CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN/TỔNG QUAN TÀI LIỆU
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU
1.1.4. Áp dụng Hệ thống QLCL theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong cơ
quan quản lý nhà nước về kinh tế
a) Mô hình áp dụng:
Với tính chất và cấu trúc “mở”, mô hình ISO 9000 có khả năng áp dụng trong tất cả các loại hình tổ chức bao gồm cả các đơn vị sản xuất và cơ quan nghiên cứu, quản lý, cung cấp dịch vụ. Đặc biệt, trong công táteesquanr lý nhà nƣớc về kinh tế, việc nghiên cứu áp dụng một phần hay toàn bộ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000 vào trong hoạt động của các cơ quan quản lý kinh tế sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nhờ việc chuẩn hoá bộ máy tổ chức và các quá trình nghiệp vụ. Trong lĩnh vực quản lý kinh tế khái niệm
Nghĩa là các sản phẩm cuối cùng của cơ quan quản lý nhà nƣớc về kinh tế (thƣờng là các văn bản quyết định) phải đạt đƣợc mục tiêu đã định: đáp ứng yêu cầu của đối tƣợng yêu cầu (ISO gọi là khách hàng – thƣờng là các tổ chức hoặc cá nhân, công dân), đáp ứng đƣợc các yêu cầu, qui định của pháp luật, các chế độ chính sách, mối liên hệ với các cơ quan khách trong hệ thống. Trong các cơ quan hành chính, “quản lý chất lƣợng” đồng nghĩa với việc tổ chức bộ máy vận hành theo các qui trình quản lý quá trình nhắm tới việc đạt đƣợc các mục tiêu đã định, hoàn thành các chức năng nhiệm vụ của mình Mô hình Hệ thống theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9000 đƣa ra một khuôn khổ cho việc xây dựng hệ thống quản lý cho các tổ chức. Tiêu chuẩn ISO 9000 đòi hỏi các tổ chức xây dựng hệ thống quản lý cho 4 lĩnh vực sau:
(1) Công tác tổ chức: phải xác định và xây dựng
- Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
- Cơ cấu tổ chức, sơ đồ tổ chức: Hệ thống chỉ đạo về nghiệp vụ và chất lƣợng (báo cáo và chỉ đạo)
- Danh mục các văn bản pháp qui qui định về chế độ, lề lối làm việc: tên, tóm lƣợc nội dung, nơi ban hành
- Mô tả công việc đối với từng vị trí: trách nhiệm, quyền hạn, trình độ yêu cầu, ngƣời báo cáo tới, ngƣời thay thế.
(2) Công tác quản lý nhân lực: tập trung vào các nội dung
- Kế hoạch đào tạo nội bộ - Qui trình đào tạo nội bộ
- Phƣơng pháp và cách thức đánh giá hiệu quả đào tạo - Hồ sơ đào tạo cá nhân
(3) Công tác kế hoạch và đánh giá kết quả hoạt động: tiêu chuẩn nhấn mạnh vào
- Mục tiêu hoạt động của từng bộ phận: các chỉ tiêu về thời gian, đầu việc, mức độ hoàn thành công việc
- Với từng mục tiêu cần có kế hoạch chất lƣợng chi tiết đề cập đến việc tổ chức triển khai thực hiện
- Lƣợng hoá các chỉ tiêu chất lƣợng: các kết quả công việc có đƣợc qui định chi tiết, đo lƣờng đƣợc
(4) Qui trình tác nghiệp
- Các công việc, nhiệm vụ có các sản phẩm cụ thể: báo cáo, thông tin, văn bản, biên bản, sự kiện…
- Với mỗi sản phẩm (quyết định, văn bản) có qui trình thực hiện chi tiết bao gồm: trình tự các bƣớc, trách nhiệm có liên quan, kết quả cần đạt đƣợc, các hồ sơ, tài liệu, văn bản nhƣ biểu mẫu, sổ sách cần sử dụng
- Cách thức quản lý các sản phẩm không đạt yêu cầu
- Cách thức kiểm soát trong quá trình công việc và các sản phẩm thuộc lĩnh vực cơ bản trên đƣợc vận hành dựa trên nguyên tắc cơ bản của chu trình PDCA: Plan (Lập kế hoạch) – Do (Hành động) – Check (Kiểm tra) – Act (Hành động) để đảm bảo hệ thống đạt đƣợc mục tiêu đã đƣợc thiết lập.
b) Các bƣớc áp dụng:
Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nƣớc đƣợc thực hiện theo các bƣớc cơ bản sau (Theo QĐ 144) :
Bước 1. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
Căn cứ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và văn bản hƣớng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ, cơ quan hành chính nhà nƣớc xây dựng hệ thống văn bản, tài liệu, các quy trình xử lý công việc hợp lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Bước 2. Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng
Sau khi hoàn chỉnh hệ thống văn bản tài liệu, quy trình theo quy định tại bƣớc 1 và đƣợc lãnh đạo cơ quan phê duyệt, hệ thống văn bản và quy trình có hiệu lực áp dụng chung trong hoạt động của cơ quan.
