Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng- 123docz.net

CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU

3.2. Thực trạng quản lý tài chính tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

3.2.1. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt

3.2.1.1. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Thống đốc NHNN ban hành Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng áp dụng cho Ngân hàng Nhà nƣớc, tổ chức tín dụng, tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng; Các tổ chức và cá nhân có sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng trong quan hệ giao dịch với ngân hàng.

Chứng từ kế toán ngân hàng đƣợc thể hiện bằng hình thức chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Mẫu chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm: Các mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định áp dụng chung cho các đơn vị kế toán (Các đơn vị thuộc ngân hàng nhà nƣớc: thực hiện theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp; Các tổ chức tín dụng và tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng: thực hiện theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp); Các mẫu chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng (chứng từ liên quan đến thanh toán, tín dụng và nghiệp vụ thu chi tài chính

thuộc hoạt động ngân hàng) do Ngân hàng Nhà nƣớc quy định. Danh mục, biểu mẫu các chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng đƣợc quy định trong các văn bản khác. Vụ trƣởng Vụ Kế toán - Tài chính chịu trách nhiệm hƣớng dẫn việc in và phát hành các mẫu chứng từ kế toán sử dụng tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nƣớc.

Quản lý chứng từ kế toán trong đó có các khâu lập, duyệt và luân chuyển chứng từ là một công việc quan trọng giúp cho việc kiểm soát các nghiệp vụ, qua quá trình luân chuyển của chứng từ qua nhiều khâu kiểm soát sẽ giúp phát hiện, giảm thiểu và ngăn ngừa những sai sót, gian lận có thể xảy ra.

Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng phải đƣợc kiểm soát chặt chẽ trƣớc khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chi…), nội dung của việc kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm:

Đối với chứng từ giấy: Bộ phận đƣợc giao chức năng kiểm soát xem xét tính

rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các nội dung ghi trên chứng từ; kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; kiểm soát tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. Chứng từ lập ra phải chấp hành quy chế quản lý nội bộ của đơn vị, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế. Cán bộ kiểm soát thực hiện đối chiếu dấu (nếu có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng và chữ ký của các cán bộ nhân viên có liên quan trong ngân hàng) đảm bảo dấu và chữ ký trên chứng từ phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng; kiểm soát ký hiệu mật đối với các chứng từ quy định có ký hiệu mật

Đối với chứng từ điện tử: Việc kiểm soát chứng từ điện tử đƣợc chia thành

hai phần, phần kỹ thuật thông tin phải đƣợc kiểm soát trƣớc, sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ.

Kiểm soát kỹ thuật thông tin dựa trên nhận biết mã trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định. Tên tập tin phải đƣợc lập đúng tên và mẫu thông tin quy định; kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ; nội dung chứng từ hợp lệ.

kiểm tra bằng mắt hoặc kết hợp kiểm tra bằng mắt với các thiết bị chuyên dùng để xác định tính đúng đắn của dữ liệu; kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và mã khoá bảo mật trên chứng từ; kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dƣ tài khoản tiền gửi để chi trả số tiền trên chứng từ; kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.

Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm các cơ chế của nhà nƣớc và của ngành ngân hàng thì phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay cho lãnh đạo ngân hàng biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác thì đƣợc quyền trả lại khách hàng hoặc báo cho ngƣời lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trƣờng hợp chứng từ điện tử của khách hàng chuyển đến có sai sót hoặc không hợp lệ, ngân hàng không xử lý và phải trả lại cho ngƣời gửi để lập lại và mở sổ theo dõi đối với các chứng từ này. Khách hàng gửi chứng từ điện tử phải có trách nhiệm tiếp nhận lại các chứng từ của mình và phải lƣu trữ ít nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận để phục vụ yêu cầu đối chiếu, tra soát của ngân hàng khi cần thiết.

Thủ tục lƣu chuyển chứng từ tại NHNN khá chặt chẽ từ các phòng, ban nghiệp vụ đến phòng Kế toán - Sở Giao dịch, phòng Kế toán tập trung - Vụ Tài chính - Kế toán, làm tăng cƣờng thêm chức năng kiểm soát của kế toán.

Tại NHNN, đơn vị thanh toán vốn trực tiếp là các đơn vị NHNN thực hiện thanh toán vốn qua hệ thống chuyển tiền điện tử hoặc chuyển tiền điện tử liên ngân hàng với Vụ Tài chính - Kế toán. Đơn vị thanh toán vốn gián tiếp là các đơn vị NHNN có quan hệ thanh toán vốn qua tài khoản 591- Thanh toán khác giữa các đơn vị NHNN với Vụ Tài chính - Kế toán. Tại các chi nhánh NHNN là đơn vị thanh toán vốn trực tiếp, Ngân hàng Nhà nƣớc (Vụ Tài chính – Kế toán) chỉ kiểm soát các chứng từ chi khi chi nhánh gửi hồ sơ đề nghị phê duyệt quyết toán gói thầu mua sắm tài sản. Việc hạch toán TSCĐ, công cụ lao động và vật liệu của NHNN đƣợc thực hiện theo Quyết định số 32/2008/QĐ-NHNN ngày 03/12/2008.

