III. Tình hình hạch toántiêuthụ thành phẩm vàxác định kết quả tiêu thụ tại công ty Miwon
5. Hạch toán hàng bán bị trảlạ
Do tại công ty không có chính sách chiết khấu bán hàng và công ty chỉ giảm giá trực tiếp ngay trên hóa đơn cho khách hàng trong tr-ờng hợp khi đại lý hoàn thành thủ tục làm thế chấp thì giảm giá liên tục trong 3 tháng (cụ thể là 2000đồng/ thùng) nên tại công ty không sử dụng TK532- Giảm giá hàng bán. Do vậy, trong phần này chỉ trình bầy về hạch toán hàng bán bị trả lại tại công ty
5.1. Các tr-ờng hợp trả lại hàng:
Tại công ty hàng bán bị trả lại trong các tr-ờng hợp sau:
- Khi thanh lý hợp đồng đại lý mà tại đại lý còn tồn kho hàng hoá thì khi đại lý có đề nghị trả lại hàng thì công ty sẽ nhận lại hàng
- Hàng bị hỏng không bán đ-ợc do các nguyên nhân khách quan nh- bão lụt hàng bị -ớt
- Hàng để tồn lâu không bán đ-ợc
5.2. Ph-ơng pháp hạch toán:
Khi trả lại hàng thì đại lý và công ty sẽ lập biên bản trả lại hàng trong đó ghi rõ nguyên nhân của việc trả lại hàng, số l-ợng, giá trị của số hàng bị trả lại. Sau đó, đại lý sẽ viết hoá đơn xuất hàng trả về công ty. Hồ sơ trả lại hàng gồm cả hoá đơn GTGT mà tr-ớc đây công ty đã lập để xuất bán số hàng đó cho đại lý. Tại công ty, khi nhận đ-ợc hàng thì sẽ lập phiếu nhập kho và ghi giảm trừ công nợ. Số hàng bị trả lại tại mỗi đơn vị sẽ đ-ợc bộ phận bán hàng tập hợp vào báo cáo bán hàng (Phần hàng bán bị trả lại) vào ngày cuối tháng. Kế toán sẽ căn cứ vào báocáo bán hàngđể lập chứngtừ trung gian của hàng bán bị trả lại của từng đơnvị Gía trị của hàng bán bị trả lại =Số l-ợng sản phẩm x Giá bán đơn vị của SP Trong đó giá bán đơn vị của mỗi loại sản phẩm đ-ợc tính theo giá bán đơn vị của sản phẩm đó trong hóa đơn gần nhất mà công ty xuất bán cho đại lý. Chứng từ trung gian của số hàng bán bị trả lại đ-ợc lập 1 tháng 1 lần vào cuối tháng.
Ví dụ: Ngày 3/12/2001 đại lý Nguyễn Văn Thanh – 158 Tr-ờng Chinh – Nam Định trả lại hàng do hàng để lâu không bán đ-ợc.
Biểu số28
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 03 tháng12 năm 2001
Biên bản trả lại hàng
Bên giao hàng: Đại lý: Nguyễn Văn Thanh Ng-ời đại diện: Ông Thanh
Địa chỉ : 158 Tr-ờng Chinh- Thành phố Nam Định Bên nhận hàng: Công ty Miwon Việt Nam
Ng-ời đại diện: Ông Yun Seok Hun
Chức vụ: Giám đốc chi nhánh Miwon Hà Nội
Địa chỉ: Đ-ờng 19/8, ph-ờng Mai Dịch- Cầu Giấy- Hà Nội Chúng tôi cùng nhau đi đến một thoả thuận nh- sau:
Vào ngày: 25/9/2001, Công ty Miwon có bán cho đại lý :Nguyễn Văn Đệ Lô hàng hóa đơn số:083996 Tổng giá trị thanh toán: 82.259.914
Nh-ng do những lý do sau đây: Hàng khó tiêu thụ
Nay trả lại cho công ty một phần lô hàng trên cụ thể nh- sau: STT Loại
hàng
Đơn vị Số l-ợng Đơn giá (Ch-a thuế) Thành tiền (Ch-a thuế) Thành tiền (Có thuế) 1 50L Thùng 6 257455 1544730 1699203 2 350 L Thùng 15 304727 4570905 5027996 Tổng cộng 6115635 6727199
Biên bản này lập ra đ-ợc sự đồng ý của 2 bên và sẽ là căn cứ để trừ vào công nợ của Đại lý với công ty. Biên bản này đ-ợc lập thành 2 bản có gía trị pháp lý nh- nhau, mỗi bên giữ một bản.
Bên giao hàng BÊn nhận hàng
(Đại diện đại lý) (giám đốc công ty miwon) Căn cứ vào biên bản trả lại hàng của tất cả các đại lý bộ phận bán hàng sẽ lập báo cáo bán hàng (Phần hàng bị trả lại)
(Xem biểu số29)
Kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng hạch toán hàng bán bị trả lại theo định khoản:
Nợ TK 531: 235,241,794 VND (15,609.94USD) Nợ TK33311:23,524,179 VND (1,506.94USD) Có TK 131: 258,765.973 VND (17,170.93USD)
Căn cứ vào chứng từ trung gian, kế toán sẽ vào Sổ Nhật ký chung Biểu số31:
Nhật ký chung( Trích)
Tháng 12 năm 2001 Số trang: 25 Đơn vị: VND/ USD
Ngày Số CT SH TK Diễn giải Nợ Có
... 31/12 04- 115 531 Hàng bị trả lại 235,241,794.00 31/12 04- 115 531 Hàng bị trả lại 235,241,794.00 15,609.94 33311 Thuế GTGT đầu ra 23,524,179.00 1,560.99 131 Phải thu khách hàng 258,765,973.00 17,170.93 ... ... ... Total 571,631,554.00 571,631,554.00 Tổng cộng 37,933.74 37,933.74
Cuối tháng, số liệu trên Nhật ký chung sẽ là căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 531 Sổ Cái TK 531 cuối kỳ vẫn còn số d- vì kế toán đã không kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào TK511. Vấn đề này em sẽ trình bày kỹ ở phần sau:
Biểu số32:
Sổ Cái(TRích) Hàng bán trả lại