Muốn tạo một truy vấn thống kê tham khảo chéo chúng ta phải xác định được 3 yếu tố chính:
+ Trường làm tiêu đề cột: Duy nhất một trường.
+ Trường làm tiêu đề hàng: Có ít một trường, có thể có nhiều trường làm tiêu đề hàng.
+ Trường tính giá trị thống kê: Duy nhất một trường.
Cách tạo:
- Trong ngăn Queries của cửa sổ Database
- Tiến hành xây dựng một truy vấn chọn để đưa các bảng dữ liệu tham giam gia vào truy vấn.
- Vào Query, chọn Crosstab Query
- Ta hiến hành đưa dữ các dữ kiện vào truy vấn:
+ Tại hàng Field: Chọn các trường tham gia trong truy vấn.
+ Thiết lập các ràng buộcđối với các trường khi tham gia truy vấn:
Quy địnhđối với trường làm tiêu đề cột:
+ Tại hàng Total: Bắt buộc phải chọn Group By + Tại hàng Crosstab: Chọn Column Heading
Quy địnhđối với trường làm tiêu đề hàng:
+ Tại hàng Total: Ít nhất có một trường phải chọn Group By + Tại hàng Crosstab: Chọn Row Heading
Quy địnhđối với trường tính giá trị hay thống kê:
+ Tại hàng Total: Chọn một phương thức thống kê thích hợp + Tại hàng Crosstab: Chọn Value
Quy địnhđối với trường làm điều kiện thống kê: + Tại hàng Total: Chọn Where
Lưu và thực thi truy vấn.
Ví dụ: Tạo một truy vấn thống kê tham khảo chéo Crosstab query có tên ThongKeTheoQuy để thống kê số lượng bán của từng sản phảm theo từng Quý trong năm 2008, kết quảđược hiển thị như hình sau:
Hình 60: Kết quả khi thực thi truy vấn.
Cách tiến hành: - Trong ngăn Queries của thanh Database
- Kích chọn thuộc tính Create query in Design view: Xuất hiện Show table
Hình61: Hộp thoại Show table để chọn bảng tham gia truy vấn.
- Tại hộp thoại Show Table, ta thực hiện chọn 3 bảng HOA_DON CHI_TIET_HOA_DON, SAN_PHAM trong thẻ (Table) nhấn Add, sau khi chọn xong các bảng hoặc các truy vấn ta nhấn Close để đóng hộp thoại Show Table.
- Sau khi đóng hộp thoại Show Table lại thì xuất hiện Query:
- Tại hàng Field: Tiến hành xây dựng các trường lần lược như sau: + Double_Click vào trường TenSP ở bảng SAN_PHAM. + Xây dựng trường Quý với cú pháp:
Quý: IIf(Month(HOA_DON!NgayLapHD)<=3,"Quý 1", IIf(Month(HOA_DON!NgayLapHD)<=6,"Quý 2",
IIf(Month(HOA_DON!NgayLapHD)<=9,"Quý 3","Quý 4"))) + Double_Click vào trường SoLuong ở bảng CHI_TIET_HOA_DON.
+ Xây dựng trường Năm với cú pháp: Năm: Year([HOA_DON]![NgayLapHD])
Sau khi chọn xong các trường xuất hiện hộp thoại sau:
Hình 63: Hộp thoại xây dựng các trường trong truy vấn.
- Sau khi chọn các trường xong ta tiến hành thiết lập các các thuộc tính cho các trường như sau:
Đối với trường TenSP:
+ Tại hàng Total: Chọn Group By
+ Tại hàng Crosstab: Chọn Row Heading
Đối với trường Quý:
+ Tại hàng Total: Chọn Group By
+ Tại hàng Crosstab: Chọn Column Heading
Đối với trường SoLuong:
+ Tại hàng Total: Chọn Sum + Tại hàng Crosstab: Chọn Value
Đối với trường Năm:
+ Tại hàng Total: Chọn Where
+ Tại hàng Criteria: Nhập vào điều kiện để thống kê là 2008.
- Sau khi ta tiến hành thiết lập các các thuộc tính cho các trường ta có hộp thoại sau:
Hình 64: Thiết lập các thuộc tính đối với các trường.
- Sau khi chúng ta xây dựng xong truy vấn thì tiến lưu lại truy vấn, sau đó vào Query, chọn Run: xuất hiện kết quả như hình sau
Hình 65: Kết quả khi thực thi truy vấn.