Hình 3.1-3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban của công ty Viral Town hiện nay
Với sơ đồ như trên, chức năng và nhiệm vụ của từng Bộ phận như sau: Giám đốc điều hành Bộ phận Account Bộ phận Creative Planning Bộ phận Operation Bộ phận Creative & Production Bộ phận Purchasing Bộ phận Back Office Bộ phận Kế toán Bộ phận Nhân sự
22
Giám đốc điều hành: bà Đặng Thanh Thảo
Giám đốc điều hành cũng là một trong hai thành viên sáng lập Viral Town, đồng thời cũng là đại diện pháp lý của công ty. Bà chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến thương hiệu, pháp lý, tài chính cũng như công tác quản lý, kiểm soát hoạt động kinh doanh của công ty thông qua việc giám sát các dự án và hoạt động của nhân sự trong dự án.
Bộ phận Account – bộ phận quản trị mối quan hệ khách hàng
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm trung gian và là cầu nối giữa đội thực hiện dự án của công ty và khách hàng. Những nhân viên trong bộ phận này đa số đều được phân bổ để làm trưởng dự án, chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện dự án và những cam kết với khách hàng.
Bộ phận Creative-Planning – bộ phận hoạch định và sáng tạo
Dựa trên yêu cầu của khách hàng, bộ phận Creative-Planning sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc sáng tạo nội dung và kế hoạch để đưa ra giải pháp tốt nhất cho khách hàng. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm về nghiên cứu thị trường, các công cụ để thực hiện kết hoạch cũng như những ý tưởng sáng tạo của dự án.
Bộ phận Operation – bộ phận thi công sự kiện
Bộ phận này chuyên chịu trách nhiệm về việc sản xuất và thi công theo yêu cầu của khách hàng và sự kiện yêu cầu trong dự án. Họ cũng chịu trách nhiệm về tiến độ sản xuất để hiện thực hóa những ý tưởng sáng tạo thành các sự kiện thực tế.
Bộ phận Creative & Production – chịu trách nhiệm sáng tạo về nội dung thị giác
Bộ phận Creative chịu trách nhiệm thiết kế những nội dung về thị giác bao gồm 2D và 3D từ những ý tưởng sáng tạo về mặt nội dung (từ bộ phận Creative Planning). Những nội dung thị giác này dùng để cho khách hàng cho hình dung trực quan về những ý tưởng sáng tạo nội dung đó. Bộ phận này cũng kiêm luôn việc sản xuất hậu kỳ cho các video.
23
Bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và và xử lý những vấn đề liên quan đến việc thu các vật tư từ những nhà cung cấp. Bộ phận này cũng thực hiện giám sát và quản lý tiến độ cũng như chất lượng sản xuất các vật tư.
Bộ phận Back Office – quản lý nội bộ
Bộ phận này bao gồm 2 mảng nhỏ hơn là Bộ phận kế toán - chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến tài chính của công ty và Bộ phận nhân sự - chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự, những yêu cầu liên quan đến hợp đồng nhân sự và các công việc nội bộ như tổ chức chương trình gắn kết nội bộ, thông báo thông tin, v.v.