I. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển, đặc điểm của chi nhỏnh Cụng ty.
1. Hệ thống tổ chức bộ mỏy và chức năng nhiệm vụ của chi nhỏnh
1.2. Chức năng, nhiệm vụ
1.2.2. Phũng Hành chớnh nhõn sự
sự, Lễ tõn, Thư ký và An ninh nội bộ.
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giỳp việc cho giỏm đốc chi nhỏnh trong quản lý và điều hành những cụng việc liờn quan đến tuyển dụng, đào tạo, bố trớ nhõn sự, cỏc cụng tỏc lao động tiền lương, chế độ, chớnh sỏch đối với người lao động.
+ Bộ phận Hành chớnh- nhõn sự: Duy trỡ và phỏt triển hệ thống hành chớnh nhõn sự của chi nhỏnh Cụng ty ổn định và theo hệ thống. Đảm bảo hệ thống chi nhỏnh hoạt động & đỏp ứng linh hoạt cú hiệu quả cho mục tiờu kinh doanh, chiến lược cụng ty. Đảm bảo hồ sơ nhõn sự được giao quản lý được bảo mật, an toàn, thực hiện tiền lương, phỳc lợi xó hội cho nhõn viờn đày đủ, chớnh xỏc, hệ thống hành chớnh chuẩn mực chuyờn nghiệp.
+ Bộ phận Lễ tõn: Đảm bảo và duy trỡ hoạt động tại khu vực lễ tõn, văn phũng nhằm đỏp ứng với hoạt động kinh doanh của chi nhỏnh Cụng ty. Hỗ trợ cỏc cụng việc hành chớnh và chi nhỏnh.
Dương Thị Thanh Bỡnh K7 - QTNL
+ Thư ký: Cung cấp hành chớnh, thư ký cho Giỏm đốc chi nhỏnh. Hỗ trợ Giỏm đốc chi nhỏnh trong việc tổng hợp, thống kờ, làm bỏo cỏo liờn quan đến kinh doanh và cỏc hoạt động của chi nhỏnh. Hỗ trợ Giỏm đốc chi nhỏnh trong việc đụn đốc cỏc bộ phận trong cụng ty trong việc thực hiện cỏc cụng việc được thống nhất trong cỏc cuộc họp giao ban.
+ Bộ phận An ninh: Phụ trỏch và đảm bảo hành lang, bảo vệ người và tài sản, an ninh trật tự, phối kết hợp với cỏc phũng ban duy trỡ cỏc hoạt động liờn quan trong chi nhỏnh Cụng ty.
1.2.3. Phũng Kế toỏn: Bao gồm Bộ phận IT (cụng nghệ thụng tin), Bộ phận Thu ngõn, Kế toỏn doanh thu, Kế toỏn thuế- doanh mục hàng hoỏ, Kế toỏn hàng hoỏ, Kế toỏn điều chuyển, Kế toỏn hạch toỏn thu- chi, Kế toỏn vật tư linh kiện, Kế toỏn thanh toỏn nhà cung cấp và Thủ quỹ.
- Chức năng: Là đơn vị tham mưu, giỳp việc cho Giỏm đốc chi nhỏnh trong quản lý, điều hành cụng tỏc tài chớnh của chi nhỏnh, phản ỏnh mọi hoạt động kinh tế thụng qua việc tổng hợp, phõn tớch hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức cỏc nghiệp vụ quản lý, thu– chi tiền tệ, đảm bảo thỳc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phự hợp với quy định của nhà nước.
- Nhiệm vụ:
+ Tổng hợp doanh thu hàng ngày, ghi sổ kế toỏn, theo dừi cụng nợ nhõn viờn, bỏo cỏo thuế đầu ra.
+ Cập nhật thụng tin, danh mục nhà cung cấp, danh mục hàng hoỏ phỏt sinh, tổng hợp lờn bỏo cỏo thuế.
+ Nhập hàng từ nhà cung cấp vào hệ thống, đối chiếu số liệu giữa cỏc kho hàng, kiểm kờ.
+ Điều chuyển hàng giữa cỏc kho khi phỏt sinh yờu cầu, nhập cỏc chương trỡnh khuyến mại vào hệ thống.
+ Hạch toỏn chi phớ, theo dừi hợp đồng và tỡnh hỡnh thanh toỏn.
+ Đảm bảo chớnh xỏc lượng vật tư, linh kiện được nhập/ xuất chớnh xỏc, hợp lý. Bỏo cỏo cụ thể doanh thu lắp đặt vận chuyển, bảo hành.
Dương Thị Thanh Bỡnh K7 - QTNL
+ Hạch toỏn, theo dừi hợp đồng và tỡnh hỡnh thanh toỏn với nhà cung cấp, theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn, chiết khấu và cỏc khoản hỗ trợ từ cỏc nhà cung cấp theo hợp đồng và thoả thuận đó ký.
1.2.4. Phũng Mua hàng: Bao gồm Giỏm sỏt phũng mua và cỏc nhõn viờn mua hàng cỏc ngành hàng.
- Chức năng: Điều tra, nghiờn cứu và cung cấp cỏc thụng tin về giỏ cả trờn thị trường liờn quan đến cỏc sản phẩm điện mỏy của chi nhỏnh.Tỡm hiểu và liờn hệ với cỏc nhà cung cấp về bảo hành hàng hoỏ, mỏy múc của chi nhỏnh. Đảm bảo hàng hoỏ kinh doanh theo chiến lược của chi nhỏnh Cụng ty. Đảm bảo nguồn hàng hiện tại và thường xuyờn phỏt triển nguồn hàng mới phục vụ cho việc bỏn hàng. Đảm bảo hàng hoỏ mua vào kinh doanh với chi phớ thấp nhất, và cỏc điều kiện kinh doanh với cỏc nhà cung cấp cú lợi nhất cho Carings.
