Kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định

3.3. Phân tắch thực trạng kiểm soát chithƣờng xuyên Ngân sáchnhà nƣớc qua

3.3.4. Kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định

Những năm gần đây, chất lƣợng kiểm soát chi của KBNN Tứ Kỳ ngày càng đƣợc nâng cao, góp phần vào tăng tắnh hiệu quả của các khoản chi. Các khoản chi đảm bảo đủ điều kiện chi ngân sách ỘĐã có trong dự toán ngân sách đƣợc giao, Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, Đã đƣợc thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền quyết định chi, Hồ sơ tài liệu có liên quanỢ. Kiểm soát chi chặt chẽ đã hạn chế đƣợc tình trạng lãng phắ, tham nhũng trong việc chi tiêu ngân sách.

Ngoài những chế độ, chắnh sách, định mức chung Kho bạc còn phải thu thập, tìm hiểu các định mức, chế độ của riêng từng ngành, từng lĩnh vực để áp dụng trong kiểm soát chi, đảm bảo các khoản chi thực sự đạt hiệu quả.

Quy trình kiểm soát chi Kho bạc Nhà nƣớc Tứ Kỳ thực hiện theo đúng quy định tại thông tƣ số 79/2003/TT-BTC, Thông tƣ số 161/2012/TT-BTC, ngày 02/10/2012 thay thê thông tƣ số 79/2003/TT-BTC quy định về kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách qua Kho bạc. Thông tƣ số 60/2003/TT-BTC quy định về quản lý ngân sách xã và hoạt động tài chắnh khác của xã, phƣờng, thị trấn. Thông tƣ Số: 81/2006/TT-BTC, ngày 09/06/2006, hƣớng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với

các đơn vị sự nghiệp công lập.

3.3.4.1. Kiểm soát chi các khoản thanh toán cho con người

Nội dung chi thanh toán cho con ngƣời gồm: tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp lƣơng, học bổng, học sinh, sinh viên, tiền lƣơng, phúc lợi tập thểẦ đƣợc phản ánh từ mục 6000 đến 6400 theo Mục lục ngân sách. Các khoản chi cho con ngƣời trên địa bàn huyệnTứ Kỳ hàng năm chiếm khoảng 30 đến 40 % tổng số chi thƣờng xuyên của các đơn vị sử dụng ngân sách.

Công tác kiểm soát chi lƣơng, phụ cấp đã góp phần vào việc thanh toán đúng, đủ chế độ cho ngƣời lao động, giải thắch cho một số đơn vị sử dụng ngân sách hiểu rõ ràng hơn về các chế độ thanh toán cho ngƣời lao động nhƣ chế độ làm thêm giờ, chế độ phụ cấp công vụ, chế độ nghỉ phép, thanh toán thu nhập tăng thêmẦ, hạn chế tình trạng đơn vị lập danh sách để thanh toán cho ngƣời lao động các nhiệm vụ đã đƣợc trả lƣơng, hoặc tình trạng thanh toán không đầy đủ các khoản chi cho cán bộ. Hiện nay, có khoảng 60% các đơn vị sử dụng ngân sách trả lƣơng cho cán bộ qua tài khoản ATM. Với mục tiêu KBNN sẽ thanh toán trực tiếp các khoản chi cho con ngƣời cho từng đối tƣợng đƣợc hƣởng, tiến tới 100% cán bộ, công chức, viên chức đƣợc thanh toán lƣơng, phụ cấp qua thẻ ATM theo đúng quy định tại điều 7, thông tƣ 164/2011/TT-BTC, ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chắnh, quy định về quản lý thu, chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nƣớc.

Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chắnh thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP, đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chắnh phủ: thực hiện theo Thông tƣ số 18/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chắnh hƣớng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với cơ quan nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phắ quản lý hành chắnh; Thông tƣ số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài chắnh hƣớng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chắnh.