Việc kiểm soát chứng từ thanh toán nghiệp vụ mua sắm tập trung (bao gồm các TSCĐ có số lƣợng mua sắm nhiều, tổng giá trị mua sắm lớn và có yêu cầu đƣợc trang bị đồng bộ, hiện đại trong hệ thống NHNN), chủ yếu là trang thiết bị tin học do Cục/ Chi Cục Công nghệ thực hiện là đơn vị thanh toán vốn gián tiếp nhƣ sau:

(1b) (2a)

(1a)

(2b)

Hình 3.4: Trình tự luân chuyển chứng từ trong mua sắm tập trung tại đơn vị thanh toán vốn gián tiếp

(Nguồn: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Cục/Chi cu ̣c Công nghệ tin học ta ̣m ứng để thanh toán thực hiện hợp đồng: (1a) Sở Giao dịch / Chi nhánh NHNN Thành phố Hồ Chí Minh lập Lê ̣nh chuyển Nơ ̣ thông báo về số tiền đã ta ̣m ƣ́ng cho Cu ̣c /Chi cu ̣c Công nghệ tin học để̉ mua sắm thiết bị tin học;

(1b) Phòng Kế toán tập trung kiểm tra , đối chiếu sƣ̣ khớp đúng giƣ̃a lê ̣nh chuyển Nơ ̣ và các chƣ́ng tƣ̀ gốc kèm theo , hạch toán và gửi 01 liên sổ kế toán chi tiết tài khoản 3639 (chi tiết: Cục/Chi Cu ̣c Công nghệ tin học ) để phòng Quản lý tài chính theo dõi.

Vụ Tài chính – Kế toán thanh toán khi có Quyết đi ̣nh phê duyê ̣t quyết toán gói thầu:

(2a) Hoàn thành quyết toán gói thầu , Phòng Quản lý tài chính lập lệnh chuyển khoản kèm bảng kê để Phòng Kế toán tập trung kiểm tra, đối chiếu và thƣ̣c hiê ̣n chuyển tiền;

Sở giao dịch/ Chi nhánh NHNN Phòng Quản lý tài chính Cục, Chi cục Công nghệ tin học Phòng Kế toán tập trung

(2b) Sau khi làm thủ tu ̣c thanh toán liên hàng đối với các đơn vi ̣ đƣơ ̣c phê duyê ̣t quyết toán , Phòng Kế toán tập trung gửi một liên Phiếu chuyển khoản thông báo cho từng đơn vị hạch toán nhập tài sản.

Với các đơn vị thanh toán vốn gián tiếp thực hiện mua sắm phi tập trung, việc luân chuyển chứng từ thực hiện nhƣ sau:

(a) (c)

(b)

Hình 3.5: Trình tự luân chuyển chứng từ tại đơn vị thanh toán vốn gián tiếp

(Nguồn: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Khi có quyết đi ̣nh phê duyê ̣t kết quả đấu thầu :

(1a) Phòng Quản lý tài chính lập ủy nhiệm chi tạm ứng tiền vào tài khoản của đơn vị t ại Sở Giao dịch / Chi nhánh NHNN gƣ̉i xuống Phòng Kế toán tập trung kèm theo quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu;

(1b) Phòng Kế toán tập trung kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liê ̣u và nô ̣i dung của ủy nhiệm chi với chƣ́ng tƣ̀ gốc kèm theo, thƣ̣c hiê ̣n ha ̣ch toán chuyển tiền;

(1c) Phòng Kế toán tập trung in sổ phụ và gửi 1 liên cho phòng Quản lý tài chính để theo dõi kiểm soát.

Khi quyết toán và đã chuyển tiền lần cuối cùng

(2a) Phòng Quản lý tài chính lập Ủy nhiệm chi hạch toán chuyển từ tài khoản tạm ứng sang tài khoản nguồn vốn đã hình thành TSC Đ của đơn vi ̣ gƣ̉i cho phòng Kế toán tập trung ha ̣ch toán;

(2b) Phòng Kế toán tập trung kiểm tra đối chiếu khớp đúng , hạch toán, in sổ Sở giao dịch/ Chi nhánh NHNN Phòng Quản lý tài chính Phòng Kế toán tập trung

phụ, gƣ̉i mô ̣t liên cho phòng Quản lý tài chính theo dõi kiểm soát , gƣ̉ i 1 liên Uỷ nhiệm chi cho đơn vi ̣ để có căn cứ hạch toán nhập tài sản.

