5. Kết cấu của chuyên đề
1.2.3. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp tác động tớ
động nhập khẩu dược phẩm của công ty TNHH Made Việt giai đoạn 2017- 2019.
1.2.3.1. Nguồn lực tài chính.
Số vốn điều lệ thành lập công ty vào năm 2017 là 1 tỷ đồng.
Theo Bản cân đối kế toán năm 2018, phát sinh nợ tiền mặt trong kì là 3, 432 tỷ VNĐ, phát sinh có là 3,132 tỷ VNĐ, số dư cuối kỳ là gần 371 triệu VNĐ. Tiền gửi ngân hàng có phát sinh nợ trong kỳ là 2,207 triệu VNĐ, phát sinh có là 2,206 triệu VND, số dư nợ cuối kỳ là 1,552 triệu VNĐ. Số liệu trên cho thấy rằng công ty có xu hướng sử dụng tiền mặt đê giao dịch là chính thay vì gửi ngân hàng. Nguồn tài chính sử dụng trong công ty phần lớn là từ nguồn vốn tự có, mặc dù đối với từng giai đoạn, từng giá trị đơn hàng khác nhau công ty cũng có khả năng vay vốn ngân hàng để đáp ứng đúng nhu cầu của mình. Ngoài ra, nguồn vốn nhập hàng còn từ các khoản đặt cọc từ khách hàng, công ty TNHH Made Việt sử dụng những nguồn tài chính đó để thanh toán cho các nhà máy sản xuất nước ngoài và làm các thủ tục để nhập hàng. Do nguồn lực tài chính của công ty còn hạn hẹp nên trước các quý hay năm tài chính mới công ty đều lên các dự báo tài chính để đáp ứng đúng theo kế hoạch vay vốn, hoặc có những điều chỉnh kịp thời khi có khó khăn xảy ra.
Nguồn vốn không quá lớn là một trong những bất lợi lớn đối với công ty trong quá trình hoạt động của mình. Việc thiếu vốn trong kinh doanh, chậm thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài làm gián đoạn, chậm tiến độ nhập hàng.
1.2.3.2. Cơ sở vật chất, kỹ thuật.
Năm 2018, tài sản cố định của công ty có giá trị 320 triệu VND. Công ty thuê một phòng làm việc rộng 160 m2 2 phòng làm việc dành cho nhân viên, giám đốc và phó giám đốc. Ngoài ra, công ty còn cho xây dựng một nhà kho rộng 120m2 đạt tiêu chuẩn bảo quản yêu cầu cách văn phòng làm việc 100m.
22
Với đặc thù là một công ty kinh doanh thương mại chứ không phải là một cơ sở sản xuất, do đó cơ sở vật chất của công ty TNHH Made Việt còn khá đơn giản, tuy nhiên vẫn đầy đủ các thiết bị kỹ thuật đơn giản như bàn ghế, máy tính, máy in điện thoại, máy chiếu,…đáp ứng đủ nhu cầu cơ bản nhất, giúp cho công ty hoạt động bình thường, không bị ảnh hưởng bởi các tác nhân không đáng có.
1.2.3.3. Nguồn lực tổ chức.
Công ty TNHH Made Việt có vai trò như một công ty thương mại, mới thành lập nên cấu trúc bộ máy công ty còn khá đơn giản ( thể hiện trong hình 1.1), trong đó đứng đầu là giám đốc, người quản lý trực tiếp 5 bộ phận, sau đó là Phó giám đốc- người hỗ trợ công tác quản lý cho giám đốc. Cơ cấu tổ chức đơn giản có ưu thế giúp các bộ phận dễ dàng kết nối với nhau, công ty không có cá thể nào là riêng biệt, tạo cho sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn, rút ngắn được thời gian thực hiện dự án. Ngoài ra, đây cũng cho thấy rằng nguồn lực tổ chức không phải là thế mạnh của công ty.
Đặc điểm nổi bật trong hoạt động kinh doanh của công ty là mô hình sơ đồ các hoạt động kinh doanh cơ bản, đảm bảo thực hiện chính xác và đúng tiến độ.
Tìm kiếm nguồn, khách hàng và đặt hàng
Hình 1.3: Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty
( Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty)
Quy trình hoạt động của công ty khá đơn giản, chỉ gồm 5 bước, từ việc tìm kiếm các nguồn hàng và khách hàng sau đó đạt hàng. Sau đó, công ty cần chuẩn bị các giấy tờ về kiểm nghiệp, chứng nhận đạt tiêu chuẩn để có thể nhập hàng. Giai đoạn hàng xong, bước tiếp theo là chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục khai báo hải quan để nhập hàng về. Hàng sau khi được thông quan có thẻ được bảo quản tại kho hàng của công ty hoặc được phân phối trực tiếp đến khách hàng. Sơ đồ hoạt động đơn giản còn thấy được nhiều hạn chế, sơ hở, gặp nhiều khó khăn nếu nhân viên mới chưa đủ kinh nghiệm để giải quyết nếu gặp khó khăn.