- Đầu năm, đơn vị sử dụng NSNN gửi Kho bạc dự toán chi NSNN năm đƣợc duyệt trong đó có khoản chi về lƣơng và phụ cấp lƣơng, bảng đăng ký biên chế quỹ lƣơng đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt (Sở nội vụ duyệt cho đơn vị sử dụng NSNN cấp huyện; phòng nội vụ duyệt cho cấp huyện; dơn vị trung ƣơng đóng trên địa bàn huyện do cơ quan chủ quản cấp trên duyệt).

- Trong năm, khi có sự thay đổi về biên chế, quỹ lƣơng, đơn vị sử sụng NSNN phải bổ sung đăng ký điều chỉnh đã đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Hàng tháng, khi nhận giấy rút dự toán NSNN kèm dang sách chi trả lƣơng, phụ cấp lƣơng và bảng tăng, giảm biên chế, quỹ lƣơng (nếu có) do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, Kho bạc đối chiếu danh sách chi trả lƣơng, phụ cấp lƣơng với bản đăng ký biên chế quỹ lƣơng năm hoặc bảng đăng ký điều chỉnh, kiểm tra tắnh hợp pháp hợp lệ của giấy rút dự toán, kiểm tra số dƣ dự toán, tồn quỹ ngân sáchẦ Nếu chƣa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chƣa đầy đủ, sai các yếu tố trên chứng từ thì trả lại hồ sơ và hƣớng dẫ đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Nếu phát hiện chi không đúng chế độ; tồn quỹ ngân sách, số dƣ dự toán không đủ thanh toán thì từ chối, thông báo và tra lại hồ sơ cho đơn vị. Nếu đủ điều kiện cấp phát thì, Kho bạc thực hiện thanh toán cho đơn vị để chi trả cho ngƣời đƣợc hƣởng.

Bảng 3.8. Tình hình chi các khoản thanh toán cho cá nhân quan KBNN Tứ Kỳ giai đoạn 2010-2014

Đơn vị: triệu đồng

TT Nội dung Năm

2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 1 Tiền lƣơng 86.475 92.138 103.993 111.003 121.532 2 Tiền công 1.846 1.932 2.384 2.976 3.392 3 Phụ cấp lƣơng 45.564 49.342 52.166 57.949 61.992 4 Học bổng 442 611 726 812 816 5 Tiền thƣởng 1.101 1.318 1.814 2.019 2.392 6 Phúc lợi TT 1.118 1.002 1.225 1.316 1.396

7 Các khoản đóng góp 18.135 26.212 27.023 31.621 34.037 8 Các khoản TT khác 13.888 14.158 15.199 18.487 22.193

Tổng cộng 168.569 186.713 204.230 226.183 247.750

Nguồn: Báo chi NSNN theo MLNS các năm từ 2010-2014

Từ năm 2010 các khoản chi thanh toán cho cá nhân tăng từ 168.569 triệu đồng đến năm 2014 đạt 247.750 triệu đồng. Có thể thấy chi NSNN cho tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp tăng nhƣng chiếm tỷ lệ khá ổn định trong tổng số chi thanh toán cho cá nhân qua các năm, nguyên nhân chủ yếu là do chắnh sách, chế độ tiền lƣơng của Nhà nƣớc các năm gần đây đã đƣợc cải thiện đáng kể, tiền lƣơng tăng theo lộ trình mỗi năm đã góp phần nâng cao đời sống của cán bộ viên chức; đồng thời các khoản chi khác cho cá nhân ngoài tiền công, tiền lƣơng, phụ cấp đã đƣợc tắnh toán, áp định mức và khoán tƣơng đối phù hợp.

Để kiểm soát thực hiện dự toán chi thƣờng xuyên tai kho bạc, kế toán viên KBNN Tứ Kỳ tiến hành kiểm soát bộ giấy rút dự toán NSNN và các yếu tố, nội dung ghi trên giấy rút dự toán xem có xảy ra sai sót gì không. Nội dung kiểm soát và cách xử lý đƣợc thể hiện ở.

