ĐHSP – ĐHĐN từ năm 2016 đến năm 2020
2.3.2.1 Đội ngũ tư vấn tuyển sinh
Đội ngũ tư vấn tuyển sinh của Nhà trường đông đảo bao gồm các cán bộ phụ trách công tác tuyển sinh, đội ngũ giảng viên ở các Khoa, các sinh viên, cựu sinh viên. Theo CB2 cho biết:“Lợi thế của Nhà trường là có một đội ngũ tuyển sinh nhiệt
tình, năng động. Hầu hết, các thầy, cô trẻ khá tâm lý và am hiểu về ngành đào tạo. Một đội ngũ như thế gồm 5-7 người: một giảng viên ngành Tâm lý để chia sẻ về các cách vượt qua căng thẳng trước kì thi Đại học; một cán bộ tư vấn chung về phương thức xét tuyển, chỉ tiêu, điểm chuẩn các năm; các giảng viên ở các ngành khác; sinh viên tình nguyện tham gia quay phim, chụp ảnh”.
GV2 cũng chia sẻ:“Hầu như năm nào, tôi cũng tham gia công tác tuyển sinh
cả ở Khoa và ở trường. Ở Khoa, tôi phụ trách các công việc như thiết kế background, viết bài, gọi điện tư vấn. Ở trường, tôi cùng các thầy cô đi đến các trường THPT, có năm đi ra đến cả phú yên, phát tờ rơi đến từng đứa học trò. Mặc dù đi xe ô tô nhưng có những ngày thật sự mệt. Dẫu thế, tôi vẫn làm vì trách nhiệm, vì nghĩa vụ”.
Đặc biệt, công tác tuyển sinh của trường còn nhận được sự giúp đỡ từ cựu sinh viên. Theo GV3 cho biết:“Khoa Ngữ văn có đào tạo ngành Sư phạm Ngữ văn nên có
rất nhiều cựu sinh viên, cựu học viên hiện đang là giáo viên tại các trường THPT. Đây là mạng lưới rất quan trọng giúp Khoa kết nối, chuyển thông tin tuyển sinh đến các bạn HS. Các bạn sinh viên hiện đang học tập tại Khoa cũng rất tích cực trong việc lan tỏa thông tin tuyển sinh”.
Ngoài ra, CB2 còn chia sẻ thêm “Một số trường THPT còn có đội ngũ tư vấn
tuyển sinh là cựu sinh viên ở các trường đại học. Như ở tỉnh Quảng Ngãi, nhiều cựu sinh viên là sinh viên Trường ĐHSP – ĐHĐN nên công tác tuyển sinh của Nhà trường được hỗ trợ rất nhiều khi về đến các trường THPT”.
Như vậy, một trong những điểm mạnh của Trường ĐHSP – ĐHĐN là có một đội ngũ đông đảo, nhiệt huyết, có kinh nghiệm, am hiểu tường tận về công tác tuyển sinh. Trong việc xây dựng đội ngũ, Nhà trường đã có sự khảo sát từ trước để chọn ra các cán bộ, giảng viên phù hợp, đem đến thông tin có ích, cần thiết và phù hợp với đối tượng tiếp nhận. Hơn nữa, các thầy cô đều nhất trí quan điểm “làm công tác tuyển
sinh không nhằm mục đích lôi kéo học sinh mà phải đặt mục tiêu là thu hút người giỏi”.(CB2) Vì thế, thầy cô tư vấn, chia sẻ hết mình để đem đến nguồn thông tin giá
trị cho các em học sinh trong việc định hướng nghề nghiệp.
