9. Bố cục của đề tài
3.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại UBND quận
Công cụ tra cứu tài liệu nó giúp cho việc tra tìm thông tin trong tài liệu lƣu trữ đƣợc dễ dàng và nhanh chóng nó còn giúp cho cơ quan lƣu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu trong các kho lƣu trữ. Thông qua các công cụ tra cứu tài liệu còn thống kê chính xác thành phần tài liệu trong các kho lƣu trữ.
Với những tác dụng nhƣ trên, kho lƣu trữ UBND một số quận đã lập đƣợc công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ để phục vụ việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, cách trình bày các nội dung thông tin từng hồ sơ trong quyển mục lục hồ sơ chƣa đảm bảo đƣợc thống nhất và đầy đủ theo hƣớng dẫn của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, dẫn tới việc tra tìm tài liệu không chính xác, mất nhiều thời gian của ngƣời yêu cầu khai thác.
Vì vậy, UBND các quận cần thống nhất xây dựng công cụ tra tìm tài liệu cả về nội dung và hình thức để dễ dàng sử dụng đạt mục đích phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lƣu trữ hiệu quả
3.2.4.1.Mục lục hồ sơ:
Phần 1: Bản kê tiêu đề các hồ sơ
Cặp/ hộp
số
Hồ sơ số
Tiêu đề hồ sơ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc Số lƣợng tờ Thời hạn bảo quản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) … … … … 05 45 Hồ sơ khen thƣởng cho tập thể, cá nhân thuộc UBND quận năm 2010 15/3/2010- 23/12/2010 25 Vĩnh viễn … … … … Phần 2: Công cụ tra tìm
Tờ nhan đề (còn gọi là tờ đầu) gồm những nội dung sau: Tên cơ quan lƣu trữ; tên phông; số phông; số mục lục (ghi theo bản thống kê toàn bộ mục lục của từng phông trong kho lƣu trữ)
Tên gọi của mục lục: viết MLHS của năm hoặc đơn vị tổ chức, thời gian bắt đầu và kết thúc cua tài liệu trong mục lục)
Lời nói đầu của mục lục tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, kết cấu các phần chính của bản ML, nội dung chủ yếu của bản ML
101 Bản chỉ dẫn những chữ viết tắt: Thống kê các chữ viết tắt đã dùng trong MLHS, các chữ viết tắt đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái.
Bản chỉ dẫn tên các sự vật, địa dƣ hoặc tên ngƣời.
Phần tổng kết mục lục: Sau bản kê các hồ sơ là phần tổng kết mục lục, tức là thông tin về số lƣợng hồ sơ trong mục lục. Phần tổng kết mục lục ghi ở cuối mục lục, trong đó nêu số lƣợng của bản mục lục, số lƣợng hồ sơ trong mục lục, thời gian làm mục lục, họ và tên ngƣời soạn mục lục.
Mục lục đƣợc đánh bằng máy tính, chế bản điện tử và đóng thành quyển. Trong một phông MLHS bảo quản vĩnh viễn lập riêng, hồ sơ có thời hạn bảo quản lập riêng, tài liệu hết giá trị lập mục lục riêng.
Để đạt đƣợc tác dụng của mục lục hồ sơ trong vai trò là giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lƣu trữ, chỉ dẫn địa chỉ của hồ sơ. Ngoài ra UBND quận cần xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ về lƣợng và chất cho lƣu trữ UBND quận nhƣ cần xây dựng mục lục hồ sơ chuyên để theo chức năng quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng.
3.2.4.2. Xây dựng mục lục hồ sơ chuyên đề theo các ngành/ lĩnh vực hoạt động của UBND cấp quận
Trong đó tích hợp tài liệu đƣợc sản sinh trong quá tình hoạt động của các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận phục vụ các nội dung của QLNN chẳng hạn nhƣ: Mục lục về công tác xây dựng, quản lý và phát triển đô thị; giáo dục đào tạo; Y tế- xã hội; Khoa học công nghệ và môi trƣờng; Quốc phòng – An ninh – Trật tự và an toàn xã hội; dân tộc- tôn giáo…
VD: Mục lục hồ sơ về công tác xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Stt Thời gian của tài liệu
Tiêu đề hồ sơ/tài liệu Số lưu trữ Ghi chú
(1) (2) (3) (5) (7) … … I. CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN, BẦU CỬ … … … 20/01/2010- 15/12/2010
Tập tài liệu chỉ đạo, hƣớng dẫn chung của cơ quan trung ƣơng, của thành phố về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử.
