9. Bố cục của đề tài
3.1.5. Bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ UBND quận
Tài liệu lƣu trữ là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hƣ hỏng cho dù chúng có đƣợc cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan nhƣ: ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên… đều có thể gây ra gây hƣ hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan nhƣ việc sử dụng tài liệu chƣa đúng cách, bảo quản tài liệu không hợp lý,... đều ảnh hƣởng và làm hƣ hại tài liệu. Vì vậy, bảo quản tài liệu lƣu trữ là một nội dụng rất quan trọng trong hoạt động lƣu trữ. Với tầm quan trọng nhƣ vậy đặt ra yêu cầu đối với các cơ quan lƣu trữ nói chung và UBND cấp quận nói riêng phải áp dụng triệt để các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lƣu trữ. Không chỉ bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ mà lƣu trữ UBND quận đặc biệt cần chú trọng tới việc sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, điều này giúp cho kho lƣu trữ tiết kiệm đƣợc diện tích kho tàng, trang thiết bị để bảo quản tài liệu có giá trị phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.
Thứ nhất: Cán bộ lƣu trữ phải nắm rõ và thiết lập đƣợc thông tin về khối tài liệu có trong kho để bố trí vị trí sắp xếp tài liệu hợp lý nhƣ: tên phông lƣu trữ, thời gian của tài liệu, loại hình tài liệu, số lƣợng (tính bằng mét giá tài liệu), tài liệu rời lẻ hay tài liệu đã lập hồ sơ hoàn chỉnh… Đây là điều quan trọng, mang tính quyết định để lựa chọn vị trí sắp xếp tài liệu phù hợp. Dựa vào các thông tin về tài liệu, sẽ biết đƣợc những tài liệu nào thƣờng xuyên khai thác, sử dụng, những tài liệu nào ít đƣợc khai thác, sử dụng để bố trí các vị trí thuận lợi.
89 Thứ hai: Sắp xếp các giá tài liệu trong kho hợp lý. Hiện nay, hầu hết kho lƣu trữ UBND quận đều sử dụng giá cố định, vì thế để thuận lợi cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng…giữa các giá tài liệu nhất định phải có một khoảng cách tƣơng đối để làm lối đi (phụ thuộc vào diện tích kho để bố trí khoảng cách giữa các giá nhƣng ít nhất là 0,5m). Với giá chỉ để tài liệu đƣợc một mặt trƣớc, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.
Thứ ba: sắp xếp tài liệu lên giá theo các nguyên tắc đƣợc quy định. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới, trong mỗi khoang giá, theo hƣớng của ngƣời đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu đƣợc xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hƣớng của ngƣời đi từ cửa vào kho.
Thứ tư: đặt tên cho các giá đựng tài liệu. Để thuận lợi cho việc tra tìm, trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trƣng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của từng khối tài liệu.
Thứ năm: thƣờng xuyên giải phóng diện tích kho lƣu trữ. Nhƣ chúng ta đã biết, diện tích của một kho lƣu trữ là cố định, trong khi định kỳ hàng năm, tài liệu luôn đƣợc giao nộp, thu thập để đƣa vào lƣu giữ, bảo quản trong kho. Do đó, không một kho lƣu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác nên việc giải phóng diện tích kho là rất cần thiết. Vì vậy, UBND quận phải thƣờng xuyên thực hiện nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử theo quy định và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lƣu trữ lịch sử (Lƣu trữ lịch sử tỉnh, thành phố) và tiêu hủy tài liệu hết giá trị (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photocopy, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.