Như CB1 chia sẻ: “Có những hôm thức đến 2-3 giờ sáng chỉ để trả lời tin
nhắn, giải đáp các thắc mắc cho các em học sinh. Mặc dù, sau đó, có những em không lựa chọn học Trường ĐHSP – ĐHĐN. Tuy nhiên, Nhà trường đã đề ra sẵn sàng tư vấn 24/24 thì bất cứ giờ nào, người phụ trách công tác tuyển sinh đều vui vẻ trả lời”.(CB1)
Từ đó có thể thấy, ngoài kiến thức, kỹ năng, người làm công tác tuyển sinh
còn phải có đạo đức, đặt công tác tuyển sinh gắn với trách nhiệm xã hội, đặt lợi ích của người học lên làm đầu, thực hiện đúng vai trò của một ngôi trường sư phạm là xem trọng giáo dục. Vì thế, việc người học chọn được một ngôi trường, một ngành nghề phù hợp quan trọng hơn việc Nhà trường tuyển được bao nhiêu sinh viên. Nhờ
vậy, đội ngũ tư vấn tuyển sinh của Trường ĐHSP – ĐHĐN đã tạo ấn tượng tích cực trong mắt công chúng.
Nguồn: Tổ tư vấn tuyển sinh
Biểu đồ 1: Đánh giá về chất lượng đội ngũ tư vấn viên, tình nguyện của trường
Chính sự đánh giá tích cực của nhóm công chúng mục tiêu (học sinh) là tiền đề để tạo hiệu ứng xã hội tốt từ công chúng. Đây cũng là tiền đề vững chắc để xây dựng uy tín và thương hiệu Nhà trường. Chung quy, để thực hiện công tác tuyển sinh có hiệu quả, đội ngũ tuyển sinh không chỉ đòi hỏi về kiến thức chuyên môn mà còn phải có kỹ năng thuyết trình, thuyết phục, giao tiếp. Ngoài ra, mỗi cán bộ, giảng viên cần tự trau dồi thêm các kỹ năng khác như quay, chụp, thiết kế, làm video để thích ứng và bắt kịp với công tác tuyển sinh trong thời đại công nghệ. Quan trọng nhất là việc bồi dưỡng về đạo đức, công tác tư tưởng có quan điểm đúng về tuyển sinh, truyền thông tích cực, cung cấp thông tin hữu ích cho người nhận.
2.3.2.2 Sản xuất ấn phẩm truyền thông
Trong giai đoạn 2016 – 2018, Nhà trường chủ yếu sử dụng phương thức truyền thống như tờ rơi, poster,... để truyền thông cho công tác tuyển sinh. Trên các tờ rơi có đầy đủ các thông tin về ngành nghề đào tạo, phương thức xét tuyển, chỉ tiêu mỗi ngành, địa chỉ Trường ĐHSP – ĐHĐN. Các ấn phẩm được thiết kế với màu sắc phù
hợp, thông tin ngắn gọn, rõ ràng. Theo SV1 chia sẻ “Tôi ấn tượng với các ấn phẩm
truyền thông. Bởi vì thông qua các ấn phẩm truyền thông, nhiều bạn thí sinh đã tiếp cận và tìm hiểu chi tiết về ngành”. SV2 cũng cho biết thêm:“Mình ấn tượng với các ấn phẩm truyền thông. Vì nhờ các ấn phẩm đó mà mình có cơ hội được hiểu và tiếp cận thông tin với ngành nghề mình muốn lựa chọn”. Như vậy, việc ứng dụng công
nghệ in ấn trong hoạt động tuyển sinh một phần nào cũng đem lại hiệu quả.
Tuy nhiên so với sự đầu tư cho các ấn phẩm từ chất liệu giấy, màu sắc, hình ảnh, thì số lượng học sinh tiếp nhận thông tin qua tờ rơi chỉ ở mức trung bình. Thế nên, năm 2020, Nhà trường đã chuyển sang in ấn các thông tin trên quạt nhựa.
Theo CB1“Nhà trường đã đầu tư đến 18 triệu đồng cho gần 1000 cây quạt
nhựa tuyển sinh”. Vì quạt nhựa tận dụng hơn học sinh vừa có thể đọc thông tin vừa
có thể quạt mát. Thế nên, các em sẽ lưu giữ lâu hơn và thông tin tuyển sinh có nhiều cơ hội tiếp cận đến học sinh.
