9. Bố cục của đề tài
3.1.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ
3.1.2.1.Về chuyên môn của cán bộ lưu trữ
Những biện pháp nâng cao nhận thức cán bộ cơ quan về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ ở trên có đƣợc thực hiện tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ cán bộ làm công tác lƣu trữ. Yếu tố con ngƣời bao giờ cũng là yếu tố giữ vai trò tiên quyết trong mọi hoạt động, điều này không ngoại lệ đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT. Bởi công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là công tác mang tính chất khoa học, để công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại UBND cấp quận phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng đòi hỏi cán bộ lƣu trữ phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, có phẩm chất, đạo đức tốt, cởi mở, niềm nở, chân thành, tận tuy phục vụ độc giả và phải có kiến thức tổng hợp về lịch sử cùng với các lĩnh vực khác của đời sống xã hội.
Qua khảo sát thực tế và sử dụng phiếu khảo sát đồng thời căn cứ vào bảng tổng hợp báo cáo tình hình quản lý tài liệu lƣu trữ cấp quận, huyện ban hành kèm theo công văn số : 2479/SNV-CCVTLT ngày 16/9/2014 của Sở Nội vụ chúng tôi tổng hợp đƣợc số liệu về việc bố trí công chức, viên chức tại lƣu trữ quận huyện nhƣ sau :
Chuyên trách : 19 Kiêm nhiệm : 8 Hợp đồng : 3
Trình độ của công chức, viên chức : Đại học : 15
Cao đẳng : 7 Trung cấp : 8
Trong đó UBND quận bố công chức, viên chức làm lƣu trữ đƣợc thống kê dựa trên phiếu khảo sát thực tế tại UBND quận nhƣ sau :
83
Tên quận Hình thức bố trí cán bộ Trình độ chuyên môn
UBND quận Ba Đình Kiêm nhiệm Trung cấp VT-LT UBND quận Cầu Giấy Kiêm nhiệm Học viện hành chính UBND quận Đống Đa Kiêm nhiệm Học viện hành chính UBND quận Hà Đông Chuyên trách Đại học lƣu trữ UBND quận Hai Bà Trƣng Kiêm nhiệm Đại học lƣu trữ UBND quận Hoàn Kiếm Kiêm nhiệm Đại học lƣu trữ UBND quận Hoàng Mai Kiêm nhiệm Cao đẳng khác UBND quận Long Biên Chuyên trách Đại học lƣu trữ UBND quận Tây Hồ Chuyên trách Bồi dƣỡng nghiệp vụ UBND quận Thanh Xuân Chuyên trách Bồi dƣỡng nghiệp vụ
Qua bảng số liệu trên hầu hết các quận bố trí cán bộ làm công tác lƣu trữ không đƣợc đào tạo đúng chuyên môn chiếm số lƣợng lớn có ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu qủa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ độc giả nói riêng và công tác lƣu trữ nói chung. Đôi khi kiến thức của họ không đáp ứng đƣợc nhu cầu của công việc, một số trƣờng hợp tỏ ra rất lúng túng hoặc có một số quận cán bộ lƣu trữ có chuyên môn nhƣng họ lại phải kiêm nhiệm nhiều việc gây áp lực công việc cho những cán bộ đó ảnh hƣởng đến việc phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. Thực tế với những cán bộ này độc giả gần nhƣ không tiếp cận đƣợc bởi phong cách làm việc của họ cứng nhắc, nguyên tắc nhiều khi tỏ thái độ bất mãn…khi độc giả đến khai thác tài liệu chƣa đạt đƣợc hiệu quả cao.
