Hiện nay, KBNN Cần Thơ áp dụng các nguyên tắc quản lý, cấp phát thanh toán các khoản chi NSNN như sau:
4.2.1.1. Nguyên tắc quản lý, cấp phát thanh toán các khoản chi NSNN
a/. Tất cả các khoản chi NSNN phải được kiểm tra, kiểm soát trước, trong
và sau quá trình cấp phát, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng kinh phí NSNN chuẩn chi.
b/. Tất cả các cơ quan, đơn vị các chủ dự án … sử dụng kinh phí NSNN
(sau đây gọi chung là đơn vị sử dụng NSNN) phải mở tài khoản tại KBNN; chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Tài chính, KBNN trong quá trình dự toán, phân bổ hạn mức, cấp phát, thanh toán hạch toán kế toán và quyết toán NSNN.
c/. Bộ Tài chính, Sở Tài chính - Vật giá tỉnh, thành phố trực thuộc TW,
Phòng tài chính quận huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, (sau đây gọi là cơ quan Tài chính ) có trách nhiệm thẩm định dự toán; kiểm tra việc sử dụng kinh phí, xét duyệt quyết toán chi và tổng hợp quyết toán chi NSNN.
d/. KBNN có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và
cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN theo đúng quy định; tham gia với các cơ quan tài chính, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng NSNN và xác nhận số thực chi NSNN qua Kho bạc của các đơn vị sử dụng NSNN.
KBNN có quyền tạm đình chỉ, từ chối thanh toán, chi trả và thông báo cho đơn vị sử dụng NSNN biết, đồng thời gởi cho cơ quan Tài chính đồng cấp giải quyết trong các trường hợp sau:
- Chi không đúng mục đích , đối tượng theo dự toán được duyệt. - Chi không đúng chế độ, định mức, chi tiêu tài chính nhà nước. - Không đủ điều kiện chi theo quy định.
e/. Mọi khoản chi NSNN được hạch toán bằng đồng Việt Nam theo từng
niên độ ngân sách, từng cấp ngân sách và theo Mục lục NSNN. Các khoản chi NSNN bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động được quy đổi và hạch toán chi bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ, giá hiện vật ngày công lao động do cơ quan có thẩm quyền quy định.
f/. Trong quá trình quản lý, cấp phát, quyết toán chi NSNN các khoản chi
sai phải thu hồi giảm chi. Căn cứ vào quyết định của cơ quan Tài chính hoặc quyết định của cơ quan NN có thẩm quyền, KBNN thực hiện thu hồi giảm chi NSNN.
4.2.1.2. Một số quy định cụ thể trong cấp phát thanh toán
a/. Điều kiện chi trả, thanh toán:
KBNN chỉ thực hiện thanh toán chi trả, thanh toán các khoản chi NSNN khi đủ các điều kiện sau:
- Đã có trong dự toán chi NSNN được giao. - Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi.
- Đã được cơ quan Tài chính hoặc thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được ủy quyền quyết định chi .
b/. Hình thức thanh toán, chi trả NSNN
- Chi trả thanh toán theo dự toán từ KBNN. - Chi trả thanh toán bằng lệnh chi tiền.
c/. Kiểm soát thanh toán chi NSNN
- Hồ sơ thanh toán:
+ Giấy rút dự toán NSNN (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản)
+ Các hồ sơ khác phù hợp với tính chất từng khoản chi theo quy định. - KBNN kiểm soát hồ sơ của đơn vị bao gồm:
+ Kiểm soát các khoản chi so với dự toán NSNN, bảo đảm có trong dự toán, được cấp có thẩm quyền phân bổ và nhu cầu chi quý đã đăng ký.
+ Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ theo quy định với khoản chi.
+ Kiểm tra kiểm soát tổng khoản chi bảo đảm đúng chế độ tiêu chuẩn, định mức chi NSNN theo quy định.
- Sau khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi KBNN thực hiện:
+ Trường hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo quy định, KBNN làm thủ tục chi trả, thanh toán cho đơn vị.
+ Trường hợp chưa đủ điều kiện thanh toán nhưng thuộc đối tượng được tạm ứng, KBNN làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị theo quy định.
+ Trường hợp không đủ điều kiện chi, KBNN được phép từ chối.
d/. Phương thức chi trả, thanh toán: được thực hiện dưới 2 hình thức:
- Cấp tạm ứng: đối tượng là các khoản chi hành chính, mua sắm tài sản, sữa chữa nhỏ, sữa chữa lớn tài sản cố định chưa đủ điều kiện cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng.
Mức cấp tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN và phù hợp với tiến độ thực hiện nhưng tối đa không vượt quá các mục chi trong dự toán NSNN được phân bổ.
- Cấp thanh toán: bao gồm các khoản lương, phụ cấp lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản chi đủ điều kiện cấp thanh toán trực tiếp và các khoản tạm ứng đủ điều kiện chuyển từ tạm ứng sang thanh toán tạm ứng.
Mức cấp thanh toán căn cứ vào hồ sơ chứng từ chi NSNN theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN nhưng không được vượt quá nhu cầu chi quý và dự toán NSNN năm được cơ quan có thẩm quyền phân bổ.
4.2.1.3. Quy trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước
Theo quy định của nghị định 87/CP của bộ phận kiểm soát chi trực thuộc phòng kế toán của KBNN với nhiệm vụ là kiểm tra chứng từ thanh toán và tạm ứng. Quá trình kiểm soát trước khi cấp phát kinh phí như sau:
- Khi có nhu cầu chi tiêu đơn vị sử dụng kinh phí NSNN lập và gởi KBNN nơi mở tài khoản giao dịch các hồ sơ, chứng từ thanh toán có liên quan.
