1.2.1 .Tổ chức bộ mỏy quản lý Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung ơng
3.2.2. Kế toán tiền l-ơng tại Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung ơng:
3.2.2.1 Kế toán chi tiết tiền l-ơng:
L-ơng tháng của công nhân, nhân viên trong Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung -ơng sẽ đ-ợc tính từ ngày 26 tháng tr-ớc đến ngày 25 tháng sau.
Để hạch toán về thời gian lao động Bệnh viện sử dụng bảng chấm công hàng ngày tr-ởng phòng, tổ tr-ởng hay ng-ời đ-ợc uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của phịng, tổ mình, căn cứ vào số l-ợng lao động và số l-ợng thực tế lao động đi làm, lao động nghỉ việc trong ngày để lập bảng chấm cơng cho phịng, tổ mình. Ký hiệu trong bảng chấm cơng: H : nghỉ đi học, CN: nghỉ chủ nhật, X: công nhật, C : nghỉ công tác, Ro: nghỉ tự do, K: cơng khốn, P : nghỉ Phép,L: nghỉ lễ Ô : nghỉ ốm, Cô: nghỉ con ốm.... Ngày công đ-ợc quy định tám giờ, nếu công việc ch-a xong mà ng-ời lao động phải hồn thành cơng việc tr-ớc khi nghỉ thì số giừo lẻ sẽ đ-ợc tính vào số giờ làm thêm, mỗi giờ làm thêm Bệnh viện tính 5000đ. Do đặc điểm kinh doanh và do yêu cầu của cơng việc trong ngày ng-ời lao động có thể làm hai hoặc nhiều các cơng việc khác nhau thì chấm cơng theo cơng việc có thời gian nhiều nhất. Nếu thời gian của cơng việc nh- nhau thì chấm cơng cho cơng việc diễn ra tr-ớc.
Cuối tháng, ng-ời chấm công, phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công rồi chuyển bảng chấm công và các chứng từ liên quan nh- phiếu h-ởng bảo hiểm xã hội, phiếu làm thêm giờ.... về phịng kế tốn kiểm tra đối chiếu, quy ra cơng để tính l-ơng.
Để hạch tốn kết quả lao động Bệnh viện sử dụng bảng kê chi tiết sản phẩm hoàn thành.
Đối với những lao động làm việc theo sản phẩm, hàng ngày tổ tr-ởng hoặc ng-ời uỷ quyền căn cứ vào số l-ợng sản phẩm hồn thành của tổ mình, căn cứ vào bảng chấm công, khối l-ợng sản phẩm hoàn thành( chi tiết cho từng loại) để ghi vào bảng kê chi tiết sản phẩm hoàn thành hàng ngày.
Cuối ngày, ng-ời ghi vào bảng kê chi tiết sản phẩm hoàn thành và quản đốc ký vào bảng kê này. Vào cuối tháng, chuyển bảng kê chi tiết sản phẩm hoàn thành hàng ngày cùng các chứng từ liên quan nh- bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ... về phịng kế tốn kiểm tra đối chiếu và ghi đơn giá
tiền công vào bảng này. Sau đó tính ra số tiền từng ngày cho từng ng-ời để làm căn cứ tính l-ơng. Bảng kê này phải có chữ ký của ng-ời ghi, quản đốc, kế toán.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu bảng chấm công, bảng kê chi tiết sản phẩm hoàn thành hàng ngày cùng với các chứng từ liên quan nh- bảng đơn giá tiền công, giấy chứng nhận bảo hiểm xã hội, giấy báo làm thêm giờ... đ-ợc làm căn cứ để tính l-ơng chi tiết cho từng ng-ời. Trong bảng tính l-ơng chi tiết cho từng ng-ời ghi rõ mức l-ơng thực tế ngày làm việc, mức l-ơng nghỉ h-ởng bảo hiểm xã hội, mức l-ơng từng ngày( đối với những ng-ời làm sản phẩm).... bảng tính l-ơng chi tiết cho từng ng-ời đ-ợc làm căn cứ để bộ phận kế toán tiền l-ơng lập bảng thanh toán tiền l-ơng. Trên bảng thanh toán tiền l-ơng ghi rõ tiền l-ơng cho từng khoản, trợ cấp, phụ cấp. Sau đó kế tốn tr-ởng kiểm tra và ký, giám đốc duyệt y, bảng thanh toán tiền l-ơng sẽ đ-ợc làm căn cứ để thanh toán cho ng-ời lao động. Mỗi lần lĩnh l-ơng, tổ tr-ởng hay ng-ời lĩnh l-ơng hộ tổ mình ký vào cột ký nhận. Và bảng thanh toán tiền l-ơng đ-ợc l-u tại phịng kế tốn.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán tiền l-ơng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ... kế toán tập hợp, phân loại chứng từ để ghi vào bảng phân bổ tiền l-ơng và bảo hiểm xã hội, bảng này dùng để tập hợp và phân bổ tiền l-ơng thực tế phải trả ng-ời lao động và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn phải trích nộp trong tháng.
Ví dụ minh hoạ:
Tính l-ơng cho phịng Kế tốn và sản xuất bánh kẹo
Hàng ngày, tr-ởng phòng hoặc ng-ời đ-ợc uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế làm việc của bộ phận mình để chấm cơng cho từng ng-ời trong ngày. Bảng chấm công của tháng 9 đ-ợc bắt đầu từ ngày 26 tháng 8 đến ngày 25 tháng 9.
Bảng 2.1 Bảng chấm cơng phịng Kế tốn tháng 9 năm 2006 STT Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Tổng số 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1 Nguyễn T Thuỳ Linh KTT x L CN x x x x X x CN x X X x x x CN x x x x x x C
N x x X x x x C
N 25 2 Nguyễn T Lan Anh x L CN x x x ô ô ô CN x X X x x x CN x x x x x x CN x x x x x x C
N 22 3 Đinh Ngọc Bảo x L CN x x x x X x CN x X X x x x CN x x x x x x CN x x x x x x C N 25 4 Hoàng Thị Diệp x L CN x x x x X x CN x X X x x x CN x x x x x x CN x Ro x x x x C N 24 5 Trần Thị Hải Yến x L CN x x x x X x VN x X X x x x CN x x x x x x CN x x x x x x C N 25 KTT : Kế toán tr-ởng H : nghỉ đi học CN: nghỉ chủ nhật X: công nhật C : nghỉ công tác Ro: nghỉ tự do K: cơng khốn P : nghỉ Phép L: nghỉ lễ Ô : nghỉ ốm Cô: nghỉ con ốm Ng-ời duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ng-ời chấm công (Ký, họ tên)
Cuối tháng (cuối ngày 25) kế toán căn cứ vào bảng chấm công, hệ số l-ơng, mức l-ơng tối thiểu,mức phụ cấp, giấy chứng nhận nghỉ việc h-ởng bảo hiểm xã hội… lập bảng tính l-ơng cho từng ng-ời.
Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung -ơng
Bảng 2.2 Bảng tính l-ơng chi tiết cho từng ng-ời phịng kế toán Tháng 9 năm 2006 Họ và tên Số ngày LVTT HSL HSPC Thành tiền Số ngày nghỉ Tổng số Hg%lg TT
NguyễnT Thuỳ Linh 25 2.63 0.3 986058
NguyễnT Lan Anh 22 2.11 624885 3 75 63908
Đinh Ngọc Bảo 25 2.77 932212
Hoàng Thị Diệp 24 1.64 529846
Trần Thị Hải Yến 25 1.64 551923
Căn cứ vào chế độ th-ởng của cơng ty kế tốn lập bảng thanh toán tiền th-ởng.
Bảng 2.3. Bảng thanh toán tiền th-ởng Tháng 9 năm 2006
Họ và tên Bậc l-ơng Mức th-ởng Ghi chú
Nguyễn T Thùy Linh 2.63 150.000đ Th-ởng 2/9
NguyễnT Lan Anh 2.11 150.000đ Th-ởng 2/9
Đinh Ngọc Bảo 2.77 150.000đ Th-ởng 2/9
Hoàng Thị Diệp 1.64 150.000đ Th-ởng 2/9
Trần Thị Hải Yến 1.64 150.000đ Th-ởng 2/9
Căn cứ vào bảng chấm công, hệ số l-ơng, mức l-ơng tối thiểu, mức phụ cấp, giấy chứng nhận nghỉ việc h-ởng bảo hiểm xã hội, bảng tính l-ơng chi tiết cho phịng, kế tốn lập bảng thanh tốn tiền l-ơng cho phòng.