3.2.1.2. Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán NHNN hiện đang thực hiện theo Thông tƣ 19/2015/TT-NHNN ngày 22/10/2015 gồm 8 loại tài khoản trong Bảng cân đối kế toán (tài khoản trong bảng) và 2 loại tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán (tài khoản ngoài bảng). Cụ thể:

 Các tài khoản trong bảng gồm: a) Loại 1: Tiền và tài sản thanh khoản;

b) Loại 2: Cho vay, mua bán giấy tờ có giá, thanh toán với Nhà nƣớc và Ngân sách Nhà nƣớc;

c) Loại 3: Tài sản cố định và tài sản Có khác; d) Loại 4: Phát hành tiền và nợ phải trả;

đ) Loại 5: Vốn, quỹ và kết quả hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc; e) Loại 6: Tài khoản trung gian;

g) Loại 7: Thu nhập; h) Loại 8: Chi phí.

 Các tài khoản ngoài bảng gồm: a) Loại 9: Các cam kết ngoài bảng; b) Loại 0: Tài khoản ghi nhớ ngoài bảng.

Việc vận dụng hệ thống tài khoản đƣợc mở chi tiết để phản ánh đầy đủ, chi tiết từng hoạt động đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát hoạt động thu chi, vốn, quỹ, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị.

3.2.1.3. Về hệ thống sổ kế toán

Hiện nay công tác kế toán tại NHNN đã thực hiện kế toán trên máy tính. Hình thức kế toán áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống NHNN là hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.

trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ (ví dụ: chi phí in tiền...), các chứng từ gốc trƣớc hết đƣợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ đƣợc ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đƣợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ đƣợc thể hiện trên sơ đồ sau:

3.2.1.4. Về hệ thống báo cáo tài chính

Thống đốc NHNN ban hành Quyết định số 23/2008/QĐ-NHNN ngày 08/8/2008 về Chế độ báo cáo tài chính đối với NHNN Việt Nam quy định về nội dung, phƣơng pháp lập, tổng hợp, trình bày và các nội dung khác có liên quan đến Báo cáo tài chính, bao gồm: Lập, trình bày và nộp Báo cáo tài chính của các đơn vị thuộc hệ thống NHNN; Tổng hợp và lập Báo cáo tài chính của toàn hệ thống NHNN.

Báo cáo tài chính NHNN là các báo cáo tổng hợp và thuyết minh các chỉ tiêu tài chính, tiền tệ chủ yếu của toàn hệ thống NHNN, đƣợc lập theo chế độ kế toán hiện hành trên cơ sở tổng hợp và hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thuộc hệ thống NHNN. Các đơn vị sự nghiệp thuộc NHNN thực hiện lập, trình bày Báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành và hƣớng dẫn chi tiết của NHNN.

Hệ thống Báo cáo tài chính NHNN bao gồm 05 mẫu biểu và định kỳ lập nhƣ sau:

Bảng 3.1: Các mẫu biểu báo cáo tài chính của NHNN

STT Tên mẫu biểu Mẫu biểu số Định kỳ lập

1 Bảng cân đối tài khoản kế toán B01a/NHNN Tháng 2 Bảng cân đối tài khoản kế toán và Doanh

số quyết toán năm

B01b/NHNN Năm

3 Bảng cân đối kế toán B02/NHNN Quý, năm 4 Báo cáo thu nhập, chi phí và kết quả hoạt

động

B03/NHNN Quý, năm

5 Thuyết minh Báo cáo tài chính B04/NHNN Quý, năm

(Nguồn: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Các đơn vị NHNN luôn tuân thủ các quy định về biểu mẫu, thời gian nộp báo cáo theo quy định. Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm tài chính và quy định của Nhà nƣớc, đáp ứng yêu cầu có thể so sánh đƣợc giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau. Mọi số liệu trên báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán đều đƣợc phản

ánh chính xác, trung thực, khách quan và đƣợc tổng hợp từ các số liệu của sổ kế toán đã ghi chép trên cơ sở nghiệp vụ phát sinh thực tế trong năm tại các đơn vị NHNN và Vụ Tài chính - Kế toán.

Tại NHNN không có Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ do NHNN là cơ quan quản lý Nhà nƣớc tổ chức in, đúc tiền, thực hiện nghiệp vụ phát hành tiền giấy, tiền kim loại. Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ không có ý nghĩa thể hiện sự di chuyển vào/ra của dòng tiền trong một giai đoạn.

Khi lập xong Báo cáo tài chính, NHNN đóng dấu và bảo quản theo quy định về tài liệu mật, gửi cho các đơn vị liên quan trong thời gian sớm nhất.

Bảng 3.2: Nơi nhận Báo cáo tài chính của NHNN

STT Loại Báo cáo

Nơi nhận báo cáo

Trong ngành Ngoài ngành Vụ Kế toán - Tài chính Vụ Kiểm toán nội bộ Vụ Chính sách tiền tệ Ban lãnh đạo NHNN Bộ Tài chính Kiểm toán Nhà nƣớc 1 2 3 4 5 6 7 8

1 Bảng cân đối tài khoản kế toán

     

2 Bảng cân đối kế toán      3 Báo cáo thu nhập, chi

phí và kết quả hoạt

Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt

Hoàn thiện chính sách nhân sự