F.1 ML.3 HS. 3021
102
Stt Thời gian của tài liệu
Tiêu đề hồ sơ/tài liệu Số lưu trữ Ghi chú
của quận chỉ đạo, hƣớng dẫn trực tiếp về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử ở quận
… … Hồ sơ về chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo
về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử của quận hàng năm, 9 tháng, 6 tháng, quý
…
… … Hồ sơ về xây dựng mô hình chính quyền
điển hình cấp phƣờng
…
… … Hồ sơ về tổ chức bầu cử đại biểu Quốc
hội, HĐND các cấp ở quận
…
… … Hồ sơ về hội nghị tổng kết và hội nghị
chuyên đề về công tác xây dựng chính quyền, bầu cử của quận
…
… … III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC …
… … Tập tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan
trung ƣơng, của thành phố về công tác tổ chức ở địa phƣơng
…
… … Tập tài liệu quy hoạch, kế hoạch công tác
tổ chức của UBND quận
…
… … Hồ sơ về chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo
tổng kết về tổ chức của quận hàng năm, 9 tháng, 6 tháng, quý
…
… … Hồ sơ về thành lập, giải thể, hợp nhất,
chia tách, đổi tên, sắp xếp lại tổ chức bộ máy của UBND quận ; các cơ quan chuyên môn và các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận
…
… … Hồ sơ về hội nghị tổng kết và hội nghị
chuyên đề về công tác tổ chức do UBND quận chủ trì
…
… … III. CÔNG TÁC CÁN BỘ …
… … Tập tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan
trung ƣơng, của thành phố về công tác cán bộ ở địa phƣơng
…
… … Tập văn bản của cơ quan cấp thành phố,
của quận chỉ đạo, hƣớng dẫn trực tiếp về công tác cán bộ
…
… … Hồ sơ về chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo
tổng kết về công tác cán bộ của quận hàng năm, 9 tháng, 6 tháng, quý
…
… … Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc
diện UBND quận quản lý
…
… … Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn
chức danh công chức của UBND quận
…
… … Hồ sơ, tài liệu về đánh giá cán bộ thuộc
diện UBND quận quản lý
…
… … Hồ sơ, tài liệu về chỉ tiêu biên chế và tình
hình thực hiện bên chế hàng năm của UBND quận
…
… … Hồ sơ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch
đào tạo cán bộ của quận
…
… … Hồ sơ về bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân
chuyển, điều động cán bộ lãnh đạo,
103
Stt Thời gian của tài liệu
Tiêu đề hồ sơ/tài liệu Số lưu trữ Ghi chú
chuyên viên thuộc quận quản lý
… … Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển
ngạch công chức, viên chức thuộc thẩm quyền của UBND quận
…
… … Hồ sơ về thi đua, khen thƣởng ký luật cán
bộ
…
… … Hồ sơ về thực hiện các chế độ về lao
động, tiền lƣơng, an toàn lao động thuộc thẩm quyền của UBND quận
…
… … IV. CÔNG TÁC ĐỊA GIỚI HÀNH
CHÍNH
…
… … Tập tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan
trung ƣơng, của thành phố về công tác địa giới hành chính ở địa phƣơng
…
… … Tập văn bản của cơ quan cấp thành phố,
của quận chỉ đạo, hƣớng dẫn trực tiếp về công tác địa giới hành chính
…
… … Hồ sơ về chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo
tổng kết về công tác địa giới hành chính của quận hàng năm, 9 tháng, 6 tháng, quý
…
… … Đề án thành lập mới, nhập, chia điều
chỉnh địa giới hành chính quận do UBND quận lập
…
… … Hồ sơ về xây dựng đề án phân vạch, điều
chỉnh địa giới hành chính quận, phƣờng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
…
… … Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cấp
quận
…
… … Hồ sơ về việc đặt tên, đổi tên phƣờng,
đƣờng phố, công trình công cộng
…
… … … …
Phải có sự liên thông giữa các phòng, ban thuộc UBND quận với nhau vì mặc dù khối lƣợng tài liệu ở mỗi đơn vị là khác nhau nhƣng giữa chúng có mối quan hệ với nhau về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động. Nếu biết kết hợp giữa sử dụng tài liệu lƣu trữ và khai thác thông tin có trong tài liệu lƣu trữ thì bạn đọc sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về giá trị của tài liệu lƣu trữ, giải quyết vấn đề triệt để hơn.
Có thể nói đây là công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ phát huy hết đƣợc mọi giá trị của tài liệu lƣu trữ của UBND cấp quận bởi sự liên kết giữa các đơn vị thuộc quận và kho lƣu trữ UBND quận là “mắt xích” kết nối thông tin phục vụ đông đảo độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Từ đó phát huy đƣợc ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ là cầu nối giữa lƣu trữ với các cán bộ, công chức trong cơ quan, tăng cƣờng vai trò của lƣu trữ.