- Bộ phận kiểm soát chi NSNN tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của các đơn vị gởi đến và thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi theo đúng qui định, trình thủ trưởng KBNN xem và phê duyệt.
- Được sự đồng ý của thủ trưởng KBNN, bộ phận kiểm soát chi và kế toán thanh toán thực hiện cấp phát thanh toán cho đơn vị.
4.2.1.4. Kiểm soát tài liệu và lưu trữ chứng từ tại KBNN
Căn cứ vào yêu cầu quản lý mục đích sử dụng vốn khi cấp phát thanh toán KBNN thực hiện việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ được thực hiện như sau:
* Yêu cầu đối với các đơn vị sử dụng NSNN:
a/. Đối với các khoản chi đầu tư xây dựng cơ bản, chủ đầu tư gởi đến
KBNN một bộ hồ sơ như sau: - Giấy rút dự toán NSNN. - Dự án đầu tư.
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư. - Hồ sơ dự án.
- Báo cáo kết quả thẩm định thiết kế kỹ thuật, dự toán. - Quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật- dự toán.
- Quyết định trúng thầu ( có giá trị xây lắp từ 1 tỷ đồng trở lên ) hoặc Quyết định chỉ định thầu ( có giá trị xây lắp dưới 1 tỷ đồng ).
- Hợp đồng thi công ( ký kết giữa chủ đầu tư và đơn vị trúng thầu hoặc chỉ định thầu thi công công trình).
- Các hợp đồng tư vấn khác (Lập dự án đầu tư, khảo sát thiết kế, giám sát, bảo hiểm…)
- Bảng tổng hợp khối lượng hoàn thành được nghiệm thu. - Phiếu giá thanh toán kèm giấy rút vốn đầu tư.
b/ Đối với những khoản chi như lương, phụ cấp lương, học bổng, sinh hoạt
phí, mua sắm phương tiện làm việc, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn thì đơn vị sử dụng NSNN khi thanh toán phải gởi KBNN các hồ sơ chứng từ sau:
- Giấy rút dự toán NSNN.
- Dự toán năm hoặc điều chỉnh (nếu có) đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Bản biên chế, quỹ lương, học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí năm hoặc điều chỉnh (nếu có) đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Hợp đồng kinh tế.
- Biên bản đấu thầu kèm theo quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu với các khoản chi có giá trị lớn.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng xây dựng hoặc sửa chữa hoàn thành giữa A và B.
- Phiếu giá thanh toán do A lập.
- Các chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng hoặc các chứng từ gốc khác có liên quan của đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ khi giao hàng hoặc thực hiện hợp đồng dịch vụ.
c/. Đối với các khoản chi khác của các đơn vị hành chính sự nghiệp như các
khoản chi về thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, chi hội nghị công tác phí … , khi thanh toán đơn vị sử dụng NSNN chỉ gửi KBNN Giấy rút dự toán NSNN và Bảng kê chứng từ gốc của các khoản chi này theo mẫu 01 Thông tư số 40/1998/TT-BTC ngày 31/3/1998 của BTC.
* Yêu cầu đối với cán bộ kiểm soát của Kho bạc Nhà nước:
Khi nhận được các tài liệu trên, cán bộ kiểm soát phải kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu và yêu cầu các đơn vị hoặc chủ đầu tư điền vào phiếu giao nhận tài liệu. Cụ thể, cán bộ kiểm soát kiểm tra nội dung của một số tài liệu sau:
- Kiểm tra giấy rút dự toán NSNN:
Khi nhận được tài liệu này, cán bộ kiểm soát phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ này như sau: Tùy theo từng đơn vị, từng ngành, từng nội dung thanh toán phải đúng mã ngân sách, nguồn ngân sách, mã chương, mã ngành, mã nội dung kinh tế, tên dự án, tên chương trình mục tiêu, nội dung chi, số tiền phải đúng với hóa đơn kèm theo, tên đơn vị nhận tiền, địa chỉ, tài khoản ngân hàng. Đồng thời phải có con dấu và chữ ký của những người có liên quan như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng của đơn vị sử dụng NSNN.
- Kiểm tra nội dung dự toán:
Cán bộ kiểm tra theo các nội dung như: kiểm tra sự phù hợp của các nội dung phê duyệt trong dự toán đã được cấp thẩm quyền phê duyệt, số tiền không được vượt quá dự toán.
- Kiểm tra hợp đồng kinh tế: Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận, ký kết bằng văn bản giữa bên đơn vị sử dụng NSNN và bên bán, thể hiện nội dung thanh toán, số tiền, địa chỉ và tài khoản của chủ cửa hàng mà Kho bạc sẽ thanh toán.
- Kiểm tra các tài liệu có liên quan khác: Các trường hợp mua hàng hóa, tài sản cố định, chứng từ để thanh toán bắt buộc là hóa đơn đỏ của Bộ Tài chính phát hành hoặc hợp đồng và thanh lý hợp đồng của các đơn vị có tư cách pháp nhân. Vì vậy nếu hợp đồng không đảm bảo tính pháp lý thì chỉ tạm ứng chứ không được chuyển thành thanh toán.
Đơn vị sử dụng NSNN hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các khoản chi đã kê khai trong bảng kê. KBNN có thể phối hợp với cơ quan tài chính cùng cấp để kiểm tra tại đơn vị sử dụng NSNN về những khoản thực tế chi tiêu nếu xét thấy cần thiết.
Sau khi đồng ý thanh toán cho đơn vị, Kho bạc sẽ lưu lại 1 Bảng kê chứng từ thanh toán, hợp đồng kinh tế, bản sao hóa đơn đỏ vào hồ sơ kế toán của KBNN.