Nguồn: Tác giả khảo sát
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ in ấn vào hoạt động tuyển sinh chỉ dừng ở mức đánh giá trung bình. Bởi vì, các bạn học sinh có xu hướng quan tâm nhiều đến các thông tin trên mạng xã hội hơn các thông tin trên giấy. Do đó, năm 2019, Nhà trường bắt đầu kết hợp giữa hình thức phát tờ rơi kết hợp tuyển sinh trực tuyến.
Như vậy, công tác tuyển sinh của Nhà trường luôn có sự đổi mới, sáng tạo và linh hoạt nhằm đưa thông tin tiếp cận với người học một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhà trường sẵn sàng đầu tư cho các hoạt động góp phần nâng cao hiệu quả tuyển sinh.
2.3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin
Hình thức tuyển sinh trực tuyến là hoạt động ứng dụng PR nổi bật và mạnh nhất của Nhà trường từ năm 2016 đến năm 2020. Đối với hình thức tuyển sinh trực tuyến, Nhà trường sử dụng chiến lược “đa chiều đa kênh, tận dụng internet, các trang
mạng xã hội”(GV2). Từ năm 2018 đến năm 2020, Nhà trường đẩy mạnh hình thức
tuyển sinh trực tuyến qua đường dây nóng và các kênh mạng xã hội như facebook, website, youtube…
Đối với tuyển sinh bằng đường dây nóng, Nhà trường thu thập dữ liệu của học sinh từ trường THPT hoặc từ chính các em học sinh cung cấp. Sau đó, cán bộ tuyển sinh của trường và Khoa trực tiếp gọi điện tư vấn tuyển sinh cho từng trường hợp. Tuy nhiên hình thức tuyển sinh này một chiều và mang lại hiệu quả chưa cao.
Đối với mạng xã hội facebook, Nhà trường triển khai 02 chương trình cấp trường và 12 chương trình của các khoa. Nhà trường tổ chức các hoạt động tuyển sinh như: livestream, chạy quảng cáo, tin nhắn tự động,…
Theo CB1 cho biết: “Đối với hoạt động chạy quảng cáo, Nhà trường cho tiếp
cận đối tượng ở độ tuổi từ 17-22 tuổi, trong đó tập trung vào độ tuổi 17-18 tuổi; phạm vi chạy quảng cáo kéo dài từ Thanh Hóa đến Phú Yên và khu vực Tây Nguyên. Tuy nhiên, việc tự chạy quảng cáo trên facebook chưa hiệu quả vì không đảm bảo được lượt tiếp cận. Vì thế, Nhà trường đã phối hợp với một bên thứ ba chuyên chạy
quảng cáo trên facebook để bảo đảm con số tiếp cận. Với hình thức livestream, Nhà trường ứng dụng tính năng mới của facebook là quay video dưới hình thức livestream và thời gian live rút ngắn từ 2 đến 3 giờ đồng hồ còn 30 đến 45 phút. Điều này giảm bớt khó khăn cho cán bộ tuyển sinh của trường khi phải tập trung vào các khung giờ vàng, nhất là vào buổi tối. Số lượng tiếp cận từ 20.000 – 40.000 lượt trong mỗi chương trình”.
Ngoài ra, hộp tin nhắn trên fanpage tuyển sinh của Trường ĐHSP – ĐHĐN còn ứng dụng robot trả lời tin nhắn tự động và đính kèm link biểu mẫu. Ưu điểm của hình thức này là có thể trả lời câu hỏi của thí sinh một cách nhanh nhất và bất kỳ lúc nào. Đồng thời, Nhà trường còn thu thập được thông tin cá nhân của sinh viên để hỗ trợ và chăm sóc từ lúc người học quan tâm đến khi nộp hồ sơ.
Hình 7: Hộp tin nhắn trả lời tự động và kết nối đến website tuyển sinh của trường
Đối với kênh facebook, Nhà trường còn đẩy mạnh việc chăm sóc fanpage Trường ĐHSP - ĐHĐN (https://www.facebook.com/ueddn). Vì “Nhà trường hiểu
rằng fanpage chính là bộ mặt để đánh giá hình ảnh thương hiệu của nhà trường. Nếu như fanpage và website quá nghèo nàn về hình ảnh, thông tin sẽ tạo ấn tượng không tốt đối với sinh viên và phụ huynh” (CB1).
