Mọi bộphậnvàcánhân trong đơn vịđều phải cónhững thôngtin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách nhiệm kiểm soát). Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải đƣợc xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống thông tin của đơn vị tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin tài chính, hoạtđộnghaytuân thủ,giúpchonhàquảnlýđiềuhành và kiểm soát doanh nghiệp. Một thông tin có thể đƣợc dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, nhƣ để lập BCTC, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hayđƣợcdùngđểđiềuhànhhoạtđộngsảnxuất,kinhdoanhcủadoanhnghiệp.
Đơn vị cần xác định các thông tin cần thiết phải thuthập,xửlývà báo cáo. Vấn đề quan trọng nhất là thông tin phảiphùhợpvớinhucầu, đặc biệt trong giai đoạn doanh nghiệp đối mặt với thay đổi trong kinh doanh, với sự cạnh tranhgaygắtvàsựthayđổinhucầucủakháchhàng. Dovậy,hệthốngthôngtin cũng phải thay đổi phù hợp nhằm đáp ứng mục tiêu mới của doanh nghiệp. Mộthệthống thông tin tốt cần có các đặc điểmsau:
– Hỗ trợ cho chiến lƣợc kinh doanh: Hệ thống thông tin phải là một phần của hoạt động kinh doanh. Có nghĩahệthống thông tin không chỉ thu thập thông tin cần thiết trong việc đƣa ra quyết định cho kiểm soát mà còn giúp đƣa ra các chiến lƣợc kinhdoanh.
– Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lƣợc: Chiến lƣợc kinh doanh và chiến lƣợc hệ thống thông tin có ý nghĩa quyết định sự thành công của
nhiều tổ chức. Thực tiễn cho thấy tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống thông tin vào hoạt động kinh doanh. Nhiều công ty đã sử dụng hệ thống thông tin giúp sản phẩm tiếp cậnvới ngƣời tiêu dùng dễ dàng hơn.
– Tích hợp với hoạt động kinhdoanh: Việc sửdụng thôngtinngày nay đã dịch chuyển từ hệ thống thông tin đơn thuần là tài chính sang hội nhập với hệ thống thông tin chung của toàn công ty. Hệ thống thông tin này giúp kiểm soát quá trình kinh doanh, theo dõi, ghi nhận nghiệp vụ kịpthời.
– Phối hợp hệ thống thông tin cũ và mới: Sẽ không đúng khi cho rằng hệ thống thông tin mới thƣờng giúp kiểm soát tốt hơn bởi vì chúng mới. Trong thựctế có thể là ngƣợc lại. Do hệ thống cũ đã đƣợc kiểm tra thông qua sử dụng, do vậy chúng thƣờng đáp ứng đƣợc nhu cầu.
– Dođó,cần nghiên cứu kỹ lƣỡng hai hệ thống (cũ và mới) để có quyết định phùhợp.
- Chất lƣợng thông tin: Bất kể là thông tin đƣợc tạo ra bởi hệ thống nàothì cũng cần phải đảm bảo chất lƣợng, có vậy thông tin mới hữu ích cho nhà quản lý trong việc kiểm soát doanh nghiệp. Cụ thể, các yêu cầu đối vớithông tin là:
+ Phải thích hợp: thông tin phải phù hợp với yêu cầu ra quyết định của nhà quản lý.
+ Phải kịp thời: thông tin phải cung cấp kịp thời, khi có yêu cầu. + Phải cập nhật: hệ thống phải đảm bảo có các số liệu mới nhất. + Phải chính xác và dễ dàng truy cập.
Khi thiết kế hệ thống thông tin phải tính đến những yêu cầu trên và thông tin cần đƣợc điều chỉnh ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho nhà quản lý và các cá nhân trong doanh nghiệp.
COSO năm 2004 nhấn mạnh chất lƣợng thông tin trong điều kiện sự phát triển mạnh mẽ của khoa học về công nghệ thông tin hiện nay và nội
dungthông tin phải gắn liền với việc quản lý rủi ro tại đơn vị. Thông tin phải đƣợc cung cấp cho những ngƣời liên quan theo những cách thức và thời gian thích hợp để họ có thể thực hiện quá trình Quản trị rủi ro và những nhiệm vụ liên quan.
Để thông tin phục vụ cho quá trình quản trị rủi ro liên quan đến đơn vị, thông tin cần đạt đƣợc những yêu cầu sau đây:
+ Gắn với quá trình Quản trị rủi ro.
+ Có thể so sánh đƣợc với rủi ro có thể chấp nhận. + Phát triển hệ thống thông tin thích hợp.
Để làm tăng chất lƣợng thông tin, đơn vị cần một chƣơng trình quản lý dữ liệu trên toàn đơn vị, bao gồm các yêu cầu về thông tin, việc duy trì truyền tải thông tin. Nếu không, hệ thống thông tin sẽ không cung cấp đƣợc những gì mà các cấp quản lý và những ngƣời khác cần để thực hiện các chức năng nhiệm vụ liên quan đến quá trình quản trị rủi ro.
- Truyền thông
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới cácbên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp. Bản thân mỗi hệ thống thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có nhƣ vậy thì những thông tin đã đƣợc thu thập và xử lý mới có thể đến đƣợc với các đối tƣợng có nhu cầu để giúp họ thực hiện đƣợc trách nhiệm của mình.
Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận:
- Truyền thông bên trong: cùng với việc nhận đƣợccácthôngtin thích hợp, tất cả nhân viên, đặc biệt những ngƣời có trách nhiệm quan trọng về quản trị tài chính và kinh doanh, cần nhận đƣợc các thông báo ngắn gọn từ ngƣời quản trị cao cấp nhất để thực hiện công việc. Ngƣợc lại, ngƣời quảnlýcaocấpnhấtphải phản hồi ý kiến đề xuất của thuộc cấp. Các kênh thông tin từ trên xuống dƣới hay từ dƣới lên trên phải đƣợc thiết lập để đảm bảo sự
truyền thông này. Điều quan trọng là việc truyền thông phải giúp chomỗi cá nhân trong doanh nghiệphiểu rõ công việc của mình cũng nhƣ ảnh hƣởng của nó đến các cá nhân khác để từ đó có những biện pháp khắc phục. Thiếu sự hiểu biết này sẽ làm nảy sinh các vấn đề bất lợi cho việc đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp.
- Truyền thông bên ngoài: thông tin từ các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp nhƣ nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nƣớc, khách hàng cũng cần đƣợc thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp cho doanh nghiệp có cách ứng xử kịp thời. Tƣơng tự nhƣ truyền thông bên trong, bất cứ ngƣời bên ngoài nào làm việc với công ty cần phải biết một số quy định của công ty nhƣ tiền hoa hồng không đƣợc chấp nhận, các khoản chi trả không hợp lệ. Công ty có thể thông tin trực tiếp về điều mà công ty mong muốn khi làm việc với họ.
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì nó giúp cho việc đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin