9. Bố cục của đề tài
3.1.4. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của độc giả thì việc tăng cƣờng tổ chức khoa học tài liệu là rất quan trọng. Tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ là công việc đảm bảo chất lƣợng hồ sơ đƣợc đem ra phục vụ độc giả. Làm tốt công tác này cũng là một trong những hình thức nâng cao hàm lƣợng thông tin trong tài liệu lƣu trữ. Có thể nói chất lƣợng các sản phẩm thông tin từ tài liệu lƣu trữ cao hay không là phụ thuộc vào việc sử dụng nguồn tài liệu lƣu trữ nhiều hay ít và chất lƣợng thông tin tài liệu lƣu trữ đƣợc chuyển tài trong đó cao hay thấp. Điều đó đòi hỏi các cán bộ phải coi trọng việc khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lƣu trữ và công tác quản lý Nhà nƣớc tại địa phƣơng. Tuy nhiển, để làm tốt công tác này, UBND cấp quận cần quan tâm đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ với những nội dung sau:
Thứ nhất : Thống nhất phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ UBND quận
86 Các phƣơng án theo Mặt hoạt động – Thời gian hay Cơ cấu tổ chức – Thời gian
và ngƣợc lại có nhiều điểm không thống nhất. Quantìm hiểu chúng tôi thấy không chỉ tên gọi của các mặt hoạt hoạt động mà nội dung chi tiết trong từng mặt hoạt động cũng khác nhau hay cách phân chia cơ cấu tổ chức cũng không nhất quán.
Cho nên việc lựa chọn phƣơng án phân loại cho phông lƣu trữ UBND quận là rất cần thiết và hoàn toàn có thể đi đến một phƣơng án thống nhất cho UBND cấp quận hiện nay. Từ đó việc hệ thống hóa hồ sơ tài liệu thống nhất giúp cho việc xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu một cách khoa học phục vụ cho công tác khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, chính xác. Theo nghiên cứu của chúng tôi thì phƣơng án phân loại khoa học nhất áp dụng cho các phông UBND quận là phƣơng án : Mặt hoạt động – thời gian (áp dụng cho các phông đóng hay khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của phông trong một giai đoạn nhất định) hoặc Thời gian – Mặt hoạt động (áp dụng cho các phông đang hoạt động, tài liệu đƣợc bổ sung, chỉnh lý hàng năm) chúng tôi xem xét vấn đề này theo các khía cạnh sau :
UBND quận là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quan hệ công tác với tƣ cách vừa là ngƣời đại diện cho Nhà nƣớc trên địa bàn lãnh thổ, UBND có nhiệm vụ tổ chức thực hiện pháp luật, chính sách, quy hoạch và kế hoạch chung của cả nƣớc trong phạm vi quận, tổ chức, cải tạo và phát triển kinh tế, xây dựng kết cấu hạ tầng, chăm lo đời sống vật chất, văn hóa của nhân dân. UBND quận không chỉ quản lý các đơn vị của địa phƣơng mà còn thực hiện sự quản lý Nhà nƣớc đối với mọi cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn quận thông qua các mặt hoạt động.
Với phƣơng án Thời gian – Cơ cấu tổ chức hay Cơ cấu tổ chức – Thời gian không áp dụng cho khối cơ quan UBND bởi vì cơ quan UBND có cơ cấu tổ chức thƣờng xuyên thay đổi. Tính từ năm 1983 đến nay đã có 5 lần nhà nƣớc quy định lại chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức bộ máy của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện các văn bản đó là : Nghị định số :86/HĐBT ngày 04/8/1983 của Hội đồng Bộ trƣởng về nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện ; Nghị định số :12/2001/NĐ-CP ngày 27/3/2001 của Chính phủ về việc tổ chức lại một số cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng và UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị định số :172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ quy định tổ chức của các ban
87 chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị định số :14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Nghị định số :37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Việc thay đổi về cơ cấu tổ chức dẫn đến sự thiếu thống nhất trong khung phân loại nếu áp dụng theo phƣơng án này.
Thứ hai : Lưu trữ UBND quận cần thu thập, bổ sung tài liệu đúng thời hạn quy định.
Thu thập và bổ sung tài liệu lƣu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lƣu trữ, cần phải thực hiện thƣờng xuyên, liên tục tại các lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử. Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ. Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông lƣu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp phần phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ.
Để khắc phục đƣợc thực trạng nhƣ thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ UBND quận đã phân tích ở chƣơng 2, trong thời gian tới lƣu trữ UBND quận cần có các biện pháp kiên quyết và triệt để hơn nữa trong việc thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu đang lƣu lạc ở các phòng, ban thuộc UBND quận nhƣ sau :
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ từ thủ trƣởng cơ quan đến các đơn vị, cá nhân thực hiện nhiệm vụ. Trong đó, lƣu trữ UBND quận là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức hoàn thành nhiệm vụ này cần chủ động hơn nữa trong một số công việc cụ thể nhƣ : lên kế hoạch thu thập tài liệu của từng đơn vị ; yêu cầu các đơn vị lập danh mục tài liệu nộp lƣu gửi về lƣu trữ, kiểm tra thành phần tài liệu nộp và chất lƣợng hồ sơ nộp vào lƣu trữ.
- Đầu tƣ kinh phí để chỉnh lý khoa học tài liệu lƣu trữ và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ.
- Kiên quyết xử lý những đơn vị, cá nhân không nghiêm túc thực hiện quy định về việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ của cơ quan và áp dụng hình thức thƣởng „nóng‟ cho các cán bộ thực hiện đúng quy định.
88 VD : Khi xét khen thƣởng cuối năm cho các chuyên viên cần phải xây dựng thêm tiêu chuẩn lập hồ sơ công việc làm tiêu chí bình xét.
Có đƣợc phông lƣu trữ hoàn chỉnh, chất lƣợng trách nhiệm to lớn không chỉ thuộc về những cán bộ làm công tác lƣu trữ tâm huyết với nghề, quyết đoán trong công việc mà còn cần nhiều đến sự hợp tác của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thông qua việc lập hồ sơ công việc và chất lƣợng hồ sơ mà mỗi ngƣời đang đảm trách. Từ đó sẽ tạo thuận lợi cho công tác lƣu trữ để thực hiện các khâu nghiệp vụ nhƣ : Phân loại khoa học, xác định giá trị tài liệu, đảm bảo chất lƣợng hồ sơ công việc cũng nhƣ bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lƣu trữ đồng thời phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ thông qua công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.