Hiện nay, Nhà trường đã xây dựng được 10.000 thành viên thường trực trong số hơn 50.000 người theo dõi fanpage. Vì thế, nội dung trên fanpage luôn được tối
ưu hóa về mặt thông tin và đa dạng về hình thức để phụ huynh và học sinh dễ dàng tiếp cận thông tin.
Hình 8: Số lượng người theo dõi fanpage tuyển sinh của Nhà trường trên facebook
Ngoài ra, facebook là kênh quảng bá hiệu quả thông tin tuyển sinh một cách rộng rãi và nhanh chóng nên Nhà trường luôn cập nhật đầy đủ thông tin về cơ sở vật chất, chất lượng đào tạo Trường ĐHSP- ĐHĐN thông qua hình ảnh, video, clip. Với hình thức tuyển sinh qua kênh facebook, theo khảo sát từ Tổ tư vấn tuyển sinh có hơn 68% trên tổng 2000 thí sinh cập nhật thông tin tuyển sinh Trường ĐHSP - ĐHĐN.
Nguồn: Tổ tư vấn tuyển sinh
Biểu đồ 3: Biểu thị kênh thông tuyển sinh được sinh viên tiếp cận nhiều nhất
Bên cạnh facebook, Nhà trường còn đẩy mạnh công tác tuyển sinh trên website https://tuyensinh.ued.udn.vn/. Vì website là kênh truyền thông đứng thứ hai sau facebook trong việc cung cấp thông tin Trường ĐHSP- ĐHĐN đến với học sinh.
Nguồn: Tổ tư vấn tuyển sinh
Biểu đồ 4: Biểu thị kênh truyền thông được sinh viên tiếp cận nhiều nhất Với kênh tuyển sinh bằng website, Nhà trường xây dựng giao diện web thân thiện, thông tin phân hóa rõ ràng thành từng mục, đầy đủ và chi tiết về chỉ tiêu,
phương thức, khối ngành đào tạo, chính sách ưu tiên, hoạt động, môi trường sư phạm phục vụ cho công tác tuyển sinh. Ngoài website tuyển sinh, mỗi Khoa đều có một website riêng để cập nhật thông tin chi tiết về các ngành đào tạo, các hoạt động, chương trình của Khoa. Vì thế, hệ thống website nhận được đánh giá cao của người học về chất lượng thông tin tuyển sinh.
Nguồn: Tổ tư vấn tuyển sinh
Biểu đồ 5: Biểu thị mức độ đánh giá của học sinh về website ĐHSP - ĐHĐN
Theo CB2 cho biết “Năm 2019 khi khảo sát biết được 90% học sinh sử dụng
điện thoại thông minh để tìm kiếm thông tin, Nhà trường đã thiết kế giao diện web sao cho phù hợp, tương thích với màn hình điện thoại. Nếu facebook là kênh dùng để quảng bá, truyền thông thì website là kênh chính thức, đăng tải thông tin chính thống”.
Ngoài ra, việc tìm kiếm thông tin tuyển sinh trên google, kết quả sẽ hiển thị đến website của trường. Vì thế, website đóng vai trò quan trọng trong công tác tuyển sinh của Nhà trường. Hơn thế, website còn được xem như cơ sở để đánh giá sự chuyên nghiệp, uy tín thương hiệu của Trường ĐHSP- ĐHĐN. Do đó, việc xây dựng hệ thống website của trường được đầu tư kỹ lưỡng về hình thức lẫn nội dung.
Hình 9: Hình ảnh website tuyển sinh Trường ĐHSP- ĐHĐN trên máy tính
Hình 10: Hình ảnh website tuyển sinh Trường ĐHSP- ĐHĐN trên điện thoại
Ngoài các kênh mạng xã hội như facebook, website, Nhà trường cũng bắt đầu đăng tải thông tin qua kênh youtube. Nội dung trên kênh youtube chủ yếu cập nhật về các hình ảnh, các hoạt động, các chương trình của các Khoa. Còn Nhà trường chỉ tận dụng kênh youtube cho việc trình chiếu các đoạn video về toàn cảnh cơ sở vật chất, quảng bá hình ảnh trường. Đối với công tác tuyển sinh chính thức, Nhà trường vẫn chưa chú trọng đến youtube vì “các thông tin quảng cáo với nội dung không phù
hợp sẽ làm ảnh hưởng đến thương hiệu Nhà trường”.(CB1)
Trong công tác tuyển sinh, Trường ĐHSP- ĐHĐN đã nhanh chóng cập nhật liên tục và ứng dụng các tiến bộ của công nghệ để thích ứng với thực tiễn. Nhờ vậy,
khi tình hình xã hội biến động, dịch COVID 19 xảy ra, công tác tuyển sinh của Nhà trường vẫn thu hút sự quan tâm đáng kể từ phía học sinh. Không chỉ thế, các chính sách, quyết định, kế hoạch liên quan đến tuyển sinh kịp thời truyền thông đến công chúng.
Từ đó, có thể thấy, đội ngũ thực hiện tư vấn tuyển sinh luôn chủ động, sáng tạo và linh hoạt. Quan trọng hơn hết, thông qua hoạt động ứng dụng PR, sử dụng các công cụ truyền thông, Nhà trường đã xây dựng mối quan hệ khăng khít, hai chiều giữa người làm công tác tư vấn với nhóm công chúng mục tiêu (học sinh).
2.3.2.4 Hoạt động tổ chức sự kiện
Nhà trường tích cực tạo điều kiện cho cán cán bộ, giảng viên, sinh viên tham gia các cuộc thi như Ngày hội “Kết nối ý tưởng sáng tạo - khởi nghiệp", Ngày hội Khởi nghiệp sáng tạo Đà Nẵng – SURF 2019 với chủ đề “Phát huy nguồn lực địa phương để phát triển hệ sinh thái khởi nghiệp sáng tạo”, Hội thi giảng viên giỏi nghiệp vụ sư phạm toàn quốc lần thứ nhất, giao lưu nghệ thuật với Trường ĐHSP Nghệ thuật Trung ương 2018, giành giải Nhất hội thi “Tự hào tiến bước dưới cờ Đảng” 2016, các chương trình truyền hình, các cuộc phỏng vấn liên quan đến giáo dục,…
Đặc biệt, “trong giai đoạn từ năm 2016 – 2020, Nhà trường liên tục đạt các
giải Nhất, Nhì, Ba trong cuộc thi sáng tạo khởi nghiệp. Nhiều năm liền, Trường ĐHSP- ĐHĐN đại diện thành phố đi thi. Chính hoạt động này đã khiến công chúng
thay đổi cách nhìn về trường”(CB2). Mục đích của các hoạt động trên nhằm đưa tên,
hình ảnh Trường ĐHSP - ĐHĐN trở nên quen thuộc trong tâm trí công chúng, tạo tiền đề thuận lợi cho công tác tuyển sinh của Nhà trường.
Hình 11: Trường ĐHSP - ĐHĐN đạt giải nhất cuộc thi “Ý tưởng khởi nghiệp” 2020 Ngoài ra, Nhà trường còn đẩy mạnh phong trào thi đua bằng các tạo điều kiện thuận lợi cho các CLB – Đội – Nhóm phát triển. Vì đây là môi trường sẽ thu hút sự chú ý của người học cũng như giúp sinh viên rèn luyện và hoàn thiện các kỹ năng mềm. Đặc biệt, các CLB – Đội – Nhóm đóng vai trò quan trọng trong đội ngũ tình nguyện trong những ngày nhập học đầu năm của thí sinh.
Theo SV1 chia sẻ: “Tôi tự mình đi làm hồ sơ tại trường, do đó gặp một chút