Mỗi quận cần bố trí ít nhất là một cán bộ lƣu trữ chuyên trách có trình độ chuyên môn về lƣu trữ theo quy định để thực hiện nhiệm vụ của lƣu trữ quận. Việc bố trí cán bộ chuyên trách là việc rất cần thiết đảm bảo sự tập trung về chuyên môn, thời gian cho công tác này. Trong đó thời gian để nghiên cứu và tham mƣu cho lãnh đạo chỉ đạo các vấn đề có liên quan đến hoạt động lƣu trữ, thời gian cho việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ tại kho lƣu trữ UBND cấp quận đặc biệt là công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Chỉ có cán bộ chuyên trách có chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ mới có thể thực hiện đƣợc khối lƣợng công việc nhƣ vậy một cách liên hoàn. Việc bố trí, sắp xếp cán bộ đúng với chuyên môn, phù hợp với năng lực trình độ của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ ; áp dụng các hình thức khen thƣởng, xử phạt hợp lý để nâng cao tình yêu nghề và trách nhiệm của cán bộ. Bên cạnh, sự đầu tƣ của cơ
84 quan, bản thân cán bộ làm công tác lƣu trữ cũng cần nhận thức đƣợc vai trò của công việc, ý thức đƣợc trách nhiệm của mình để từ đó không ngừng cố gắng vƣơn lên, trau dồi kiến thức, hoàn thành tốt các nhiệm vụ đƣợc giao. Có nhƣ vậy, sự đầu tƣ về con ngƣời mới đạt đƣợc kết quả.
3.1.2.2.Về thái độ phục vụ của cán bộ lưu trữ
Cần xây dựng tốt mối quan hệ giữa độc giả và những ngƣời làm công tác lƣu trữ. Những ngƣời làm công tác lƣu trữ thƣờng có tâm lý lo ngại nhƣ: tài liệu chƣa đƣợc phân loại khoa học nên chƣa thể phục vụ nghiên cứu đƣợc; quá nhấn mạnh yêu cầu bảo vệ bí của tài liệu; sợ bị „ rút ruột” làm cạn kiệt thông tin trong các lƣu trữ, sợ làm hƣ hỏng tài liệu….mà dẫn đến vô tình hay cố ý hạn chế việc cho độc giả tiếp cận TLLT. Hơn nữa khi đƣợc giao quản lý TLLT lại làm nảy sinh thói độc quyền, ban ơn trong khâu phục vụ khai thác tài liệu. Bên cạnh đó, thái độ phục vụ của một số cán bộ lƣu trữ còn chƣa đúng mực, chƣa thể hiện đƣợc sự nhiệt tình khiến cho độc giả còn có những cái nhìn không mấy thiện cảm (nhƣ đã phân tích ở trên).
Cần xây dựng một đội ngũ cán bộ lƣu trữ không chỉ đơn giản làm nghiệp vụ chuyên môn tốt mà còn là những cán bộ tâm huyết, nhiệt tình và biết cống hiến. Để làm đƣợc điều đó, các cơ quan lƣu trữ cần phải quán triệt một tƣ tƣởng thống nhất là: Khi làm nghiệp vụ lƣu trữ, các cán bộ lƣu trữ cần“ lấy cán bộ, công chức trong cơ quan làm gốc” lấy nhu cầu của độc giả làm nhiệm vụ quan trọng số một thì mới đƣợc đông đảo cán bộ, công chức ủng hộ, có thêm không gian phát triển rộng lớn hơn. Để làm đƣợc điều đó, có thể áp dụng hệ thống tiêu chuẩn 4S trong giao tiếp là: tƣơi cƣời, lịch sự, mau lẹ và chân thành (Smile, Smart, Speed, Sincerity) cho mỗi cán bộ lƣu trữ.
Để đạt đƣợc những yêu cầu trên, UBND quận cần thực hiện các biện pháp sau : Thƣờng xuyên tổ chức các buổi giao lƣu chia sẻ kinh nghiệm đối với các cán bộ của UBND quận ; đầu tƣ kinh phí, tạo điều kiện để cán bộ tham gia lớp tập huấn do Cục Văn thƣ – Lƣu trữ Nhà nƣớc, sở Nội vụ tổ chức, cử cán bộ tham gia các lớp học ngắn hạn về công tác lƣu trữ nói chung, công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nói riêng. Đặc biệt để đạt đƣợc tiêu chuẩn 4S nhƣ trên UBND quận cần đầu tƣ kinh phí cho cán bộ lƣu trữ học các lớp kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp…