Khái quát chung về chế độ thai sản tại Chi nhánh may Việt Đức

5. Kết cấu của báo cáo

2.2.1. Khái quát chung về chế độ thai sản tại Chi nhánh may Việt Đức

2.2.1.1. Khái quát chung về Chi nhánh may Việt Đức

Tên chính thức: Chi nhánh May Việt Đức – Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương Mại TNG

Loại hình: Chi nhánh công ty cổ phần Ngày bắt đầu thành lập: 05/03/2007 Số điện thoại / Fax: 02803858512

Đại diện Chi nhánh: Bà Hoàng Thị Minh Thanh

Địa chỉ Chi nhánh: Số 160, đường Minh Cầu – Phường Phan Đình Phùng – Thành phố Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên

Mã số thuế: 46000305723-001 Diện tích 9.847 m2

Tổng số lao động: Luôn dao động trong khoảng 1000 -1300 người Năng lực sản xuất: 20 dây chuyền may

Ngành nghề kinh doanh: Đảm nhận làm các trang phục (trừ trang phục từ da lông thú), sản xuất hàng may sẵn, sản xuất trang phục dệt kim đan móc, bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép, giáo dục nghề nghiệp

Sản phẩm chủ lực: Áo dán seam, Quần áo trượt tuyết,…

* Chức năng và nhiệm vụ của Chi nhánh

“Chức năng, nhiệm vụ” lâu dài mà Chi nhánh may Việt Đức hướng đến là duy trì, phát huy, đẩy mạnh chất lượng sản phẩm và đưa sản phẩm của mình đến tay tất cả các đại lý bán lẻ trên thế giới cũng đồng thời gia tăng lợi nhuận cho công ty, mặt khác cũng phải đẩy mạnh thương hiệu của mình so với các nhãn hàng lớn trong cả nước dần dần củng cố vị thế của mình trong ngành may mặc nước nhà từ đó tạo thêm tiền đề cho sự mở rộng và phát triển

Lĩnh vực hoạt động: chi nhánh vẫn sẽ đi sâu các nghiên cứu các sản phẩm may mặc cũ đã đề ra nhằm hoàn thiện nó nhất, một cách có hiệu quả đồng thời sẽ phát triển thêm các sản phẩm hay tạo ra các mẫu mã mới phù hợp nhu cầu của người tiêu dùng trong nước cũng như nước ngoài làm sao để hoàn thiện những sứ mệnh mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra Chi nhánh còn đảm nhận làm các hầu hết trang

Giám đốc

Hoàng Thị Minh Thanh

Phòng tổ chức Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng sản xuất Phòng kĩ thuật chất lượng

- Quản lý lao động. - Hành chính tuyển dụng - Quản lý bảo hiểm - Y tế - Quản lý, đào tạo nghề - 2 nhân viên kế toán - Phòng Kinh doanh - Kho thành phẩm - Kho nguyên liệu - Kho phụ liệu - Tổ may (gồm 3 xưởng với 25 tổ may) - Phòng kế hoạch sản xuất -Phòng cơ điện - Phòng quản lý chất lượng - Phòng kỹ thuật - Phòng công nghệ - Quản lý tổ phục (trừ trang phục từ da lông thú), sản xuất hàng may sẵn, sản xuất trang phục dệt kim đan móc, bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép, đảm nhận gia công, may mặc cho các hãng thời trang nổi tiếng và còn tham gia lĩnh giáo dục nghề nghiệp cho những người may mặc.

* Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Chi nhánh may Việt Đức

Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy quản lý của Chi nhánh may Việt Đức

(Nguồn: Phòng tổ chức – Chi nhánh may

Việt Đức - TNG)

Chi nhánh may Việt Đức được điều hành bởi Bà Nguyễn Thị Minh Thanh là

giám đốc chi nhánh và có 03 Phó giám đốc khác tham gia quản lý, cơ cấu bộ máy quản lý phía sau giám đốc gồm có 05 phòng gồm:

- Phòng tổ chức gồm 06 người trong đó có một phó phòng và 05 nhân viên khác, một người có

chức năng và công việc khác nhau là: Quản lý lao động; Hành chính tuyển dụng; Quản lý bảo hiểm; Y tế; Quản lý, đào

tạo nghề.

- Phòng kế toán gồm 03

người trong đó có một phó phòng và 2 nhân viên làm việc.

- Phòng kinh doanh có một phó giám đốc điều hành và 30 nhân viên khác chia nhau làm việc trong 04 khu vực là: Phòng Kinh doanh (09 người); Kho thành phẩm (03 người); Kho nguyên liệu (10 người); Kho phụ liệu (8 người).

