Thu thập thông tin phản hồi và giám sát tiến độ thi công
- Sau khi bóc tách, kiêm tra khôi lượng công việc hoàn thành, dở dang, sử dụng khối lượng nguyên vật liệu, máy móc, nhân công, chất lượng kĩ thuật theo bản vẽ thiết kế và yêu cầu theo tiêu chuẩn, trên cơ sở đó đội phó phụ trách sẽ có một sự chuẩn bị lượng nguyên vật liệu sẵn sàng vừa đủ để giảm tồn kho, tăng lưu động vốn nhưng lại không thiếu nguyên vật liệu làm gián
đoạn tiến độ thi công. Đồng thời, kiếm soát được năng suất lao động cùa nhân công để đảm bảo công việc không bị chểnh mảng, lãng phí nguồn nhân lực. Cũng trên cơ sở kiểm soát, giám sát chặt chẽ như vậy có thể xác định được thời gian ước lượng ban đầu cho việc hoàn thành những giai đoạn công trình đã hợp lý hay chưa để có sự điều chình cho phù hợp. Từ đó đội phó báo cáo bằng văn bản lên đội trưởng và báo cáo lên các bộ phận quản lý của Công ty phối hợp giải quyết công việc.
- Trong quá trình thi công đội phó phải thường xuyên kiếm soát chặt chẽ yếu tố như số lượng nhân công, phối hợp giữa các phòng ban khác, kiểm soát tiến độ cung cấp vật tư, máy móc thiết bị đảm bảo công việc đạt thuận lợi đúng tiến độ. Nếu có vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực tại địa phương thì phải báo cáo kịp thời với các bộ phận Công ty để có phương án xử lý, giải quyết kịp thời.
- Đẻ có thể kiểm soát được công trình thi công đảm bảo theo đúng kế hoạch đề ra thì giữa đội thi công và các bộ phận quản lý Công ty cần phải có một hệ thống thông tin tương tác 2 chiều một hệ thống thông tin liên tục, xuyên suốt, được quản lý, lưu trữ tập trung sẽ là một đòi hỏi khó khăn với phương pháp làm việc, kiểm soát truyền thống.
- Phòng Kế hoạch hoàn toàn thực hiện kiểm soát tiến độ thi công dựa trên hồ sơ bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công và biện pháp thi công, hàng tháng bộ phận này kiểm soát khối lượng thi công thực tế so với chi phí đã cấp để thực hiện công việc, việc kiểm soát nguồn nhân lực và trang thiết bị, máy móc thi công.
- Hàng tháng đội thi công phải báo cáo theo chê độ qui định. Nội dung báo cáo gồm sản lượng thực hiện, giá trị thực hiện, tiến độ thực tế so với tiến độ đã lập, khối lượng phát sinh (nếu có), tình hình cấp vốn thi công theo đề nghị và tình hình thanh toán thu hồi vốn, các thông tin thị trường giá cả, dự báo giá cả, thời tiết, nguồn nhân lực....Căn cứ vào văn bản báo cáo Ban giám đốc và phòng Ke hoạch - tổng hợp nắm được tình hình sản xuất của các đội để có phương án điều chỉnh cho phù hợp.
Đánh giá tiến độ thi công
- Trong giai đoạn 2016 -2020 các dự án công trình do Công ty 36.62 thi công hoàn thành đúng tiến độ là 13 dự án công trình trong đó tỷ lệ dự án công trình dân dụng đạt 86,66% , dự án cung cấp lắp đặt thiết bị đạt 90%, Các dự án công trình chậm tiến độ của Công ty do các nguyên nhân chủ yếu như nguồn vốn của công trình bố trí nhiều giai đoạn, chậm trễ trong việc phân bố vốn thi công như ví dụ như dự án Cải tạo đài tưởng niệm Bắc Sơn, chủ đầu tư xin phê duyệt vốn vào thời điểm cuối năm cuối kỳ của tài chính nên không kịp ghi vốn cho dự án kèm theo công nghệ kỳ thuật đòi hỏi cao mang tính chính trị và đặc thù như là dùng công nghệ đúc điện phân và mạ vàng của Liên bang Nga. Nên công ty rất mất nhiều thời gian đi tìm kiếm đối tác đủ tin cậy năng lực để tham khảo công nghệ của họ và mời sang khảo sát thương thảo các bên. Dự án Đài truyền hình Quân đội thì do • đơn vị thiết • kế là một• công tyJ của Nhật• bản nên mọi• vật• liệu và• các chi tiết hoàn thiện yêu cầu kỳ mỹ thuật rất cao, chủ đầu tư yêu cầu áp dụng công nghệ tân tiến nhất để đón đầu xu thế và xây dựng một trung tâm đài Truyền hình hiện đại chất lượng nên đơn vị thi công gặp nhiều khó khăn từ việc tìm hiểu các chủng loại vật liệu đặc biệt là thi công kết cấu và hoàn thiện nội thất các trường quay của dự án hầu hết nhập khẩu từ nước ngoài như Nhật và các nước Châu Âu mới đáp ứng được các tiêu chí kỹ
thuật của thiêt kê đã được chủ đâu tư là Tông cục chính trị phê duyệt. Trong quá trình thi công một số khối lượng công việc phát sinh thực tế không có trong hợp đồng cũng làm cho thời gian thi công kéo dài vì quy trình thủ tục phải bồ sung từ thiết kế,các bên liên quan và cấp có thẩm quyền phê duyệt công ty 36.62 mới được phép triển khai, nên việc chậm tiến độ dự án phụ thuộc rất nhiều yếu tố ngoại quan chứ không hoàn toàn từ phía thi công.
Điều chỉnh tiến độ kế hoạch thi công
Với tỷ lệ 13% các dự án công trình chậm tiến độ thì nguyên nhân chủ yếu là nguồn vốn thi công không đảm bảo và do khối lượng phát sinh công việc ngoài hợp đồng do chủ đầu tư yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, một số yếu tố nước ngoài như dự án Đài truyền hình Quân đội và Đài tưởng niệm Bắc Sơn là một điển hình. Làm việc với các đơn vị công ty có yếu tố nước ngoài trở ngại đầu tiên là khoảng cách đi lại, ngôn ngữ, và các loại vật liệu ngoại nhập không sẵn có trên thị trường Việt Nam.
Các dự án công trình của Công ty 36.62 hiện nay được kiểm soát tiến độ thi công liên tục, thường xuyên ở các khâu của công trình thi công để đảm bảo công trình sẽ được thực hiện theo đúng như kế hoạch đã lập. Hiện nay Công ty đã có những biện pháp để kiểm soát tiến độ bằng những bản kế hoạch thi công chi tiết từng tuần (thể hiện thời gian thi công, nhân lực, thiết bị máy móc, vật tư, nguồn vốn), Sổ nhật ký thi công công trường hàng ngày, sổ an toàn lao động, kiểm tra tại hiện trường...mục đích điều chỉnh kế hoạch tiến độ theo hợp đồng đã ký.