Hình 3.1-4: Quy trình hoạch định sự kiện tại công ty Viral Town
Nhận yêu cầu Sự kiện từ khách hàng. Có nhiều phương thức để Viral Town nhận được thông tin về nhu cầu sự kiện của khách hàng nhưng có hai phương thức chính là thông qua các mối quan hệ là khách hàng cũ, người quen và thông qua các Nhóm/Cộng đồng liên quan đến lĩnh vực dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện.
Tiếp nhận yêu câu dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện từ khách hàng Phân tích yêu cầu của dự án từ khách hàng Lên kế hoạch thực hiện Đấu thầu kế hoạch sự kiện (Nếu thắng thầu)
Tiến hành hoàn thiện kế hoạch theo yêu cầu của
khách hàng Thi công
sự kiện
Đánh giá chất
24
Sau khi nhận được liên hệ về nhu cầu tổ chức sự kiện của khách hàng, Giám đốc điều hành se phân phối cho bộ phận Account để tiến hành đảm nhận dự án, từ đây trở đi, bộ phận Account sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng trong suốt dự án và sau dự án.
Những khách hàng có nhu cầu thuê ngoài dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện thường không giao phó trực tiếp cho một công ty sự kiện nào, mà sẽ tổ chức các vòng đấu thầu giữa nhiều công ty sự kiện để lựa chọn. Do đó, khách hàng sẽ tổ chức buổi gặp mặt chung giữa các công ty để truyền đạy yêu cầu của mình.
Phân tích yêu cầu của dự án từ khách hàng. Sau khi bộ phận Account tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng sau buổi họp mặt, Account với vai trò trưởng nhóm dự án sẽ tiếp tục huy động những thành viên thực hiện dự án từ những bộ phận trong công ty. Mỗi đội thực hiện dự án cơ bản sẽ bao gồm nhân sự các Bộ phận Account, Creative Planning, Operation và Designer.
Trưởng nhóm dự án, nhân sự được phân công trong bộ phận Account, sẽ truyền đạt lại thông tin về yêu cầu sự kiện cho những thành viên còn lại trong một buổi họp chung để cùng nhau phân tích và lên ý tưởng thực hiện. Sau buổi họp này, cả đội sẽ thống nhất được chủ đề, ý tưởng lớn, chiến thuật sơ bộ để thực hiện dự án.
Lên kế hoạch thực hiện. Ở bước này, nhân sự toàn cả đội sẽ trở về chuyên môn hóa trong công việc của mình. Bộ phận Creative Planning tiến hành lên ý tưởng về mặt nội dung sự kiện, kế hoạch chương trình, phần trình bày ý tưởng; Creative sẽ tiến hành sáng tạo vè thiết kế các hạng mục về nội dung thị giác để trực quan hóa các ý tưởng; Operation tiến hành khảo sát địa điểm, lên các phương án thi công sự kiện; Account có nhiệm vụ liệt kê bảng báo giá các hạng mục, giám sát và quản lý tiến độ thực hiện dự án của những thành viên còn lại.
Đấu thầu kế hoạch sự kiện. Sau khi hoàn thiện Kế hoạch sự kiện và phần trình bày về ý tưởng, kế hoạch thực thi toàn bộ sự kiện, trưởng nhóm dự án sẽ gửi nó đến khách hàng để họ xem xét. Tùy vào từng dự án, sau đó khách hàng sẽ có yêu cầu công ty trình bày về kế hoạch của mình hoặc không.
Quá trình công ty đề xuất kế hoạch đến khách hàng được gọi là đấu thầu. Tùy vào dự án và tùy vào khách hàng mà sẽ có một hay nhiều vòng đấu thầu. Công ty thắng thầu sẽ tiến hành ký hợp đồng để trở thành đơn vị thực thi sự kiện đó của khách hàng. Các
25
công ty thua thầu đều không nhận được bất kỳ chi phí gì cho những công sức để thực hiện bản kế hoạch đề xuất. Vì thế vòng đấu thầu sẽ quyết định hoạt động kinh doanh của công ty.
Hoàn thiện kế hoạch theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi thắng thầu, nghĩa là khách hàng chấp nhận và yêu cầu dịch vụ tại công ty, đội dự án sẽ tiếp tục được duy trì để hoàn thiện kế hoạch của mình theo yêu cầu, đề nghị của họ.
Sau khi chỉnh sửa và hoàn thiện kế hoạch, khách hàng và đội thực hiện sẽ thống nhất nội dung sự kiện trên một bản kế hoạch cuối cùng và tiến hành sản xuất.
Thi công sự kiện. Thi công sự kiện là quá trình hiện thực hóa tất cả những kế hoạch thành sản phẩm thực tế. Những ý tưởng đã được thiết kế sẽ đưa vào sản xuất theo yêu cầu của khách hàng trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện.
Ngày diễn ra sự kiện, bộ phận Account – trưởng dự án, sẽ phối hợp với bộ phận Operation để đảm bảo chất lượng và trật tự của sự kiện.
Đánh giá chất lượng. Sau mỗi dự án, nhân sự của toàn đội thực hiện dự án và cấp trên, cũng như khách hàng sẽ tiến hành đưa ra đánh giá dự án trên nhiều phương diện. Quá trình này rất quan trọng đặc biệt là đối với những nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm. Việc nhìn nhận kết quả sẽ giúp nhân sự có những bài học riêng quý giá cho bản thân và nâng cao chất lượng ở những dự án sau.
Quyết toán. Bộ phận Account sẽ tổng hợp tất cả các chi phí thông qua hóa đơn để nhận quyết toán lại từ khách hàng. Công việc này phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận vì liên quan đến tài chính của công ty cũng như các vấn đề pháp lý tiềm năng.
3.2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG THUẬT LÃNH ĐẠO ĐÍCH THỰC TRONG