CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ
3.2. Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:20
3.2.3. Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân
a) Về công tác tổ chức thực hiện
Việc tổ chức thực hiện quyết định 144 còn chƣa thật sự đồng đều, chƣa có sự phân công trách nhiệm hợp lý, cụ thể giữa các cơ quan đƣợc giao trách nhiệm tổ chức thực hiện, nên dẫn đến tình trạng một số thành viên trong Ban chỉ đạo ISO của tỉnh không tham gia vào quá trình tổ chức thực hiện, việc bố trí thời gian và nguồn lực cho áp dụng QLCL của một số đơn vị thành viên còn ít đƣợc quan tâm. Theo lãnh đạo sở Khoa học và Công nghệ, Phó ban chỉ đạo ISO của tỉnh cho biết: Khó khăn nhất trong công tác tổ chức thực hiện quyết định số 144 của Chính phủ là hiện nay tỉnh chƣa ban hành đƣợc hệ thống văn bản tạo hành lang pháp lý cho việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, chƣa có quy định về việc kết nối xây dựng, áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 với đề án 30 và ứng dụng công nghệ
thông tin nên việc triển khai đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng HTQLCL là rất khó khăn
b) Về hoạt động tƣ vấn xây dựng hệ thống
- Theo đánh giá của một số cơ quan cho biết, việc phối hợp với đơn vị tƣ vấn còn chƣa đảm bảo thời gian, một số chuyên gia trong các đơn vị tƣ vấn còn thiếu nhiệt tình, thiếu những kỹ năng thực tiễn và kiến thức về quản lý nhà nƣớc nên việc dẫn chứng, giải thích liên quan đến nghiệp vụ quản lý nhà nƣớc... gặp khó khăn.
- Hoạt động tƣ vấn tại một số cơ quan hành chính còn mang tính áp đặt, chƣa phát huy đƣợc tiềm năng của cán bộ cơ quan hành chính, vẫn còn tình trạng chuyên gia tƣ vấn viết qui trình công việc cho cơ quan áp dụng, làm cho cán bộ của cơ quan áp dụng bị động, không tƣ duy, động não và không biết các thức vận hành qui trình.
- Mục đích của các đơn vị tƣ vấn là làm thế nào để đơn vị đƣợc tƣ vấn xây dựng, ban hành và đƣợc cấp chứng nhận HTQLCL với thời gian ngắn nhất, họ ít quan tâm đến việc làm thế nào để duy trì HTQLCL một cách có hiệu quả nhất, do vậy việc tƣ vấn và hƣớng dẫn cho các đơn vị sử dụng các công cụ quản lý chất lƣợng để duy trì và cải tiến liên tục Hệ thống QLCL ít đƣợc các đơn vị tƣ vấn quan tâm đào tạo cho đơn vị áp dụng, nên dẫn đến một thực trạng là nhiều cơ quan sau khi đƣợc cấp Chứng nhận thì HTQLCL hoạt động không ổn định, không phát sinh hồ sơ chất lƣợng
c) Về hoạt động đánh giá HTQLCL của tổ chức chứng nhận
- Một số chuyên gia đánh giá còn hạn chế về kiến thức quản lý nhà nƣớc, còn cứng nhắc, áp đặt trong quá trình đánh giá, không làm hết trách nhiệm của mình để giúp cơ quan hành chính phát hiện sai lỗi trong quá trình hoạt động
- Còn có trƣờng hợp tổ chức chứng nhận bị ảnh hƣởng bởi tổ chức tƣ vấn, và cơ quan đƣợc đánh giá (thông qua hợp đồng kinh tế), dẫn đến chƣa khách quan trong quá trình đánh giá.
d) Về phía cơ quan áp dụng
- Lãnh đạo cao nhất của một số cơ quan chƣa quan tâm thực sự, không nhận thức đƣợc tầm quan trọng, ý nghĩa áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, không sẵn sàng áp dụng, chỉ đạo chƣa quyết liệt hoặc giao phó cho cấp dƣới; chƣa đầu tƣ các nguồn lực cần thiết cho việc triển khai xây dựng và áp dụng. Do vậy việc chỉ đạo, đôn đốc còn thiếu sát sao, hiệu quả chất lƣợng công tác tập huấn, xây dựng văn bản thấp.
- Lấy mục tiêu đạt đƣợc chứng nhận làm cơ bản nên một số cơ quan, đơn vị chấp nhận để tổ chức tƣ vấn viết hộ tài liệu, quy trình hoặc sao chép của cơ quan khác
- Một số cán bộ công chức còn hạn chế trong nhận thức về tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, chƣa hiểu đúng, hiểu đủ về tiêu chuẩn này. Cán bộ công chức bận việc chuyên môn chƣa thực sự quan tâm đến xây dựng và áp dụng HTQLCL, khó thay đổi nhận thức, thói quen, nếp làm việc (tƣ tƣởng ngại thay đổi và tiếp xúc với cái mới). Một số cơ quan cán bộ thiếu chủ động trong việc xây dựng các quy trình mà phụ thuộc vào bản phác thảo của cơ quan tƣ vấn, các cuộc tập huấn CBCC tham gia không đầy đủ và trách nhiệm chƣa cao dẫn đến nhận thức về ISO chƣa rõ, gây tâm lý không tốt cho chuyên gia tƣ vấn, lúng túng trong việc triển khai áp dụng. Công tác luân chuyển, thay đổi tổ chức cũng ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện.
- Ƣu tiên lựa chọn một số lĩnh vực hoạt động đơn giản, ít liên quan đến ngƣời dân để có giấy chứng nhận, chứng tỏ đã hoàn thành yêu cầu của cấp trên nên ở một số nơi chƣa có sự đồng bộ, chƣa có sự liên thông, sự phối hợp giữa các bộ phận trong cùng một cơ quan, giữa các cơ quan với nhau
- Một số cơ quan, đơn vị lúng túng, bị động trong việc duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 khi chia tách, sáp nhập giữa các Sở, ngành. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chƣa đồng bộ, thay đổi liên tục, các thủ tục, biểu mẫu hƣớng dẫn cũng phải thay đổi gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện.