9. Bố cục của đề tài
3.1.6. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ của
của UBND cấp quận đối với công tác quản lý nhà nước tại địa phương
Lƣu trữ UBND quận phải xác định đƣợc nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các đối tƣợng khác nhau. Vấn đề xác định nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ ở các lƣu trữ cơ quan sẽ tạo điều kiện cho các lƣu trữ chủ động hơn trong quá trình phục
90 vụ độc giả. Vì vậy, lƣu trữ UBND cấp quận cần xác định các nhu cầu về mục đích khai thác sử dụng, đối tƣợng khai thác, loại hình tài liệu lƣu trữ đƣợc khai thác, hình thức khai thác và cách thức tiếp cận thông tin tài liệu lƣu trữ của độc giả.
Tài liệu lƣu trữ đƣợc khai thác nhằm sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, không phải lƣu trữ nào cũng đáp ứng đƣợc tất cả các mục đích khai thác sử dụng đó. Do vậy tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu hình thành từng phông lƣu trữ và quy mô tổ chức của từng lƣu trữ mà các lƣu trữ xác định mục đích khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ khác nhau. Đối với lƣu trữ của UBND cấp quận trƣớc hết tài liệu lƣu trữ đƣợc khai thác và sử dụng nhiều nhất trong việc đảm bảo chức năng thông tin cho hoạt động quản lý, lãnh đạo thực hiện chức năng nhiệm vụ UBND quận. Ngoài ra tài liệu lƣu trữ còn phục vụ cho việc giải quyết các nhu cầu của cán bộ, nhân viên trong quá trình xem xét khen thƣởng, kỷ luật hoặc điều động, luân chuyển cán bộ.
Thứ nhất: Cán bộ, công chức chuyên môn có ý thức sử dụng tài liệu lƣu trữ để giải quyết công việc có căn cứ, nắm hiểu đƣợc các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nƣớc cũng nhƣ tình hình thực tế các vấn đề nảy sinh trong hiện tại để mỗi cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện công việc của mình tốt hơn.
Thứ hai: Các cán bộ lãnh đạo UBND cấp quận, lãnh đạo đơn vị cũng cần có sự quan tâm và thƣờng xuyên trực tiếp khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ để tạo ảnh hƣởng và thói quen sử dụng tài liệu lƣu trữ đối với cán bộ cấp dƣới, đồng thời có cái nhìn sát thực, bao quát hơn về hoạt động của cơ quan, đơn vị, từ đó đƣa ra những quyết định quản lý chính xác, kịp thời, phù hợp.
Những tài liệu mà các cán bộ khai thác, sử dụng thƣờng mang tính chất hiện hành hoặc các văn bản pháp quy. Do đó, để thay đổi thói quen khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ chƣa hợp lý này các cán bộ cần mở rộng loại hình tài liệu lƣu trữ và mình khai thác. Đồng thời, để phục vụ tốt hơn cho công việc của mình thì ngoài việc khai thác tài liệu của cơ quan mình thì UBND quận cần phải chú trọng quan tâm hơn nữa trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ của các đơn vị khác.
VD : Để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế tập thể trên địa bàn quận ngoài việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ về các chính sách của Đảng, Nhà nƣớc, chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch của Thành phố, UBND quận cần tham khảo tài liệu của các
91 UBND quận, huyện khác nhƣ : tài liệu về giao chỉ tiêu ngân sách, kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ của Sở Nội vụ…
Thứ ba: Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa đặc biệt đối với công tác lƣu trữ. Các cán bộ cần duy trì lập hồ sơ công việc một cách thƣờng xuyên, nghiêm túc, và nộp lƣu tài liệu đầy đủ, đúng thời hạn quy định. Thủ trƣởng các đơn vị nên thƣờng xuyên đôn đốc, giám sát kiểm tra việc thực hiện công tác này của cán bộ cấp dƣới. Nếu thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và nộp lƣu tài liệu đầy đủ sẽ góp phần đảm bảo đƣợc tính logic của tài liệu và khi cần khai thác, sử dụng tài liệu mới đầy đủ, hoàn chỉnh đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác của các đối tƣợng độc giả.