9. Bố cục của đề tài
3.1.7. Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền giới thiệu về giá trị của tài liệu lưu trữ
trữ của UBND cấp quận
Thành phần, nội dung tài liệu lƣu trữ ở UBND cấp quận rất phong phú, đa dạng. Để thu hút nhiều độc giả khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng thì tổ chức lƣu trữ của UBND quận cần áp dụng các biện pháp để tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lƣu trữ.
Thứ nhất: Thông tin, tuyên truyền rộng rãi, thường xuyên về ý nghĩa của việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương.
- Cán bộ lƣu trữ cần phải hiểu về các vấn đề sau :
+ Ý nghĩa của việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng
+ Khối lƣợng, thành phần tài liệu của UBND quận và các tài liệu có liên quan để phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng đang đƣợc bảo quản tại kho lƣu trữ UBND quận
+ Nội dung các tài liệu bao gồm những lĩnh vực hoạt động nào
+ Nắm bắt đƣợc nhu cầu của các đối tƣợng khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng. Có hiểu rõ những vấn đề trên thì cán bộ lƣu trữ mới có thể tuyên truyền, phổ biến cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ hiểu đƣợc tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ, biết đƣợc các loại tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng và nâng cao nhận thức về
92 mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho hoạt động này nhƣ : sử dụng tài liệu lƣu trữ giúp cho cơ quan xây dựng, hoạch định chiến lƣợc, xây dựng quy hoạch, kế hoạch ; phục vụ cho việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý tại địa phƣơng giúp (thẩm định, phê duyệt, đánh giá…) phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý các vi phạm ; và công tác ra soát văn bản.
Thứ hai: Thông tin, tuyên truyền về vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng.
+ Tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề về công tác lƣu trữ mời giảng viên ở các trƣờng có chuyên môn về công tác lƣu trữ nhƣ : Trƣờng Đại học khoa học xã hội và Nhân văn, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội…
+ Trong các buổi họp của cơ quan nhƣ : họp bàn kế hoạch công tác, tổng kết, kết hoạch công tác nói chung của cơ quan, họp về công tác văn phòng… thì cán bộ lƣu trữ nên tận dụng cơ hội này để tuyên truyền, giới thiệu với lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các đơn vị và các cán bộ chuyên môn trong cơ quan về ý nghĩa của công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ .
+ Tuyên truyền, giới thiệu về công tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ đến với độc giả trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, mạng nội bộ, wesite của UBND quận. Qua những kênh thông tin trên độc giả trong và ngoài cơ quan mới biết đƣợc tài liệu mình cần ở đâu và khi có nhu cầu khai thác sẽ tìm đến với lƣu trữ. Đây là một trong những biện pháp nâng cao tính chủ động của lƣu trữ cơ quan. Muốn làm tốt công tác này đổi hỏi cán bộ lƣu trữ phải nắm bắt nhanh những nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình, những nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của độc giả.
Thứ ba: Tổ chức lƣu trữ cần phải thuyết phục đƣợc lãnh đạo cơ quan, đặc biệt là lãnh đạo Văn phòng tham dự các hội nghị, hội thảo về lƣu trữ ở trung ƣơng, sở Nội vụ, thành phố để lãnh đạo có những hiểu biết hơn về tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ. Từ đó sẽ có kế hoạch đầu tƣ thích đáng cho công tác lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ở UBND quận nói riêng.
Thứ tư: Cán bộ lƣu trữ cần nâng cao chất lƣợng phục vụ trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣ : cần tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho độc giả, tránh có những thủ tục khai thác phức tạp, gây phiền hà, thái độ phục vụ nhiệt
93 tình, chu đáo, đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của những đối tƣợng đến khai thác. Có nhƣ vậy, độc giả mới tin tƣởng vào lƣu trữ và tìm đến với lƣu trữ.