9. Bố cục của đề tài
3.2.1. Chủ động đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tạ
96 Để đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ điều quan trọng nhất chúng ta cần quan tâm đến đối tƣợng độc giả, các kho lƣu trữ có thể tiếp nhận yêu cầu và phục vụ nhiều đối tƣợng khác nhau do vậy về hình thức khai thác đối với từng độc giả sẽ có sự khác biệt. Nhƣ đã trình bày ở trên, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ áp dụng tại UBND cấp quận chủ yếu gồm: Phòng đọc, sao chụp, đề nghị cung cấp thông tin bằng văn bản theo yêu cầu. Các hình thức trên chƣa mang tính chủ động cao, cơ quan lƣu trữ chƣa giới thiệu đƣợc nội dung, thành phần và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ đến với độc giả của UBND quận. Trong thời gian tới lƣu trữ UBND quận cần khắc phục hạn chế trên để đƣa lƣu trữ đến gấn hơn với cán bộ, công chức của UBND quận, đó là những ngƣời hiểu và rất cần đến tài liệu lƣu trữ trong quá trình giải quyết công việc của họ. Nếu các thông tin từ tài liệu lƣu trữ đƣợc trích nguồn đầy đủ, chi tiết cũng là cách để giới thiệu tài liệu lƣu trữ đến các thủ trƣởng cơ quan. Từ đó sẽ có sự tƣơng tác ngƣợc trở lại có ích cho lƣu trữ, lƣu trữ sẽ đƣợc quan tâm và đầu tƣ thích đáng nếu có hiệu quả đối với công tác quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng trƣợc tiếp là thông tin trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Lƣu trữ UBND quận cần xây dựng thêm các hình thức khai thác, sử dụng mang tính chủ động hơn nhƣ:
Thứ nhất: Tăng cƣờng thông báo giới thiệu về nội dung, thành phần tài liệu đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ qua mạng nội bộ của cơ quan hoặc thông báo trên website của cơ quan. Đây là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ mang tính chất thông tin chủ động nhằm giúp cho độc giả nắm đƣợc những tài liệu có giá trị trong kho lƣu trữ để sử dụng vào hoạt động quản lý.
Thứ hai: Cung cấp thông tin tài liệu lƣu trữ qua mạng internet: trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay cùng với những tiện ích kết nối mà công nghệ thông tin đem lại thì việc sử dụng internet nhƣ một công cụ truền thông đƣợc các cơ quan chú trọng. Việc áp dụng các hình thức cung cấp thông tin tài liệu lƣu trữ qua mạng sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Đối với tài liệu của UBND quận đặc thù là hoạt động về các lĩnh vực nhƣ : kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục...vì vậy lƣu trữ cơ quan cần coi internet là một phƣơng tiện kết nối nhu cầu cung cấp thông tin cho độc giả. Chúng ta không thể đăng cụ thể nội dung, thành phần tài liệu lên mạng nhƣng có thể đăng các bài viết về công tác lƣu trữ và những lợi ích mà tài liệu lƣu trữ đem lại, mọi ngƣời quan tâm sẽ trực tiếp đến kho lƣu trữ để tiếp cận, khai thác tài liệu lƣu trữ.
97 Ngoài ra còn có hình thức xây dựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề TLLT cũng là một hình thức chủ động phát huy giá trị TLLT. Giá trị thông tin, hình ảnh và âm thanh từ các loại tài liệu lƣu trữ đặc biệt là tài liệu lƣu trữ nghe nhìn nếu đƣợc nghiên cứu xây dựng theo chuyên đề nhất định sẽ đem lại hiệu quả thiết thực trong phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ.
VD: Hƣớng tới kỷ niệm 10 năm thành lập quận và chào mừng Đại hội đại biểu Đảng bộ quận Tây Hồ lần thứ III. Quận ủy, HĐND, UBND quận biên soạn và xuất bản tài liệu quản „Quận Tây Hồ 10 năm xây dựng và phát triển” nhằm giới thiệu những thành tích, những chuyển biến của Quận trên tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng.
Nhƣ vậy, có rất nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ mà cơ quan có thể áp dụng đƣợc. Mỗi hình thức đều có những ƣu điểm và hạn chế riêng. Vì vậy, lƣu trữ UBND quận cần phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của cơ quan để áp dụng các hình thức cho phù hợp, hình thức này hỗ trợ cho hình thức kia, nhằm phát huy tối đa hiệu quả của tài liệu lƣu trữ.