- Nhiệm vụ:
+ Đảm bảo việc cung cấp nguồn hàng ổn định, quay vũng vốn nhanh. + Thương thuyết với nhà cung cấp về hàng hoỏ và cỏc điều kiện thương mại.
+ Phõn tớch giỏ nhập, giỏ bỏn tại Carings, đồng thời khảo sỏt và cạnh tranh giỏ với thị trường.
+ Xõy dựng kế hoạch mua hàng đảm bảo kế hoạch bỏn hàng và cỏc cam kết với nhà cung cấp.
+ Phỏt triển cỏc mặt hàng mới, nhón hiệu, model.
1.2.5. Phũng Maketing:
- Chức năng: Thực thi và đề xuất cỏc hoạt động maketing nhằm thỳc đẩy bỏn hàng và phỏt triển thương hiệu: thực hiện cỏc chương trỡnh quảng bỏ sản phẩm ngay tại Carings, phối hợp với cỏc nhà cung cấp thực hiện chương trỡnh, lập kế hoạch và tham gia trực tiếp tiến hành toàn bộ cỏc hoạt động maketing, phõn tớch và đỏnh giỏ cỏc thụng tin nghiờn cứu thị trường, xõy dựng cỏc kế hoạch maketing ngắn hạn.
Dương Thị Thanh Bỡnh K7 - QTNL
- Nhiệm vụ:
+ Lờn kế hoạch và thực hiện cỏc hoạt động maketing.
+ Liờn hệ với Phũng Kinh doanh và Phũng Maketing của cỏc Nhà phõn phối để lấy cỏc vật dụng POPs, kết hợp thực hiện cỏc chương trỡnh thỳc đẩy bỏn hàng.
+ Đề xuất cỏc chương trỡnh thỳc đẩy bỏn hàng.
+ Kết hợp với cỏc phũng ban trong cụng ty thực hiện cỏc hoạt động liờn quan đến hỡnh ảnh cụng ty.
+ Nghiờn cứu và cung cấp cỏc thụng tin thị trường cần thiết.
1.2.6. Bộ phận Kho vận: Bao gồm cỏc bộ phận: Kho Vincom, Kho Minh Khai, Giao nhận- Lắp đặt kỹ thuật, Dịch vụ bảo hành.
- Chức năng: Đảm bảo cỏc hoạt động hậu cần của Trung tõm điện mỏy Carings được hiệu quả, thụng suốt, nhịp nhàng.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý và vận hành kho hàng được giao với chất lượng an toàn và hiệu quả cao nhất với chớnh sỏch và tiờu chớ của chi nhỏnh Cụng ty.
+ Tiếp nhận và xử lý thụng tin giao nhận, lắp đặt, điều phối để đảm bảo cụng việc thụng suốt, đạt chất lượng và hiệu quả cao nhất.
+ Bảo quản và vận hành phương tiện vận tải được chi nhỏnh Cụng ty giao phú để thực hiện cụng việc vận tải của chi nhỏnh Cụng ty theo kế hoạch, phõn cụng, đạt mức độ an toàn và hiệu quả sử dụng cao nhất.
+ Thực hiện cỏc cụng việc bảo hành, sửa chữa sản phẩm theo sự phõn cụng và theo đỳng chớnh sỏch của chi nhỏnh Cụng ty.
1.2.7. Bộ phận Kinh doanh: Bao gồm Giỏm đục siờu thị, Trợ lý giỏm đốc siờu thị, cỏc Trưởng ngành hàng (Điện tử, Điện lạnh và Điện gia dụng), Chuyờn gia trưng bày, Chuyờn gia sản phẩm, Bộ phận chăm súc khỏch hàng và cỏc nhõn viờn bỏn hàng.
- Chức năng: Trực tiếp thực hiện cỏc hoạt động bỏn hàng diễn ra tại Trung tõm điện mỏy Carings theo đỳng cỏc quy trỡnh, quy định nhằm đạt
Dương Thị Thanh Bỡnh K7 - QTNL
được cỏc chỉ tiờu về doanh số, mục tiờu kinh doanh của Cụng ty và chi nhỏnh Cụng ty đặt ra.
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trỏch nhiệm về doanh số bỏn ra.
+ Chịu trỏch nhiệm về hàng tồn kho trưng bày và tỡnh trạng hàng hoỏ. + Chịu trỏch nhiệm về cỏc vật phẩm khuyến mại và nắm vững cỏc chương trỡnh khuyến mại.
+ Trưng bày hàng hoỏ, vệ sinh quầy kệ, duy trỡ bảng giỏ, barcode. + Phõn tớch và dự bỏo số lượng bỏn hàng để đưa ra cỏc quyết định kinh doanh nhằm tối ưu hoỏ doanh số và lợi nhuận.
+ Lờn kế hoạch kinh doanh theo tuần, thỏng, quý và thực hiện theo kế hoạch.
+ Bỏm sỏt thị trường và định hướng phỏt triển của thị trường. theo dừi biến động giỏ cả thị trường để cú cỏc điều chỉnh hợp lý.
+ Thực hiện cỏc chương trỡnh thỳc đẩy bỏn hàng, cỏc hoạt động khuyếch trương làm tăng doanh thu.
+ Đảm bảo luụn giữ đỳng cỏc tiờu chuẩn chất lượng, mức độ phục vụ khỏch hàng và tiờu chuẩn sức khoẻ an toàn lao động.