Với một công ty nhỏ, mới thành lập, và có tính đặc thù riêng về mặt hàng kinh doanh thì phương pháp quản trị theo mục tiêu OKR phát huy được tác dụng, ưu thế hơn sử dụng hệ thông KPI. Các mục tiêu đặt ra thường là các mục tiêu ngắn hạn, linh hoạt, dễ thay đổi. Nguồn lực tổ chức và quản lý ổn định giúp công ty gặt hái
23
được nhiều thành công, công tác quản lý nhân sự được khai thác một cách tốt nhất, đảm bảo hoạt động nhập khẩu được phát triển lớn mạnh.
1.2.3.4. Nguồn lực con người.
Với cơ cấu tổ chức công ty đơn giản, công ty Made Việt của có số lượng nhân viên hạn chế, chỉ gồm 10 nhân viên, 1 giám đốc và 1 phó giám đốc tính đến thời điểm cuối năm 2019. Tuy số lượng nhân viên ít nhưng chất lượng nhân viên luôn được đảm bảo và cả kinh nghiệm và kĩ năng. Môi trường làm việc thân thiện, nhân viên luôn biết quan tâm, chia sẽ, giúp đỡ nhau trong công việc. Bảng 1.1, thể hiện tình hình nhân sực của công ty TNHH Made Việt tính đến cuối năm 2019.
Bảng 1.1: Tình hình nhân sự công ty năm 2019
STT TÊN BỘ PHẬN 1 Bộ phận mua hàng 2 Bộ phận kinh doanh 3 Bộ phận kho vận 4 Bộ phận kế toán 5 Bộ phận thiết kế Tổng
( Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty)
Quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu được chia ra thành các bước nhỏ phân cho từng bộ phận phụ trách các bước, đảm bảo các bộ phận phụ trách đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để thực hiện các công việc.
Nhân viên bộ phận thiết kế sáng tạo, tốt nghiệp các trường đào tạo về kiến trúc, mỹ thuật. Các thiết kế phù hợp theo yêu cầu của khách hàng, của nhà máy và theo chỉ đạo của ban giám đốc. Thiết kế được điều chỉnh theo sự cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép sử dụng trong thị trường.
Bộ phận kế toán ngoài nhiệm vụ về nghiệp vụ kế toán trong nước, nhân viên còn được cử đi học các nghiệp vụ về thanh toán quốc tế, đảm bảo đủ khả năng thực hiện các hợp đồng thanh toán quốc tế dưới sự hỗ trợ từ các bộ phận mua hàng và kinh doanh.
Nhân viên bộ phận kho vận có chức năng quản lý, điều phối hàng, ngoài ra nhân viên thuộc bộ phận này cần phải am hiểu kiến thức về nghiệp vụ hải quan để thực hiện các công đoạn làm thủ tục hải quan và nhận hàng, vận chuyển hàng vào trong kho.
Nhân viên kinh doanh đủ kiến thức về dược phẩm, ngoài đảm nhận chức năng về bán hàng trong nước, còn là kênh trung gian trao đổi giữa khách hàng và công ty,
24
xúc tiến tiêu thụ sản phẩm, nhận các phản hồi từ khách hàng để kịp thời điều chỉnh, dự báo thị trường.
Bộ phận mua hàng đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu Dược phẩm, được đào tạo về kiến thức xuất nhập khẩu. Dưới sự hướng dẫn trực tiếp từ phó giám đốc, bộ phận mua hàng thực hiện các các giao dịch đàm phán trong kinh doanh quốc tế và thực hiện các bước công việc khác như nghiên cứu thị tường, lựa chọn thị trường nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu, đánh giá nhà cung cấp, kết hợp với các bộ phận khác để thực hiện đăng ký giấy phép nhập khẩu sản phẩm. Hơn nữa, các nhân viên trong công ty còn được tạo điều kiện để tham gia các khóa học ngắn hạn để bồi dưỡng, nâng cao các nghiệp vụ chuyên môn, tham gia các khóa học ngoại ngữ nâng cao trình độ giao tiếp, đảm bảo công việc thực hiện được một cách nhanh chóng hơn. Ngoài ra, nhân viên tỏng công ty đều được hưởng các chế độ và đãi ngộ theo quy định của nhà nước, thường xuyên tổ chức những chuyến du lịch, picnic, sinh nhật,… giúp tăng sự gắn bó với nhau.
Có thể cho rằng, nguồn lực của công ty Made Việt hiện đang còn hạn chế về số lượng nhưng chất lượng luôn được đảm bảo và đặt lên hàng đầu. Điều đó được thể hiện qua các công tác thực hiện công việc một cách nhanh chóng, kịp thời như khả năng nắm bắt thị trường, thực hiện các quy trình đăng kí giấy phép nhập khẩu,… Điều này cũng được thể hiện ở việc số sản phẩm được đưa ra thị trường trong 3 năm qua. Số lượng sản phẩm được chấp nhận đăng ký tăng nhiều lần qua từng năm.
25
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU DƯỢC PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH MADE VIỆT GIAI
ĐOẠN 2017- 2019