9. Bố cục của đề tài
1.3.4. nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận
Đã từ lâu con ngƣời đã biết lƣu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lƣu trữ là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có ý nghĩa đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phƣơng. Tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ đƣợc hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ cho nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn.
Tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận là cơ quan quản lý hành chính Nhà nƣớc, phản ánh sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nƣớc về chủ trƣơng, đƣờng lối chính sách trên các mặt của đời sống xã hội trên địa bàn quận, phản
35 ánh các giai đoạn phát triển, các mốc đánh dấu thành tựu của UBND quận. Vì vậy nó có ý nghĩa trên nhiều lĩnh vực hoạt động của UBND quận nhƣ:
Thứ nhất: Trên lĩnh vực chính trị
Tài liệu lƣu trữ cung cấp thông tin toàn diện về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của quận từ đó giúp các nhà lãnh đạo có thể đề ra các quy định hợp lý, đúng đắn trong hoạt động quản lý.
Tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận phản ánh rõ nét những thay đổi về các hoạt động chính trị từ khi thành lập đến khi giải thể nhƣ: chứng minh địa giới hành chính của mỗi địa phƣơng, sự điều chỉnh địa giới hành chính, việc sáp nhập, giải thể, thành lập quận; hoạt động bầu cử HĐND và UBND; sự thay đổi cơ cấu tổ chức UBND quận, sự điều động, bổ nhiệm cán bộ vào các vị trí trong bộ máy của UBND quận. Ngoài ra tài liệu lƣu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh trật tự trên địa bàn quận. Bên cạnh đó, tài liệu lƣu trữ còn phục công công tác phòng, chống và điều tra, truy tìm tội phạm. Việc nghiên cứu hồ sơ của nhiều vụ án cũng giúp cho cơ quan chức năng tìm ra quy luật hoạt động của tội phạm để có các biện pháp ngăn chặn và xử lý.
Có thể nói những giá trị của tài liệu lƣu trữ trong lĩnh vực chính trị hết sức to lớn, thực sự vô giá, không thể đo đếm bằng tiền bạc.
VD: Nghị định số 74-CP ngày 22/11/2006 của Chính phủ về việc thành lập quận Thanh Xuân, quận Cầu Giấy, thành lập và đổi tên một số phƣờng thuộc thành phố Hà Nội.
VD: Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận và 23 phƣờng thuộc thành phố Hà Nội (quận Bắc Từ Liêm và Nam Từ Liêm).
Thứ hai: Trên lĩnh vực kinh tế
Các thông tin trong tài liệu lƣu trữ thƣờng xuyên đƣợc khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế (dài hạn, ngắn hạn) của các địa phƣơng, TLLT của UBND quận cũng phản ánh những cố gắng nỗ lực của nhân dân trong công cuộc xây dựng đất nƣớc nói chung và trong phạm vi địa phƣơng nói riêng phục vụ việc quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm tại địa bàn quận...để có những kế
36 hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các nhà quản lý không thể không khai thác thông tin có trong tài liệu lƣu trữ nhƣ: các báo cáo hàng tháng, quý, năm, số liệu thống kê cuối năm, hay cuối giai đoạn về tình hình phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn quận; số liệu về dân cƣ, đất đai, thông tin về tình hình giao thông,..
Thông tin trong tài liệu lƣu trữ còn đƣợc khai thác để phục vụ việc tìm kiếm, khai thác tài nguyên, môi trƣờng. Việc khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ đã giúp các quận tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của. Các tài liệu lƣu trữ cũng thƣờng xuyên đƣợc khai thác và sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế mới các công trình xây dựng cơ bản nhƣ: nhà cửa, cầu, đƣờng thuộc phạm vi quản lý của UBND quận. Trong lĩnh vực này thông tin trong tài liệu lƣu trữ thực sự đã mang lại hiệu quả thiết thực cho địa phƣơng. Điều này giúp lãnh đạo quận có cái nhìn tổng thể về tình hình phát triển kinh tế của địa phƣơng.
Thứ ba: Trên lĩnh vực Văn hóa- xã hội- giáo dục
TLLT phản ánh chính sách về văn hóa của Nhà nƣớc, cho thấy sự chuyển biến trong quá trình thực hiện chủ trƣơng xây dựng một nền văn hóa tiên tiến, bài trừ tệ nạn xã hội, hủ tục, xây dựng đời sống văn hóa mới; phản ánh trình độ dân trí, nếp sống của ngƣời dân trên địa bàn quận giúp lãnh đạo có biện pháp khuyến khích phát huy các nét văn hóa lành mạnh, hạn chế các biểu hiện tiêu cực. Những tài liệu lƣu trữ đã góp phần làm sáng tỏ những giá trị văn hóa truyền thống của địa phƣơng, là căn cứ đáng tin cậy để nhà nƣớc công nhận các di sản văn hóa có giá trị trên địa bàn quận.
