4.1. Tiêu chuẩn của Body paint
4.1.9. Các hoạt động phụ tùng
Trạm dịch vụ thân xe và sơn có chính sách huỷ phụ tùng tồn kho quá lâu. Trạm dịch vụ cần có ngân sách và chính sách bằng văn bản về việc huỷ phụ tùng.
Bảng thời gian xác định giờ chót để đặt hàng phụ tùng và lịch nhận hàng luôn được thông báo rõ ràng ở trạm dịch vụ.
Bảng này cần thể hiện rõ ràng thời gian đặt và nhận hàng để có thể dễ dàng thơng báo cho khách hàng thời gian ước tính hồn thành cơng việc.
Trạm dịch vụ thân xe và sơn có quy trình chuẩn theo dõi các đơn đặt hàng cịn nợ khách (back order).
Nếu khơng có quy trình chuẩn, khả năng sao nhãn việc theo dõi các đơn đặt hàng cịn nợ khách có thể tăng lên.
Ln có quy trình văn bản về việc đặt hàng đặc biệt.
Cần có thùng hàng, giá hàng cho các đơn hàng đặc biệt. Những phụ tùng này cần phải dễ dàng nhận ra, cần có quy trình phân loại phụ tùng theo thời gian. Cần có hệ thống theo dõi phụ tùng trên giá đặc biệt đã quá lịch hẹn.
Có giá hàng dành cho các phụ tùng đặt hàng đặc biệt.
Giá này phải đủ rộng để cho phép chứa được phụ tùng và các giấy tờ liên quan. Nên đặt một giá riêng cho khách hàng mua lẻ và giá cho trạm dịch vụ.
Khu vực phịng phụ tùng và khu vực kho có đủ ánh sáng.
Ánh sáng thích hợp sẽ đẩy nhanh quá trình xử lý phụ tùng và giảm được sai sót cũng như mệt mỏi cho nhân viên.
Nhân viên phụ tùng có đủ các dụng cụ cần thiết để hỗ trợ có thế có được thơng tin về phụ tùng nhanh nhất thông báo cho khách hàng. (EPC, vi phim, bản tin dịch vụ, phụ tùng, hệ thống máy tính của trạm dịch vụ, tài liệu tham khảo các phụ kiện chính hiệu.
Các dụng cụ này phải sẵn sàng để trợ giúp khách hàng mua lẻ và mua sỉ. Các đơn đặt hàng luôn được đặt ít nhất một lần một ngày.
Trạm dịch vụ cần tận dụng mọi khả năng có thể để đặt mua hàng.
Các phòng dịch vụ ln thường xun được thơng báo về tình hình của tất cả các phụ tùng được đặt hàng đặc biệt.
Một kênh thơng tin rõ ràng cần được duy trì giữa các bộ phận.
Trạm dịch vụ thân xe và sơn ln có quan tâm đến thời gian ước tính hàng về khi lên lịch thời gian sản xuất và thay đổi lại lịch hẹn khi thời gian ước tính hàng về (ETA) của phụ tùng , đơn đặt hàng đặc biệt thay đổi.
Thời gian ước tính hàng về của phịng phụ tùng về sẽ có ảnh hưởng tới thời gian bắt đầu sửa chữa. So sánh thời gian ước tính hàng về và lịch trình sửa chữa. Cần có quy trình bằng văn bản để xử lý trường hợp khi thời gian bị thay đổi. Cố vấn dịch vụ cần thông báo cho khách hàng để thay đối lại lịch hẹn. Điều này chỉ thực hiện khi ETA được thơng báo.
Trạm dịch vụ có quầy giao phụ tùng riêng cho các kỹ thuật viên .
Quầy giao phụ tùng cho kỹ thuật viên cần riêng biệt khỏi quầy giao tiếp khách hàng. Trạm dịch vụ có thể khơng cần có quầy giao hàng riêng cho kỹ thuật viên nếu như phụ tùng được chuẩn bị sẵn và giao cho kỹ thuật viên tại khoang sửa chữa.
Cố vấn dịch vụ luôn được trang bị đầy đủ dụng cụ để tra mã phụ tùng theo các yêu cầu về phụ tùng của kỹ thuật viên.
Các thiết bị gồm:
• Máy đọc vi phim/ hoặc máy tính tra mã phụ tùng. • Máy tính.
• Bản tin phụ tùng và dịch vụ.
Phụ tùng cho việc sửa chữa sơn và thân xe cần được giữ riêng biệt theo từng yêu cầu sửa chữa. Các lệnh sửa chữa xếp ở trên giá phụ tùng sẽ giúp dễ tìm thấy phụ tùng đó.