Do đặc thù của ngành dầu khí nói chung và của các DA hợp đồng chia sản phẩm dầu khí của Vietsovpetro nói riêng là có quy mô DA lớn, nhiều rủi ro trong quá trình triển khai. Do đó, công tác quản lý phạm vi DA có ý nghĩa rất quan trọng tác động đến các lĩnh vực QLDA dự án còn lại, là một yếu tố để quyết định sự thành công của DA. Vì vậy, Vietsovpetro đặt mối quan tâm hàng đầu cho công tác này, việc xây dựng phạm vi, kế hoạch, xác định các công việc cần triển khai phải được tiến hành một cách bài bản, thận trọng và cụ thể.
Dựa trên các Kế hoạch Phát triển đại cương ODP, Kế hoạch phát triển các mỏ FDP đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt, các thiết kế cơ sở FEED (Front-End Engineering Design), thiết kế chi tiết DE (Detailed Engineering) v.v…, hàng năm Vietsovpetro đều xây dựng Chương trình công tác và Ngân sách để triển khai các công việc của dự án hợp đồng dầu khí. Quản lý phạm vi công việc thông qua Chương trình công tác và ngân sách hàng năm là tiền đề cho các lĩnh vực QLDA án khác quản lý tiến độ, quản lý chi phí của DA, quản lý nguồn lực, quản lý kế hoạch mua sắm cho DA và quản lý rủi ro của DA.
Theo thông lệ của Hợp đồng chia sản phẩm PSC, các cuộc họp Ủy ban điều hành (UBĐH) và Ủy ban quản lý (UBQL) của các dự án hợp đồng dầu khí Lô 09-3/12, Lô 09-2/09 được Ban QLHĐDK Vietsovpetro với tư cách là Người điêu hành tổ chức thường niên, bao gồm những nội dung sau:
- Báo cáo kết quả thực hiện Chương trình công tác và ngân sách đang triển khai của năm trước, so sánh thực tế triển khai công việc so với kế hoạch đã đề ra về tiến độ, chi phí thực tế trên ngân sách phê duyệt, từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan DA nhằm có kế hoạch ứng phó, xử lý cho các năm hoạt động tiếp theo tiếp theo.
- Tiếp nhận ý kiến từ Các Bên tham gia, ý kiến từ Tập đoàn Dầu khí Việt Nam để xem xét, thảo luận và đi đến thống nhất mục tiêu DA, kế hoạch và chương trình làm việc cho năm tiếp theo.
- Lập mục tiêu, kế hoạch quản lý công việc cho năm tiếp theo, chi tiết công tác được đề xuất thực hiện, nhân sự, các nguồn lực cần thiết, kế hoạch mua sắm và các khoản chi tiêu dự kiến phát sinh trong CTCT&NS. Xác định từng hạng mục công việc cụ thể cần triển khai cho năm hoạt động kế tiếp. Xây dựng kế hoạch
triển khai cụ thể cho từng đầu mục công việc của dự án trong năm, dự báo và dự phòng các chiến lược thay đổi ứng phó với những vấn đề phát sinh.
- Giám sát và kiểm soát các lĩnh vực của DA từ khâu quản lý tiến độ, quản lý kế hoạch mua sắm, phân bổ nguồn lực cho các DA, kiểm soát và tối ưu hóa nguồn ngân sách, chi phí được phê duyệt cho DA, quá trình thanh toán và dự phòng các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai thực hiện công việc.