Bảng 3.9. Tóm tắt nội dung kiểm soát và các lỗi thƣờng mắc phải, các xử lý các khoản chi thanh toán cho cá nhân tại KBNN Tứ Kỳ

Thủ tục giấy tờ chi thanh toán cho cá Nội dung các khoản nhân

Các lỗi thƣờng

mắc phải Cách xử lý khi kiểm soát

1) Giấy rút dự toán ngân sách. 2) Danh sách chi lƣơng và tài khoản cá nhân (nếu là thanh toán qua ngân hàng).

- Chi lƣơng - Chi tiền công

- Chi phụ cấp chức vụ - Chi phụ cấp ngành - Chi phụ cấp nghề - Chi phụ cấp thâm niên - Chi phụ cấp vƣợt khung - Chi phụ cấp kiêm nhiệm - Chi cấp trách nhiệm - Sai mục lục ngân sách - Sai chế độ tiêu chuẩn định mức. - Sai các yếu tố trên chứng từ nhƣ: + Sai mẫu giấy rút dự toán + Sai số tiền bằng số bằng chữ + Sai do chênh lệch số tiền giữa giấy rút và danh

- Nếu chƣa đầy đủ điều kiện thanh toán thì trả lại giấy rút và hƣớng dẫn đơn vị hoàn chỉnh giấy rút theo đúng quy định. - Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán , kế toán kiểm soát chi thƣờng

sách chuyển lƣơng + Đóng dấu quá mờ không nhìn rõ chữẦ xuyêntrực tiếp thực hiện tuần tự các bƣớc tiến hành thanh toán.

Nguồn: KBNN Tứ Kỳ, Hải Dương

Một thực trạng đang diễn ra tại KBNN Tứ Kỳ trong thời gian nghiên cứu đó là các lỗi sai sót trên chứng từ rất nhiều. Mặc dù đây là những khoản chi rất thƣờng xuyên và ắt biến động , xong vẫn xảy ra tình trạng sai sót . Tỷ lệ % số món sai sót do phải trả làm lại giấy rút cao . Lỗi sai về các yếu tố ghi trên chứng từ chiếm khá cao so với tổng các lỗi sai sót.

Trong số 157 đơn vi ̣ mà KBNN Tứ Kỳ phụ trách , tỷ lệ các lỗi sai phạm của năm 2010 đến năm 2014 đã có xu hƣớng giảm tƣ̀ 7,01% của năm 2010 xuống 5,47% năm 2014. Tuy nhiên tỷ lệ các lỗi sai phạm qua các năm vẫn có năm tăng năm giảm, điều này phản ánh tình trạng đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc vẫn diễn ra rất phức tạp . Hơn nữa thực tế cho thấy do mẫu giấy rút dự toán thì ngày càng phức tạp và dài dòng , kế toán các đơn vi ̣ một số là chuyên nghiệp còn một số là kiêm nhiệm lên chƣa thực sự đầu tƣ thời gian cũng nhƣ tập trung vào công tác kế toán tại đơn vị, dẫn đến việc sai sót các lỗi dù rất đơn giản.

Bảng 3.10. Kết quả thực hiện công tác kiểm soát chi thanh toá n cho cá nhân qua KBNN Tứ Kỳ giai đoạn 2010-2014

Đơn vị: món; %

Chỉ tiêu 2010 2011 2012 2013 2014

Tổng số món thanh toán cho cá nhân 2.865 3.211 3.859 4.029 4.313 Số món thanh toán sai bi ̣ trả la ̣i 201 182 172 263 236

Trong đó

Chi vƣợt dự toán 3 0 1 1 3 Sai mục lục ngân 66 52 47 41 58 Sai chế độ tiêu chuẩn định

mức 40 36 42 30 33

Thiếu hồ sơ thủ tục 4 1 0 2 1 Sai các yếu tố ghi trên chứng 88 93 82 41 26

từ

Tỷ lệ các món sai trên tổng số món

thanh toán(%) 7,01 5,66 4,5 6,5 5,47

Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi thường xuyên NSNN của KBNN Tứ Kỳ

Việc kiểm soát và thanh toán lƣơng thƣờng tập trung vào khoảng thời gian từ ngày mồng 5 đến ngày mồng 10, do thói quen thanh toán lƣơng vào đầu các tháng,trong thời gian này phải tiến hành kiểm soát và thanh toán lƣơng cho hơn một trăm đơn vị, hơn nữa việc sai sót chứng từ vẫn xảy ra khiến cho lƣợng khách hàng đầu tháng đến KBNN Tứ Kỳ rất đông khiến cho việc các đơn vị phải chờ đợi kiểm soát, chờ đợi thanh toán, có nhiều lúc còn phải chờ đợi KBNN Tứ Kỳ rút tiền từ ngân hàng về.

KBNN Tứ Kỳ mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Công thƣơng Hải Dƣơng - Phòng giao dịch Tứ Kỳ, cũng còn gặp nhiều khó khăn trong việc huy động tiền mặt. Mặc dù việc rút tiền gửi của KBNN Tứ Kỳ tại Ngân hàng Công thƣơng Hải Dƣơng - Phòng giao dịch Tứ Kỳ đều có kế hoạch và đƣợc báo trƣớc một ngày, xong khi rút tới lƣợng tiềnlớn thì KBNN Tứ Kỳ thƣờng xuyên phải chờ đợi ngân hàng huy động tiền mặt từ các phòng giao dịch về rất vất vả và mất thời gian chờ đợi. Điều này đã làm ảnh hƣởng rất lớn đến việc thanh toán lƣơng của KBNN Tứ Kỳ cho các đơn vị hƣởng lƣơng từ NSNN.

Mă ̣t khác, do tỷ tro ̣ng thanh toán lƣơng và các khoản theo lƣơng bằng tiền mă ̣t vẫn khá cao , mặc dù tỷ trọng này có xu hƣớng giảm: năm 2010 tỷ lệ cấp phát thanh toán lƣơng bằng tiền mặt chiếm tỷ lệ 100% đến năm 2012 tỷ lệ này giảm xuống còn 57,7% và đến năm 2014 còn 19,4%, số đơn vi ̣ chuyển lƣơng qua ngân hàng có xu hƣớng tăng dẫn đến tỷ trọng thanh toán bằng chuyển khoản tăng lên :, năm 2011 đa ̣t 24,97%, sang năm 2012 đa ̣t 42,2% và sang năm 2014 tăng lên 80,6% số tiền lƣơng chuyển ngân hàng khá cao (Bảng 3.8). Bên cạnh đó, do một số đơn vị xa trung tâm huyện, lƣợng cây ATM ắt và hoạt động chƣa có hiệu quả nên vẫn còn rút bằng tiền mặt là chủ yếu.

Bảng 3.11.Các hình thức thanh toán lƣơng tại Kho bạc Tứ Kỳ

Chỉ tiêu Loại hình thanh toán

Tổng cộng

Tiền mặt Chuyển khoản

Năm 2010 Số đơn vị 157 0 157 Tỷ trọng đơn vị (%) 100 0 Giá trị (triệu đồng) 136.546 0 136.546 Tỷ trọng giá tri ̣ (%) 100 0 Năm 2011 Số đơn vị 132 25 157 Tỷ trọng đơn vị (%) 84,1 15,9 Giá trị (triệu đồng) 109.801 36.542 146.343 Tỷ trọng giá tri ̣ (%) 75,02 24,97 Năm 2012 Số đơn vị 82 75 157 Tỷ trọng đơn vị (%) 52,2 47,8 Giá trị (triệu đồng) 93.597 68.411 162.008 Tỷ trọng giá tri ̣ (%) 57,7 42,2 Năm 2013 Số đơn vị 109.801 96 157 Tỷ trọng đơn vị (%) 38,8 61 Giá trị (triệu đồng) 83.420 92.655 176.075 Tỷ trọng giá tri ̣ (%) 47,37 52,62 Năm 2014 Số đơn vị 52 105 157 Tỷ trọng đơn vị (%) 33,1 66,9 Giá trị (triệu đồng) 37.128 154.392 191.520 Tỷ trọng giá tri ̣ (%) 19,4 80,6

Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi thường xuyênNSNN của KBNN Tứ Kỳ 3.3.4.2. Kiểm soát chi về chế độ chi tổ chức hội nghị, công tác phắ, tiếp khách

Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn sẽ đƣợc phân tắch tiếp theo đây là những khoản chi đảm bảo cho hoạt động của toàn bộ bộ máy hoạt động của các đơn vị, đƣợc quy định trong dự toán chi thƣờng xuyên đƣợc quy định từ mục 6500 đến

vụ chuyên môn cho từng lĩnh vực, giấy rút dự toán NSNN của đơn vị sử dụng NSNN và các hồ sơ, chứng từ có liên quan, KBNN Tứ Kỳ thực hiện thanh toán cho đơn vị.

Công tác kiểm soát chi đã góp phần vào việc chi tổ chức hội nghị, chi công tác phắ tiết kiệm, hiệu quả nhƣng vẫn bảo đảm đƣợc chất lƣợng của hội nghị, đủ chi phắ cần thiết cho ngƣời đi công tác. Đảm bảo mọi khoản chi theo đúng nội dung và định mức đƣợc quy định tại Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg, ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tƣớng Chắnh phủ quy định chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chắnh Nhà nƣớc, Thông tƣ số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 07 năm 2010 của Bộ Tài chắnh, quy định chế độ công tác phắ, chế độ chi tổ chức hội nghị đối với các cơ quan hành chắnh nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp công lập. Ngoài ra, UBND huyện và các ngành, các cơ quan lại có những quy định cụ thể hƣớng dẫn chế độ công tác phắ, chi tổ chức các Hội nghị áp dụng cho địa phƣơng, cho cơ quan, đơn vị trực thuộc (không quá vƣợt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo Thông tƣ 97/2010/TT-BTC của Bộ Tài chắnh). Các đơn vị quy định cụ thể trong Quy chế chi tiêu nội bộ của từng đơn vị. Trong kiểm soát chi, Kho bạc Nhà nƣớc huyện Tứ Kỳ đã từ chối thanh toán các khoản chi tổ chức hội nghị, chế độ công tác phắ không có trong quy định tại các Thông tƣ, Quyết định trên, đồng thời kiểm soát dựa trên Quy chế chi tiêu nội bộ của từng đơn vị sử dụng ngân sách.

Kiểm soát chặt chẽ việc thanh toán chi tiếp khách qua KBNN là việc làm không đơn giản. Căn cứ để kiểm soát chi tiếp khách là Thông tƣ 01/2010/TT-BTC ngày 06/01/2010 của Bộ Tài chắnh quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nƣớc ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nƣớc.

Kho bạc đã thực hiện kiểm soát chi chặt chẽ các khoản chi tiêu tiếp khách theo quy định trong Thông tƣ trên, đảm bảo các khoản chi đúng mục đắch, không vƣợt quá định mức, trên tình thần tiết kiệm và hiệu quả, tăng cƣờng trách nhiệm của thủ trƣởng các đơn vị trong việc quyết định chi tiếp khách. Thực tế tại huyện Tứ Kỳ cho thấy, các đơn vị đã không thực sự hạn chế việc chi tiếp khách tại các đơn vị và

Kho bạc thực sự chỉ kiểm soát mức chi tiếp khách chứ không thể kiểm soát thành phần tiếp khách, đối tƣợng tiếp khách và số lƣợng khách. Việc tiếp khách có thực sự đúng đối tƣợng và thực sự cần thiết hay không do thủ trƣởng đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.