Ý nghĩa: Truy vấn chọn là loại truy vấn được chọn lựa, trích rút dữ liệu từ các bảng dữ liệu thoả mãn một hoặc nhiều điều kiện nào đó. Khi thực hiện truy vấn Select query, Access tác động lên dữ liệu và thể hiện các bản ghi thoả mãn các điều kiệnđặt ra trong một bảng kết quả gọi là Recordset.
Cách xây dựng.
- Trong ngăn Queries của thanh Database
- Kích chọn thuộc tính Create query in Design view: Xuất hiện Show table
- Tại hộp thoại Show Table, ta thực hiện chọn các bảng trong thẻ (Table) hoặc truy vấn trong thẻ (Query) chứa các trường tham gia vào quá trình truy vấn, nhấn Add, sau khi chọn xong các bảng hoặc các truy vấn ta nhấn Close để đóng hộp thoại Show Table.
- Sau khi đóng hộp thoại Show Table lại thì xuất hiện Query:
Hình 40: Hộp thoại Query để tạo truy vấn.
Hộp thoại Query này gồm 2 vùng làm việc chính
+ Vùng phía trên: Chứa toàn bộ các bảng (Table) hoặc truy vấn (Query) tham gia vào quá trình tạo truy vấn.
+ Vùng phía dưới: Chứa lưới QBE cho phép thiết kế truy vấn (Query) với các thành phần sau:
Tại hàng Field: Cho phép chúng ta lựa chọn trường để tham gia vào truy vấn.
Lưu ý: Trường ở đây có thể là trường chính được chọn trực tiếp từ các bảng hay truy vấn và các trường phụ do chúng ta xây dựng.
Tại hàng Table: Cho phép hiển thị tên của bảng chứa trường tham gia vào truy vấn.
Tại hàng Sort: Chọn kiểu sắp xếp cho trường đó.
Tại hàng Show: Quy định thuộc tính cho phép xuất hiện hay không cho phép xuất hiện trường này khi thực thi truy vấn.
Tại hàng Criteria: Chứa điều kiện để thực thi truy vấn.
Tại hàng Or: Chứa điều kiện hoặc của điều kiện khi thực thi truy vấn.
Lưu và thực thi truy vấn.
Ví dụ: Tạo một truy vấn có tên HD_Quy1_Nam_2008 để hiển thị các hoá đơn được lập trong Quý1 năm 2008 bao gồm các trường sau: MaHD (lấy từ
bảng (HOA_DON), TenCTy, DiaChi (lấy từ bảng KHACH_HANG), NguoiLap_HD (nối từ 2 trường HoLot và Ten trong bảng NHAN_VIEN), NgayLap_HD, NgayGiaoHang (lấy từ bảng HOA_DON)
Tiến hành:
- Trong ngăn Queries của thanh Database
- Kích chọn thuộc tính Create query in Design view: Xuất hiện Show table
Hình 41: Hộp thoại Show table để chọn bảng tham gia truy vấn.
- Tại hộp thoại Show Table, ta thực hiện chọn 3 bảng HOA_DON, KHACH_HANG, NHAN_VIEN trong thẻ (Table) nhấn Add, sau khi chọn xong các bảng hoặc các truy vấn ta nhấn Close để đóng hộp thoại Show Table.
- Sau khi đóng hộp thoại Show Table lại thì xuất hiện Query:
Hình 42: Hộp thoại Query để thiết lập truy vấn.
- Tại hàng Field: Tiến hành xây dựng các trường lần lược như sau: + Double_Click vào trường MaHD ở bảng HOA_DON.
+ Double_Click vào trường TenCty, DiaChi ở bảng KHACH_HANG.
+ Xây dựng trường NguoiLapHD với cú pháp: NguoiLapHD:[HoLot]&” ”&[Ten]
+ Double_Click vào trường NgayLapHD, NgayGiaoHang ở bảng HOA_DON.
Sau khi chọn xong các trường xuất hiện hộp thoại sau:
Hình 43: Chọn các trường tham gia vào truy vấn
- Tại hàng Criteria: Ta thiết lập điều kiện như sau
+ Để có điều kiện là Quý 1 thì ta tiến hành xây dựng như sau: . Tại hàng Field: Ta xây dựng một trường phụ có tên Quý với cú pháp: Quy:Month([NgayLapHD])
. Tại hàng Criteria: Ta thiệt lập điều kiện với cú pháp: Between 1 and 3
+ Để có điều kiện là Năm 2008 thì ta tiến hành xây dựng như sau: . Tại hàng Field: Ta xây dựng một trường phụ có tên Năm với cú pháp: Nam:Year([NgayLapHD])
. Tại hàng Criteria: Ta thiệt lậpđiều kiện với cú pháp: 2008 Sau khi thiết lập xong điều kiện thì hiển thị hộp thoại như sau:
Hình 44: Thiết lập điều kiện cho các trường tham gia vào truy vấn
Lưu ý: Vì các trường này không được hiển thị khi thực thi truy vấn nên tại hàng Show ta không đánh dấu tích vào đó.
- Sau khi chúng ta xây dựng xong truy vấn thì tiến hành Lưu lại và nhấn Run để thực thi truy vấn thì kết quả xuất hiện như hình sau:
Hình 45: Kết quả hiển thị truy vấn