VD: Chùa Vạn Niên thuộc Quận Tây Hồ đƣợc Bộ Văn hóa – Thông tin xếp hạng Di tích Lịch sử - văn hóa cấp Quốc Gia, năm 1996.
Tài liệu lƣu trữ có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các tầng lớp trong xã hội qua các thời kỳ cũng nhƣ các chính sách dân tộc và tôn giáo.
Về lĩnh vực giáo dục và đào tạo tài liệu lƣu trữ luôn là nguồn thông tin có nhiều giá trị chúng cung cấp cho nhà quản lý về việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo, chƣơng trình và kết quả đào tạo trên địa bàn quận.
37 VD: Dựa vào báo cáo tổng kết về công tác phổ cập giáo dục tiểu học của Phòng Giáo dục và đào tạo quận Tây Hồ cho thấy: 100% trẻ em trong độ tuổi đến trƣờng đều đƣợc tham gia học tập tại trƣờng trên địa bàn quận.
Ngoài các ý nghĩa trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa giáo dục, TLLT của UBND quận còn cung cấp thông tin chân thực và đáng tin cậy, thông tin trong tài liệu lƣu trữ là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử đặc biệt là lịch sử địa phƣơng, phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu khai thác của công dân trên địa bàn quận nhƣ:
Thứ tư: Sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử địa phương
Đối với lịch sử, cái đích cuối cùng là tìm ra những bằng chứng xác thực để mô tả sự kiện đó đúng nhất. Để tái hiện diễn biến lịch sử phát triển của địa phƣơng một cách khách quan, có cơ sở tin cậy thì tài TLLT đƣợc đánh giá là những bằng chứng xác thực nhất. Giá trị của tài liệu lƣu trữ trƣớc hết là ở tính nguyên gốc. Những nội dung chính của sự kiện đƣợc phản ánh trong văn kiện Đại hội Đảng bộ, báo cáo đánh giá tình hình kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng địa phƣơng, những Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị… của Ban chấp hành Đảng bộ, UBND quận qua các thời kỳ. Chính vì vậy, khi tiếp cận với tài liệu lƣu trữ, các nhà nghiên cứu có điều kiện đến gần với các sự kiện lịch sử hơn. Hiện nay hầu hết các quận đều đã xây dựng đƣợc cuốn sách về lịch sử của địa phƣơng mình nhƣ: Lịch sử cách mạng huyện Từ Liêm, 1990 (nay đƣợc tách thành 2 quận: quận Bắc Từ Liêm và quận Nam Từ Liêm); Đống Đa trong nhƣng năm đấu tranh, 1994; Lịch sử truyền thống và cách mạng quận Tây Hồ, NXB Đại học Quốc gia HN, năm 2013. Tài liệu lƣu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh đƣợc toàn bộ quá trình quản lý nhà nƣớc, là thƣớc đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi địa phƣơng. Với ý nghĩa đó, tài liệu lƣu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những kinh nghiệm quản lý nhà nƣớc qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ. Tài liệu lƣu trữ trải qua các thế hệ, giúp con ngƣời tìm ra những sáng kiến mới trong quản lý, rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc.
38
Thứ năm:Sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương
UBND quận là cơ quan quản lý Nhà nƣớc, đo đó trên thực tế TLLT phục vụ chủ yếu cho hoạt động lãnh đạo và quản lý. TLLT chứa đựng các thông tin thực tế và pháp lý có độ tin cậy cao nhƣ các quyết định quản lý, kinh nghiệm đã đƣợc đúc rút, số liệu thống kê chân thực trong các báo cáo, tổng kết... những thông tin đó giúp cho nhà quản lý đƣa ra những quyết định đúng đắn giải quyết nhanh chóng các tình huống trong hoạt động quản lý. Trên thực tế các cơ quan để đƣa ra một kế hoạch phát triển trong một giai đoạn hay một năm đều phải thu thập đƣợc thông tin chính xác, đầy đủ ở nhiều kênh thông tin khác nhau nhƣng thông tin trong tài liệu lƣu trữ vẫn là chính xác, xác thực nhất bởi chúng có giá trị thể hiện ở đặc điểm của tài liệu lƣu trữ là bản gốc, bản chính chính hoặc bản sao hợp pháp.
VD: UBND quận muốn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế năm 2015 cần các thông tin sau:
- Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của UBND thành phố Hà Nội năm 2015; - Báo cáo tổng kết tình hình phát triển kinh tế xã hội năm 2014 của UBND quận; - Những tài liệu về đặc điểm tình hình, điều kiện phát triển kinh tế xã hội của UBND quận năm 2015...
Thứ sáu: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin phục vụ nhu cầu chính đáng của nhân dân.
Thực tế đã chứng minh rằng, hầu nhƣ tất cả mọi ngƣời, ai cũng đã hơn một lần cần khai khai thác, sử dụng các tài liệu lƣu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản thanh nhƣ: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thƣởng và kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lƣu trữ chứng minh quan hệ nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản. Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian, các UBND quận trong quá tình hoạt động đã sản sinh ra thành phần tài liệu khá phong phú phản ánh nhiều mặt hoạt động của xã hội nhƣ chính trị, kinh tế, văn hóa- giáo dục...nên tài liệu lƣu trữ là căn cứ quan trọng để các cơ quan nhà nƣớc và cán bộ, công chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý. Thông qua các hồ sơ quản lý cán bộ của các Phòng chuyên môn đã sử dụng tài liệu lƣu trữ để làm căn cứ tiến
39 hành các thủ tục cấp mới, chuyển quyền sử hữu giấy chứng nhận, quyền sử dụng đất, thực hiện các thủ tục thừa kế đất đai, nhà ở, giải quyết các tranh chấp liên quan đến đất đai, quy hoạch và quản lý việc sử dụng quỹ đất. Cũng từ tài liệu lƣu trữ cán bộ của Ban chỉ huy quân sự quận, tài liệu về quản lý nhân khẩu, lý lịch công dân của các phƣờng và hồ sơ giải quyết chế độ cho cán bộ của các Phòng Lao động, thƣơng binh, liệt sỹ, gia đình có công với cách mạng để hƣởng chế độ ƣu đãi của Nhà nƣớc theo quy định.
40
Tiểu kết chƣơng 1
Các cấp hành chính quản lý nhà nƣớc địa phƣơng trong đó cấp quận có một vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, điều hành các hoạt động tại địa phƣơng. Sự tồn tại của hệ thống các cơ quan nhà nƣớc với đầy đủ các loại hình từ cơ quan Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân, các cơ quan quản lý nhà nƣớc theo ngành dọc, các doanh nghiệp nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp và các Hội tại quận hoạt động bằng ngân sách nhà nƣớc. Đây là điều kiện, là cơ sở để hình thành khối lƣợng lớn tài liệu lƣu trữ có nội dung phản ảnh toàn diện tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội...của quận cũng nhƣ sự đóng góp của quận đối với sự phát triển của các tỉnh nói riêng qua các thời kỳ lịch sử khác nhau. Với sự đa dạng về loại hình và phong phú về thành phần, nội dung thì tài liệu lƣu trữ UBND quận có giá trị về nhiều mặt. Những giá trị quan trọng đó đƣợc thể hiện trong nội dung tài liệu và tùy thuộc vào mục đích sử dụng của đối tƣơng nghiên cứu. Việc lƣu trữ và khai thác sử dụng những tài liệu đó không chỉ có có ý nghĩa đối với bản thân các cơ quan quản lý nhà nƣớc mà giúp ích cho các nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa trong việc giữ gìn và phát huy các di sản văn hóa của từng quận nói riêng và của dân tộc nói chung. Điều này đặt ra thách thức đối với lƣu trữ quận trong việc làm tròn sứ mệnh bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ đối với xã hội. Để làm đƣợc điều đó, lƣu trữ quận phải thiết lập, củng cố việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
41
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG
Để làm rõ đƣợc thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nƣớc tại địa phƣơng chúng tôi xin đề cập đến một số khái niệm có liên quan nhƣ sau:
2.1. Một số khái niệm có liên quan:
2.1.1. Khái niệm ‘‘Quản lý nhà nước”
Theo giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước (dùng bồi dƣỡng kiến thức quản lý Nhà nƣớc – ngạch chuyên viên) của Học viện Hành chính Quốc gia (1996), khái niệm quản lý nhà nƣớc đƣợc hiểu là: “Đó là dạng quản lý xã hội mang tính quyền lực Nhà nước, được sử dụng quyền lực Nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi hoạt động của con người” [5,15].
Theo giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước và Quản lý ngành Giáo dục và Đào tạo của nhóm tác giả Phạm Viết Vƣợng, Ngô Thành Can, Trần Quang Cấn, Đỗ Ngọc Đạt, Đặng Thị Thanh Huyền, Nguyễn Văn Long, Nguyễn Đức Thìn (2005), NXB Đại học Sƣ phạm, khái niệm quản lý nhà nƣớc đƣợc hiểu là: “Sự chỉ huy, điều hành xã hội để thực thi quyền lực Nhà nước; là tổng thể về thể chế, về tổ chức và cán bộ của bộ máy nhà nước có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước, do các cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp và tư pháp) có tư cách pháp nhân công pháp (công quyền) tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nước đã giao cho trong việc tổ chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của công dân” [57,40].