5. Kết cấu của chuyên đề
2.1.3. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
2.1.3.1. Quá trình giao dịch với nhà sản xuất.
Trong quá trình giao dịch, công ty sẽ tiến hành thực hiện các công việc sau: hỏi hàng hay hỏi giá, hỏi công thức sản phẩm, đặt hàng, hoàn giá, hoàn giá, chấp nhận, xác nhận, hỗ trợ làm giấy phép xuất nhập khẩu nhằm trao đổi thông tin cũng như xác định các điều kiện thương mại giữa các bên.
Giai đoạn 2017- 2019, công ty có khoảng 5 thị trường nhập khẩu trong đó chủ yếu là ở Pháp, Mỹ, Nhật,… Trong 3 năm hoạt động vừa qua, có nhiều công ty nước ngoài gửi thư chào hàng đều được bộ phận mua hàng nghiên cứu, đánh giá về mức độ phù hợp để tiến hành đặt hàng.
2.1.3.2. Đàm phán hợp đồng nhập khẩu.
Trong quá trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu, công ty tiến hành theo ba phương thức chính là đàm phán trực tiếp, đám phán qua điện thoại và đàm phán bằng thư tín.
- Đàm phán trực tiếp được sử dụng khi ban giám đốc công ty Made Việt hoặc nhà máy nước ngoài gặp gỡ nhau qua những lần công tác tại nước bạn. Khi đó, những vấn đề hay mắc phải, còn tồn đọng được giải quyết nhanh chóng và dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc tiếp cận với những sản phẩm mới được dễ dàng hơn. Tuy nhiên, những cuộc đàm phán trực tiếp như này chỉ diễn ra 1- 3 lần/ năm do hạn chế về mặt tiền bạc và thời gian.
- Đàm phán qua điện thoại thường được sử dụng khi có những vấn đề phát sinh cần giải quyết nhanh chóng. Tuy nhiên, do cước phí điện thoại quốc tế đắt nên không thể dành nhiều thời gian để đàm phán. Mặt khác, đàm phán qua điện thoại là hình thức thỏa thuận bằng miệng, nếu có những vấn đề xảy ra sẽ không có bằng chứng để chứng minh. Do đó, chỉ những tường hợp cần thiết hoặc khi mọi thỏa thuận đã được thống nhất nhưng có những phát sinh nhỏ không đáng kể xảy ra thì công ty mới sử dụng hình thức này.
- Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán được công ty sử dụng nhiều nhất do hai bên có nhiều thời gian nghiên cứu, cân nhắc, đánh giá vấn đề rõ ràng hơn. Sử dụng phương thức này mang lại nhiều lợi ích như trong cùng một thời
gian có thể trao đổi với nhiều công ty, tiết kiệm chi phí,… Tuy phương thức này có nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại nhược điểm như tốn nhiều thời gian để giao dịch, có thể mất nhiều cơ hội làm ăn tốt, hiểu sai ý. Do đó phương thức này chỉ thường sử dụng với những đối tác cũ.
2.1.3.3. Soạn thảo và ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Bộ phận mua hàng phụ trách thực hiện theo các điều khoản mà các bên đã thống nhất trong quá trình đàm phán.
Công ty đảm bảo rằng một hợp đồng ngoại thương bắt buộc phải có những điều khoản cơ bản sau:
- Tên mặt hàng
- Số lượng ( đơn vị tính)
- Tiêu chuẩn chất lượng
- Giá cả
- Quy cách đóng gói
- Phương thức thanh toán
- Phương thức giao hàng
- Điều kiện giao hàng
- Địa điểm và thời gian giao hàng
- Điều kiện bảo hành, phạt, bồi thường, bất khả kháng.