Hệ thống văn bản, quy trình này đƣợc rà soát, bổ sung thƣờng xuyên qua thực tế áp dụng và kết quả đánh giá nội bộ cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tiễn của cơ quan.
Bước 3. Đánh giá, cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
- Sau khi áp dụng có hiệu quả hệ thống văn bản đƣợc ban hành, lãnh đạo cơ quan đề nghị một tổ chức chứng nhận thực hiện việc đánh giá và xác nhận mức độ phù hợp của hệ thống quản lý chất lƣợng so với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
Hoạt động đánh giá và các điều kiện hoạt động của tổ chức chứng nhận thực hiện việc đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng của cơ quan hành chính đƣợc quy định tại Điều 7 của Quyết định này;
- Sau khi hoàn thành việc đánh giá, tổ chức chứng nhận cần gửi hồ sơ đánh giá về Cơ quan cấp giấy chứng nhận để đƣợc xem xét và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lƣợng.
Bước 4. Duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng
Việc duy trì và cải tiến hệ thống chất lƣợng là hoạt động thƣờng xuyên của cơ quan hành chính sau khi đã xây dựng, thực hiện và đƣợc cấp giấy chứng nhận về hệ thống quản lý chất lƣợng. Hoạt động này nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lƣợng luôn đƣợc soát xét, bổ sung, sửa đổi và cải tiến phù hợp với tiến trình cải cách hành chính.
c) Thuận lợi, khó khăn của việc áp dụng hệ thống QLCL trong các cơ quan quản lý nhà nƣớc ở Việt Nam
* Thuận lợi: Có đƣợc sự quyết tâm của Chính phủ, các Bộ ngành Trung ƣơng và địa phƣơng đã tạo điều kiện thuận lợi về hành lang pháp lý và đầu tƣ nguồn lực cho áp dụng HTQLCL vào hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nƣớc; Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nhà nƣớc về triển khai áp dụng hệ thống QLCL đƣợc ban hành đầy đủ, kịp thời, thƣờng xuyên đƣợc cải
tiến, thay thế phù hợp với từng thời điểm, từng giai đoạn cụ thể để giải quyết những khó khăn, vƣớng mắc trong quá trình triển khai thực hiện; Hệ thống các cơ sở đào tạo kiến thức quản lý hành chính nhà nƣớc đối với chuyên gia tƣ vấn, chuyên gia đánh giá và hệ thống tổ chức/chuyên gia tƣ vấn, tổ chức chứng nhận/chuyên gia đánh giá, đáp ứng yêu cầu tƣ vấn, đánh giá HTQLCL trong cơ quan hành chính nhà nƣớc; Hệ thống các cơ quan quản lý nhà nƣớc có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy rõ ràng; Hệ thống QLCL là một giải pháp tốt, mang tính tiên tiến (tiếp cận theo quá trình, tạo điều kiện để xử lí công việc có hệ thống, chủ động, sáng tạo…) hỗ trợ đắc lực không chỉ cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, dịch vụ mà còn thể hiện rất rõ đối với các cơ quan hành chính nhà nƣớc trong tạo dựng một phƣơng thức quản lí, phƣơng pháp làm việc khoa học, hợp lí và có hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hƣớng công khai, minh bạch, đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế thế giới của nƣớc ta, hỗ trợ đắc lực cho chƣơng trình cải cách hành chính của Chính phủ.
* Khó khăn: Ở một số Bộ ngành, địa phƣơng thiếu sự chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo các cấp, ý chí quyết tâm của lãnh đạo cơ quan, sự nhận thức đúng đắn về HTQLCL của lãnh đạo và cán bộ trong đơn vị; Vai trò của đơn vị chủ trì, đơn vị tham mƣu tại các Bộ, ngành, địa phƣơng còn nhiệu hạn chế, bất cập trong hoạt động kiểm tra, giám sát tình hình áp dụng của các cơ quan hành chính nhà nƣớc; kiểm tra, giám sát hoạt động tƣ vấn, đánh giá của tổ chức tƣ vấn, chứng nhận; hoạt động đào tạo nhận thức cho đội ngũ lãnh đạo, cán bộ công chức của các cơ quan hành chính nhà nƣớc trực thuộc. Bên cạnh đó, vẫn còn một số cơ quan hành chính nhà nƣớc chƣa thực hiện nghiêm túc việc duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng sau khi đƣợc cấp giấy chứng nhận, ảnh hƣởng đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động này. Về Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, còn một số điểm cứng nhắc, yêu cầu lập nhiều hồ sơ tài liệu,
các khái niệm mang tính chuyên ngành cao, khi áp dụng đòi hỏi phải vận dụng nhiều phƣơng pháp quản lý khoa học khác nhau và sử dụng nhiều công cụ để hỗ trợ duy trì áp dụng có hiệu quả... chính vì vậy, đã dẫn đến tâm lý chán nản cho ngƣời áp dụng.