Access cung cấp chức năng Wizard cho phép chúng ta tạo biểu mẫu dựa trên các bảng hoặc truy vấnđã được xây dựng trướcđó.
Dướiđây là các bước tạo ra Form làm giao diện để nhập dữ liệu cho bảng KHACH_HANG trong CSDL QUAN_LY_BAN_HANG
Cách tạo Form Wizard:
Bước 1: Kích hoạt trình tạo Form Wizard. - Trong ngăn Forms trên cửa sổ Database - Nhấn nút New
Hình 92:Hộp thoại New Form.
Tại hộp thoại New Form ta chọn Form Wizard, nhấn OK hay kích chuột vào biểu tượng Create form by using wizard
Bước 2: Chọn các thông tin cần đưa lên form. Đây là bước quan trọng nhất để khai báo những trường dữ liệu nào của form sẽ có thể được nhập dữ liệu thông qua form đang tạo. Học viên phải cực kỳ cân nhắc các thông tin ở đây: chọn bảng nào và chọn những trường nào cho đúng?
Hình 93:Hộp thoại cho phép chọn bảng hoặc query tham gia vào form.
+ Trong mục Tables/Queries: Cho phép chọn bảng hoặc query để làm nguồn dữ liệu cho Form.
+ Tiếp theo đưa các trường cần nhập dữ liệu lên form từ danh sách Available Fields sang danh sách Selected Fields: bằng các nút lệnh: >, >>, <, <<
Hình 94:Hộp thoại sau khi chọn trường tham gia vào form
Để tiếp tục ta nhấn Next.
Bước 3: Chọn bố cục (Layout) cho form. Có 4 kiểu bố cục có thể thiết lập được cho form là: Columnar: Biểu mẫu hiển thị theo dạng cột; Tabular: Biểu mẫu hiển thị theo dạng hàng; Datasheet: Biểu mẫu hiển thị theo dạng bảng; Justified: Biểu mẫu hiển thị theo dạng bình thường (Đều)Hãy lần lượt nhấn lên từng kiểu bố cục (hình dưới) và xem kết quả minh hoạ (Preview) ở hộp chữ nhật bên trái hộp thoại để quyết định nên chọn loại nào:
Sau khi chọn xong ta nhấn Next để tiếp tục.
Bước 4: Chọn kiểu dáng hay giao diện (Style) cho form. Có một danh sách các kiểu dáng để chọn. Hãy thử từng kiểu dáng và chọn cho form một phong cách phù hợp:
Hình 96:Hộp thoại chọn giao diện cần trình bày cho form
Sau khi chọn xong ta nhấn Next để tiếp tục.
Bước 5: Hoàn thành công việc tạo Form Wizard.
- Bạn có thể gõ vào tên gọi cũng như tiêu đề cho form ở hộp What title do you want for your form?
- Có thể tuỳ chọn kích hoạt ngay form vừa tạo nếu chọn Open the form to view or enter information hoặc mở form ra ở chế độ Design view để sửa cấu trúc nếu chọn mục Modify the form’s design;
- Nhấn Finish để hoàn tất toàn bộ công việc.
Sử dụng Form vừa tạo để nhập dữ liệu:
Chọn form, nhấn nút Open. Nếu form đang ở chế độ thiết kế có thể nhấn nút View trên thanh công cụ. Lúc này có thể sử dụng form để cập nhật dữ liệu:
Hình 98:Hộp thoại Form cho phép nhập dữ liệu.
Tại mỗi thời điểm, form nhập dữ liệu chỉ hiển thị giá trị của một bản ghi. Bạn có thể nhập, sửa trực tiếp các trường của bản ghi hiện tại trên form này. Thanh định hướng (Navigator bar) sẽ giúp xử lý một số thao tác trên form, cách sử dụng như sau:
- Nút để chuyển đến bản ghi kề sau; - Nút để chuyển đến bản ghi kề trước; - Nút để chuyển về bản ghi đầu tiên; - Nút để chuyển đến bản ghi cuối cùng; - Nút để thêm một bản ghi mới