CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thực phẩm CJ Cầu Tre
4.2.2.4 Quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu của Bộ phận Kinh doanh quốc tế
doanh quốc tế
Một số chứng từ liên quan: Vận đơn (Bill of lading)
Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate Origin) Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitory)
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veteerinary Certificate) Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate)
Tờ khai xuất/nhập khẩu tôm (Shrimp Exporten/ Shrimp Importen Declaration) Giấy chứng nhận chất lượng (Centificate of Quanlity)
Giấy chứng nhận sốlượng/ trọng lượng (Centificate of Quanlity/weight)
Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có) (Insurance policy/Insurance Certificate) Giấy chứng nhận khai thác thủy sản (Catch Certificate)
Bảng phân tích thành phần sản phẩm (Analysis Certificate) Quy trình thực hiện:
Có 3 bước chính được thực hiện lần lượt như sau:
1. Tiếp xúc với khách hàng:
Email, gọi điện hoặc gặp mặt trực tiếp khách hàng để bàn về việc đặt hàng sản phẩm cụ thể như loại sản phẩm, nguyên liệu, bao bì, nhãn dán,...
Sau khi tiến tới thống nhất việc đặt hàng thì bên khách hàng sẽ xác nhận đơn đặt hàng, gửi đơn đặt hàng (Purchase Order –P.O) cho CJ Cầu Tre. Trong đó có ghi rõ số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn giao hàng và các yêu cầu khác.
CJ Cầu Tre soạn thảo hợp đồng mua bán gửi khách hàng ký tên hoặc ngược lại. Hợp đồng phải được ghi đầy đủ thông tin, số liệu, tên gọi hợp đồng, điều kiện hợp đồng về số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, giải quyết tranh chấp,..
Nhắc khách hàng mở L/C nếu phương thức thanh toán giữa hai bên là phương thức tín dụng chứng từ L/C hoặc nếu chuyển tiền bằng điện phương thức TT thì CJ Cầu Tre thường sử dụng phương thức TT trả trước 20 – 30% (ngay sau khi nhận đơn đặt hàng và thanh tốn số tiền cịn lại trước khi giao hàng).
Sau khi hoàn thành các bước tiếp xúc thảo luận, thống nhất với khách hàng thì nhân viên phụ trách đơn hàng đó sẽ viết phiếu đề nghị sản xuất gửi xuống nhà máy sản xuất để yêu cầu Bộ phận Kế hoạch sản xuất lên kế hoạch bao bì, nguyên phụ liệu, lịch sản xuất sản phẩm cho Nhà máy. Đối với khách hàng thanh toán bằng phương thức TT thì hàng hóa chỉ bắt đầu được sản xuất khi CJ Cầu Tre xác nhận rằng đã nhận được số tiền trả trước theo như hợp đồng.
Theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm, kiểm tra sản phẩm, mẫu nhãn dán, bao bì, đóng gói theo đúng yêu cầu của khách hàng. Theo dõi thường xuyên giá nguyên phụ liệu để kịp xử lí và điều chỉnh.
Chốt ngày sản xuất xong đơn hàng, chốt ngày đóng hàng, chốt ngày đóng container.
Kiểm tra, giám định hàng hóa, kiểm dịch.
Kiểmtra, xác nhận lại thời gian giao hàng, cảng giao –nhận hàng,... sau đó chính thức đóng container.
3. Làm việc với bộ phận xuất nhập khẩu:
Sau khi nhận đầy đủ các giấy tờ cần thiết từ nhân viên kinh doanh, bộ phận XNK sẽ xác nhận và kiểm tra đầy đủ các điều kiện về hàng hóa và điều kiện giao hàng. Đăng ký
container.
Nhân viên Bộ phận XNK của Phòng Kinh doanh quốc tế sẽ đến hãng tàu lấy B/Lnộp phí làm B/L, trả cước phí, sao y B/L để đi làm các giấy chứng nhận bảo hiểm, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận số lượng/chất lượng, C/O và trả các chi phí liên quan.
Tiếp theo, nhân viên bộ phận XNK sẽ lập bộ tờ khai hàng xuất khẩu bao gồm khai hải quan thông qua hệ thống VNACC/VCIS và hoàn thành các thủ tục hải quan, thông quan. Bộ
tờ khai gồm nhiều loại chứng từnhư hối phiếu, packing list (P/L), Commercial Invoice( C/I), Certificate of Origin( C/O), Bill of Lading (B/L), giấy chứng nhận kiểm dịch, nếu xuất mặt hàng thủy hải sản thì bắt buộc phải có C/C (tại thịtrường Châu Âu).
Sau khi hồn thành thủ tục hải quan thì vào sổ tàu, ghi lại số container, số seal trong container packing list để làm B/L.
Hoàn thành các bước cuối cùng là nộp chứng từ đầy đủ lên ngân hàng của mình, họ sẽ
gửi cho ngân hàng người mua đểđòi tiền.
4.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu sang thị trường Mỹ 4.3.1 Môi trường kinh doanh ở Mỹ