- Phòng sản xuất là phòng tập chung số lượng nhân viên và công nhân nhiều nhất công ty được quản lý bởi Phó giám đốc sản xuất và chia thành 03 phòng, tổ là: + Tổ may: gồm 03 phân xưởng và được quản lý bởi 03 quản lý phân xưởng, là nơi các công nhân thực hiện công việc theo yêu cầu của công ty.

+ Phòng kế hoạch sản xuất gồm 03 nhóm, tổ là: Tổ cắt. tổ hoàn thiện và nhóm điều độ. Mỗi nhóm, tổ sẽ có những nhóm nhỏ khác thực hiện những công việc khác nhau trong phạm vi của mình.

+ Phòng cơ điện: đảm nhận các công việc về máy móc, sửa chữa những thiết bị điện trong Chi nhánh.

- Phòng kĩ thuật – chất lượng gồm một Phó giám đốc quản lý và chia thành 04 phòng khác gồm:

+ Phòng quản lý chất lượng: Gồm 13 người trong đó có một trưởng phòng và một phó phòng, còn lại các nhân viên đều được phân chia các công việc khác trong phạm vi làm việc của phòng.

+ Phòng chất lượng gồm 32 người trong đó có một trưởng phòng, những nhân viên trong phòng chất lượng chia thành 05 nhóm khác nhau thực hiện những công việc của nhóm.

+ Phòng công nghệ gồm 16 người trong đó có một trưởng phòng và những nhân viên còn lại được chia thành 04 nhóm khác nhau thực hiện những công việc của nhóm.

+ Phòng quản lý tổ là những công nhân KCS gồm 92 người.

* Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Chi nhánh may Việt Đức

- Giám đốc

 Theo Hợp đồng thuê khoán tài sản ký giữa Công ty (Bên cho thuê tài sản) với cá nhân Giám đốc (Bên nhận thuê khoán tài sản)

 Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị về hiệu quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh

 Chỉ đạo thực hiện công tác An toàn lao động, Phòng cháy chữa cháy, Phòng chống bạo lực theo quy định của pháp luật

 Thực hiện và duy trì văn hóa doanh nghiệp

 Thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Luật doanh nghiệp

- Phó Giám đốc Kinh doanh

 Xây dựng kế hoạch đánh giá, đánh giá lại khách hàng

 Tìm kiếm khách hàng, đơn hàng, đảm bảo kế hoạch Sản xuất kinh doanh hàng năm và dài hạn

 Đảm bảo đồng bộ Nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất

 Chịu trách nhiệm quyết toán Nguyên phụ liệu theo quy định của Hải Quan, giám sát thực hiện quyết toán giá thành P3

 Chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh doanh theo khách

 Quản lý kho Nguyên phụ liệu, hoàn thiện, thành phẩm

- Phó Giám đốc Phụ trách sản xuất

 Chịu trách nhiệm về năng suất, chất lượng, tiến độ của các mã hàng sản xuất

 Giải quyết các phát sinh trong quá trình sản xuất

 Kiểm soát và giao việc cho từng công nhân ít nhất bằng tiền lương theo bậc lương và kiểm soát của từng Công nhân hoàn thành vượt mức kế hoạch ngày, tháng

 Nắm bắt, chỉ đạo chuyên môn các phòng nghiệp vụ Chi nhánh

 Thực hiện 5S

- Phó Giám đốc Phụ trách Kỹ thuật, chất lượng

 Duy trì hệ thống kỹ thuật, chất lượng tại chi nhánh

 Kiểm soát chất lượng phát hiện ra lỗi ngay từ gốc và các sản phẩm đạt chất lượng theo tiêu chuẩn của khách hàng

 Chịu trách nhiệm về chất lượng mã hàng khi xuất hàng

- Quản lý phân xưởng

 Quản lý điều hành mọi hoạt động trong xưởng

 Triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất đảm bảo đạt kế hoạch giao

 Kiểm soát tiến độ công việc đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất, quy trình công nghệ, chất lượng theo quy định

 Giải quyết các vấn đề phát sinh trong xưởng, đề xuất giải pháp nâng cao năng suất lao động

 Đảm bảo môi trường làm việc, Vệ sinh công nhân, Phòng chống cháy nổ tại xưởng

 Thực hiện duy trì 5S tại xưởng

 Giữ ổn định lao động trong xưởng

- Phòng Tổ chức hành chính

 Đảm bảo chế độ chính sách quyền lợi của người lao động theo pháp luật

 Xây dựng mô hình tổ chức của chi nhánh phù hợp với mô hình khung của công ty TNG

 Duy trì và đảm bảo tiêu chuẩn đánh giá của khách hàng về trách nhiệm xã hội

 Phát động thi đua và động viên khen thưởng kịp thời cho người lao động

 Tuyên truyền và tuyển dụng lao động đạt và vượt kế hoạch công ty đề ra

 Đào tạo định hướng đối với công nhân trực tiếp sản xuất

 Giữ ổn định lao động tại Chi nhánh

- Phòng Kế toán

 Thực hiện công tác thống kê, kế toán của chi nhánh theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, thống kê hiện hành

 Quản lý vốn và tài sản trong phạm vi quản lý

 Phân bổ chi phí đúng đủ kịp thời theo chuẩn mực kế toán và theo quy định của TNG

 Quản lý, giám sát các khoản mục chi phí tại chi nhánh đảm bảo tiết kiệm mang lại hiệu quả kinh doanh cho chi nhánh

 Lập, phân tích báo cáo Kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính chi nhánh.

 Quản lý kho thiết bị, phụ tùng

 Thực hiện nhiệm vụ theo đúng quy trình, quy định của chi nhánh, công ty

- Phòng kinh doanh

 Xây dựng năng lực sản xuất của từng khách hàng đảm bảo đủ đơn hàng sản xuất và phù hợp với chiến lược khách của công ty, đảm bảo đủ doanh thu/doanh số của công ty giao

 Khai thác và thực hiện chào giá với khách hàng

 Dàn chuyền trên phần mềm các mã hàng đã xác nhận với khách hàng

 Đặt mua Nguyên phụ liệu, thanh toán cho nhà cung cấp và xử lý phát sinh theo quy trình đơn hàng

 Đảm bảo đồng bộ nguyên phụ liệu kịp thời phục vụ sản xuất trước 03 ngày

 Triệt tiêu tối đa vật tư (đặt thêm vật tư) để đồng bộ đảm bảo xuất hàng đủ và vượt kế hoạch của khách hàng

 Kiểm tra quá trình nhập xuất hàng hóa, thanh toán, thu hồi công nợ kịp thời đạt hiệu quả

 Lập phiếu nhập, xuất kho theo quy định

 Quản lý kho Nguyên phụ liệu, thành phẩm, xưởng/tổ hoàn thiện

 Thực hiện quyết toán mã hàng , quyết toán P3 theo quy trình quản lý vật tư

 Đề xuất phương án sử dụng vật tư tồn kho sau quyết toán P3, điều chuyển vật tư tái sử dụng đảm bảo theo quy định và quy trình quyết toán mã hàng và tuân thủ quy định của hải quan theo thông tư 38/39

- Phòng Kế hoạch sản xuất

 Xây dựng kế hoạch sản xuất tháng theo bảng Xây dựng kế hoạch của Chi nhánh

 Dàn chuyền trên phần mềm kịp thời khớp với sản xuất thực tế và cân đối năng lực của chi nhánh và dàn chuyền sản xuất

 Xây dựng, triển khai kế hoạch sản xuất cho các tổ; Kiểm tra, giám sát, điều tiết vật tư, hàng hóa và hoạt động của các tổ sản xuất;

 Lập kế hoạch sản xuất (Tổ làm hàng, ngày vào chuyền, màu, cỡ, PO…) trước 03 ngày

 Lập kế hoạch cắt, cấp Nguyên phụ liệu từ 3 đến 5 ngày. Làm lệnh cấp Bán thành phẩm, phụ liệu đồng bộ trước 1 ngày

 Chuẩn bị sản xuất (Đồng bộ Bán thành phẩm, in, thêu,...)

 Xây dựng kế hoạch ra chuyền hàng ngày cho các tổ sản xuất

 Báo cáo tổng hợp năng suất ra chuyền theo mốc giờ, nhập kho hàng ngày

 Quyết toán mã hàng, chốt doanh số sản xuất theo ngày/ tháng

 Đảm bảo tiến độ giao hàng

- Phòng Kỹ thuật

 Lập kế hoạch thiết kế mẫu, may mẫu

 Tính ĐMGT, ĐMĐH, ĐMSX

 Thiết kế mẫu

 May mẫu phát triển, Phương pháp duyệt khách hàng

 Xây dựng tài liệu kỹ thuật, Bảng màu

 Chuẩn bị mẫu giác Sơ đồ cho xưởng/ tổ cắt. Chuẩn bị mẫu cứng cho phòng công nghệ

 Đào tạo nhân viên kỹ thuật

- Phòng công nghệ

 Nghiên cứu và ban hành Quy trình Công nghệ Cắt, May, hoàn thiện

 Thiết kế đường chuyền của mã hàng. Tính thời gian công nghệ sản xuất mã hàng

 Nghiên cứu ứng dụng Công nghệ, máy móc thiết bị, Ke cữ gá

 Nghiên cứu, may mẫu chế thử, đào tạo công nhân các công đoạn khó trước khi hướng dẫn tổ chuyển đổi mà hàng