104
Tiểu kết chƣơng 3
Tài liệu lƣu trữ UBND quận có nội dung, thành phần phong phú, đa dạng, hoàn toàn có thể phục vụ đắc lực, hiệu quả cho hoạt động quản lý, hoạt động nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của cá nhân. Từ trƣớc tới nay, việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ UBND quận còn chƣa tƣơng xứng với tiềm năng vốn có của nó. Để giúp hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu UBND quận đạt kết quả cao hơn nữa, trong thời gian tới, cần có sự điều chỉnh từ các đối tƣợng có liên qna nhƣ. Đối với các cơ quan quản lý ngành là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Sở Nội vụ… có trách nhiệm giải quyết các vấn đề mang tính chất vĩ mô nhƣ quy định, định hƣớng những vấn đề có liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với UBND quận mà trực tiếp là Phòng Nội vụ là đơn vị trực quản lý tiếp về công tác có trách nhiệm chỉ đạo, hƣớng dẫn sát sao trong công tác tục thu thập tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ; nghiên cứu đề xuất các biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; đa dạng hóa và hiện đại hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với các đơn vị thuộc UBND quận cần lập và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn cũng nhƣ thƣờng xuyên khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ hơn nữa khi giải quyết công việc. Với tƣ cách là đối tƣợng sử dụng sản phẩm của công tác lƣu trữ, cần tìm hiểu nhiều hơn về giá trị tài liệu lƣu trữ UBND quận để có định hƣớng trong việc khai thác tài liệu tốt hơn cũng nhƣ cần thiết lập mối quan hệ hợp tác với lƣu trữ UBND quận để thuận lợi hơn khi khai thác, sử dụng tài liệu. Mỗi đối tƣợng trên có nhu cầu khác nhau vì vậy để thực hiện tốt công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu mỗi đối tƣợng cần thực hiện nhiệm vụ của mình theo quy định của cơ quan quản lý tài liệu.
105
KẾT LUẬN
Ngày nay, công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc đang đặt ra những đòi hỏi to lớn đối với công tác lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ cần đƣợc đƣa ra phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu của xã hội. Gắn với thực tiễn, với đời sống xã hội và phục vụ có hiệu quả nhất các yêu cầu của xã hội là mục đích cao nhất, là đảm bảo sống còn của công tác lƣu trữ. Do đó, thông tin ngày càng trở lên quan trọng đối với đời sống xã hội. Thông tin là yếu tố quyết định đến sự thành bại trong hoạt động của mỗi cơ quan nói chung đặc biệt là công tác quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng ở mỗi UBND quận đồng thời nó cũng là yếu tố duy trì hoạt của cơ quan. Bởi vậy, hầu hết UBND quận đều có nhu cầu đƣợc cung cấp thông tin một cách thƣờng xuyên, liên tục. Thông tin đến với mỗi cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin trong TLLT là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất, quan trọng nhất đối với hoạt động quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng. Muốn vậy, các cơ quan lƣu trữ cần quan tâm mở rộng tính công khai đối với tài liệu lƣu trữ, mở cửa hơn nữa các lƣu trữ ; cải tiến các thủ tục hành chính đối với ngƣời có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu; đa dạng hóa các hình thức khai thác để mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân đƣợc quyền sử dụng và sử dụng thuận lợi nhất, hiệu quả nhất tài liệu lƣu trữ.
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ để tìm kiếm những thông tin quá khứ có giá trị không phải là một vấn đề mới. Nhƣng nó không phải là vấn để lỗi thời. Bởi đến nay, công tác này vẫn tồn tại những hạn chế, đòi hỏi cần có sự nghiên cứu để đƣa ra những giải pháp khắc phục. Qua khảo sát thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận thuộc thành phố Hà Nội chúng tôi nhận thấy công tác này đƣợc UBND quận thực hiện bƣớc đầu đã đạt đƣợc những thành tựu nhất định. Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận vẫn còn tồn tại một số hạn chế làm giảm đi hiệu quả sử dụng TLLT tại UBND cấp quận.
Lựa chọn đề tài tìm hiểu công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại một số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội, chúng tôi hy vọng rằng những nhận xét, kiến nghị của mình góp phần giúp cho việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận trong thời gian tới sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Đồng thời, qua thời gian khảo sát tại UBND quận cũng giúp chúng tôi có cái nhìn đầy đủ hơn về công tác lƣu trữ, giá trị của TLLT.
106 Qua kết quả nghiên cứu của đề tài, chúng tôi hy vọng luận văn này góp phần vào việc tuyên truyền, giới thiệu TLLT đang đƣợc bảo quản tại UBND quận thuộc thành phố Hà Nội, giúp cho lãnh đạo, cán bộ UBND quận, độc giả biết đến và hiểu hơn về giá trị, ý nghĩa TLLT sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND quận. Trong tƣơng lai gần, lƣu trữ sẽ trở thành địa chỉ tin cậy và có mối liên hệ mật thiết với các cơ quan, tổ chức và đông đảo các đối tƣợng độc giả, là cầu nối giữa quá khứ với hiện tại.
107
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội.
2. Phạm Thị Chung (2002) Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo. Luận văn Thạc sĩ khoa học. Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng –Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội.
3. Chỉ thị: 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng chính phủ về việc tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ.
4. Công văn số: 1133/SNV-CCVTLT ngày 08/6/2015 của Sở Nội Vụ về việc hƣớng dẫn thực hiện giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử.
5. Giáo trình (1996) Quản lý hành chính nhà nước, NXB Học viện Hành chính Quốc gia.
6. Bùi Thị Hà (2006) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị. Khóa luận tốt nghiệp. Tƣ liệu