNN tại KBNN Tứ Kỳ trong giai đoạn 2012-2014 đã cho thấy những tắn hiện khá khả quan, đƣợc thể hiện ở bảng sau đây:
Bảng 3.7. Thống kê lỗi kiểm soát thủ tục hồ sơ, chứng từ giai đoạn 2012-2014
STT Tên lỗi Số lƣợng lỗi Nguyên nhân xảy ra lỗi
2012 2013 2014 Lỗi thuộc về đơn vị sử dụng NSNN
1
Lỗi ghi thiếu thông tin, thông tin sai, thông tin bị sửa đổi
52 47 34
Do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan trong quá trình thành lập hồ sơ, chừng từ của đơn vị sử dụng NSNN
2
Lỗi hồ sơ thanh toán thiếu thủ tục
40 32 29
Do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan trong quá trình thành lập hồ sơ, chừng từ của đơn vị sử dụng NSNN
3
Lỗi phản ánh sai mã nội dung kinh tế của các khoản chi NSNN
28 25 12
Cán bộ kế toán đơn vị nắm không chắc mã nội dung kinh tế nên đã hạch toán sai mã
Lỗi thuộc về cán bộ kiểm soát chi
1
Lỗi không lƣu hợp đồng thanh toán, biên bản thanh lý hợp đồng
12 14 10
Cán bộ kiểm soát chi khi lƣu hồ sơ không rà soát lại các thủ tục, bỏ nhầm hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng vào bộ tài liệu trả lại cho đơn vị mà không biết
các khoản chi nhiều kinh nghiệm trong công tác kiểm soát chi
Tổng cộng 145 129 93
Nguồn: Kho bạc Nhà nước Tứ Kỳ
Qua đó có thể khẳng định rằng, tuy hoạt động kiểm soát chi NSNN tại KBNN Tứ Kỳ trong thời gian qua đã phát huy tác dụng trong việc hạn chế lỗi phát sinh trong thủ tục hồ sơ, chứng từ của đơn vị sử dụng NSNN, nhƣng thực tế lại cho thấy sự thiếu trách nhiệm của một số đơn vị sử dụng NSNN cũng nhƣ của một bộ phận cán bộ làm công tác kiểm soát chi NSNN tại KBNN Tứ Kỳ. Điều này thể hiện ở số lƣợng lỗi phát sinh còn lớn, mà nguyên nhân phần nhiều là do ý thức chủ quan của đội ngũ kế toán trong các đơn vị cũng nhƣ đội ngũ cán bộ thực hiện kiểm soát chi tại Kho bạc.