 Kiểm tra,điều chỉnh cân bằng nhịp chuyền

 Đào tạo nâng cao tay nghề, thao tác chuẩn cho Công nhân

 Đào tạo tổ trưởng

- Phòng Quản lý Chất lượng

 Thực hiện hệ thống quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của TNG và khách hàng

 Kiểm tra Nguyên phụ liệu tốt khâu đầu vào

 Kiểm tra Nguyên phụ liệu, Bán thành phẩm trước khi lên chuyền

 Các báo cáo ghi chép đầy đủ, nhập tỷ lệ lỗi chuyền và Final trên phần mềm

 Thực hiện Pre-Final, Final theo tiêu chuẩn chất lượng của khách hàng

 Đạt các tiêu chuẩn đánh giá của khách hàng về hệ thống quy trình, chất lượng

 Duy trì hệ thống đánh giá chất lượng của khách hàng

- Phòng cơ điện

 Quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả toàn bộ máy móc, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, hệ thống điện (từ tủ tổng của chi nhánh) hệ thống nước (từ sau tủ tổng công ty giao)

 Chủ động lập kế hoạch nhu cầu thiết bị phục vụ sản xuất của chi nhánh;

 Xây dựng kế hoạch và thực hiện duy tu bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị theo tiêu chuẩn, quy trình duy tu bảo dưỡng của công ty

 Phối hợp phòng Công nghệ nghiên cứu ứng dụng máy móc cho mã hàng mới

 Chuẩn bị máy móc thiết bị theo sơ đồ thiết kế chuyền ít nhất 01 ngày trước khi vào chuyền

 Sửa chữa máy móc thiết bị kịp thời cho công nhân

 Quản lý công tác An toàn vệ sinh lao động- Phòng chống cháy nổ tại chi nhánh. thực hiện tự kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống Phòng cháy chữa cháy tại đơn vị theo phân cấp

 Kiểm soát hàng ra chuyền đảm bảo, năng suất, chất lượng theo các mốc giờ

 Kiểm soát thực hiện kế hoạch từng cụm, công đoạn của Công nhân

 Kiểm soát công nhân hoàn thành kế hoạch giao

 Ổn định lao động của tổ

2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý Bảo hiểm thai sản của Chi nhánh may Việt Đức

Trải qua một chặng đường dài để hình thành, phát triển và tạo lập được một chế độ BHXH được nhận định là đã khá ổn định và phát huy được vai trò cốt lõi của BHXH. Hiện nay, BHXH không còn xa lạ gì đối với mọi người nhất là đối với các doanh nghiệp vì lý do là khi người lao động đã làm việc trong một doanh nghiệp thì sẽ phải đóng BHXH bắt buộc và việc này sẽ do các công ty, doanh nghiệp quản lý và Chi nhánh may Việt Đức – TNG không phải là ngoại lệ. Được thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động từ năm 2007 nhưng cơ cấu quản lý nói chung và cơ cấu quản lý về bảo hiểm xã hội trong Chi nhánh đã được coi là khá ổn định do là một chi nhánh may của công ty may mặc lớn của Việt Nam là công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG và TNG cũng đã có một lịch sử hoạt động và phát triển không nhỏ, thế nên cơ cấu của chi nhánh ngay từ khi bắt đầu hoạt động đã được ổn định nhờ việc thực hiện theo mô hình quản lý theo mô hình nhỏ hơn so với công ty chính là TNG.

Trong Chi nhánh may Việt Đức, bộ phận quản lý về BHXH nói chung và về chế độ thai sản nói riêng là nằm trong Phòng tổ chức với 2 người phụ trách là:

 Nhân viên: Vũ Thị Điệp – Nhân viên quản lý Bảo hiểm

 Nhân viên: Đặng Thu Hường – Nhân viên y tế

Với nhiệm vụ là đảm bảo chế độ chính sách và quyền lợi của người lao động theo pháp luật trong việc quản lý thu chi, lập danh sách các chế độ, danh sách những người lao động hưởng chế độ bảo hiểm và ra những quyết định hưởng chế độ để đưa cho ban giám đốc phê duyệt và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong Chi nhánh.