Report wizard là một công cụ rất đơn giản, dễ dùng để tạo nhanh một Report. Dưới đây hướng dẫn từng bước dùng Report wizard để tạo một report in ra danh sách Hoá đơn bán hàng từ CSDL QUAN_LY_BAN_HANG bao gồm các thông tin: MaHD, MaKH, MaNV, NgayLapHD, NgayGiaoHang, TenSP, DonViTinh, GiaBan_USD, SoLuong, ThanhTien.
Bước 1: Trong ngăn Report trên cửa sổ Database, Nhấn nút New Xuất hiện hộp thoại New Report
Tại hộp thoại New Report ta chọn Reort Wizard, nhấn OK hay kích chuột vào biểu tượng Create form by using wizard .
Bước 2: Chọn dữ liệu cần in trên hộp thoại sau:
Hình 141:Chọn trường dữ liệu đưa vào Report.
Để chọn dữ liệu cần in lên report, có 2 thao tác phải làm trên hộp thoại này:
+ Chọn bảng hoặc query nơi có chứa trường dữ liệu cần in ra ở hộp Table/Queries;
+ Sử dụng các nút lệnh >, >>, <, << để đưa các trường cần in từ danh sách Available Fields: (danh sách các trường có thể in) sang danh sách Seleted Fields: (danh sách các trường sẽ được in ra report). Hãy lần lượt thực hiện chọn các trường MaHD, MaKH, MaNV, NgayLapHD, NgayGiaoHang trong bảng HOA_DON, các trường TenSP, DonViTinh, GiaBan_USD trong bảng SAN_PHAM, các trường SoLuong, ThanhTien trong bảng CHI_TIEN_HOA_DON. Chọn xong nhấn Next:
Bước 3: Chọn kiểu cách hiển thị dữ liệu trên report:
Bạn muốn in dữ liệu theo kiểu nào: Hãy chọn kiểu cần in từ danh sách bên trái hộp thoại. Trong yêu cầu này có thể có 3 kiểu hiển thị dữ liệu trên report (vì dữ liệu được chọn ra từ 3 bảng khác nhau). Vì muốn in một danh sách theo hoá dơn nên chọn kiểu by HOA_DON (có thể xem kiểu hiển thị bên phải hộp thoại). Nhấn Next để tiếp tục:
Hình 142:Chọn cách hiển thị dữ liệu trong Report.
Bước 4: Thiết lập các nhóm dữ liệu cần thiết:
Hình 143:Chọn 1 trường để nhóm dữ liệu trong Report.
Muốn hiển thị dữ liệu theo nhóm giá trị của trường nào, hãy Add trường đó từ danh sách bên trái hộp thoại sang hộp preview bên phải hộp thoại. Trong bài này chỉ cần hiển thị một danh sách chung nên không cần thiết lập nhóm ở bước này.
Bước 5: Thiết lập sắp xếp hay tính toán dữ liệu trên báo cáo:
Hình 144:Sắp xếp và tính toán trên dữ liệu trong Report.
- Report wizard cho phép tối đa 4 mức ưu tiên sắp xếp dữ liệu được đánh số từ 1 đến 4 (hộp thoại trên). Trường nào thiết lập trước, sẽ được ưu tiên sắp xếp trước.
- Trong trường hợp giá trị trường đó trùng nhau, Access sẽ chuyển đến các mức tiếp theo để sắp xếp. Kiểu sắp xếp (theo chiều tăng hoặc giảm) có thể thiết lập khi nhấn nút … bên cạnh.
- Report wizard cho phép tính toán cơ bảnđối với 1 số trường kiểu dữ liệu là số. Để chọn phương thức tính toán cho 1 trường ta chọn vào nút Summary Options.
Hình 145:Tính toán trên dữ liệu trong Report.
Bước 6: Chọn bố cục (Layout) cho Report:
Hình 146:Thiết lập bố cục cho Report.
Có 2 thiết lập trong bước này:
- Chọn bố cục cho report ở hộp Layout. Hãy chọn một kiểu phù hợp (xem hộp preview bên trái để biết trước kết quả);
- Chọn hướng giấy in ở hộp Orientation. Có 2 kiểu hướng in là: Portrait – in theo khổ giấy dọc và Landscape - in theo khổ giấy ngang.
- Chọn xong nhấn Next để tiếp tục:
Bước 7: Chọn mẫu định dạng (Style) cho report:
- Hãy chọn một mẫu định dạng từ danh sách bên trái hộp thoại. Chọn xong nhấn Next để tiếp tục:
Bước 8: Hoàn thiện các thông tin cuối cùng:
Hình 148: Hoàn thiện Report.
Bao gồm các thông tin sau:
- Gõ vào tiêu đề report cũng như tên report trên hộp What do you want for your report?
- Chọn Preview the report để hiển thị dữ liệu của report ngay sau khi kết thúc; hoặc hiển thị ngay màn hình thiết kế để sửa cấu trúc report khi chọn Modify the report’s design;
- Cuối cùng nhấn Finish để kết thúc các công việc sử dụng report wizard.
Từ màn hình này có thể thực hiện rất nhiều các thao tác thông qua thanh công cụ Print Preview như sau:
Hình 149: Thanh công cụ Print Preview.
+ Nút Design : Để mở report ra chế độ thiết kế; + Nút Print : Để in nội dung report ra máy in;
+ Nút One page : Để hiển thị report ra màn hình trong từng trang báo cáo;
+ Nút Two page : Để hiển thị 2 trang báo cáo một trên màn hình; + Nút Multi Page : Để chọn nhiều trang báo cáo có thể hiển thị trên màn hình;
+ Nút Zoom : Để phóng to, thu nhỏ nội dung report; + Nút Office Link : Để kết xuất (Export) thông tin trên report ra các loại định dạng khác của MS Office như Word, Excel, HTML.
+ Nút Close : Để đóng màn hình preview report.