Hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện là tổng thể các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức đƣợc thiết lập và triển khai thực hiện trong các bệnh viện thuộc Bệnh viện phù hợp với quy định của pháp luật, của Bộ y tế nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo hoạt động của bệnh viện đƣợc an toàn, hiệu quả và đạt đƣợc các mục tiêu đề ra.
Hoạt động kiểm soát nội bộ là việc giám sát, kiểm tra của tổ chức, cá nhân, ngƣời làm công tác kiểm soát nội bộ và/hoặc những ngƣời có thẩm quyền đối với các phòng, ban, bộ phận, cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ đƣợc giao nhằm phát hiện các bất cập, thiếu sót, vi phạm để kịp thời xử lý hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn lực và hoạt động của bệnh viện an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật.
Hệ thống văn bản quy định nội bộ bao gồm:
a. Quy chế chi tiêu nội bộ:đƣợc xây dựng theo Thông tƣ 71/2006/TT- BTC ngày 09 tháng 08 năm 2006 của Bộ Tài chính, và các định mức quy định của Nhà nƣớc, đồng thời phải thông qua CBCNV trong bệnh viện đƣợc cập nhật hằng năm
* Mục đích xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ - Quản lý nguồn thu tại bệnh viện
-Chủ động trong việc quản lý, sử dụng và chi tiêu tài chính cho Thủ trƣởng bệnh viện.
- Cán bộ, viên chức trong bệnh viện biết, căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ để thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao.
-Làm căn cứ:
+ Quản lý các khoản thu tại bệnh viện trong đó phần lớn là nguồn thu từ dịch vụ Khám bệnh, chữa bệnh.
+ Quản lý, thanh toán các khoản chi tiêu trong bệnh viện.
+ Thực hiện kiểm soát của kho bạc nhà nƣớc. Để cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính và các cơ quan thanh tra, kiểm toán kiểm tra việc sử dụng các nguồn tài chính của bệnh viện.
- Sử dụng tài sản đúng mục đích, có hiệu quả.
- Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong sử dụng các nguồn tài chính. - Bảo đảm công bằng trong phân phối thu nhập , khuyến khích tăng thu, tiết kiệm chi, thu hút và giữ đƣợc những ngƣời có năng lực trong bệnh viện.
Căn cứ vào nội dung quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ kiểm soát hoạt động thu chi của mình
Các quy trình thực hiện bao gồm:
- Quy trình tạm ứng và thanh toán nội bộ (Phụ lục 2) - Quy trình thanh toán qua Kho bạc nhà nƣớc (Phụ lục 3) - Quy trình thanh toán qua Ngân hàng (Phụ lục 4)
b. Quy chế mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ, thuốc phục vụ hoạt động thường xuyên của Bệnh viện được ban hành theo Quyết định số 1489/QĐ-VĐ ngày 12/8/2020 của Giám đốc Bệnh viện
Trong quy chế này, quy định rõ quy trình mua sắm hàng hóa, tài sản, dịch vụ, thuốc để phục vụ hoạt động thƣờng xuyên của Bệnh viện:
+ Máy móc, Trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy
+ Hóa chất, sinh phẩm chấn đoán Invitro, vật tƣ, vật liệu tiêu hao, thuốc, công cụ, dụng cụ bảo đảm hoạt động thƣờng xuyên;
+ Trang phục ngành, trang phục phục vụ hoạt động đặc thù của ngành, lĩnh vực theo quy định, bảo hộ lao động;
+ Các sản phẩm công nghệ tin học
+Dịch vụ phi tƣ vấn: Thuê bảo trì, bảo dƣỡng, sửa chữa, kiểm định, hiệu chuẩn máy móc thiết bị, dịch vụ bảo vệ, vệ sinh công nghiệp, dịch vụ giặt là…
+Dịch vụ tƣ vấn: Tƣ vấn lựa chọn công nghệ, tƣ vấn để lập, phân tích, đánh giá hồ sơ dự thầu, tƣ vấn đào tạo về quản lý …;
Đối tượng áp dụng quy chế này: Các cá nhân, bộ phận, khoa, phòng, viện, trung tâm thuộc Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức tham gia vào quá trình thực hiện việc mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ, thuốc phục vụ hoạt động thƣờng xuyên của Bệnh viện.
Quy trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ, thuốc, tài sản (Phụ lục 6)
c. Văn bản hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đƣợc xây dựng theo từng khoa/phòng/viện/trung tâm, là căn cứ để xác định các quy trình làm việc, kiểm soát chất lƣợng thực hiện quy trình
Tất cả hệ thống văn bản thực hiện kiểm soát trên đều gắn trách nhiệm cho từng các nhân thực hiện trong hệ thống kiểm soát nội bộ tất cả hệ thống
văn bản thực hiện kiểm soát trên đều gắn trách nhiệm cho từng các nhân thực hiện trong hệ thống kiểm soát nội bộ