Bệnh viện Răng Hàm Mặt Trung -ơng
Bảng 2.4 Bảng thanh tốn tiền l-ơng phịng kế tốn Tháng 9 năm 2006 Họ và tên HSL HS PC L-ơng Nghỉ h-ởng 100% l-ơng Nghỉ h-ởng 75% l-ơng Nghỉ h-ởng
70% l-ơng Tổng số Các khoản khấu trừ Thực lĩnh sc Số tiền Sc Số tiền sc Số tiền BHXH BHYT Cộng
NguyễnTThuỳ Linh 2.63 0.3 986058 986058 49302 9861 59163 926895 Nguyễn T Lan Anh 2.11 624885 3 63908 688793 31244 6249 37493 651300 Đinh Ngọc Bảo 2.77 932212 932212 46611 9322 55933 876279 Hoàng Thị Diệp 1.64 529846 529846 26492 5298 31790 498056 Trần Thị Hải Yến 1.64 551923 551923 27596 5519 33115 518808 Cộng 10.79 3624924 3 63908 3688832 181245 36249 217494 3471338
Giám đốc Kế toán tr-ởng Tr-ởng phòng Ng-ời lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Tính trợ cấp BHXH phải trả ng-ời lao động:
khi ng-ời lao động nghỉ việc h-ởng bảo hiểm xã hội thì cần có giấy chứng nhận nghỉ việc h-ởng bảo hiểm xã hội. Giấy này do bác sỹ, y sỹ... khám, thấy ng-ời lao động cần nghỉ việc để điều trị thì cấp giấy này cho ng-ời lao động đến khám. Sau khi đ-ợc cơ quan y tế cho nghỉ, ng-ời lao động đ-ợc nghỉ việc báo cho công ty và nộp giấy này cho tổ tr-ởng, tr-ởng phòng hay quản đốc. Đến cuối tháng tổ tr-ởng, tr-ởng phòng hay ng-ời đ-ợc uỷ quyền nộp giấy này cho phịng kế tốn, phịng kế toán lấy giấy này làm căn cứ để lập danh sách những ng-ời nghỉ việc h-ởng bảo hiểm xã hội. Sau đó kế tốn nộp giấy này cùng danh sáh những ng-ời đ-ợc h-ởng bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội để thụ lý hồ sơ xét duyệt, xét duyệt của giám đốc bảo hiểm xã hội là căn cứ để chi trợ cấp bảo hiểm xã hội.
Kế toán căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ việc h-ởng bảo hiểm xã hội của từng nhân viên, lập danh sách ng-ời lao động h-ởng trợ cấp bảo hiểm xã hội.
Bảng 2.8 bảng danh sách lao động h-ởng BHXh Tháng 9năm 2006 Số TT Họ và tên Tiền l-ơng tháng đóng BHXH Thời gian đóng BHXH
Đơn vị đề nghị Cơ quan BHXH
duyệt Ghi chú Số ngày nghỉ Tiền trợ cấp Số ngày nghỉ Tiền trợ cấp 1 Mã Thị Mĩ An 653288 23 tháng 03 63908 03 63908 2 Nguyễn Ngọc Thuý 490000 38 tháng 90 1102000 90 1102000 3 Phạm Thị Loan 490000 12 tháng 10 122000 10 122000 Cộng 1633288 103 1287908 103 1287908
Giám đốc Kế toán tr-ởng Ng-ời lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng, tổ tr-ởng, tr-ởng phòng hay ng-ời đ-ợc uỷ quyền nộp cho phịng kế tốn giấy chứng nhận nghỉ việc h-ởng bảo hiểm xã hội cùng các chứng từ khác nh- bảng chấm công, bảng kê chi tiết sản phẩm hàng ngày, giấy báo làm thêm giờ...làm căn cứ để tính l-ơng và các khoản khấu trừ. kế tốn tính 6% l-ơng cơ bản cho BHXH, 1,5% cho BHYT và 1% cho Bảo hiểm thất nghiệp. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền l-ơng, kế tốn tính ra khoản phải trích nộp bảo hiểm xã hội 16%, bảo hiểm y tế 3%, bảo hiểm thất nghiệp 1%, kinh phí cơng đồn 2% (chi tiết xem bảng 2.13).
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền l-ơng của các phịng, tổ sản xuất kế tốn lập bảng thanh tốn tiền l-ơng tồn Bệnh viện.
Bảng 2.9. Bảng tổng hợp thanh tốn tiền l-ơng và BHXH tồn công ty Tháng 9 năm 2006
STT Bộ phận L-ơng SP L-ơng TG L-ơng
LT Nghỉ h-ởng BHXH Trách nhiệm Tổng số Các khoản khấu trừ Thực lĩnh 100% 75% 70% BHXH BHYT Cộng 1 Ban giám đốc 4015537 4015537 200777 40155 240932 3774600 2 Phịngkế tốn 3624924 63908 3688832 181245 36249 217494 3471320 3 Phòng TCHCC 6012566 6012566 300628 60125 360753 5651800 4 Phòng nghiên cứu đầu t- 2889592 2889592 144480 28896 173376 2716300 5 Phòng thị tr-ờng 5217758 5217758 260888 52178 313066 4904700 6 Phòng QL chất l-ợng 4800000 4800000 4800000 7 Tổ vật t- 1650000 1650000 1650000 8 Tổ ban kho 19718177 6438128 1524758 196000 27877063 465500 93100 558600 27318800 9 X-ởng bánh kẹo 21244825 1634700 2505620 1102500 196000 26683645 588000 117600 705600 25978300 10 Tổ nguyên liệu 2182592 98000 2280592 49000 9800 58800 2221900 11 Tổ sản xuất 7897129 817570 98000 8812699 122500 24500 147000 8665700 12 Tổ kiểm tra 9268390 122500 98000 9488890 171500 34300 205800 9283100 13 Tổ đóng gói 6821580 860000 612500 8392080 171500 34300 205800 8186280 14 Tổ KCS 12410800 98000 12508800 122500 24500 147000 12361800 15 Tổ bảo vệ 7121400 250217 98000 7469617 98000 19600 117600 7352100 16 Tổ giao hàng 12520200 2269345 98000 14887545 220500 44100 264600 14623100 Cộng 99185093 37143205 7980010 1288908 980000 146675216 3097018 619403 3716421 142958800
Giám đốc Kế toán tr-ởng Ng-ời lập
Căn cứ vào bảng thanh toán l-ơng, thanh toán làm thêm giờ… kế toán tập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối t-ợng sử dụng. Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ và tổng tiền l-ơng phải trả theo từng đối t-ợng sử dụng tính ra số BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp cho từng đối t-ợng. Sau đó lập bảng phân bổ tiền l-ơng.
3.3. Kế tốn tổng hợp tiền l-ơng và các khoản trích theo l-ơng
3.3.1. Các tài khoản kế toán sử dụng
Để hạch toán tiền l-ơng và các khoản trích theo l-ơng, kế tốn sử dụng các tài khoản sau:
TK 334 - Phải trả ng-ời lao động TK 335 - Chi phí phải trả
TK 338 - Phải trả phải nộp khác
+ Tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên: Dùng để phản ánh các
khoản thanh tốn với cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền l-ơng, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền th-ởng và các khoản khác về thu nhập của họ
Bên nợ:
- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền l-ơng của công nhân viên. - Tiền l-ơng, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên. - Kết chuyển tiền l-ơng cơng nhân, viên chức ch-a lĩnh.
Bên có: Tiền l-ơng, tiền cơng và các khoản khác phải trả cho cơng nhân viên chức.
D- có: Tiền l-ơng, tiền cơng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức.
D- nợ (nếu có): Số trả thừa cho cơng nhân viên chức.
Tài khoản 334 đựơc mở chi tiết theo từng nội dung thanh toán.
+ TK 335 - Chi phí phải trả
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản đ-ợc ghi nhận là chi phí hoạt động, sản xuất kinh doanh trong kỳ nh-ng thực tế ch-a phát sinh, mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc kỳ sau
Nội dung, kết cấu: Bên nợ:
- Các khoản chi phí thực tế phát sinh tính vào chi phí phải trả.
- Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế đ-ợc ghi giảm chi phí.
Bên có:
- Chi phí trả dự tính tr-ớc và ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh. D- có:
- Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Tài khoản 338 - Phải trả phải nộp khác: Dùng để phản ánh các
khoản phải trả và phải nộp cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí cơng đồn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về kinh phí cơng đồn.
- Xử lý giá trị tài sản thừa.
- Kết chuyển doanh thu ch-a thực hiện vào doanh thu bán hàng t-ơng ứng kỳ kế toán.
- Các khoản đã trả, đã nộp và chi khác. Bên có:
- Trích kinh phí cơng đồn, BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định - Tổng số doanh thu ch-a thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ. - Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đ-ợc hoàn lại.
D- có: số tiền cịn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý D- nợ(nếu có ): Số trả thừa, nộp thừa, v-ợt chi ch-a đ-ợc thanh tốn. TK 338 - Phải trả phải nộp khác, có các tài khoản cấp 2 sau:
- TK 3381 - Tài sản thừ chờ giải quyết - TK 3382 - Kinh phí cơng đồn
- TK 3384 - Bảo hiểm y tế
- TK 3385 - Phải thu về cổ phần hoá
- TK 3386 - Nhận ký quỹ, ký c-ợc ngắn hạn - TK 3387 - Doanh thu ch-a thực hiện đ-ợc - TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác
3.3.2. Ph-ơng pháp kế toán tiền l-ơng và các khoản trích theo l-ơng
+ Hàng tháng, tính ra tổng số l-ơng và các khoản phụ cấp mang tính